# 3. SERVICIO

3.1 EQUIPOS

3.2 SOLICITUDES

3.3 OTS

3.4 CONTRATOS

3.5 CRONOGRAMA

3.6 PROGRAMACIÓN

3.7 PRELIQUIDACIÓN

3.8 CIERRE MASIVO OTS

3.9 REPORTE DIARIO

3.10 GASTO

3.11 REGISTRO DE GASTOS

3.12 CIERRE MASIVO DOCUMENTOS

3.13 ACCESO CLIENTES

3.14 ACCESO PROVEEDORES

3.15 RECORDATORIOS

## 3.1. EQUIPOS

En este menú podrá crear toda la información referente a los equipos SAMM, las configuraciones y características de los mismos.

### EQUIPOS

Por la opción de menú Servicio - Equipos - Equipos, puede crear los diferentes equipos que conforman su parque de servicio.

#### Carpeta Info Básica

Serial: Número serial del equipo a ingresar, si no conoce el serial del equipo puede usar el botón al lado de esta casilla de texto, SAMM generara un serial provisional para su equipo.

Equipo código: Código alterno para identificación del equipo, en algunos casos puede usarse como código alterno el número de activo con el que cuenta el elemento en la compañía.

Modelo: Seleccione el modelo de equipo al que pertenece el equipo, para buscarlo rápidamente utilice la lupa al lado derecho de la casilla y ubique el modelo con su código o descripción. En la grilla de resultados aparecerán los registros de los modelos encontrados, para asociar el modelo al equipo de doble click sobre el producto en la grilla de resultados.

Equipo: Existen dos formas de ingresar la información en este campo.

| Con el check de "Auto Generar CMM" activo: Así, de acuerdo a la configuración hecha en el botón "Orden CMM", se cargará la información de este campo y no se podrá modificar. Con el check de "Auto Generar CMM" inactivo: El usuario podrá editar este campo.

Versión: Versión del equipo que esta creando en caso que aplique, estas versiones se configuran para el modelo de equipo.

Tercero: Cliente al cual pertenece el equipo, para buscarlo rápidamente utilice la lupa al lado derecho de la casilla y ubique el cliente con su nit o nombre. En la grilla de resultados aparecerán los registros de los clientes encontrados, para asociar el cliente al equipo de doble click sobre el cliente en la grilla de resultados.

Sucursal: Si al cliente se le han cargado sucursales aparecerán en la lista para asociar el equipo a una sucursal y ubicarlo posteriormente más rápidamente. Si en la sucursal usted creo correctamente los datos de la dirección, teléfono, contacto y ciudad, se traerán automáticamente para el equipo. Esta información debe corresponder a la ubicación actual del equipo.

Zona: Ciudad de ubicación del equipo.

Ubicación: Dirección donde se encuentra el equipo.

Tercero comprador: Use esta casilla cuando, su cliente final para servicio es una empresa determinada, pero el cliente para facturación es por ejemplo un Leasing, así tendrá la información de los dos terceros asociados al equipo.

Tercero servicio: Use esta casilla cuando, para ese equipo usted cuenta con un tercero adicional que se encarga del mantenimiento del mismo. Como tercero servicio se entiende una compañía ajena a su compañía.

Nombre contacto: Contacto del equipo, contacto que debe ubicar el técnico al momento de realizar el mantenimiento, en ocasiones puede registrarse también el operador del equipo.

Teléfono contacto: Teléfono de ubicación del contacto.

Garantía cancelada: Cuando se cancela la garantía de fabrica por cualquier motivo, en esta opción podrá registrar el motivo de cancelación de la misma para tenerlo en cuenta al momento de realizar la prestación del servicio.

Fecha de puesta en marcha: Fecha en la que se realizo la instalación del equipo.

Venc. Garantía Fabrica: Fecha en la que vence la garantía de Fabrica del equipo.

Venc. Garantía distribuidor: Fecha en la que vence la garantía del distribuidor del equipo.

Horómetro actual: Valor del horómetro basado en la última lectura.

Última lectura: Fecha de la última lectura del horómetro.

Horas garantía: Horas en la cuales es detallado el tiempo de la garantía.

Promedio horas: Promedio de horas de trabajo del equipo.

Estado EQ: Seleccione esta opción de acuerdo al estado en que se encuentra el equipo funcionalmente. SAMMWEB por defecto carga el estado Activo e Inactivo.

Costo: establece el costo del elemento u equipo, debe ser de tipo numérico.

Fecha importación: Fecha de importación del equipo.

Observaciones: Espacio para diligenciar un texto alusivo al equipo, comentarios importantes a agregarse.

#### Carpeta Datos

Esta carpeta contiene los datos adicionales que complementan los equipos, en esta carpeta encuentra los datos de características básicas del equipo, como: funcionamiento (voltaje, amperaje), características físicas (peso, color, dimensiones.)

Tambien se indica el ciclo al que pertenece el horometro, cada vez que se realiza un overhall sobre el equipo se cambia de ciclo.

Si no existen atributos asociados al modelo de equipo del equipo actual seleccionado, la carpeta datos no mostrará ningún tipo de información.

Nota: Recuerde que los atributos se asigna al Modelo de Equipo, en el menú Maestros - Detalle Equipo - Atributos - Modelo Equipo y que la información inscrita en ésta carpeta se guarda con un permiso independiente respecto a la carpeta info básica.

#### Carpeta Variables

Esta carpeta permite realizar los registros de los parámetros y variables de funcionamiento del equipo. Pueden crearse las variables que pueden ser medibles del equipo o que son una característica como tal del mismo. Estas variables medibles pueden ser variables de tipo (Temperaturas, voltajes, amperajes, Presiones, Etc.)

#### Carpeta Horómetros

La carpeta de horómetros tiene como objetivo llevar el control de los horómetros del equipo. La carpeta estará en tres estados, nuevo, edición y búsqueda. Inicialmente estará en estado búsqueda, los controles de rangos tendrán la información del primer y el último registro de la tabla de datos, los cuales serán los últimos 20 horómetros registrados.

En la tabla de datos aparece información de cada uno de los horómetros, según el motivo del horómetro hay un link al que lo originó, por ejemplo si el que origino ese horómetro fue un reporte técnico el link lo lleva a la carpeta variables de la página de reportes, si por otro lado el horómetro fue generado por un evento, el link lo lleva a la página de registro de eventos. También se indica el ciclo al que pertenece el horómetro, cada vez que se realiza un overhall sobre el equipo se cambia de ciclo.

El botón nuevo (), deja la carpeta en el estado nuevo; para registrar un nuevo horómetro hay que ingresar el nuevo valor y la fecha de la lectura del horómetro. Hay que tener en cuenta que el valor del horómetro antes de ser ingresado se verificará que cumpla con todas la reglas.

El botón buscar (), deja la carpeta en modo búsqueda para establecer los rangos que el usuario desea ver en la tabla de datos, estos rangos pueden ser por horómetro o por fecha.

Por último el botón eliminar (), borra el registro que se ha seleccionado en la tabla de datos.

#### Carpeta Componentes

Los componentes son repuestos especiales a los cuales se implementan en los equipos.

Cada equipo, puede tener varios sub equipos o componentes, que tienen la posibilidad que se les preste servicio de mantenimiento, traslados, cambio de equipo padre, etc. Este tipo de elementos son registrados como componentes.

#### Carpeta Contratos

Ésta ventana permite al usuario ver las fechas de las visitas al equipo, cuando éste está incluido en un contrato de mantenimiento. Además muestra las OT que ya se han generado a partir del contrato. Si la visita tiene asignada una OT, se muestra la fecha de Compromiso proveniente del documento.

#### Carpeta Overhalls

La carpeta Overhalls da al usuario la vía de ingreso de información para las reparaciones los suficientemente relevantes e importantes en los equipos, que hacen que el horómetro del mismo deba ser re-iniciado desde ceros.

Ingrese el horómetro del equipo, antes de realizarse la reparación y la fecha y hora en la cual se toma ésta medición o se realiza la reparación.

El check de restauración de horómetro de componente, tiene la utilidad, de si es "checkeado", restaurar a cero el horómetro de los componentes que tiene el equipo.

#### Carpeta Movimientos

Los equipos pueden trasladarse de una sucursal del cliente a otra, este registro se puede ver en el tab "Movimientos" de los equipos, donde se muestra la fecha en que el equipo se traslada, la sucursal de origen y la de destino, además de la OT de la cual proviene el movimiento.

La columna "No. Trazas", muestra las notas anexas a la trazabilidad del equipo, mostrándose cuando se coloca el cursor sobre el dato (Número que se quiere ver) de la columna "No. Trazas", mostrando el tipo de trazabilidad, la fecha en que se realiza el traslado/movimiento, el cliente, la sucursal del cliente, el equipo padre (si forma parte del un equipo padre) y el documento (OTT) que sustenta la traza.

Para crear un nuevo movimiento de click en el botón , lo cual lo llevará a la siguiente pantalla.

Seleccione el Tercero (Cliente), la Sucursal y la fecha donde se registra el movimiento y de click en el botó aceptar.

#### Carpeta Resumen

En la carpeta resumen se encuentra los datos:

Tiempo medio entre fallas (Horas): Promedio del tiempo de las fallas presentadas por el equipo

Tiempo medio entre reparaiones (Horas): Promedio del tiempo entre las reparaciones efectuadas al equipo

Mantenibilidad mensual: Calculo del costo de mantenimiento del equipo mensualmente

Mantenibilidad Acumulada: Calculo del costo de mantenimiento del equipo

#### Barra de Herramientas

| Unificar Cuando existan equipos duplicados en la información de SAMMWEB, se podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un equipo origen y un equipo destino, SAMMWEB consolidara la información del equipo en el que usted seleccione como destino.

| Buscar Con esta opción podrá ampliar las opciones de búsqueda de sus equipos con filtros de familia y por marca del equipo.

| Duplicar Permite crear un nuevo equipo basado en los datos actuales. Para crear un equipo duplicado, se debe ingresar el serial del equipo, y hacer clic en botón duplicar, se presentara un mensaje de verificación de la duplicación, al confirmar la duplicación se creara un equipo idéntico al equipo actual pero identificado con un nuevo número.

| Variables Permite registrar las lecturas de las variables teniendo en cuenta la Fecha de la toma de los datos realizados en el equipo.

| Hoja de Vida Permite ver la historia completa del equipo, que tipo de mantenimiento o tipos de operaciones que ha recibido desde el momento que se inserto en la base de datos.

| Ver OTS Permite ver, editar y crear las Ordenes de trabajo correspondientes a el equipo que se este visualizando, esto a partir de la barra de herramientas.

| Consultar En este menú podrá enviar correo /e-mail al tercero fabricante del equipo/componente.

| Eventos Un evento es una acción que ocurre sobre el equipo, por ejemplo (normalmente se usan para reportar paros de maquina, por varada, por tanqueo, por lluvia), otras veces un evento se usa para hacer reportes de producción.

| Soporte Este icono me indica la disponibilidad de equipos con el cual cuenta la empresa soporte, cuando a el cliente se le daña o avería su equipo.

| Archivos Permite adjuntar archivos, relacionados con el equipo, archivos como fotos, manuales, planos, documentos. El botón irá actualizando y mostrando la cantidad de archivos que se han ido adjuntando al registro seleccionado.

| Orden CMM Este botón da al usuario la opción de organizar la información directa del equipo, con el fin de lograr verla en un solo campo Equipo), como se puede apreciar a continuación,

| El usuario debe escoger cuales son los elementos y cual es el orden en que se mostrará la información del campo "Equipo" del formulario y escoger a cual o cuales equipos aplicará esta configuración y luego dar click en el botón aceptar. Luego de cerrar la ventana de "Orden CMM", el usuario debe actualizar la página del formulario de Equipos, con el fin de ver los cambios registrados.

| Nueva Solicitud Permite generar una nueva Solicitud de Servicio para el equipo seleccionado.

| Nueva OT Permite generar una OT para el equipo seleccionado.

#### Formatos / Reportes / Indicadores del formulario de Equipos

### COMPONENTES

Por la opción de menú Servicio - Equipos - Componentes, puede crear los diferentes componentes pertenecientes a los equipos los cuales conforman su parque de servicio.

Los componentes son creados en esta opción de menú y posteriormente podrán asociarse a un equipo y podrán ser editados o eliminados. Como componente se consideran los componentes mayores de un equipo, en SAMM están catalogados como equipos pero subtipo componente. Cada componente que se ha adicionado se le especificará un número serial puesto que este tomara la información de el equipo padre. Los componentes solo pueden crearse desde un equipo, esto quiere decir que tienen un padre desde su creación y si se desea, se puede hacer un traslado a diferentes padres.

Un equipo puede estar compuesto por componentes que estén dispuestos a planes de mantenimiento, se podrá agregar los componentes que pertenecen a un equipo especifico.

Los componentes insertados aparecen en el listado respectivo, en el Menú - Servicio - Equipos - Componentes y podrán ser editados o eliminados según sea el caso, a cada componente que sea adicionado se le deberá especificar Básicamente el nombre del Equipo, un número de Equipo código, un Número de Equipo Serial y este tomara la información de su ubicación y datos de contacto. Un componente que sea creado por esta opción se comportará como un equipo y tiene las mismas funcionalidades de este, La diferencia es que los componentes solo pueden crearse desde un equipo, es decir tienen un padre desde su creación y pueden trasladarse a diferentes padres en su historia.

### PRESTAMOS

Use esta función para realizar préstamos de herramientas a técnicos y llevar un control de los inventarios de las mismas.

#### Carpeta Info Básica

Por la opción de Menú - Servicio - Equipos - Préstamo, puede realizar el registro de todos los préstamos.

#### Carpeta Herramientas

La carpeta de herramientas contiene las herramientas que están en préstamo como (osciloscopios, multímetros, prensas, alicates, pinzas, etc), las cuales se desean devolver una o todas las herramientas a su estado inicial, para llevar a cabo una ordenada y sistematizada devolución se realiza un seguimiento en el cumplimiento del tiempo, como tal, cada herramienta tiene un Horómetro y una fecha de devolución.

##### Devolver un Elemento

Devuelve el elemento o la Herramienta que se encontraba en estado de préstamo, a su estado inicial.

##### Devolver todos los Elementos

Devuelve los elementos o las Herramientas que se encontraban en estado de préstamo, a su estado inicial.

### HORÓMETROS

La primera sección de la ventana de horómetros, corresponde a los filtros de búsqueda de equipo. De igual forma el primer botón aceptar ejecuta la instrucción dada en los filtros de búsqueda. Luego de ejecutar la búsqueda de equipos, se mostrará el listado de éstos, en donde el usuario de SAMMWEB puede editar el horómetro registrado para cada equipo en la fecha actual. Se mostrará en la grila toda la semana actual. Los únicos registros que se pueden editar son aquellos en que la fecha es igual o menor a la fecha actual.

Inserte en la casilla correspondiente al equipo y en la fecha de lectura, el horómetro de registro. SAMMWEB adicionalmente le pedirá ingresar la hora en que se registra el horómetro. Por último de click en el botón aceptar de la parte inferior de la ventana.

Nota: Tenga en cuenta que a medida que se registran los horómetros del equipo, si éste, está incluido en un contrato de mantenimiento, el cronograma de mantenimiento se irá ajustando de acuerdo a este parámetros, si en el tempario del modelo del equipo el bit de proyectar esta en SI y en el MODO AJUSTE está seleccionada la opción "Por Horómetro Exacto".

El link de Importar Horometros nos lleva a una ventana nueva en donde se debe elegir el archivo de excel que se tiene la información de los horometros, se debe relacionar cada una de las columnas que se cargan con los campos y por ultimo hacer click en el botón aceptar para confirmar el cargue de los datos; solo se cargaran los datos que cuenten con horometros validos.

### CAMPAÑAS

## 3.2. SOLICITUDES

Las solicitudes de servicio, son esencialmente la definición de una necesidad por parte de un cliente, es un documento temporal donde definimos el cliente, el equipo (en caso de ser un equipo), la sucursal, el motivo de la solicitud, el departamento encargado, junto con otros datos adicionales, las solicitudes de servicio pueden ser abiertas por las siguientes causas:

1. Requerimiento de una cotización por parte de un comercial, o de un cliente

2. Llamada, mail, fax por parte de un cliente o un prospecto, para realizar una reparación, o un mantenimiento preventivo correctivo.

3. Inicio de un nuevo proyecto, para instalación, o desarrollo de un producto.

4. El número de la solicitud, es un consecutivo, que nos interesa únicamente hasta el momento en que es creada una OT, Cotización, o Diagnostico, a partir de ese momento, se transforma esta solicitud, y el número del nuevo documento, es el que importara para el cliente y la empresa. Sin embargo, para casos de Soluciones Telefónicas, el único documento que se creara es, y por ello se tiene este número de solicitud para llevar el registro de llamadas. En cualquier caso, se podrá consultar la solicitud, y ver el estado y que O.T o Cotizaciones se le han creado.

### SOLICITUDES

Para la creación de una solicitud, existen dos opciones de creación, que se describen a continuación.

- Ingreso por la opción de Menú - Servicio - Solicitudes

- Link de "Solicitudes" en accesos Rápidos de la pantalla Principal, o en el bloque home respectivo.

#### Carpeta Info Básica

La carpeta Info Básica especifica la información de las Solicitudes de Servicio. La carpeta Info Básica contiene los datos básicos necesarios, los cuales permitirán garantizar la mejor atención a cada una de las solicitudes.

Documento: Tipo de Documento sobre el cual se trabajara, en este caso es en la Solicitud de Servicio.

Código: SAMM, genera un auto numérico para las solicitudes, este código, es un número alterno que puede registrarse en la solicitud como otro número de identificación de la llamada, en algunas compañías pueden reportar un número de caso, que para sus efectos seria este número.

Fecha: indica la fecha y la hora de la recepción de la solicitud; al momento de la creación de una solicitud de servicio, esta fecha es establecida con la fecha y la hora, actual del sistema. Una vez creado el documento, la fecha no puede ser cambiada por el usuario.

Prioridad: Indica el nivel de importancia que tiene la Solicitud de servicio al momento de ser generada, este nivel de importancia esta caracterizado por: Baja, Media, Alta y de Emergencia, estas prioridades pueden crearse en SAMM en el menú Configuración - Aplicación - Tipo Documento y definir los tiempos de respuesta.

F. Límite: Esta fecha se carga automáticamente según la prioridad del documento de acuerdo configuración de los mismos en la definición de prioridades.

F. Sugerida: Es la fecha que el cliente sugiere o propone para la realización y ejecución del servicio.

F. Cierre: Es la fecha en la cual se cierra la solicitud de servicio, esta fecha se carga automáticamente cuando el cierre se realiza desde la solicitud, o se cierra cualquiera de los documentos generados de la solicitud como la orden de trabajo o cotización, cerrando de esta manera el ciclo de servicio.

Cliente: Indica el cliente que realiza la solicitud del servicio. El cliente se puede seleccionar dando Click en el icono de buscar (), aquí se encontrará toda la lista de sus clientes actuales. Al ingresar puede buscar por el nombre del tercero, el código, el nit o el nombre Corto. Si en determinado caso el Cliente al cual queremos asignar la Solicitud de servicio no se encuentra en la lista de tercero Cliente, se podrá crear uno nuevo () y ingresar los datos para su creación.

Sucursal: Indica la sucursal del cliente que solicita el servicio, al igual que el cliente, la sucursal puede seleccionarse dando Click en el icono de buscar (), aquí se encontrará toda la lista que se muestra en pantalla de las posibles sucursales, a la cual se le asignará una Solicitud de Servicio. Al entrar en la pantalla de posibles sucursales se podrá buscar por el nombre de la sucursal o por el código de la sucursal. Si en determinado caso la sucursal a la cual queremos asignar la Solicitud de servicio no se encuentra en la lista de sucursales, se podrá crear una nueva () y ingresar los datos para su creación.

Equipo: Indica el equipo para el cual se solicita el servicio, en algunos casos como en una solicitud de cotización de partes o repuestos, no existe un equipo definido, se deberá seleccionar el equipo "no definido". El equipo se puede seleccionar dando Click en el icono de buscar (), aquí se encontrará toda la lista que se muestra en pantalla de los posibles equipos, los cuales se asignarán una Solicitud de Servicio. Al entrar en la pantalla de posibles equipos, se podrá buscar por el nombre del equipo, por el Serial del equipo o por el código del mismo. Si en determinado caso el equipo a el cual queremos asignar la Solicitud de servicio no se encuentra en la lista de equipos, se podrá crear uno nuevo () e ingresar los datos para su creación.

Nota: Si en el momento de realizar la solicitud no se conoce el número serial o el equipo sobre el cual se esta realizando la solicitud, podrá crearse la solicitud con el equipo creado en la base de datos como no definido, posteriormente se podrá modificar la información de la solicitud con el serial del equipo que se atendió.

Algunas veces pueden crearse solicitudes que no están ligadas a un equipo específico, por ejemplo una capacitación o una cotización, en estos casos, deberá crearse la solicitud con este equipo no definido.

Al seleccionar un Equipo la Aplicación nos muestra información adicional como el número de OTs y Solicitudes que están asociadas al Equipo elegido. En caso que el Equipo tenga un estado diferente a Activo o el Tercero sea diferente al Tercero Comprador aparecerá un link color rojo para ver estos datos según sea el caso.

Zona: (ciudad, región) de Ubicación actual del equipo.

Contactos: Personas a las cuales se podrá contactar con la empresa en algún momento determinado.

Solicitante: Persona que realiza la solicitud.

Cargo: Cargo de la persona que realiza la solicitud.

Dirección: Dirección de ubicación actual del equipo.

Teléfono: Teléfono del cliente

Fax: Fax del cliente.

Email: Email de la persona que realiza la solicitud

Departamento: Departamento interno en su compañía, el cual será encargado de la atención de la solicitud de servicio. Estos departamentos pueden ser creados en SAMM en el menú Configuración - Servicio - Departamentos de este manual.

Medio: Medio por el cual fue recibida la solicitud, el usuario podrá seleccionar de la lista uno de los siguientes medios (Teléfono, Fax, Interna, E-mail, Web)

Motivo Servicio: Descripción del problema reportado por el cliente.

Proveedor: Si el equipo es atendido por un tercero prestador de servicios, se selecciona el tercero encargado de procesar esa solicitud.

Solución: Si el motivo por el cual se esta pidiendo una solicitud de servicio no requiere de un servicio técnico presencial y este se puede solucionar con un servicio de soporte telefónico, puede realizarse el cierre por medio del botón de la barra de herramientas Solucionar, allí podrá registrar la respuesta dada al cliente para el cierre de la solicitud y se activara este bit, indicando que ese documento tuvo una solución telefónica.

Estado: Es el estado actual en el cual se encuentra el documento, puede estar en proceso, aceptada, cancelada.

Una vez se ha diligenciado la información de la solicitud de servicio, esta se crea mediante el botón aceptar, estas solicitudes quedan en estado nuevas hasta que se determine el proceso a seguir según la solicitud.

#### Carpeta Info adicional

En info adicional se verán los atributos adicionales creados de tipo documento para la Solicitud de Servicio.

Nota: Si existen atributos marcados como obligatorios, cuando se crea el documento, SAMMWEB solicita el ingreso de estos datos, direccionando a la carpeta info adicional. Si existe información marcada como obligatoria en esta carpeta y no se ingresa datos, SAMMWEB no permitirá crear el documento.

#### Carpeta Comentarios

En esta carpeta podrá introducirse información concerniente a la solicitud de servicio, comentarios importantes del requerimiento del cliente, estos comentarios pueden ser editados independientemente del estado del documento, además se án siempre disponibles para consulta interna del departamento de servicio.

| Nuevo Con el Botón de Nuevo, se podrá crear un nuevo comentario, para consultarlo posteriormente en la solicitud.

| Actualizar grilla Con el Botón podrá Actualizar la grilla después de haber ingresado el comentario.

Documento comentario: Descripción corta del comentario a la solicitud

Comentario: Notas en detalle de la solicitud, observaciones internas acerca de la misma.

Recordar: Con esta opción SAMM recordara el comentario en todos los puntos de seguimiento del proceso y en los nuevos documentos generados para que sea tenida en cuenta.

#### Carpeta Documentos

En la Carpeta de Documentos, se pueden visualizar los documentos posteriores generados de la solicitud de servicio, cada uno con la información clave para su identificación y seguimiento, el número del documento, el estado y su fecha de creación. Para consultar el documento, puede hacer link sobre el número del documento y este se abrirá en la ventana correspondiente.

### Barra de Herramientas

| Solucionar Cuando se le da una solución inmediata al cliente, puede hacer click en el botón solucionar. Aquí digitara la respuesta que le fue dada al cliente en el momento de solicitar una Solución rápida, esto soportara todas las solicitudes recibidas, cuando se ingresa por esta solución rápida y se confirma con el botón aceptar, la solicitud queda cerrada automáticamente.

| Histórico Es el Icono que me permite ver la información de historia de la solicitud de servicio, indica el estado o los estados por los cuales ha pasado esa solicitud desde el momento de su creación, las fechas en las que fue cambiada a cada uno de los estados, con el usuario responsable y el número de días en el estado determinado.

| Estado Estado en el cual se desea poner la Solicitud de servicio, con el fin de tener un mayor control Organizacional de la parte de servicio técnico. Los estados son definidos por el empresa, por defecto una solicitud tiene los estados de cancelada, Nueva y en proceso. Para realizar la acción de cambio de estado a cancelada, se realiza una validación y se debe especificar la causa de cancelación de la solicitud. Esta solicitud quedara entonces en estado cancelada y podrán consultarse por su estado en el menú Servicio - Solicitudes canceladas y podrá generarse un reporte de las solicitudes que han sido canceladas y el detalle de sus causas por la opción de menú Reportes, carpeta solicitudes, solicitudes canceladas.

Nota: Tenga en cuenta que si la solicitud solo tiene un documento hijo, y éste últmo pasa a estado cerrado, automáticamente la solicitud también se cierra.

Nota 1: Desde SAMMWEB se puede configurar el envío de correo en el momento en que se crea o se cambia de estado la solicitud de servicio.

### SOLICITUDES ABIERTAS

Permite filtrar y ver únicamente las Solicitudes que se encuentran en estado Abiertas.

### SOLICITUDES CERRADAS

Permite filtrar y ver únicamente las Solicitudes que se encuentran en estado Cerradas.

### SOLICITUDES CANCELADAS

Permite filtrar y ver únicamente las Solicitudes que se encuentran en estado Canceladas.

## 3.3.ORDENES DE TRABAJO

Las ordenes de trabajo, las cuales se les define como OT, son el corazón del sistema de administración de mantenimiento SAMM, es el documento que contiene toda la información necesaria para atender correctamente las necesidades de un servicio. La Orden de trabajo puede iniciar por varias vías como son:

- - Solicitud de servicio

- - Cotización

- - Contrato de mantenimiento

- - Orden de trabajo

Pasa por los requerimientos del cliente, reportes de actividades, repuestos, programación de técnicos o terceros y finaliza con el reporte o comprobante de servicio para realizar el cierre.

La orden de trabajo nos permite administrar toda la información relacionada con el servicio como:

Información General de la O.T:

- Información Básica del Cliente

- Información del tipo de trabajo (Diagnostico, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, Etc.)

- Información de lugar de ejecución del servicio

- Información del objeto de servicio y de la posible causa

- Fecha y Hora de creación de la O.T

- Fechas de compromisos de entrega de los trabajos a realizar.

- Prioridad del servicio.

- Detalle de las entradas y salidas del equipo en caso de ser un servicio de taller.

Información de Planeación: (elemento opcional, que se asignara automáticamente, si la Orden de trabajo proviene de una cotización o de una visita de contrato de Mantenimiento):

- Detalle de cada una de las actividades a realizar y tiempo presupuestado.

- Detalle de repuestos necesarios y cantidades a emplear.

- Detalle de Servicios de terceros, con cantidades y costos generados.

- Detalle de consumibles.

- Detalle de Herramientas a emplear.

Información de Programación:

- Información de los técnicos asignados, con sus fechas y horas.

- Reprogramaciones.

Información del reporte de servicio

- Detalle de actividades realizadas.

- Tiempos invertidos por el departamento de servicio, indicando, ingeniero o técnico y detalle de horas y de actividades realizadas y Actividades pendientes.

Información de repuestos solicitados y entregados

- Requisiciones de repuestos que detallan fechas de solicitud, cantidades solicitadas, cantidades entregadas, Fechas de entrega, y elementos pendientes.

Otra información relacionada:

- Definición de traslados de equipo (como equipos de respaldo entregado mientras se soluciona la falla, alquiler de equipo, traslado de cliente, traslados de componentes entre equipos).

- Tiempos Down (Tiempos de parada de equipo).

- Documentos Anexos: (fotografías, Planos estructurales, manuales, detalles técnicos, cartas, etc).

- Pruebas y Evaluaciones (Test de equipo como pruebas de autonomía, vibración, etc evaluaciones de calidad posteriores al servicio).

- Detalle de costos y liquidación del servicio.

- Motivos de Stanby de OT.

- Variables de Equipos tomadas en la ejecución del servicio. (Temperaturas, voltajes, amperajes, Presiones, Etc.)

- Registro de Horometros.

- Detalle de fallas reales detectadas.

Con todos estos elementos se conformaran los diferentes informes de gerencia, y se generaran excelentes soportes sobre el historial de cada equipo.

### Vías de creación de Ordenes de trabajo

#### Nueva OT a partir de una solicitud de servicio

Una vez creada una solicitud de servicio. Desde allí podemos crear la orden de trabajo, empleando la barra de herramienta de la solicitud con el botón "OT".

Orden de trabajo de Diagnostico: Para crear una orden de trabajo de diagnostico se deberá hacer clic en el botón de "OT" Que se encuentra en la solicitud y finalizar seleccionando el tipo de servicio Diagnostico. Para este tipo de órdenes de trabajo debemos tener en cuenta las siguientes indicaciones.

Las ordenes de trabajo de diagnostico son ordenes de trabajo especiales que permiten realizar una evaluación al equipo, y así determinar su estado, las actividades que se deben realizar y los repuestos que se necesitan cambiar. y posteriormente realizar una cotización de servicio, o determinar la creación de una orden de trabajo de servicio.

Orden de trabajo de servicio: Este tipo de ordenes tiene la misma estructura de las ordenes de trabajo de diagnostico, su diferencia radica en que el tipo de servicio no es Diagnostico. Para crear una orden de trabajo de servicio se deberá hacer clic en el botón de "OT" Que se encuentra en la solicitud y finalizar seleccionando uno de los tipos de servicio disponibles (Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento correctivo, Etc.)

Nota: Para una solicitud abierta podemos crear varias órdenes de trabajo y de esta manera llevar control sobre múltiples ordenes de trabajo para una solicitud.

Usted puede crear los diferentes tipos de servicio que presta su compañía en la opción de menú Configuración - Servicio - Tipos de servicio

#### Nueva OT desde contrato de mantenimiento

Otra forma de crear las órdenes de trabajo, es mediante las visitas definidas dentro de un contrato de mantenimiento.

Los contratos de mantenimiento permiten definir las fechas de las visitas programas para cada servicio, como estas visitas fueron previamente acordadas con el cliente, no es necesario tener una solicitud para la creación de la orden de trabajo.

Para crear las órdenes de trabajo, a partir de un contrato de mantenimiento, debemos ingresar a consultar el cronograma de visitas, cronograma que podemos visualizar en la opción de menú Servicio - Contratos - Cronograma, allí podremos realizar búsquedas por Cliente, Sucursal, Equipo, Tempario y Número de Contrato.

En el cronograma se podrá ver la fecha de las visitas programadas a realizar en los meses que usted elija visualizar. Este cronograma presenta un control calendario, donde podrá observar con cuadros naranjas las visitas listas a ejecutarse. Ubicándose en la semana deseada y en el día especifico, podrá generar la OT de uno o varios equipos.

Nota: Para las ordenes de trabajos creadas desde contratos de mantenimiento la planeación de repuestos, actividades y herramientas se realiza de forma automática. Tomando los datos del tempario detallado en la visita. Además estas ordenes inician en estado "Aprobadas".Tenga en cuenta que tendra que asignar los permisos necesarios para crear la OT.

#### Nueva OT desde cotización de servicio

Desde un documento cotización puede igualmente generar una orden de trabajo cuando se requiera intervención del personal técnicos, la orden de trabajo que se genera contara con la planeación de los trabajos cotizados, asegurando que se cumpla completamente el presupuesto entregado al cliente y adicionalmente calcular la rentabilidad de cada uno de los servicios cotizados, comparando el valor cotizado vs el valor real invertido por los ítems que pueden ser cargados a la orden de trabajo como son los trabajos, repuestos, servicios de terceros, consumibles y viáticos.

#### Nueva OT desde otra orden de trabajo

La última forma de crear una Orden de Trabajo, es realizarla a partir de una orden de trabajo existente. Éste proceso se podrá realizar desde el botón "Orden de trabajo OT" de la barra de herramientas de la OT.

Crear una OT desde una OT existente tiene las siguientes ventajas:

A partir de una Orden de trabajo de diagnostico:

Crear una OT desde una OT de diagnostico existente, permite completar mas fácil y rápido el ciclo de servicio convencional de diagnostico - reparación, permitiendo al usuario crear la OT de servicio, una vez se finaliza el diagnostico. Muy útil en casos en donde no es necesario realizar una cotización para iniciar a realizar los trabajos.

Crear la OT desde la orden de trabajo de diagnostico permite, alimentar automáticamente el campo de Diagnostico o Posibles causas de la nueva OT creada.

Importante: Para crear una nueva OT desde una OT de diagnostico, esta debe estar finalizada. De esta forma toma el reporte de servicio del diagnostico como diagnostico y posibles causas de la nueva OT.

A partir de una Orden de trabajo de servicio:

Al igual que las OTS de diagnostico, desde una OT de servicio, podemos crear una nueva OT, proceso recomendado en servicios en donde se requieren varias OTS para completar el servicio. Un ejemplo común de este tipo de procedimiento se ve en la ejecución de OTS de contratos de mantenimiento preventivo, OTS de trabajo que al ejecutarlas pueden generar OTS de mantenimiento correctivo.

Al crear una OT a Partir de una OT de servicio existente, la nueva OT tomara los datos de la OT desde la que se origina.

Importante: A diferencia de las OTS de diagnostico, en las ordenes de trabajo de servicio podemos crear OTS desde cualquier estado.

### TODAS LAS OT

### Carpetas

#### Carpeta Info Básica

De todos los procesos administrados por SAMM, la orden de trabajo es el documento mas importante y de mas relevancia, puesto que es el documento que gestiona toda la información para llevar una correcta metodología de trabajo en el departamento de servicio, por esta razón al momento de la creación de la orden de trabajo se debe entregar la mayor cantidad de información que se logre adjuntar, debido a que esto nos ayudara a crear la base de información técnica de equipos, comportamientos de fallas los cuales nos brinden soluciones rápidas y efectivas a la hora de realizar la labores diarias.

En la carpeta de información Básica se encontrará los parámetros de mas importancia y mas relevantes en una OT, se sugiere adjuntar en lo mas posible la mayor información puesto que servirá para llevar un mayor control en las operaciones y generaciones de servicios.

Todas las opciones de consulta, o búsqueda de órdenes de trabajo, presentan los registros encontrados en una ventana desde la que podemos conocer toda la información relacionada con la OT. En la parte izquierda se encuentran los registros resultantes de la búsqueda diferenciando la prioridad de cada OT con un color diferente, esta prioridad se indica en la imagen al inicio de cada registro en la tabla. De la siguiente forma:

- Rojo con intermitencia: Indica que la OT es de prioridad Urgente
- Rojo: Indica que la OT es de prioridad Alta
- Amarillo: Indica que la OT es de prioridad Media
- Naranja: Indica que la OT se de prioridad Baja

Para su creación, la orden de trabajo cuenta con los siguientes datos clave:

- Documento: Identifica el tipo de Documento en el cual se esta trabajando.
- Código: Código adicional al generado por SAMM para identificar la orden de trabajo, puede ser el caso de un código diferente en formatos preimpresos.
- Fecha: Este parámetro indica la Fecha y la hora en la que se genera la OT al momento de su creación, esta fecha es establecida con la fecha y la hora actual del sistema. Una vez creada la OT la fecha no podrá ser modificada por el usuario.
- Tipo Servicio: Indica el tipo de servicio que se va ha realizar en la OT, de acuerdo al tipo de servicio seleccionado. Puede crear los diferentes tipos de servicio por la opción de menú Configuración - Servicio - Tipos de servicio
- Departamento: Departamento al que será asignado la Solicitud de Servicio (técnico, Comercial, etc). Puede crear los diferentes departamentos de servicio por la opción de menú Configuración - Servicio - Departamentos
- Coordinador: Persona Encargada de coordinar que se lleve a cabo la OT, desde que se genera la Solicitud de OT hasta el cierre de la misma.
- Cliente: Indica el cliente al que se le realizará el servicio de la OT. Puede seleccionar el cliente por dos métodos, de acuerdo a la configuración en Parámetros Generales y a la cantidad de datos

1. Mediante la selección del cliente.

2. Mediante el ingreso de NIT o razón Social de Cliente en el botón de búsqueda.

Lo cual al dar click en la lupa del buscador lo llevara al suguiente filtro de búsqueda.

- En la primera casilla Digitando la razón social del cliente y presionando en el icono Buscar()para realizar la búsqueda.
- Digitando el código del tercero en la segunda casilla, y presionando en el icono Buscar() para realizar la búsqueda
- Digitando el NIT en la tercera casilla, y presionando en el icono Buscar() para realizar la búsqueda.
- Digitando el Nombre Corto en la cuarta casilla, y presionando en el icono Buscar() para realizar la búsqueda.
- Haciendo clic en el botón de selección de cliente (), y seccionándolo de la lista que se mostrara en pantalla.
- Si el cliente no se encuentra registrado en la base de datos, se deberá crear haciendo clic en el botón de nuevo cliente () y llenar los campos correspondientes.
- Sucursal: Indica la sucursal para el cual se va a realizar el servicio. La sucursal se selecciona haciendo click en la pestaña. SAMM carga las sucursales que tiene el cliente, esto hace que sea mucho mas fácil la selección de la sucursal.
- Si el cliente requiere editar algún dato de la Sucursal, el la parte deracha del campo "Sucursal" aparece el botón (), lo cual lo llevará al "Modo Edición" de la Sucursal.
- Equipo: Indica el equipo para el cual se solicita el servicio de la OT. SAMM carga los equipos que tiene el cliente en determinada Sucursal, esto hace que sea mucho mas practico escoger el equipo objeto de servicio.

Sino no existe el equipo para la Sucursal seleccionada, puede crearlo dando click en el botón "nuevo" con el icono de nuevo () y llenando los campos correspondientes a la información del equipo.

Al seleccionar un Equipo SAMM nos muestra información adicional como el número de OTs y Solicitudes que están asociadas al Equipo elegido. En caso que el Equipo tenga un estado diferente a Activo o el Tercero sea diferente al Tercero Comprador aparecerá un link color rojo para ver estos datos según sea el caso.

- Sistema: Si la orden de trabajo se realizara para un componente de un equipo, puede especificar el sistema donde se encuentra montado y/o instalado.
- Prioridad Documento: Prioridad para la atención de la OT, (Baja, media y alta).
- F. Límite: Establece la fecha límite de entrega de los trabajos sugeridos en la OT.
- F. Sugerida: Es la fecha sugerida por el cliente para la ejecución del servicio, Caso frecuente en que el equipo se detiene para realizar los trabajos.
- F. Compromiso: Establece la fecha de compromiso de entrega de los trabajos o cierre de la OT. Basado en esta fecha SAMM realiza el cálculo del indicador de oportunidad de entrega de las OTS.
- F. Garantía: Indica la fecha de vencimiento de la garantía por el trabajo que se realizo en la OT.
- F. Cierre: indica la fecha de cierre de la OT, esta fecha no puede ser modificada posteriormente.
- Zona: Es la Zona o Ciudad de Ubicación actual del equipo, el listado de ciudades se generara de acuerdo a lo previamente configurado en el Configuración | Zonas.
- Contactos: Personas que realizan la solicitud de OT.
- Contacto: Indica o establece el nombre de la persona contacto, que solicita el servicio.
- Cargo: Cargo de la persona contacto que solicita el servicio.
- Dirección Ubicación: Dirección de ubicación donde se realizará el servicio.
- Teléfono: Teléfono del cliente
- Fax: Fax del cliente.
- Email: Email de la persona que realiza la solicitud.
- Proveedor: Si el equipo es atendido por un tercero prestador de servicios, se selecciona el tercero encargado de procesar esa orden de trabajo.
- Motivo Servicio: Indica o establece el motivo del servicio por el cual se origino la OT, en este espacio podemos describir los trabajos a realizar, la Descripción del problema reportado por el cliente que presenta el equipo, etc, esta información se precarga de acuerdo a la configurada en la solicitud de servicio con la llamada del cliente.

Nota: los datos de Motivo del servicio de la OT es auto llenado con el campo "Motivo Objeto del servicio" si esta procede de una solicitud, en caso que se genere por un contrato de mantenimiento se llenara con el nombre de la visita, y en caso de ser generado por una cotización se llenara con el campo "Descripción" de la cotización.

- Diagnostico Inicial: Indica o establece las posibles causas por las que falla un equipo o podría describirse el diagnostico inicial del mismo. Es de bastante importancia es de bastante importancia a la hora de ejecutar la OT, pues podemos planear mas fácil el servicio.
- Duración: Duración de la OT en fracción de hora.
- N. Reclamación: Número de la reclamación a fabrica en el caso equipos nuevos con registro cargado en el fabricante o distribuidor del equipo.
- En Taller: Para el caso de una empresa de servicios, indica si la orden de trabajo se ejecutara en los talleres de la empresa o se ejecutara en las instalaciones del cliente. Para el caso de una empresa de manufactura, indica si la orden de trabajo se ejecutara en los talleres de la empresa o se ejecutara por un tercero fuera de las instalaciones de la empresa.
- Estado: Es el estado actual en el cual se encuentra el documento, puede estar en proceso, aceptada, cancelada etc.
- Nueva: la OT no ha iniciado su proceso de ejecución, indica que la OT esta en estudio para ser aprobada.
- Aprobada: indica que la OT fue aprobada, pero aun no se ha programado un técnico para su ejecución.
- Programada: Indica que para la OT ya ha sido programado técnico
- Aplazada: indica que la orden de trabajo inicialmente fue programada y luego fue aplazada su programación, y aun no se ha reprogramado nuevamente.
- Reprogramada: Indica que la orden fue aplazada por lo menos una ves y que ya ha sido programada nuevamente
- Stand By: Indica que la orden de trabajo ha detenido su curso, por algún motivo (ejemplo: espera de repuestos por importación) y que se retomara nuevamente, cuando se logre solucionar la causa del Stand By.
- Cerrada o Finalizada: Indica que la OT ha culminado su proceso de ejecución y el motivo del servicio fue solucionado satisfactoriamente
- Cancelada: Indica que por algún motivo la OT se cancelo y no se realizo.

Importante: Las ordenes de trabajo, que se crean desde contratos de mantenimiento, inician su proceso desde estado "Aprobada".

Una vez se ha diligenciado la información de la orden de trabajo, esta se crea mediante el botón aceptar, estas órdenes de trabajo quedan en estado nuevas hasta que se determine el proceso a seguir según la orden.

#### Carpeta Trabajos

En la Carpeta de Trabajos podrá encontrar los trabajos de mantenimiento realizados con sus respectivos técnicos, la Fecha, la Duración, Horas Hombre y Actividades, ésta carpeta es el resumen de los trabajos realizados a la orden de trabajo y es alimentada por cada uno de los reportes técnicos que se realicen sobre la orden de trabajo.En la parte de arriba de la grilla aparecerá el cálculo total de la duración de la OT y el cálculo total de las horas hombre reportadas para esa OT.

| Dando Click en el Icono de Nuevo podrá insertar la información requerida para generar un nuevo registro de Trabajos.
| Botón Editar Seleccione el registro a editar y de click sobre el botón editar. SAMMWEB lo direccionará al reporte técnico.
| Botón Eliminar Seleccione el registro y de click en el botón eliminar.
| En caso de que el Gasto asociado al reporte esté legalizado el reporte no se podrá eliminar; se muestra el mensaje indicando el motivo.
| El botón Informe Cliente servirá como guía para genera un reporte el cual será enviado al cliente, con fines de informar cuales fueron los alcances obtenidos en el trabajo realizado. Puede construir este reporte basado en los diferentes reportes técnicos que contiene la orden de trabajo.
| Importante: El botón le permite al usuario realizar y configurar el informe de cliente de manera general y más ágil, de acuerdo a los textos ingresados en el reporte técnico.

#### Carpeta Comentarios

Permite ingresar y conocer los comentarios o aclaraciones que se han realizado parala Orden de Trabajo.

Puede adicionarse también comentarios del documento padre, que en el caso de la orden puede ser la solicitud de servicio, la información adicional del comentario se despliega en un cuadro de texto para una mejor lectura.

##### Ingresar un nuevo comentario

Ingrese por medio del botón nuevo para generar un nuevo comentario.

Documento Comentario: Descripción o idea principal del comentario.

Comentario: Descripción del comentario general para la orden de trabajo.

Recordar: Opción para activar que recuerde lo descrito en el comentario para cada documento generado.

Documento: Número de la OT en la que se realiza el comentario.

#### Carpeta Documentos

Esta carpeta contiene la información relacionada a Documentos generados de la orden de trabajo seleccionada, aquí podrá consultar las cotizaciones generadas, ordenes de trabajo hijas o requisiciones generadas, en la tabla encontrara una información base del documento y podrá consultarlo haciendo clic en el número del documento correspondiente.

#### Carpeta Detalle

En la Carpeta de detalle se muestran todos los ítems cargados a la orden de trabajo, con el código de cada uno de ellos, su descripción y los porcentajes planeados y ejecutados en cantidades y valores. Con su total respectivo para la valorización de la orden en cualquier momento del proceso.

#### Carpeta Check List

Los llamados Check List, son pruebas que se le hacen a los equipos, están pruebas estarán registradas en una listas de verificación administradas por cuestionarios que se pueden realizar en el momento de ingreso de una O.T o en el momento de la salida de un equipo, con el principal motivo de verificar que todos los elementos estén en el lugar que se desea, y que se hayan logrado los objetivos planteados en el mantenimiento. Los diferentes check list pueden ser cargados y configurados por la opción de menú opción Maestros - Detalle Equipo - Lista de Chequeo.

#### Carpeta Pendientes

En esta carpeta puede determinar de los diferentes elementos del catalogo cuales se encuentran pendientes para entregarse o montarse a la orden de trabajo determinada.

#### Carpeta Evaluaciones

Esta carpeta permite realizar evaluaciones sobre cada orden de trabajo, como evaluaciones de calidad. Para realizar la evaluación respectiva, puede seleccionarla de la lista, cargar la fecha de realización de la encuesta y la persona encuestada, esta información es muy importante a la hora de generar indicadores y estadísticas que evalúen cada servicio realizado, y basados en los resultados de las evaluaciones implementar estrategias encaminadas al mejoramiento continuo del departamento de servicio técnico y en general de la compañía.

si el documento se encuentra en un estado que no permite la edición solo se podran ingresar las encuestas nuevas, más no editarlas.

Para realizar el registro de las evaluaciones se debe ingresar al menú Configuración - Servicio - Evaluaciones.

### Barra de Herramientas

El Menú de Orden de Trabajo contiene una barra de herramientas, desde la cual se puede administrar el proceso de evolución de la OT. A continuación se realiza una breve descripción de cada una de las funciones que se puede administrar desde allí.

#### Aprobar OT

| Permite realizar la aprobación de la OT, para así poder iniciar su proceso y seguimiento

Las ordenes de trabajo generadas a partir de una Solicitud de servicio, inician su proceso en estado "Nueva", la orden de trabajo debe ser aprobada, antes de iniciar su proceso, una vez aprobada la orden de trabajo, podemos proceder a realizar la programación, registro de los reportes de servicio, Etc.

Nota: Las ordenes de trabajo que sen encuentren en estado Canceladas, o Cerradas, las podemos reabrir, utilizando el botón aprobar; SAMM solicitara la confirmación de la aprobación de la de OT, y una vez aprobada, podremos continuar con el proceso de ejecución.

#### Planear OT

| Permite realizar la aprobación de la OT, para así poder iniciar su proceso y seguimiento Uno de los procesos mas importantes en SAMM es la planeación del desarrollo de una OT, esta planeación, incluye actividades, Repuestos, Otros gastos, Etc, y permite que realicemos seguimiento de lo planeado frente a lo real ejecutado.

La planeación de una orden de trabajo en SAMM puede establecerse de diferentes formas como se describe a continuación:

Automática: La planeación se efectúa de forma automática cuando las OTS se crean a partir de una cotización o mediante un contrato de mantenimiento apoyados en el cronograma de visitas. Las ordenes de trabajos generadas desde una cotización, toman todo el detalle de actividades, repuestos y servicios cotizados como planeación de la OT; en el caso de las OTS generadas desde una visita de un contrato de mantenimiento, la planeación estará sujeta al tempario correspondiente a la visita.

Manual: Cuandola Orden de trabajo se crea a partir de una solicitud de servicio, para la cual no existe una cotización establecida, tendremos que realizar la planeación de las OT de forma manual, es decir, debemos indicar las actividades a realizar, junto con los repuestos o partes, y los gastos adicionales que generara la ejecución de la OT.

##### Carga de ítems a la planeación de la OT

En la Carpeta Item Documento se ingresan los diferentes Items que se incluirán en la orden de trabajo OT, estos ítems pueden componerse de repuestos, actividades, temparios etc.

Los ítems pueden clasificarse en categorías que pueden ser creadas, mediante el botón nuevo, una vez es creada la categoría pueden adicionarse los ítems correspondientes.

Para adicionar un item seleccione el elemento que desea adicionar según el tipo de catalogo (Actividades, equipos, repuestos, otros, productos, temparios), seleccionado el tipo de catalogo, seleccione por medio del buscador el elemento a cargar.

Los ítems se cargaran en la grilla correspondiente y dentro de la categoría que se creo, en esta grilla podrá editar el nombre del elemento, la cantidad, el valor y su porcentaje de descuento.Para confirmar los cambios use el botón aceptar.

Cuando los elementos del catalogo superan las existencias, la cantidad planeada, aparecera en letras rojas. En la parte de arriba de la grilla se encontrara un check que determina si se mostrara la existencia del elemento del catalogo y en el caso en que la cantidad planeada de este se encuentre en rojo, mostrara tambien en que documentos se encuentran las existencias del catalogo.

Si desea editar información complementaria de un elemento de la grilla, seleccione la fila por medio de la columna () y utilice el botón de editar para modificar la información correspondiente al elemento.

Si aplicar detalles a varios items lo puedes hacer en el botón "aplicar varios items".

#### Carpeta Quien Paga

La carpeta quien paga es en la que se determina quien va a asumir el pago de repuestos, equipos, tipos de mantenimiento y actividades a los cuales se le realice mantenimiento, esto es posible indicando los porcentajes que se les asigna a cada responsable, como a el distribuidor, el Fabricante, o el Cliente.

Importante: realizar la planeación de una Orden de trabajo, permite realizar seguimiento continuo a los costos que esta generando una OT, y detectar fácilmente sobre costos que estén generando. Adicional la planeación permite crear las requisiciones de repuestos mas fácil y rápido.

##### Botón Programar OT

| Cuando la OT es aprobada, El siguiente paso es la asignación del personal Técnico o de Operación que va ha a ejecutar los trabajos, esta asignación la podemos efectuar mediante el botón "Programar" de la barra de herramientas.

Para realizar la programación de la orden de trabajo SAMM presenta una ventana con cuatro secciones, la primera contiene un calendario el cual se presenta como un filtro útil al momento de la programación y de la búsqueda de programación de técnicos los cuales realizaran las tareas del respectivo servicio, la segunda contiene un buscador de OTS, la tercera contiene un buscador de Técnicos y la cuarta la grilla de programación en donde se presentan en las columnas los 7 días de la semana actual y en las filas los técnicos los cuales pueden ser programados para la ejecución de la orden de trabajo. Para mayor facilidad en el momento de la consulta de la programación, los días festivos establecidos en SAMM, se presentaran de color Rojo, así puede diferenciar rápidamente los días festivos que existen en la semana de programación actual.

##### Buscadores Programación.

SAMMWEB incluye dos buscadores con diferente objetivo de búsqueda de información ubicado en la parte superior de la grilla de técnicos. El primero corresponde a la búsqueda por OT, de acuerdo a parámetros de Tercero, Sucursal, Equipo, Departamento, Zona o para las OT que ya cuentan con un reporte técnico. Tiene el objetivo de facilitar la búsqueda de la OT que se va a programar, cuando no se realiza desde el documento.

Nota 1: La importación de datos a SAMMWEB se realiza mediante una platilla de Excel .xls (97 - 2003).

El otro buscador, corresponde a la búsqueda por técnico que se desea programar.

Para realizar la programación se debe ubicar en la en la fila del técnico al cual se le desea asignar un trabajo. Haciendo click sobre el nombre del técnico, se abrirá la venta de crear programación, ventana que define todos los parámetros de datos de la programación del técnico.

Nota 1: Las líneas de color negro que aparecen en la imagen de la vista "Crear Programación" corresponden a los datos que trae por defecto SAMMWEB desde la OT. (Tercero, Sucursal, Desde)

Nota 2: Dado que SAMMWEB permite agrupar los usuarios de acuerdo a criterios estructurales de la empresa, en la programación de OT, si el usuario coordinador que programa a los técnicos pertenece a uno de estos grupos, la información de técnicos que aparece en pantalla, se reducirá a los que pertenecen al mismo usuario coordinador. Esta parametrización se realiza desde el Menú Configuración - Seguridad - Grupo.

#### Barra de Herramientas de programación

##### Disponibilidades de Técnicos. Esta en una de las opciones mas importantes en la grilla de programación debido a la creación y consulta de Turno y no disponibilidad de técnico, el cual establece un periodo de tiempo para el cual el técnico no tiene disponibilidad para realizar trabajos, por causas como vacaciones, capacitación, permisos, cita medica, Etc. Estos periodos de tiempo pueden estar configurados para todo el día o solo para un periodo del día. Este Icono es muy importante debido a que en el se abrirá una ventana la cual se especificará la Fecha, la Hora, los días, el motivo y los técnicos por lo cual estará Disponible o no Disponible para realizar una función o un determinado tipo de trabajo. De igual forma se puede administrar los registros de no disponibilidad creados para un técnico con la opción de "ver no disponibilidad" desde allí podremos crear, editar o eliminar los registros para el técnico de la casilla actual.

Importante: Tenga en cuenta que cuando realice un reporte técnico sobre una No dispobibilidad o Disponiblidad de un técnico, hecha desde el botón Turnos y Disponibilidades de la Programación, se mostrará el siguiente mensaje de advertencia, que no restringe la creación del reporte.

Adicionalmente sobre esta ventana generada a partir del botón de Turnos y No Disponibilidades, se puede realizar la programación de una OT para varios técnicos. Está opción solo estará habiiitada cuando se realiza la programación desde el botón programar de la OT.

Los campos solicitados por esta ventana son los siguientes: Fecha Desde - Fecha Hasta, Hora Inicial - Hora Final, la selección de los días de la semana que se va a programar, el campo "cada tantas semanas", correspondiente a la cantidad de semanas intermedias en las que no se hace programación, Comentarios adicionales y por último la búsqueda avanzada múltiple de la selección de técnicos a programar.

Cuando se quiera editar la programación se debe dar click en la casilla de la programación del técnico. En la parte inferior de la ventana se muestran tres opciones La primera (Programación para otros días y otras horas) si se activa, corre la programación hecha para un día y hora escogida. La segunda (Programación para otros técnicos) corre la programación hecha para un día y hora escogida de los técnicos filtrados por grupo. La tercera (No programar Domingos y Festivos) cuando se activa impide que se realice programación de técnicos en días domingos y días festivos.

##### Impresión de formatos

Genera la impresión de las diferentes vistas de la programación de técnicos por día o semana, para uno o todos los técnicos. La impresión de los reportes para la programación va ligada a los permisos de perfil de usuario de impresión de reportes. (Configuración - Seguridad - Perfil - Permisos)

##### Visualización de variables en la grilla de programación

No Disponibles: Muestra los horarios Laborales con el día y la hora de los técnicos que no estarán disponibles para ser programados por una causa ajena a la compañía, esta información saldrá de color Rojo. Como ejemplo el técnico Enoc morea no esta disponible el día martes 2 de 11:00am a 1:00pm y el miércoles 3 de 10:00am a 1:00pm.

Disponibles: Muestra los horarios Laborales con el día y la hora de los técnicos que pueden y están disponibles en un horario especifico para realizar una función, esta información saldrá de color café claro.

Programadas: Muestra los horarios Laborales con el día y la hora de los técnicos tienen programado hacer una función o un tipo de trabajo, esto en un horario especifico para realizar una función, esta información saldrá de color Amarillo.

Reportadas: Muestra los horarios Laborales con el día y la hora de los técnicos tienen reportadas función o un tipo de trabajo, esto en un horario especifico para realizar una función, esta información saldrá de color Verde.

##### Programación Automática OT

| En SAMM usted puede generar una programación automática de sus ordenes de trabajo, para generar una programación Automática de los técnicos, con Fecha, duración, cuando acepte la Programación automática, SAMM ubicara de los técnicos competentes para atender el equipo de la orden para que usted pueda decidir a quien le asigna el trabajo o servicio, una vez definido el técnico el proceso se completa exitosamente y será visualizado en la grilla de programación.

#### Reportar Trabajos sobre la OT

| Para realizar reportes técnicos sobre la orden de trabajo, ingrese por la opción de reportar, aquí podrá registrar los técnicos encargados del servicio, el tiempo invertido y el reporte de actividades realizadas. Cuando desde la OT se ingresa al reporte, SAMMWEB carga por defecto los datos de la OT, los técnicos programados, las actividades planeadas y la fecha sugerida de la OT (todos estos campos, menos el de la OT, estan sujetos a los cambios del usuario).

De acuerdo a las actividades planeadas, usted podrá seleccionar cuales de esas actividades quiere ingresar dentro del reporte.

##### Carpeta Info Básica - Nuevo Reporte de Trabajo

| Dando Click en el Icono de Nuevo podrá insertar la información requerida para generar un nuevo registro de Trabajos.

En la Carpeta de Info Básica irán los registros Básicos para gestionar los trabajos que se ejecutaron en la orden de trabajo:

Técnicos: Si se programaron técnicos para la orden de trabajo, estos serán desplegados para chequear sobre el que se desea realizar el registro de tiempos, seleccionando la opción de programados, vera los que han sido asignados para ejecutar esa orden de trabajo para reportar sobre los mismos, si se desea reportar sobre cualquier otro técnico que no se encuentre programado, puede seleccionar la opción de ver todos y realizar la búsqueda por nombre en la casilla correspondiente.

Actividades: Seleccione la actividad realizada por el técnico en su mantenimiento, estas actividades, previamente deben ser cargadas en el maestro de actividades, en la según lo definido en la opción de menú Maestros - Elementos - Actividades. Puede seleccionar las actividades por los siguientes parámetros:

Planeadas: Actividades que se encuentran planeadas para esa orden de trabajo, por ejemplo que vienen de una cotización, un tempario de contrato o una planeación realizada a la orden.

En Temparios: Actividades que se encuentran incluidas en temparios o rutinas de mantenimiento.

Todas: Listado de todas las actividades definidas para seleccionar las realizadas en este mantenimiento.

Desde: Fecha en la que se realizo el trabajo en la OT correspondiente

Duración: Número de horas que el técnico empleo para la actividad o proceso de mantenimiento especificado

Trabajos: Descripción de los trabajos realizados para la orden de trabajo, información ampliada de la actividad seleccionada. Por ejemplo: Se realizo la actividad de acuerdo al plan estimado dejando el equipo con funcionamiento normal.

Compromisos: Registro de compromisos que se adquirieron con el cliente para una siguiente visita, SAMM podrá alertar la información contenida en este campo para posterior seguimiento

Recomendaciones: Descripción de las recomendaciones dadas al cliente en este servicio.

##### Carpeta Tiempos

En la carpeta de tiempos se cargaran las actividades reportadas en el reporte del técnico, si desea agregar alguna actividad adicional podrá hacerlo en esta carpeta, seleccionando la actividad a adicionar mediante el buscador y chequeando la opción agregar tiempo, especificar el tiempo en horas de duración de la actividad.

##### Carpeta Técnicos

En esta opción se cargaran los técnicos reportados en el informe técnico, si desea agregar o eliminar un técnico podrá hacerlo mediante la opción de búsqueda.

Usted podrá buscar el técnico por login de usuario, por código usuario o por el nombre.

##### Carpeta Fallas

Selección de la falla que aplica para esta orden de trabajo, esta información posteriormente nos permitirá identificar fallas recurrentes en equipos determinados, tiempo medio entre fallas etc. El maestro de fallas previamente debe alimentarse en el sistema en la opción de menú Maestros - Detalle Equipo - Fallas. Para Asociar la falla a la orden de trabajo, seleccione de su listado cual aplica para asociarse a este servicio. Tenga en cuenta que existe una asociación entre Familias de equipos y fallas.

Cuando active el "check" "Ver todas las Familia" se mostrarán todas las fallas que esten asociadas a Familias de equipos. Esa asociación la puede hacer desde dos lugares en samm. 1. Maestros - Familia - Fallas Configuradas. 2. Maestros - Detalle Equipo - Fallas - Familias. Si la familia del Modelo de Equipo de la OT tiene fallas configuradas, estas aparecerán por defecto en la carpeta fallas.

##### Carpeta Variables

En esta carpeta podrá cargar el valor de las variables definidas para el equipo de la orden de trabajo, estas pueden registrarse en cada uno de los reportes técnicos realizados por su personal de servicio, estas variables pueden ser registradas como una Variable de Proceso SAMM, por ejemplo: variables ambientales como temperatura y humedad o variables de desempeño del equipo como, torque, voltaje de entrada, voltaje de salida, corriente, presión, etc, estas variables en SAMM se pueden catalogar en categorías como variables Ambientales, como Sistema de entrada, Sistema de salida, o cualquier clasificación que se tenga dentro de la empresa. Para crear las diferentes variables de medición que aplican a cada uno de sus modelos de equipo, ingrese por la opción Maestros - Detalle Equipo - Atributos.

##### Carpeta Pendientes

Carpeta Pendientes Cargue de elementos pendientes a la orden de trabajo en la visita actual, para que sean recordados por SAMM en un próximo servicio para este equipo.

##### Carpeta Gastos

La relación de gastos hace referencia a los elementos que se han consumido para la OT pero que no han salido de almacén, como viáticos, alimentación, Transporte, etc. Cuando ingrese a la carpeta de gastos de reporte técnico se mostrará la ventana con la búsqueda del catalogo y el nombre del técnico que reporta. Seleccione del catalogo (dando click en la lupa) el subtipo OTROS GASTOS) y seleccionado el gasto a reportar.

Nota: Usted puede ingresar al catalogo de información de sammweb los gastos en el menú Maestros - Elementos - Otros.

Luego de seleccionar el gasto, éste quedará registrado en el reporte técnico de la OT y en el costeo de la misma como cantidad ejecutada, luego de haber legalizado el gasto con el botón .

Nota: Los campos con fondo blanco del registro de catalogo de gastos, permiten editar la información, si no se ha legalizado el gasto.

Por último legalizar un gasto implica que este quede costeado como ejecutado dentro de la OT, al dar click sobre el botón de legalizar gasto, se mostrará la siguiente ventana, en donde para terminar el proceso debe dar click sobre el botón aceptar

#### Crear Alquiler desde una OT

| Este botón nos lleva a la ventana de Alquileres con la información del cliente precargada; solo falta por ingresar la informacón en los campos Alquiler, Código, Fecha compromiso y el tipo de facturación.

#### Variables

| Este Icono indica la fecha de Registro y lectura de las variables o parámetros medidos durante la ejecución del servicio que son características del equipo. El registro de la fecha permite recopilar el histórico del comportamiento de cada variable en determinado tiempo, y basados en esta fecha se podrá llegar a analizar el estado del equipo, y determinar fácilmente posibles fallas que se presentaran en el futuro.
| En la ventana aparece un mensaje indicando si los valores ya se han registrado desde un reporte técnico. Si el equipo asociado a la OT tiene varios atributos establecidos como variables se mostrarán también en la ventana anterior para facilitar el registro de los datos.

#### Cerrar

| Con esta opción podrá realizar el cierre la orden de trabajo, indicando fecha de garantía de la OT.

Nota 1: Cuando se cierra un OT con reporte Técnico, se considera como fecha de cierre, la fecha y hora final del último reporte hecho.

Nota 2: La fecha de cierre de la OT, solo se mostrará en el formulario cuando el documento ya se encuentre en estado cerrado.

Para poder cerrar la OT se verifican las reglas establecidas en parámetros generales para el cierre de las Ots, en caso de no cumplirse por lo menos una de las reglas el botón Aceptar para confirmar el cierre de la OT estará deshabilitado. Bajo el botón Aceptar se muestran dos tipos de mensajes:

- Restrictivos: Muestran las razones por la cuales no se puede cerrar la OT.

- Informativos: Indican faltantes que podrían ser importantes más adelante y no se podrán modificar luego de cerrar la OT.

#### Archivos

| Con esta opción, usted podrá adjuntar diferentes archivos a una orden de trabajo, como la foto del daño del equipo, la digitalización del reporte de servicio firmado por el cliente, los resultados de parámetros del equipo, en SAMM se almacena el link para visualizar posteriormente los archivos adjuntos y centralizarlos en un solo lugar en su compañía. Para visualizar los archivos correctamente usted deberá contar con los aplicativos necesarios instalados para su visualización.

Importante: Tenga en cuenta que si la OT está en estado "nueva" no se podrán cargar archivos.

#### Buscar

| Con esta opción, podrá contar con una búsqueda avanzada de OTS en diferentes parámetros como la zona, la técnica, la marca, el número de reporte y búsquedas de Ots por atributos de los equipos.

Nota: Cuando ingresa a la página de Orden de Trabajo y ésta se encuentra en mobos Buscar, por defecto en la Barra de Herramientas solamente se muestra éste botón. Cuando de click en el botón buscar, se abrirá una nueva ventana en donde todos los campos son campos clave de búsqueda. Ingrese los parámetros de búsqueda en los campos requeridos y de click en el botón aceptar.

#### Agenda

| El Icono Agenda muestra la Programación de los Técnicos asignados para la realización de diferentes tipos de trabajo, contiene esta agenda una información vital e importante la cual será como base de referencia para la ejecución de las actividades, contiene el nombre del técnico encargado.

La búsqueda por tipo de programación le permite filtrar la agenda de los técnicos asignados. Seleccione el tipo de programación y SAMMWEB mostrará la información ligada al registro seleccionado.

#### Overhall

| El overhall se utiliza en caso de que el equipo asociado a la OT halla sufrido una reparación significativa y sea necesario que quede registrada o en caso de que el Horómetro del equipo tenga que ser reiniciado. Cada vez que se ejecuta un overhall se inicia un nuevo ciclo en el Equipo.
| Para registrar el Overhall hay que ingresar una fecha de lectura y un horómetro válido para el equipo.
| Cada vez que se registre un reinicio de horómetro, en la trazabilidad del equipo se ingresara un registro con los valores ingresados en la ventana emergente de OverHall y adicionalmente un nuevo registro con el horómetro en 0 y un nuevo ciclo. De otra forma se agregara el registro del nuevo horómetro en la trazabilidad del equipo. Para consultar cuantas veces se han hecho reparaciones mayores y reinicios de horómetro hay que ir a la Carpeta Resumen del equipo.

Nota:Por Ot solo se podra hacer un Overhall.

#### Hoja de Vida

| Consulta de la hoja de vida del equipo de la OT en pantalla, para validar los documentos generados a este equipo, solicitudes, ordenes de trabajo requisiciones y listado de trabajos realizados.

#### Traslado

| El traslado es un cambio definitivo en la ubicación del equipo.
| Hay dos formas de hacer los traslados, la primera es cuando un equipo cambia de un cliente, a otro cliente, y la segunda cuando el mismo cliente solicita traslados de equipos entre sus propias sucursales. El proceso de creación de un movimiento de tipo traslado se deberá realizar, relacionando el Icono "Traslado" de la barra de herramientas.
| El traslado se define en cuatro secciones, en la sección 1 se define la fecha en que se crea el traslado, en la sección 2 se define el motivo - causa del traslado, en la sección 3 se define el Cliente o tercero a el cual será destinado el traslado y en la sección 4 se define la sucursal donde se hará el traslado y la nueva ubicación del equipo.
| Una vez que haya realizado el traslado, aquellos componentes que esten asociados al equipo al cual se le aplicó, tendra actualizado su nueva ubicación.

#### Soporte

| La función de soporte permite realizar movimientos de equipos de reemplazo por el equipo original. La ventana emergente de soporte nos pide seleccionar el seleccionar el equipo que se desea como soporte o respaldo, puede utilizar el búsqueda avanzada para seleccionar otro equipo. Es necesario ingresar la fecha de compromiso de entrega y si el equipo asociado a la OT cuenta con horometro también será necesario ingresar un horómetro.

#### Componentes

| Cuando se crea una OT para el montaje o desmontaje del componente en un equipo y se quiere tener el registro de la operación realizada (Montaje / desmontaje), se debe dar click en el botón Componentes de la barra de herramientas de la OT.

Cuando se realiza el proceso de desmontaje y montaje desde la OT el componente ya se debe encontrar montado en un equipo, esto implica que cuando se hace el desmontaje se deben tener en cuenta datos de horómetro del equipo y fecha al momento de desmontaje..

Antes de hxacer el desmontaje, se debe seleccionar el moviemiento del Equipo/Componente a un Tercero y Sucursal, para después efectuar el desmontaje, dando click en el botón aceptar. Éste proceso habilitará la sección inferior de la ventana del botón componente de la OT.

SAMMWEB le pedirá ingresar los datos correspondientes a la sucursal en donde se encuentra el componente que va a reemplazar el componente que se desmontó, el componente/equipo a montar, el horómetro del equipo padre al momento del montaje, las horas de trabajo esperadas del equipo con el componente que se monta, el promedio de horas de trabajo diario que se espera trabaje el equipo con el nuevo componente y el tempario a aplicar cuando se cumpla el tiempo para hacer mantenimiento al componente. Por último se debe dar click en el botón aceptar para terminar el proceso.

Importante: El proceso de montaje y de desmontaje de un componente/equipo genera un movimiento (traza). Si en el formulario del componente, equipo o de la OT se realiza el cambio del cliente y sucursal del componente/equipo, no se generar registro de movimiento (traza)

#### Requisición

| Una función muy importante que se puede efectuar desde una orden de trabajo, es la requisición de repuestos, la cual se puede seleccionar con el Icono "repuestos" presentado en la Barra de Herramientas disponible en la OT.

La requisición de repuestos es un documento con el que se realiza la solicitud de repuestos a almacén, en la requisición se detallan las referencias de Equipos, Productos o Repuestos, junto con las cantidades Planeadas.

##### Carpeta Info Básica

Una vez ingresamos a la ventana de requisición de repuestos, Identificamos la Carpeta Info Básica, esta carpeta se podrá identificar toda la información referente a el documento de Requisición de la OT, Como la Fecha en la que se hace el pedidos de los repuestos, el cliente el cual se le hace el pedido de los repuestos, la sucursal, los contactos y Dirección, estos datos se cargan desde la orden de trabajo generada.

##### Carpeta Info Adicional

En info adicional se verán los atributos adicionales creados de tipo documento para la Requisición.

Nota: Si existen atributos marcados como obligatorios, cuando se crea el documento, SAMMWEB solicita el ingreso de estos datos, direccionando a la carpeta info adicional. Si existe información marcada como obligatoria en esta carpeta y no se ingresa datos, SAMMWEB no permitirá crear el documento.

##### Carpeta Documentos

##### Carpeta Evaluaciones

##### Carpeta Comentarios

#### Barra de Herramientas

En la barra de herramientas irá establecida información aun mas completa sobre las requisiciones que se han hecho y el estado de cada una de ellas.

##### Entregar

##### Items

| En el Icono Items podemos crear los parámetros mas importantes a la hora de generar una requisición de repuestos; al seleccionar la pestaña de tipo documento se cargara en la grilla la información de las categorías de tipo repuestos, Equipos y productos. En la casilla de catálogo podrá identificar y escoger el tipo de repuesto que desea seleccionar para así ubicarlo dentro de la lista de requisiciones. Automáticamente se creara los parámetros iníciales de una requisición de repuestos que contiene todo el detalle de la categoría de la planeación, podrá seleccionar la cantidad y el Iva de Cada Repuesto.

##### Histórico Requisición

| Carga de los diferentes estados por los que ha pasado la requisición, con fecha de cambio estado, usuario encargado del cambio y días en el estado.

##### Estado Requisición

| Para facilitar el manejo y el control de las requisiciones, SAMM maneja estados en los que podrá tener diferentes tipos de estado, como (Nueva, Aprobada, En Proceso, Cancelada, Cerrada), esto permitirá administrar una requisición de acuerdo con su evolución. En todo cambio de estado de Requisición saldrá una ventana de cuadro de Dialogo en la cual es recomendable informar el porque del cambio de estado de la Requisición. Los estados de Requisición se describen a continuación.

Nueva: Indica que la requisición no ha sido enviada y aun se puede modificar o agregar mas repuestos.

Cancelada: indica que la requisición ha sido cancelada. (En la Ventana Principal podemos identificar estas requisiciones por el color Gris).

En Proceso: Indica que ya se inicio el proceso de entrega de los repuestos solicitados, pero aun están pendientes algunos repuestos. (En identificar estas requisiciones por el color Verde Claro).

Aprobada: indica que la requisición ha sido aprobada a almacén. (En la grilla podemos identificar estas requisiciones por el color Verde).

#### Cotización

#### Entrada

#### Orden Compra

#### Histórico

| Una Gran ventaja de SAMM es poder manejar históricos de las OT, así podrá saber con exactitud que tipo de proceso se le ha hecho o realizado a la OT, como los estados de la OT, la Fecha de modificaciones y los días en que lleva la OT en un respectivo estado, desde que se genero la solicitud hasta que se cerro la OT.

#### Estado

| El Icono de Estado es el último Icono de la barra de herramientas de la sección de OT, con este Icono podemos cambiar el estado de la OT. Para cambiar el estado de la OT, hacemos click sobre el Icono "estado" de la barra de herramientas esto hará que se despliegue un menú con los estados creados por el usuario, para establecer el estado deseado podemos seleccionar el estado indicado de la lista.

El Icono de estado de orden de trabajo indica el estado actual de la orden de trabajo, cada uno de los estados posee un color diferente, para su rápida identificación, los estados en los que puede encontrase una OT son:

Nueva: La OT no ha iniciado su proceso de ejecución, indica que la OT esta en estudio para ser aprobada.

En Curso: Las OT en curso muestra las OTS que se encuentran en estado de ser aprobada en cualquier momento y que ya ha iniciado un proceso, pero que también en cualquier momento puede ser programada.

Cancelada: Muestra las ordenes de trabajo que se encuentran en estado canceladas (servicio que se cancelo por algún motivo, es decir este servicio no se realizo).

Aprobada: indica que la OT fue aprobada, pero aun no se ha programado un técnico para su ejecución.

Programada: Indica que para la OT ya ha sido programado técnico.

Cerrada: Las OT que están en estado cerradas indican que las ordenes de trabajo finalizaron en su totalidad o que han culminado su proceso de ejecución y el motivo del servicio fue solucionado satisfactoriamente.

## 3.4 CONTRATOS

Un contrato de mantenimiento debe crearse cuando en mi empresa ocurre una de las siguientes opciones:

Existen contratos de mantenimiento preventivo, bajo los cuales existen unas fechas de visitas programadas para revisión de los equipos.

Los equipos cuentan con una serie de planes de mantenimiento y debe generarse la relación de visitas de los mismos mediante un contrato de mantenimiento.

Creación de contratos de mantenimiento, fechas de creación de contrato, equipos asociados a un contrato de mantenimiento

### Contratos

Creación de los contratos por clientes, con la informacion referente al detalle de su contrato, para crear un nuevo contrato ingrese por la opción nuevo:

#### Info Básica

Contrato: Nombre del contrato

Número: Número del contrato a generar, este número es el consecutivo interno para los contratos

Código: Permite establecer un código alterno para el contrato que se crea.

Tercero: Cliente con el que estamos generando el contrato de mantenimiento

Tipo Contrato: Tipo de contrato comercial establecido con el cliente

Periodo Contrato: Periodo de facturación del contrato de servicio

Fecha de Inicio: Fecha inicio de contrato, a partir de esta fecha samm, realizara la proyección de visitas según los periodos definidos.

Fecha Fin:Fecha fin de contrato, fecha de finalización del contrato de servicio, samm genera una fecha fin automática de un año y hasta esa fecha realizara proyección de visitas

Tercero Servicio: En caso que como empresa no prestemos el servicio directamente sino a través de un tercero, podemos vincularlo al contrato, para ser vinculado este tercero previamente debe ser cargado por el menú Terceros, como un tercero tipo proveedor.

Condiciones: Texto para cargar las condiciones especiales del contrato.

Días Cumplimiento: Número de días que tenemos para atender una visita programada, asociado a la holgura en la ejecución de esta actividad.

Total Contrato: Monto acordado de facturación con el cliente

Presupuesto: Si se cuenta con un presupuesto de mantenimiento asociado al contrato de servicio

Documento: Se debe escoger el tipo de documento al que corresponde el contrato, que normalmente es la Orden de Trabajo.

Tipo Servicio: Se selecciona el tipo de servicio para el cual aplica el contrato que se genera.

Coordinador: Se selecciona el coordinador de servicio a cargo del contrato de mantenimiento que se genera.

Departamento Solicitud: Se debe escoger el departamento o área funcional de la empresa al cual se le asigna el contrato.

Confirme la creación del contrato mediante el botón Aceptar.

#### Equipos

Cuando se afilien los equipos al contrato, en esta pestaña aparecerán los equipos afiliados para validación.

En esta pestaña se puede realizar la buqueda de los equipos afiliados al contrato por los siquientes campos:

1. Equipo

2. Sucursal

3. Modelo Equipo

4. Zona

#### Visitas

Al momento de realizar la afiliación de los equipos al contrato, SAMM genera de manera automática las visitas según la periodicidad deseada, en esta pestaña se podrán

##### Nuevo

| El botón nuevo, le permite crear un nuevo registro de visita, como se puede ver en la siguiente ventana, seleccionando el equipo, el tempario, y la fecha de visita.

##### Editar

| Seleccione el registro de la grilla de visitas que desea editar, de click en el botón "editar", lo cual abrirá la ventana del detalle de la visita. En esta ventana podrá editar el registro del campo de Visita Fija, ejecutar un corrimiento por fecha a la visita, ajustar el cronograma a partir de la fecha de última lectura del horómetro, ajustando el horómetro del equipo o realizando el ajuste por medio de la fecha de ejecución de la visita. Por último, podrá seleccionar del catalogo, los elementos a utlizar en el momento de ejecución de la visita.

Nota: Tenga el cuenta que el tempario se puede editar, si la visita se genero por la estrategia tipo periodica.

##### Actualizar

| Seleccione el botón actualizar cuando quiera ver un cambio realizado en la grilla de visitas.

##### Eliminar

| Seleccione el un registro de la grilla de visitas y de click en el botón "eliminar" Esta opción solo aplica para las visitas que han sido creadas manualmente.

#### Repuestos

En caso que aplique, en esta carpeta usted podrá adjuntar al contrato los repuestos incluidos para servicio y soportados bajo el contrato de mantenimiento creado.

#### Tiempos de Respuesta

En esta carpeta podrá configurar los tiempos de respuesta para el contrato de mantenimiento seleccionado.

#### Barra de Herramientas

##### Afiliar Equipos

| Para asociar los equipos a un contrato de mantenimiento, use el botón de la barra de herramientas Afiliar equipos.

##### Carpeta Estrategia de Generación

Para realizar la generación de visitas para un contrato de mantenimiento, seleccione una de las estrategias de visitas, para el caso, seleccione la estrategia de generación por Periodo.

Fecha: Fecha desde la que desea que sean generadas las visitas

Frecuencia:Frecuencia de generación de visitas (Mensual)

Cada N: Escriba el número de unidades de la frecuencia en la cual desea que sean generadas las visitas, por ejemplo si su selección en frecuencia fue mensual, en esta casilla debe digitar 3 en caso que desee visitas trimestrales, cada 6 en caso que desee visitas semestrales

Estrategia: Selección del día en cual desea que se genere la visita

Día calendario: selección de un día especifico para que sean generadas las visitas por ejem. Los días 15 de cada mes, si realiza esta selección, en la lista siguiente de Día, deberá seleccionar el número 15.

1ro, 2do, 3ro: Selección del primero, segundo, tercero o ultimo día del mes, en la lista siguiente de día deberá seleccionar el día de la semana para realizar la visita, Ejem, el primer lunes del mes se generara la visita o el primer martes según sea el caso.

Descripción Tempario: Rutina que va a aplicar en los equipos que se encuentra afiliando.

Para confirmar los cambios use el botón de siguiente

##### Carpeta Buscador Equipos

El segundo paso en la creación del contrato es la selección de equipos del cliente del contrato, en la parte izquierda cuenta con un buscador de equipos del cliente y en la parte derecha la grilla con los resultados de la búsqueda para seleccionar los equipos a afiliar, seleccione la casilla de la izquierda del equipo y confirme con el botón aceptar, cuando tenga sus equipos seleccionados, en la parte superior aparecerá en un texto con los equipos a afiliar, para confirmar la afiliación use el botón siguiente.

##### Carpeta Información Equipos

El tercer paso para la afiliación de los equipos es la confirmación de los equipos cargados con las rutinas asociadas a los mismos, este paso es de validación antes de realizar las visitas automáticas, para confirmar esta generación use el botón aceptar.

En el costado izquierdo de la grilla del paso 3 (Información Equipos) aparece la columna "Catalogo Tempario", la cual muestra por cada equipo

Aquí puede seleccionar los temparios que proyecten las visitas para el Modelo de equipo actual.

##### Consultar Equipo

Aquí se puede ver la información concerniente a un equipo afiliado al contrato.

##### Archivos

| Da la opción al usuario de anexar archivos al registro del contrato de mantenimiento.

##### Renovar Contrato

Permite renovar la fecha de finalización del contrato de mantenimiento a través de una visita manual, y da al usuario la opción de ajustar las visitas por horómetro/horas o fecha/periodo de días de acuerdo al tempario. Seleccione la nueva fecha de finalización del contrato y el tipo de ajuste que se requiere y de click en el botón aceptar.

## 3.5. CRONOGRAMA.

La información de las visitas generadas en las contratos las podrá visualizar en el menú servicio - contratos - cronograma, en la parte izquierda cuenta con un el control de calendario que mediante colores le indicara los días en los que tiene visitas programadas.

Según el contrato de mantenimiento las convenciones de este calendario son:

Rojo: Ninguna visita tiene asignada OT.

Nota: Si el color de la convención de la visita en el calendario se encuentra en color rojo, usted puede generar la OT de la visita dando click en el botón que se encuentra encerrado en un cuadro rojo "Generar OT".

Naranja: Al menos una visita no tiene OT asignada.

Amarillo: Al menos queda una OT sin cerrar.

Verde: Todas las visitas del día tienen la OT cerrada Letra.

Día resaltado en azul: Día festivo. El tooltip de cada día festivo contiene la decripción del motivo de ser día festivo.(Colombia)

El tooltip de cada dia contiene los equipos que tienen visita para ese dia, con el fin de optimizar el tiempo de su búsqueda. Ubique el cursor del mouse sobre el día a consultar y se mostrarán los equipos asignados para la visita.

En la parte superior encontrara un buscador de programación de contratos, para validar las fechas de programación de visitas, para confirmar su búsqueda use el botón aceptar.

Si un equipo tiene programada más de una visita para el mismo día, solo se mostrará un panel para todas las visitas; este panel nos muestra la información del contrato, del tercero y del equipo, adicionalmente en la parte inferior del panel aparecen los temparios resaltados. Al generar la OT quedarán asociados todas las visitas al mismo documento.

Para ver el detalle de la visita de su cronograma de mantenimiento, seleccione una semana de su calendario mediante el símbolo ">", seleccione el día de la semana y la visita, esto, le mostrará la siguiente ventana de edición de parámetros de la visita.

La opción "Ajustar fechas de las siguiente ocurrencias" te permite correr todas la visitas que tenga los equipos seleccionados a la cantidad de dias que el usuario escoja, si tiene visitas sin realizar aún.

La opción "Aplicar corrimiento a otros equipos" te permite correr las visitas de todos los equipos que tenga el mismo contrato asociado , a la cantidadde dias que el usuario escoja, solo si tiene visitas sin realizar aún.

La opción "Ajustar fechas de las siguiente ocurrencias" te permite correr todas la visitas que tenga el equipo seleccionado, a la cantidad de dias que el usuario escoja, solo si tiene visitas que aún no se han realizado.

Proceso: Seleccione las visitas a unificar en el check ubicado a la izquierda de cada registro. Posteriormente active el check de la parte superior de las visitas llamado "unificar" y luego de click en el botón a la izquierda del check "unificar" , lo cual creará una sola OT con todos lo temparios de las visitas unificadas.

| Ajustar equipos: Esta función permiter ordena aquellos equipos que se encuentre afiliados a un contrato de mantenimiento donde el tiempo este definido por un tempario para el presente contrato. Esto aplica para aquellas visitas donde no tenga una OT asignada (Aquellas que no sea han realizado su visita respectiva).

## 3.6. PROGRAMACION.

Cuando la OT es aprobada, El siguiente paso es la asignación del personal Técnico o de Operación que va ha a ejecutar los trabajos, esta asignación la podemos efectuar mediante el botón "Programar" de la barra de herramientas en la Sección de OT o SAMM puede realizar un filtro de búsqueda para localizar solo la programación de Técnicos de la empresa, así que podrás acceder por Menu - Servicio - Programación, para más información en la forma operativa de cómo asignar tareas, trabajos o funciones, con fechas preestablecidas se siguiere ir a la sección de Programar OT, de este manual.

Una vez que haya seleccionado la Ot y el tecnico a programar. se mostrara la siguiente ventana:

Donde se definirá los detalles para dicha programación, tambien se podra ver desde una nueva pestaña la Ot asociada a la presente programación.

El botón oprimir no mostrar el formato de impresión de las OTs con los técnicos asignados en la fecha de la programación seleccionada.

Para editar una programación basta con seleccionarla de ventana principal de las programaciones, si la programación se puede editar se mostrar una ventana como la siguiente:

En la ventana anterior se puede cambiar el técnico asignado al servicio, si la fecha a la cual se quiere cambiar la programación es mayor aparecerá los siguientes campos para seleccionar el motivo por el cual se cambia la fecha de la programación.

En la parte inferior de la pantalla aparece un campo llamado Cancelar Programación que se puede expandir para indicar el motivo por el cual se quiere cancelar y el botón Aceptar para confirmar el cambio, este botón solo es para cancelar la programación, si se edita y se desean guardar otros cambios se debe oprimir el botón Aceptar que esta ubicado bajo el campo de Comentario.

## 3.7. PRELIQUIDACION.

#### Carpeta Info Basica

En esta carpeta donde los campos son iguales a los que presenta en la página de "Cotización", donde lo unico que los diferencia es la opción del campo documento que en este caso es "Preliquidación", en ella una vez diligenciado los campos de esa carpeta y haber dado click en el boton ACEPTAR se habra generado correctamente la Preliquidación, tambien es usado para realizar busquedas como para editar algun registro de dicha página.

#### Carpeta Documentos

En esta seccion podemos encontrar quellos documento hijos que se hayan generado a partir de la preliquidacion actual.

#### Carpeta Evaluaciones

En esta carpeta podemos ingresar y editar evaluaciones que se hayan creado para dichos documentos.

#### Carpeta Comentarios

En esta Sección podemos encontrar los comentarios y recordatorios que se hayan generado a partir de esta preliquidación.

#### Carpeta Condiciones

En esta carpeta podemos elegir el tiempo de entrega y la forma de pago con la que se aplicara para el registro actual.

## 3.8. CIERRE MASIVO OTS

En esta página se puede realizar cierres de documentos de tipo "Ordenes de Trabajo", solo aplicará el cierre para aquellas ots donde esten en un estado donde las permitan cambiar a estado CERRADA. En esta página se puede visualizar dos secciones:

#### Buscar Ots

En esta seccion podemos realizar las busquedas de las Ots para realizar el respectivo cambio de estado a CERRADA, una vez que haya seleccionado los campos para filtrar y haber dado click en el boton ACEPTAR en la parte derecha de los resultados de la busqueda establecidos por el usuario a travez de los campos de busqueda, de hay se seleccionara aquellos que se van a cerrarse y después se dará click en el boton "Siguiente", para luego ser enviado a la siguiente sección

#### Generar Preliquidación

En esta seccion en la parte superior encontraremos dos opciones para cerrar las Ots:

Preliquidación por cliente

Preliquidación por todos

En la preliquidación por cliente una vez seleccionado las Ots a cerrarse, tendremos dos campos a llenar para poder realizar la actividad de manera correcta,uno es el campo "Documento", que hace referencia la tipo de documento que vamos a generar despues de cerrarse en este caso sera "Preliquidación", el segundo campo es la nota, donde redistraremos las observaciones que le daremos al documento cuando se vaya a cerrar.

En la preliquidación por todos, encontraremos los campos anteriormente nombrados, mas uno llamado Cliente donde se seleccionara el cliente al cual pertenece el documento que queremos cerrar y solo se cerrara aquellos que esten bajo esa condición

En la página de cierre masivo de ots solo aplicará para aquellas Ots que cumplan las condiciones para poder cambiar de estado a cerrada(No tener docmentos hijos abiertos,cuando No tenga equipos asociados en prestamo)

## 3.9. REPORTE DIARIO

Para generar un reporte de Técnicos más rápido y eficiente, SAMM también posee un filtro para el reporte de Técnicos el cual administra aun más eficientemente el manejo de tiempo y de los recursos de personal de la empresa de las OT, haciendo que la operación de mantenimiento sea mas optima. Podrás acceder por Menú - Servicio - Reporte Diario; Este filtro llevará al usuario a mostrar información referente a los Reportes Generales, indicando la Fecha para realizar el mantenimiento, Los tiempos, los técnicos que realizan el mantenimiento, las Posibles fallas, las variables que a la hora de hacer un mantenimiento son determinantes en las diversas operaciones, toda esta información hará reportes de actividades y de los trabajos realizados en la OT, para mas información del flujo de operación de los Reportes de Técnico ir a la Sección Reportar de OT de este manual.

La ventana básica de acceso al reporte diario a través del menú y no de la OT es la siguiente. Existen varias diferencias, no en cuanto al la funcionalidad, si en cuanto a la información que se muestra. En este caso, el usuario puede realizar un reporte que no este ligado a una OT y seleccionar e ingresar los datos que son solicitados por SAMMWEB indistintamente de si se realizaron actividades que provienen de una OT.

#### Carpeta Info Básica

La carpeta Info Básica especifica la información de las Solicitudes de Servicio. La carpeta Info Básica contiene los datos básicos necesarios, los cuales permitirán garantizar la mejor atención a cada una de las solicitudes.

Esta información se puede modificar estando en modo editar, si se cambia el tiempo del reporte este afectará los tiempos de las actividades de todas las OTs asociadas al reporte por igual.

#### Carpeta Técnico

En esta carpeta aparecen todos los técnicos asociados en el reporte técnico. Si se desea añadir un nuevo técnico hay que seleccionarlo entre los técnicos programados o buscarlo con el busqueda avanzada que se muestra al tener seleccionada la opción de Todos; una vez seleccionado el técnico hay que oprimir el botón nuevo para terminar de agregarlo.

Si se desea eliminar un técnico hay que seleccionarlo en la grilla y a continuación oprima el botón Eliminar.

#### Carpeta Gastos

Se muestra el gasto que esta asociado a la OT del reporte, para crear el gasto hay que seleccionar uno de los ítems del búsqueda avanzada, el número del gasto aparece en la parte superior de la carpeta, si se desean cambiar los valores de los ´tems se deben modificar en la grilla y oprimir el botón Aceptar.

En la parte superior derecha esta el botón Legalizar para oficializar el gasto. Una vez legalizado el gasto no se podrán agregar más ítems al gasto ni más OTs al reporte.

#### Carpeta Equipos

Esta carpeta nos da la posibilidad de agregar más equipos al reporte. Para agregar un nuevo equipo hay que seleccionarlo en el búsqueda avanzada de Equipo (solo aparecen los equipos del Tercero al que pertenece el reporte), una vez se tenga el equipo seleccionado, se debe elegir la OT que se desea agregar o en su defecto crear una nueva; si se escoge la opción de Crear OT hay que seleccionar el tipo de servicio adicionalmente y por último oprima el botón aceptar.

Al agregar un equipo este aparecerá en la grilla de forma automática sin necesidad de actualizar, se podrá eliminar un equipo seleccionandolo en la grilla y oprimiendo el botón Eliminar.

Al seleccionar un Equipo de la grilla se activaran las carpetas inferiores.

#### Carpeta Variables

En esta carpeta podrá cargar el valor de las variables definidas para el equipo de la orden de trabajo, estas pueden registrarse en cada uno de los reportes técnicos realizados por su personal de servicio, estas variables pueden ser registradas como una Variable de Proceso SAMM, por ejemplo: variables ambientales como temperatura y humedad o variables de desempeño del equipo como, torque, voltaje de entrada, voltaje de salida, corriente, presión, etc, estas variables en SAMM se pueden catalogar en categorías como variables Ambientales, como Sistema de entrada, Sistema de salida, o cualquier clasificación que se tenga dentro de la empresa. Para crear las diferentes variables de medición que aplican a cada uno én Maestros - Detalle Equipo - Atributos.

Para los valores de las variables registradas, a parte de ingresar la fecha de toma de datos, se le pedirá ingresar el valor del horómetro en el momento de la medición.

#### Carpeta Fallas

Selección de la falla que aplica para esta orden de trabajo, esta información posteriormente nos permitirá identificar fallas recurrentes en equipos determinados, tiempo medio entre fallas etc. El maestro de fallas previamente debe alimentarse en el sistema en la opción de menú Maestros - Detalle Equipo - Fallas. Para Asociar la falla a la orden de trabajo, seleccione de su listado cual aplica para asociarse a este servicio.

#### Carpeta Tiempos

En la carpeta de tiempos se cargaran las actividades reportadas en el reporte del técnico, si desea agregar alguna actividad adicional podrá hacerlo en esta carpeta, seleccionando la actividad a adicionar mediante el buscador y chequeando la opción agregar tiempo, especificar el tiempo en horas de duración de la actividad.

Tener en cuenta que al momento de eliminar una actividad o de cambiar la duración de la misma, se afectara la cantidad ejecutado de esa actividad en la orden de trabajo que se está reportando.

#### Carpeta Pendientes

Permite registrar un elemento del catálogo y el tipo de documento donde aparecerá el pendiente. Estos pendientes son piezas que faltan por trabajar.

## 3.10. GASTO

En esta funcionalidad se realiza el registro de la relación de gastos.

### Carpetas

#### Carpeta Info Básica

Número: Consecutivo del gasto generado automaticamente por SAMM, al momento de registrar el gasto no se puede agregar este valor manualmente ni se puede editar mas adelante; tampoco es posible asignar el número de un gasto eliminado a uno nuevo, es decir, los gastos eliminados se seguirán teniendo en cuenta en los consecutivos.

Tipo Gasto: Indica si el gasto es del tipo Adelanto de fondos o Registro de gastos.

Gasto: Nombre con el que se reconocerá el gasto.

Gasto Codigo: Es un número que puede registrarse para la identificación del gasto, en algunas empresas lo utilizan como un consecutivo interno.

Fecha: Fecha en la cual se produjo el gasto. No indica la fecha en la cual se esta registrando el gasto en el sistema.

Dias: Número de días para los que aplica el gasto.

Consignado: Indica si ya se hizo efectivo el gasto a quien lo solicito.

Concepto: Razón por la cual se realiza el gasto.

Usuario aprobó: Nombre del usuario que legalizo el gasto

Usuario solicitante: Nombre de la persona que esta requiriendo el gasto.

Estado: Es el estado en el cual se encuentra actualmente el gasto.

#### Carpeta Detalle Gasto

En esta carpeta es donde se agregan todos los ítems que hacen parte del gasto.

| Abre una ventana nueva desde donde se hace el registro del nuevo item que hara parte del gasto.
Fecha: Día en el cual tuvo lugar el detalle gasto que se va a agregar. Gasto: Con el fin de agilizar el proceso, SAMM precarga el nombre del gasto automáticamente. Catalogo: Es el elemento del catalogo de mantenimiento que se desea agregar. Cantidad: Número total de unidades del elemento que se agregó. Valor: Es el costo unitario que tiene el elemento agregado. Al seleccionar el catalogo, SAMM cargara el valor del item automáticamente pero se puede cambiar este valor si se desea. Documento Ot: Son las ordenes de trabajo para las cuales aplica este detalle gasto.
| Muestra en una ventana nueva la información del detalle gasto para que se pueda editar. Se pueden modificar todos los campos a excepción de Gasto que siempre será el que SAMM carga por defecto.
| Elimina el detalle gasto. Se tiene que seleccionar con anterioridad el ítem que se desea eliminar para que se active el botón.
| Refresca la tabla de los Ítems agregados.

### Barra de Herramientas

##### Legalizar

| Es hacer oficial el gasto, todos los detalles que tenga el gasto se cargarán en las respectivas Ots. Luego de hacer la legalización no se pueden agregar ni editar más detalles para el gasto y el estado de este cambiará automáticamente a Legalizado (su estado terminal).

Cuando se reportan gastos desde un reporte técnico estos quedan con el nombre conformado de la siguiente manera: Prefijo OT – Número del documento – Serial del equipo que aparece en la OT – Equipo – Sucursal donde se encuentra el Equipo – Tercero del Equipo.

Cada uno de los ítems agregados desde la carpeta gastos del reporte técnico será un detalle para el gasto. Una vez agregados todos los elementos en la misma carpeta de gastos aparecera el boton de Legalizar siempre y cuando se cuenten con los permisos para hacerlo.

## 3.11. REGISTRO DE GASTO

Para agilizar el proceso de la creación de gastos SAMM dispone del servicio de Registro de Gastos.

El calendario nos ayuda a establecer la fecha de forma más rápida evitando posible errores al momento de crear el gasto. Al seleccionar una fecha en el calendario esta se establecerá automáticamente en el campo Fecha.

Gasto: Es un filtro de todos los gastos que no se encuentran legalizados.

Documento Ot: En este campo se deben seleccionar todas las Ots que tienen relación con el gasto.

Fecha: Día en que se realizó el gasto.

Detalle Gasto: Nombre con el que se reconocerá el gasto.

Subtipo Catálogo: En este filtro se mostrarán los catálogos de gastos; al momento de seleccionar uno de estos SAMM mostrar una grilla en la parte inferior con todos los ítems que hacen parte del catálogo seleccionado.

La grilla muestra en la columna Valor la cantidad señalada en el campo Precio Venta al momento de crear el Ítem.

Desde aquí se pueden crear o editar los gastos (siempre y cuando no estén Legalizados).

Para la creación de un gasto es obligatorio ingresar todo la información de los campos que están señalados como obligatorios (campos subrayados). En la grilla de los Ítems del catálogo se debe ingresar la cantidad correspondiente para cada Ítem. En el campo Detalle gasto se debe ingresar el nombre con el cual se desea reconocer el Detalle en el gasto; por defecto la aplicación deja el nombre del gasto en caso de no ingresar esta información al momento de crear el gasto. En el momento de hacer click en el botón Aceptar se crea el gasto y solo se agregaran como detalles del gasto aquellos ítems de la grilla donde la cantidad y el valor están definidos.

Una vez creado el gasto se queda en estado de edición, se puede editar toda la información referente al gasto, si se desean incluir elementos de otro catálogo se debe seleccionar en el campo de Subtipo Catálogo y en la grilla correspondiente al catálogo ingresar la información necesaria; luego proceder a guardar los cambios. Al momento de editar lo único que no se puede hacer es quitar un detalle gasto, para esto es necesario ir directamente a la página de gastos en la carpeta de Detalle gasto. Se puede rápidamente ir al gasto con el link Ver +.

Para editar un gasto desde esta página hay que seleccionarlo en el campo Gasto, seleccionar la fecha que tiene el gasto y luego hacer click en Aceptar.

## 3.12. CIERRE MASIVO DOCUMENTOS

SAMMWEB permite cerrar varios documentos del mismo tipo de forma simultánea, siempre y cuando los documentos cumplan con todas las reglas establecidas para el cierre.

El tab de Buscar Documentos permite realizar la búsqueda de los documentos que se desean cerrar. Elegir el Subtipo de Documento es vital ya que si no se es seleccionado uno de estos no se puede hacer un filtro por los demás campos (Cliente, Fecha y Estado). Al seleccionar uno de los subtipos de documentos se cargaran automáticamente los estados desde los cuales se puede pasar a cerrar el documento para hacer mucha más precisa la búsqueda.

Si el subtipo de documento es uno relacionado con las Órdenes de trabajo SAMMWEB mostrara un link para acceder a la pantalla de Cierre Masivo de OTs.

En cualquier otro caso se mostraran los documentos que se encuentran en un estado apto para cerrar en la parte derecha de la pantalla. Se deben seleccionar los documentos a cerrar.

Para continuar se debe hacer click en el botón de siguiente (botón con la imagen de una flecha apuntando a la derecha ) para ir al tab de Confirmar Cierre.

En esta pantalla se muestran los documentos que han sido seleccionados anteriormente; si los documentos aparecen con una imagen en la parte izquierda del registro es porque no serán cerrados porque no cumplen con las reglas para efectuar el cambio de estado. Hay un botón para ir al tab anterior (botón con la imagen de una flecha apuntando a la izquierda ). En la parte inferior se puede añadir la nota para el cambio de estado tal cual se hace al cambiar el estado desde el botón de cambio de estado en la pantalla de cada uno de los documentos. Para confirmar el cambio de estado se debe hacer click en el botón Aceptar.

## 3.13. ACCESO CLIENTES

SAMMWEB presenta el perfil de acceso a clientes de la empresa. No solo los usuarios registrados de la empresa pueden ingresar al aplicativo. Los Terceros Clientes, también pueden ingresar, de acuerdo a los permisos del perfil tipo cliente.

El usuario de tipo administrador es quien regularmente debe asignar el acceso al Tercero Cliente, por medio de la generación de un contacto cliente y del login y contraseña del mismo.

#### Creación Contacto Cliente

El usuario de perfil administrador es el que regularmente debe asignar los contactos y accesos del Tercero Cliente de la empresa.

Pasos:

1. Ir al Menú MAESTROS - TERCEROS - TERCERO CLIENTE.

2. Seleccionar o buscar el Tercero Cliente al cual se la va a asignar el Contacto Cliente.

3. Ir a la carpeta Contactos Cliente. Si ya existen contactos cliente para el tercero aparecerá un menú similar a que se muestra a contuación.

Nota: De acuerdo a la cantidad de Sucursales que existen por Tercero Cliente, se puede seleccionar una y crear contacto, activando el "check", junto al nombre de la sucursal.

- Para crear el Contacto de click en el botón Nuevo. Saldrá la siguiente ventana. Luego de llenar los datos de click en el botón aceptar.

- En la barra de botones de Contactos Clientes, encontrará el botón de actualizar grilla , luego de dar click en este botón se verá el registro creado en la grilla de contactos.

- Seleccione el registro creado y de click en el botón . Esto le permitirá crear el login (usuario) y password (contraseña) del contacto cliente. Se verá la siguiente ventana.

Ingrese los datos solicitados por SAMMWEB. Tenga en cuenta que la clave solo debe ser de conocimiento del contacto cliente que se creó y que una contraseña segura tiene una extensión de 8 a 20 caracteres, usando npúmeros y letras.

SAMMWEB le brinda la posibilidad de enviar vía mail los datos de usuario y contraseña, llenando el campo "Email" y activando el check de "Envio Correo".

Nota: Cuando ingresa por primera vez a SAMMWEB, el aplicativo le sugiere un cambio de contraseña.

El Tercero Cliente cuenta con ciertos permisos especiales. Principalmente permisos con la finalidad que pueda ver y consultar información referente a las Solicitudes, OTs, Equipos (incluye reportes) y en general información referente al proceso de servicio en función del tercero Cliente.

## 3.14. ACCESO PROVEEDORES

## 3.15 RECORDATORIOS

Es una funcionalidad que permite al usuario recordar aquellos comentarios que esten vinculados al documento que se este elaborando.
Para realizar un recordatorio, primero se debe realizar un comentario desde el tab de comentarios que se encuentra en la página del documento que se va a agregar (Solicitud,Cotización y demás)

Dentro de la pestaña de comentarios encontraremos todos los asociados tanto al documento actual como el documento padre, aquellos donde tenga al lado derecho una campana pequeña seran aquellos donde tiene recordatorios pendientes, o que se crearon para recordar para varios usuarios, tambien habra un campo llamado "Fecha a recordar" que le indicará al próxima fecha donde se recordara el comentario actual de usuario actual, si no lo tiene es porque el recordatorio ya fue cerrado o porque el comentario no fue creado para recordar para el usuario actual. El ultimo campo que muestra es el de "Recordar para" donde habra una lista de aquellos usuarios a quienes se le van a recordar el comentario seleccionado por el usuario, tambien se mostrara un botón de histórico de comentarios donde podra ver detallamadamente los comentarios aplazados o cerrados por el ususario actual o por otros.

Una vez en la página del documento al que se va a agregar el comentario para recordar hacer click en el boton de (nuevo comentario), aparecera la siguiente ventana nueva

Hay se agregar la información como una descripción en el campo Comentario o Seleccionar un Contacto para asociarlo al Comentario. En el check de Recordar hay que tener en cuenta que:

- Si selecciona la opcion "NO", este comentario no sera recordado y sera visible en el tab de comentarios correspondiente al documento actual

- Si selecciona la opcion "SI", aparecera dos opciones:

- Si escoge la opcion "Siguiente Documento" no se recordara pero se mostrara el el siguiente documento hijo al que se vaya a crear

  Si escoge la opcion "Fecha" apareceran dos campos: que unos es el de

  Uno es el de la fecha a recordar, y el otro es el de usuario, hay se agregara todos los ususarios a los que quiere que se le recuerde dicho comentario

una vez guardado el comentario, el usuario podra ingresar a la página de inicio de SAMM donde se encuetra los bloques homes, hay se encontrara uno llamado recordatorios, donde se observará el numero de comentarios que este vencidos y proximos y ubicados de la siguiente manera:

- Esta hora

- Esta dia

- Esta semana

- Esta mes

- Esta año

- Otros años

Y donde se podra buscar los comentarios por Tercero y subtipo de documento. Cuando se seleccione un item que tenga algun comentario aparecera la siguiente ventana:

En esta ventana se mostrara todos aquellos que pertenesca al item que seleccionado, mostrandose de manera ordenada por el número del documento. Como puede observar la ventana de comentarios mostrara el comentario con las siguientes características

- Fecha en que se recordara el comentario,tendra ese item un color rojo si esta vencido, o azul si esta proximo.

- El tipo de documento y el consecutivo al que pertenece.

- El cliente y la sucursal al que esta asociado al documento de dicho recordatorio.

- El equipo que esta asociado al documento de dicho recordatorio.

- El documento comentario(titulo del comentario).

- El nombre del Contacto el cual se puede cambiar si se desea. Al frente del control de Contacto se muestra un link el cual al hacer click en el nos muestra los datos mas relevantes del dicho tercero.

- El comentario(descripción como tal del comentario.)

- Cantidad de veces que se ha reprogramado el recordatorio actual.

- Una opcion de "Cerrar", donde se ra no se va a recordar el comentario actual.

- Y una opcion de "Aplazar", que cuando se selecciona aparecera una fecha para seleccionar con el fin de hacer que el comentario se pueda recordar en una fecha futura.

Para ver los comentarios desde otras pagina solo hay que dar click derecho en el boton que tiene como imagen una campana y que esta al lado del boton de reportes

Si en caso de que se encuentre en alguna página diferente a la principal (Donde estan todos los bloquehomes) y tiene un recordatorio próximo a vencer, en la pestaña del explorador vera un mensaje que le indicara el recordatorio presente a vencer

y también el boton del recordatorio cambiara el fondo de la imagen a color rojo.

De lo contrario si se encuentra en la página principal y tiene recordatorio próximo a vencer, aparecera automaticamente una ventana emergente con dicho recordatorio.

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