# 4. ALQUILER

4.1 INFORMACION BASICA

4.2 TAB EQUIPOS

4.3 TAB PAGOS

4.4 BOTON VER OT

4.5 BOTON AFILIAR EQUIPOS

4.6 BOTON GENERAR PAGOS

Permitir realizar alquileres, realizar facturas mensualmente u ocasionalmente, además darle al usuario la opción de ver donde están los equipos y cuando tiene que ir por ellos. Antes de iniciar la operación de alquiler, todos los equipos disponibles deben estar en la sucursal de mi empresa y esta debe estar configurada para alquiler. Para configurar las sucursales deben ir a la página de parámetros generales, desde el menú aplicación; en el tab sucursales pueden ver las sucursales y activar las sucursales de alquiler.

El proceso normal del alquiler inicia en la cotización, allí se establece el posible precio de los equipos que se van a alquilar, cuando es aprobada la cotización se crea una orden de trabajo, en esta se especifica la información del cliente, una vez creada la orden de trabajo, se utiliza el botón "Crear Alquiler", aquí es donde procedemos a crear el alquiler.

Cuando pulsamos este botón, nos lleva al formulario de alquileres, la información de la orden de trabajo sale pre cargada y pulsamos aceptar. Una vez creado el alquiler, se habilitan los siguientes botones y tabs.

Cada uno de ellos juega un papel muy importante en el ciclo de vida del alquiler.

Ver OT: Nos lleva a la orden de trabajo que generó el alquiler.

Afiliar Equipos: Se utiliza para registrar en el alquiler cada uno de los equipos que se van a alquilar.

Generar Pagos: Esta funcionalidad permite generar los cobros por cada equipo del alquiler.

Futuras Devoluciones: En esta pantalla se pueden observar las fechas en las que los equipos se van a devolver. Es un listado de todos los equipos (sin importar el alquiler).

Devolver Equipos: Es la funcionalidad que permite realizar la devolución de cada equipo, a partir de este se puede generar una OT y hacer el cobro respectivo.

Proyectar Pagos: En el caso en que un alquiler se cobre mensual o cada semana, en esta pantalla se pueden generar los cobros por cada periodo.

Información Básica: Se presenta la información del alquiler, por ejemplo el cliente, la fecha de despacho, la fecha de devolución y la orden de trabajo que generó el alquiler.

Equipos: En este tab se pueden ver los equipos que están en este alquiler.

Pagos: Se ven los pagos que se han hecho a lo largo del alquiler.

## 4.1 INFORMACION BASICA

En este tab se encuentra la información básica del alquiler, se puede crear un nuevo alquiler, editarlo, eliminarlo. Se sugiere no realizar cambios en este formulario una vez se hayan afiliado equipos.

Alquiler: El titulo del alquiler, se utiliza para identificar el alquiler.

Alquiler Código: Es un código que se le desee poner al alquiler, normalmente se establece el identificador del alquiler para la empresa.

Tercero: Es cliente al cual se le van a alquilar los equipos.

Sucursal: La sucursal del cliente a la cual se van a enviar los equipos, si los equipos se van a enviar a diferentes sucursales se recomiendo establecer la sucursal a la que se van a enviar la mayoría de los equipos.

Fecha Compromiso: La fecha en la que se espera entregar los equipos al cliente, es una fecha esperada, la fecha de la entrega real de cada equipo se puede modificar.

Fecha Fin: La fecha en la que se espera se haga la devolución de los equipos, es una fecha esperada, al fecha de devolución real de cada equipo se puede modificar.

Documento Ot:Es la orden de trabajo que origino el alquiler.

Subtipo Documento: Es el Subtipo de documento de orden de trabajo que se generará durante el alquiler.

Tipo de Facturación: Establece si es mes vencido o mes anticipado, esto ayudara en el proceso de cobro a lo largo del alquiler.

Botón Aceptar: Confirma la información registrada.

## 4.2 TAB EQUIPOS

En este tab se ve la información de los equipos que se afiliaron al alquiler.

Las opciones que se ven al inicio del tab son:

- En alquiler: Mostrara los equipos que aun se encuentren alquilados

- Reservados: Mostrara los equipos de ese alquiler que ya están en las sucursales para alquiler y que estén en algún alquiler

- Devueltos: Mostrara los equipos que ya se devolvieron

- Todos: mostrara todos los equipos de este alquiler

Botones de izquierda a derecha:

Cuando se seleccioné un equipo se habilitan los siguientes botones:

- Editar: Permite cambiar información del equipo alquilado, como la sucursal, la fecha inicial de facturación y la fecha de despacho.

- Devolver: Permite realizar la devolución del equipo seleccionado. (En el Botón Devolver equipos se mostrará mas detalles)

- Imprimir: Lo lleva a las opciones de impresión para ese alquiler.

- Crear OT: Lo direcciona a crear una nueva orden de trabajo para el equipo seleccionado.

- Actualizar: Actualiza los datos mostrados en la tabla.

## 4.3 TAB PAGOS

En esta tab se pueden ver los pagos que se han hecho o que se han planificado para todo el proceso de alquiler.

En el inicio del tab se ven tres opciones, y una fecha, son filtros para visualizar de manera más organizada los pagos.

- Facturados: Los pagos que ya se le cobraron.

- No facturados: Los pagos que no se han cobrado.

- Todos: El total de los pagos del alquiler.

La fecha desde el cual se quieren ver los pagos.

Una vez se le ha aplicado el filtro y se ha seleccionado el pago, se habilitaran los siguientes botones (De izquierda a derecha).

Editar: Se puede cambiar información del pago, por ejemplo, la fecha esperada de pago.

Eliminar: Solo se pueden eliminar los pagos proyectados.

Actualizar: Actualiza la información de la tabla de datos.

Detallar Pagos: Se ve el detalle de los equipos que se van a cobrar en el pago seleccionado.

Facturar: Lo lleva a la pantalla de cobrar, estará pre seleccionado el equipo. Más detalles en el Botón de generar Pagos. Este botón está habilitado únicamente para los pagos que tienen algún valor por cobrar.

## 4.4 BOTON VER OT

Un link que lo direcciona al detalle de la orden de trabajo que generó el alquiler.

## 4.5 BOTON AFILIAR EQUIPOS

En esta pantalla, se afilian los equipos que se van a alquilar.

Primero informa los equipos que se cotizaron contra los que ya están afiliados.

Luego es necesario establecer el periodo de cobro del alquiler. Según el contrato que se hablo con el cliente, si se va a cobrar el alquiler por hora, por día o por mes.

Aparece una tabla con la información de los equipos que están en las sucursales configuradas para el alquiler y que coinciden con los que se cotizaron anteriormente para ese alquiler. Esta agrupado por familia y por modelo de equipo.

Se tiene la opción de seleccionar cuales equipos se van a afiliar al alquiler, también se pueden seleccionar todos con el check en la parte superior de la tabla.

En la columna sucursal, inicialmente aparece la sucursal que se configuró al momento de crear el alquiler, es posible cambiarla, en caso que un equipo se vaya a alquilar en una sucursal diferente.

La fecha de despacho, en este campo se establece la fecha real en la que el equipo le será entregado al cliente, inicialmente aparece la fecha de despacho que se configuró al momento de crear el alquiler.

En la columna fecha compromiso devolución se establece la fecha esperada en la que se va a devolver cada equipo, inicialmente aparece la fecha de compromiso devolución que se configuró al momento de crear el alquiler.

El valor periodo es lo que se va a cobrar al cliente por cada equipo, por ejemplo, se va a cobrar por el "EquipoA" 10,000 por día, entonces en la parte superior, el periodo debe ser "Día" y en valor se digita 10,000.

En Stand By se establece el valor por cada lapso del periodo en stand by (Toma el periodo configurado en la parte superior). Con el ejemplo anterior se puede decir que por día de inactividad le cobra 1,000, ese valor debe estar en ese campo.

EL horómetro del equipo al momento de entregarlo y la fecha en la que se leyó el horómetro.

El check de crear OT, se activa si el usuario desea crear una orden de trabajo para entregar estos equipos. Solo estará habilitado si ya existe una orden de trabajo para ese alquiler.

El botón aceptar se pulsa para realizar la entrega de los equipos.

## 4.6 BOTON GENERAR PAGOS

En esta pantalla se realizan los cobros del alquiler.

En el primer grupo encontraremos el de buscar equipos, donde podemos buscar aquellos que esten incluidos en este alquiler o realizar busquedas de los demás que tenga en los demás alquileres donde este asociados el cliente del alquiler actual, también podemos filtrar los equipos por sucursal y zona

Después en el grupo de detalle factura se pedirá el numero, la fecha y el valor de la factura que se le va a pasar al cliente, el valor de la factura se puede dejar en blanco y se calcula automáticamente en un paso más adelante.

En la tabla de datos se puede activar los equipos que se van a cobrar y también la opción de seleccionar todos.

Se puede ver información de cada uno de los equipos alquilados, como la fecha de despacho, la fecha en la que se realizó la ultima factura (si aun no se ha facturado, aparecerá la fecha de despacho), la fecha de devolución (si aun no se ha devuelto aparece 01/01/1900).

La fecha factura es la fecha en la cual se va a facturar, el periodo facturado es desde la última factura hasta la fecha ingresada en este campo.

El valor periodo es el valor que se le cobra al cliente, inicialmente aparecerá el valor establecido al momento de afiliar los equipos.

El valor de multa que se vaya aplicar por cada equipo y el periodo de tiempo que estuvo en stand by

Botón Calcular Parciales: Si se tiene el total de la factura, se digita este valor en el campo valor factura y se pulsa el botón, automáticamente se calculan los valores parciales por cada equipo que este seleccionado.

Botón calcular Total: Calcula el total de la factura a partir de los valores parciales de cada equipo seleccionado.

El botón Aceptar ejecuta el pago y hace las siguientes operaciones, crea un pre liquidación y por cada equipo seleccionado se crea un elemento en la planeación, crea o actualiza un pago del alquiler con los datos ingresados.

Equipos con horómetro: Cuando el equipo tiene control de horómetro la aplicación pedirá los datos de lectura. Es posible dejar esta casilla vacía para evitar registro de horómetro. Si la aplicacióon arroja mensaje de hrómetro inválido, el horómetro no será registrado, pero el proceso de registro de facturación igual se habrá procesado, por lo que NO SE DEBE DAR ACEPTAR nuevamente.

SAMM - Sistema de Administración de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES - www.idaesoluciones.com