SAMMWEB funciona sobre los siguientes navegadores: Mozilla Firefox, Internet Explorer 7 - 8 y Google Chrome.

# BIENVENIDOS A LA AYUDA DE SAMMWEB

El módulo de ayuda de SAMMWEB le facilita la búsqueda de información en cuanto a la descripción generalizada del manejo del aplicativo. Si no logra encontrar la respuesta a la solicitud de búsqueda en la ayuda, puede consultar el equipo de Soporte y Consultoría de SAMMWEB.

Como utilizar la ayuda:

1. Ingresar a la ayuda de SAMMWEB.

2. Consulta en el buscador de la ayuda.

3. Descripción Módulos de SAMMWEB.

4. Descripcion de la Barra de Herramientas general.

5. Mensajes de SAMMWEB.

6. Iniciando con SAMMWEB.

7. Búsqueda avanzada y búsqueda avanzada múltiple.

# 1. Ingresar a la ayuda de SAMMWEB

Desde la parte superior derecha del aplicativo, encontrará, junto al botón de "Reportes" el lugar donde puede escribir el texto o palabra clave que desea buscar dentro de la ayuda de SAMMWEB.
En este campo puede ingresar el texto o palabra clave que desea buscar. Si el usuario ingresa una cadena de texto, ésta, debe estar dentro de comillas ("...").

# 2. Consulta en el buscador de la ayuda.

Cuando ingrese la cadena de texto o palabra clave y de click en la lupa , SAMM lo llevará a la siguiente pantalla.

Por defecto, SAMM redirecciona a la pestaña "Buscar", que le muestra el texto de búsqueda encontrado dentro de la ayuda.

Cuando se da click sobre uno de los registros de búsqueda el texto se vuelve de color violeta y redirecciona a la pantalla donde se encuentra el registro de búsqueda.

La siguiente pestaña de la "ayuda" permite ver el árbol de opciones que contiene cada una de las pestañas del menú de SAMMWEB, el cual al ingresar la cadena de caracteres o palabra clave, y dar click en el botón. mostrará en el árbol del menú el texto de búsqueda ingresado.

# 3. Descripción modulos de SAMMWEB.

El menú de SAMMWEB se presenta en la parte superior del aplicativo de forma horizontal y contiene.

3.1. MIS ACCESOS.

3.2. CONFIGURACIÓN.

3.3. MAESTROS.

3.4. SERVICIO.

3.5. COMERCIAL.

3.6. INVENTARIO.

3.7. COMPRAS.

3.8. ALQUILER.

3.9. PRODUCCION.

### 3.1. MIS ACCESOS.

| Esta pestaña guarda los acceso más visitados por cada usuario. Así el usuario de SAMMWEB, puede ir al acceso más visitado de forma más rápida y sencilla. Los dos primeros ítems INICIO y REPORTES son fijos y van, respectivamente, a la página de inicio o Home de la aplicaicón y a la ventana de reportes e indicadores. Tenga en cuenta que se crearán hasta máximo 10 accesos, siendo estos los de mayor consulta a través del menú principal de la aplicación.

### 3.2. CONFIGURACION.

| Esta pestaña permite al usuario realizar la parametrización de eventos de acceso y uso del aplicativo. Normalmente lo realiza el usuario de perfil Administrador en la compañía. La parametrización se realiza de acuerdo al módulo afectado como son seguridad, servicio, comercial, inventario. El submenú de aplicación permite configuraciones generales de programa y que afectan cualquiera de los módulos.

### 3.3. MAESTROS.

| Esta pestaña permite crear y consultar la información de uso general de la compañía, encontrando los accesos referentes a los terceros, así como todo el menú de catalogo del aplicativo. Las familias y las marcas son maestros de categorización de elementos de catálogo y los menús de detalle equipo y detalle repuesto contienen las entradas para XXXX

### 3.4. SERVICIO.

| En esta opción de menú se encuentra el centro de operación de la aplicación, que corresponde a nuestro módulo de servicio. Encontramos aquí: Los equipos, u objetos de servicio, que son la razón de ser de nuestra aplicación, pues para ellos es que está orientada toda la gestión que realizamos a través del Software. Se encuentran aquí los accesos a las solicitudes de servicio, normal punto de inicio de los procesos controlados en la aplicación. También encontramos las órdenes de trabajo, que resulta ser el documento central de la operación. Los contratos, que son el punto de administración de nuestros mantenimientos preventivos, así como el cronograma de mantenimiento, que es el tablero de control de los mismos. La programación, que es el tablero de control del recurso humano: los técnicos y/o ingenieros. Y funciones derivadas de la operación, como el control de las actividades realizadas para el servicio, así como el control de gastos.

### 3.5. COMERCIAL.

| Esta opción del menú encuentra los elementos componentes de la gestión comercial de SAMMWEB, la cual se realiza básicamente a través del control del proceso de las cotizaciones de servicio.

### 3.6. INVENTARIO.

| En este menú se ubican los elementos correspondientes a la gestión de inventario y almacén. Es el módulo utilizado nYYYYYY

### 3.7. COMPRAS.

| El menú de compras le permite al usuario de SAMMWEB definir y consultar los elementos relacionados con las compras que se deben realizar como parte del proceso de servicio, bien sea compra

### 3.8. ALQUILER.

| El menú de Alquiler define los documentos y parámetros para la transferencia temporal de uso de un equipo de un arrendador a un arrendatario.

### 3.9. PRODUCCION.

| Este menú aplica para empresas que producen ciertos elementos, permite seleccionar los elementos que se producen, el lugar del que se obtienen y los eventos relacionados a este proceso.

# 4. Descripcion de la Barra de Herramientas general.

La barra de herramientas de SAMMWEB aparece en todos los formularios. Tiene utilidades generales para el usuario de creación, edición, eliminación y visualización de información. Esta barra se desplaza con el movimiento del scroll del navegador.

| De arriba abajo en su orden: Nuevo: Establece el ambiente de ingreso de datos nuevos al aplicativo, en cada uno de los formularios del Menú de SAMMWEB. Duplicar: Seleccione de la grilla de datos el registro el cual desea duplicar y de click sobre el botón "Duplicar", esto le mostrará en el formulario la información del registro original. Luego que el usuario edite la información del formulario y de click en el botón aceptar se creará el nuevo registro.. Buscar: Por defecto, cuando se ingresa a un formulario, SAMMWEB redirecciona al modo Buscar. Cada registro del formulario es una campo de búsqueda y filtro de información. Eliminar: Cuando se selecciona un registro, se habilita el botón de eliminar. Este botón se encuentra activo de acuerdo a los permisos de usuario que puedan eliminar información ya registrada. Imprimir: Permite visualizar cada uno de los formatos / reportes / indicadores para el formulario en que se encuentra actualmente. La visualización de formatos / reportes / indicadores esta activa de acuerdo a los permisos de usuario. Editar columnas (grilla): La información que se ve en la grilla de registros puede variar de acuerdo a las preferencias del usuario. De click sobre el botón , SAMMWEB abrirá la siguiente ventana.

Seleccione en su orden cuales son las columnas que desea ver en la grilla de datos. Notará que en la parte inferior de la ventana, existen registros que tiene por mensaje "Ocultar", si desea verlos en la grilla de datos, asígnele un consecutivo (número).

Importar: La importación de información a SAMMWEB, es uno de los procesos más importantes dentro de la implementación inicial del aplicativo. Permite cargar a la Base de datos de SAMMWEB datos en gran cantidad, que se ajuste a los parámetros del aplicativo y los requerimientos de coherencia y organización de información por parte del usuario.

No cualquier persona puede realizar este proceso, se debe tener un conocimiento básico del procedimiento de carga de información a una base de datos y de estructura de información.

Inicialmente el Consultor de SAMMWEB le proveerá de una plantilla en Excel, con las columnas en donde se debe ingresar la información a importar.

Nota 1: La importación de datos a SAMMWEB se realiza mediante una platilla de Excel .xls (97 - 2003).

Nota 2: Normalmente este proceso solo se realiza una vez y sobre el Menú de Maestros, que es donde se encuentra la parametrización incial de Maestros y del Catalogo que se usa en el ciclo de servicio de cada empresa.

De acuerdo a las indicaciones de estructura de información dadas por el consultor de SAMMWEB, el usuario debe ingresar la información en cada una de las hojas y las respectivas columnas del archivo de Excel.

Luego de la validación de información por parte del Consultor de SAMMWEB, se empieza el proceso de importación de datos.

Pasos: (Para la muestra del proceso se tomará como ejemplo la importación de Terceros (Cliente))

Ir al Menú MAESTROS - TERCEROS - TERCERO CLIENTE.

Seleccionar el botón, que lo llevara a la ventana de importación.

Ésta ventana contiene 5 secciones, inicialmente se revisarán 4 de ellas.

3.1. Descargue desde SAMMWEB: Cuando usted de click sobre el símbolo de Excel frente al Descargar y Plantilla Avanzada, el importador descargará un archivo de Excel con todas las columnas que existen en la Base de Datos para el Menú Tercero Cliente.

3.2. Seleccione su red: En el "nombre de archivo" indique dando click en el botón EXAMNAR, la ruta de ubicación del archivo de Excel que contiene los datos a importar. Recuerde que debe ser un libro de excel con extensión .xls (97-2003).

En el campo " nombre Hoja", indique el nombre exacto con el cual llamo la hoja del archivo de Excel que contiene los datos a importar. Por último finalice el proceso dando click en el botón ACEPTAR.

Si el proceso se completo exitosamente, SAMM mostrará la ventana con cada una de las columnas que deben corresponder a los datos de las columnas del archivo de Excel a importar.

3.3. Elegir Columnas: Notará que el importador de SAMM cargará por defecto los títulos de las columnas que se hallan llamado igual en el archivo de Excel y que corresponde al título de la primera columna (Columna Origen), que el importador muestra en el costado derecho Además, tenga en cuenta que similar al funcionamiento de los formularios de SAMMWEB, el importador también maneja campos obligatorios que deben ser cargados en el momento en que se importan los datos desde el archivo de Excel, estos se resaltan de color rojo y normalmente corresponden a las llaves primarias y secundarias de la tabla a la cual se va a cargar de datos. Si la segunda columna del importador (En el archivo), no carga por defecto los campos del archivo del excel, el usuario de SAMMWEB, debe desplegar la pestaña frente al campo y seleccionar la correspondencia con la columna del archivo de Excel que contiene los datos a cargar. La columna "Columna relacionada", establece el cruce o relación entre los datos que se van a importar, ubicados en cada columna del archivo de Excel con la información que se encuentra en otras hojas del mismo archivo o que ya esta cargada en SAMMWEB. De acuerdo a como se halla estructurado la información, usted puede hacer el cruce de datos por el código del campo o por el valor del campo.

Importante: No haga cruce de datos por id, a menos que cuente con la asesoría del consultor de SAMMWEB.

Importante: Las dos últimas columnas de la grilla de importación muestran el tipo de dato y la longitud de éste, el cual es aceptado por cada campo de SAMMWEB.

3.4. Seleccione una opción: Tiene tres opciones de gestión de ingreso y actualización de información a SAMMWEB.

1. "Actualización de registros existentes y crear nuevos registros": Esta opción, primero, valida los registros existentes y actualiza la información correspondiente a la llave primaria única existente y segundo, si no encuentra un dato referente a la llave primaria o código único, crea el registro dentro de SAMMWEB.

2. "Solo crear los registros": Solo realiza la inserción de nuevos datos a SAMMWEB.

3. "Solo actualiza registros existentes": únicamente actualiza los registros que ya existen dentro de SAMMWEB.

El "check" de establecer código como único permite al usuario marcar si el código de una fila del archivo de excel se va a considerar dentro de SAMMWEB como único, lo cual impedirá importar datos que tengan el mismo código.

Importante: La columna de llave primaria o código que se define, no debe ser vacía, si esto sucede, SAMMWEB mostrará un mensaje de error y no permitirá la importación.

Para continuar con el proceso de click en el botón ACEPTAR que se encuentra en la sección 5 de la ventana de importación.

Si se ha realizado el proceso correctamente, se mostrará el siguiente mensaje,

Sin embargo, que el proceso se halla realizado correctamente, no implica que los datos se importaran con la coherencia requerida por el usuario. Esta validación se puede ver dando click en el texto encerrado en el cuadro en negro "Ver registro de resultados de la importación", lo cual abrirá una nueva pestaña dentro del navegador en donde se este ejecutando SAMMWEB.

ésta ventana contiene un resumen del proceso realizado en la importación, respecto a la cantidad de registros insertados, registros actualizados, y si existen registros duplicados que no fueron cargados dentro de la importación.

Importante: El log resultante se genera tras cada importación de datos, se guarda en la carpeta física de SAMMWEB sitio/platillas/temp. Este resultado es el que le permite al usuario realizar las verificaciones sobre errores de datos dentro del archivo origen de Excel.

Importante: En la sección de Temparios (Menó Maestros - Elementos - Temparios), también encontrará el botón de Importación, dentro del botón Detalle al igual que en la carpeta Modelos Equipo. Estas dos características corresponden a la asociación del Modelo de Equipo al Tempario y al contenido de los elementos del catalogo en el tempario.

Exportar: El usuario de SAMMWEB, tiene la posibilidad de sacar información que se encuentra en la grilla de cada uno de los formularios, adicional a cada uno de los formatos/reportes e indicadores con los cuales se cuenta. De click en el botón , SAMMWEB descargará un archivo .xls con el nombre del formulario donde se este generando la exportación. De acuerdo con el navegador, se le sugerirá Abrir el archivo o Guardarlo dentro del disco del equipo. Este archivo contiene la misma información que se configura para ser vista desde la grilla de datos de cada uno de los formularios de SAMMWEB.

Disposición de la pantalla: Dando click en el penúltimo botón (de arriba a abajo) de la barra de herramientas se acomodará la grilla de datos y el formulario de cada uno de los submenús de SAMMWEB. A continuación se verán las dos disposiciones de pantalla.

Ayuda: Cuando el usuario de click sobre el último botón de la barra de herramientas , se redirecciona al menú de la ayuda que corresponde al formulario en donde se encuentra ubicado.

### ADICIONALES (BOTONES FORMULARIOS)

Adicional a la barra de herramientas general (vertical) que aparece en cada uno de los formularios, en SAMMWEB por cada formulario de documento (Solicitud, OT, Orden Compra, Remisión Entrada, Remisión Salida, Requisición, Cotización, Repuesto, Modelo de Equipo y Equipos) existen tres botones más que permiten cargar archivos, ver el histórico del registro / documento y cambio de estado del mismo.

| Archivos: El usuario de SAMMWEB y de acuerdo a la configuración de los permisos podrá cargar cualquier tipo de archivo adjunto a un documento o registro. Normalmente esta carga se realiza en secciones que facilita la visualización y reconocimiento de elementos, (fotos), p.ej. Modelos de equipo, repuestos o para archivos o documentos adicionales, p.ej. Cotización, OT. Para referencia de que cantidad de archivos tiene determinado registro, el botón tiene un contador que le permitirá conocer si se tiene algún elemento adjunto.

De click en el botón de archivos, se le abrirá una pequeña ventana, en donde debe seleccionar la ruta física donde se encuentra el archivo.

De click sobre el botón "Seleccionar archivo", debe seleccionar el archivo a cargar y luego dar click en el botón aceptar.

Importante: Si desea dejar una imagen como predeterminada de un modelo de equipo, Repuesto o Equipo, primero debe cargarla y segundo, debe dar click sobre la flecha (Encerrada en un cuadro en color rojo) frente al archivo cargado, así SAMMWEB lo mostrará en el espacio del formulario destinado al control de información. El cuadro en amarillo representa la imagen predeterminada del registro si esta activo.

| Histórico:De acuerdo a los estados que defina el usuario para cada uno de los documentos de SAMMWEB, en este botón se puede ver el paso de estado en estado, en un cuadro discriminado de la siguiente forma:

Nota: La columna "Notas", puede ser editada únicamente por el último usuario que hizo el último cambio de estado.

| Estado: De acuerdo la configuración definida conjuntamente por el consultor de SAMMWEB y el usuario, en cuanto al flujo documento (Cambio de estados de documento), en esta ventana se realiza el cambio de estado de documentos. Seleccione el estado documento destino, el motivo estado (definido en Configuración - Aplicación - Tipo Documento - Motivos Cambio) y agregue (a criterio de usuario) las notas adicionales. Por último para generar el cambio de click en el botón aceptar.

# 5. Mensajes de SAMMWEB

Regularmente los mensajes de SAMMWEB se presentan en color rojo e indican una alarma o alerta de acuerdo al procedimiento que se este realizando sobre el aplicativo.

5.1. En la pantalla de inicio de sesión:

5.1.1. Mensaje funcionamiento Mozilla Firefox: SAMMWEB, por defecto presenta su mejor funcionalidad en el navegador de internet MOZILLA FIREFOX, esto no quiere decir que no funcione sobre otros navegadores, sin embargo, cuando se ejecute SAMMWEB sobre otro navegador (Google Chrome o Internet Explorer) se mostrará el siguiente mensaje.
5.1.2. Mensaje de inicio de sesión incorrecto: Cuando el usuario ingresa un login o contraseña incorrecta, SAMMWEB mostrará el mensaje de inicio de sesión incorrecto. Tenga en cuenta que en el login de usuario no hay restricción de uso de mayúsculas o minúsculas, pero la contraseña debe digitarse tal cual se creo.
5.1.3. Mensaje de configuración de licencia inválida: Dado que SAMMWEB realiza la validación de la licencia de uso del aplicativo mediante la conexión al Web Service de Idae Soluciones, cuando aparece este mensaje, el usuario debe comunicarse inmediatamente al equipo de soporte y consultoría (3381691). Se le indicará n las causas y el procedimiento de solución para el ingreso al aplicativo.
5.1.4. Mensaje de campos obligatorios: En cada uno de los formularios de SAMMWEB cuando se estan ingresando los datos existen campos de caracter obligatorio para que el registro se cree. Estos se pueden reconocer por que se encuentran subrayados. Si uno de esotos campo no es diligenciado puede aparecer el siguiente mensaje:
5.1.5. Mensaje de texto largo: Cada campo de SAMMWEB en el cual el usuario puede digitar información tiene una longitud máxima de caracteres.

# 6. Iniciando con SAMMWEB

El ingreso al SAMMWEB se da por medio de la pantalla de login de usuario. Se le pedirá que digite el usuario y contraseña que le ha asignado el administrador del sistema.

Resaltado en un cuadro en rojo, se muestra la versión en la que está actualmente el aplicativo (En cada uno de los clientes) y en amarillo la versión de la Base de Datos, estas dos versiones deben coincidir, en caso de no coincidir debe contactar al equipo de Soporte de Idae Soluciones. Resaltado en un cuadro de color blanco se muestra el nombre de la empresa, que se configura desde el Menú Configuración - Seguridad - Empresa. También por este nombre puede identificar si se encuentra en el entorno de pruebas o en el entorno operativo de SAMMWEB, ya que cuando se realiza la instalación del aplicativo, en cada cliente, se deja una versión de pruebas y una versión en donde se ubica toda la información del funcionamiento operativo de la empresa.

Luego de ingresar por primera vez el usuario y contraseña de usuario, SAMMWEB redirecciona a la página de cambio de contraseña, esto, dado que las credenciales de acceso iniciales pudieron ser dadas por el administrador del sistema y por seguridad es importante que la única persona que tenga conocimiento de las credenciales de acceso sea el propio usuario.

Para el cambio de contraseña se le pedirá ingresar la contraseña anterior, y por seguridad de integridad de la nueva contraseña, se le pide registrarla en dos ocasiones, para luego dar click en el botón aceptar. Si el proceso se ha realizado correctamente se mostrará el siguiente mensaje:

Automáticamente SAMMWEB lo redirecciona a la pantalla de los "Bloque Home", aquí y de acuerdo a las preferencias de usuario puede encontrar la información resumida de los documentos y eventos sobre SAMMWEB, en donde, dando click en uno de los registros, lo llevará a la información filtrada.

Importante: Si el usuario que ingresa a SAMMWEB tiene un perfil Cliente, únicamente se mostrará la información filtrada de los documentos que hacen referencia a este cliente.

Si el usuario está ubicado dentro de la página principal, y requiere volver al Menú de cambio de contraseña, dando click sobre el nombre de usuario, ubicado en la parte superior derecha, se redireccionará a esta página.

6.1. Otras carpetas de la página principal:

6.1.1. Mis datos: En esta carpeta puede definir la información personal y de contacto de usuario actual que se encuentra dentro de SAMMWEB. (Los datos en color gris no se pueden editar, ya vienen precargados de la configuración del usuario en Configuración -Seguridad - Usuarios).

6.1.1. Preferencias: En esta carpeta el usuario puede configurar varios parámetros de visualización de información dentro de los formularios de SAMMWEB. La primera sección corresponde a la configuración de la cantidad de registros que se pueden visualizar en una sola página en la grilla de datos de cada uno de los formularios. Si la grilla está sobre el formulario, se debe configurar el campo Num. horizontal. Si la grila está al costado izquierdo del formulario se debe configurar el campo Num. Vertical.

La sección de Calendario de programación y Detalle cronograma le permite al usuario definir las preferencias de visualización de datos. Activando el check en cada sección, activa la visualización de ese parámetro en el menú correspondiente (Servicio - Cronograma y Servicio - Programación).

Las dos últimas secciones corresponden a la vista por defecto de los subtipos de documento; es decir, el usuario puede escoger cual es el subtipo de documento que quiere que aparezca inicialmente cuando se quiere crear un nuevo documento o editar uno ya existente.

Así, y de acuerdo a la selección hecha en la imagen, cuando el usuario de click sobre el botón nuevo o de editar de la Barra de Herramientas principal (ubicada al costado izquierdo de cada formulario), en la OT el documento que se muestra en el campo documento es "Orden de Trabajo", al igual que en el documento de la Remisión de Entrada "Devolución" y en la Requisición "Servicio". Para este ejemplo en los demás documentos aparecerá el texto de "-seleccione-".

La sección de "Autofoco al seleccionar un registro", si esta activa, cuando se da click sobre el botón nuevo o de editar de la Barra de Herramientas principal (ubicada al costado izquierdo de cada formulario) el cursor se ubicará sobre el primer campo de cada formulario. (El campo aparecerá encerrado en un cuadro gris). Por último la opción "Edición desde nueva pestaña" le permite al usuario que se abran las ventanas de edición de los formularios en una nueva pestaña del navegador en el caso de que este seleccionada la preferencia o por el contrario la edición se haga desde Pops donde solo se muestra la información básica del registro.

# 7. Búsqueda avanzada y búsqueda avanzada múltiple.

Existen dos tipo de búsqueda avanzada en SAMMWEB, los puede identificar cuando frente a un registro encuentre el símbolo .

La imagen de la izquierda corresponde al búsqueda avanzada que le permite seleccionar un registro a la vez. De click sobre el registro a incluir en el formulario de donde origina la búsqueda o filtre los datos de acuerdo a los campos que aparecen en cada una de las búsquedas.

La imagen de la derecha genera el búsqueda avanzada múltiple, básicamente cuando se incluye mayor cantidad de información que en un búsqueda avanzada sencillo, que implica solo traer al formulario de origen un solo dato. El búsqueda avanzada múltiple aplica para formularios como el reporte técnico o el cronograma de mantenimiento en el que se pueden incluir dentro del reporte varios técnicos o actividades. Activando los "check" en cada una de las filas, se selecciona el registro. En la parte superior se genera un contador de acuerdo a la cantidad de registros que se van seleccionando.

El primer "check", permite seleccionar todos los registros por cada una de las hojas que genere el búsqueda avanzada múltiple. Usted puede seleccionar registros de hoja en hoja, SAMMWEB irá generando el contador de registros. Adicional a esto, cuando la búsqueda que se genera solo encuentra un sólo registro, éste queda cargado inmediatamente.

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# 1. CONFIGURACION

1.1 SEGURIDAD

1.2 SERVICIO

1.3 APLICACIÓN

1.4 COMERCIAL

1.5 INVENTARIO

1.6 ZONAS

## 1.1 SEGURIDAD

Una de las tareas principales que debemos realizar para inicializar la configuración de SAMM, es configurar los diferentes perfiles o grupos de usuarios, asignándoles accesos y restringiéndoles los permisos a las diferentes opciones de SAMM.

Cada perfil debe configurarse para permitir que cada usuario ingrese única y exclusivamente a las opciones que les corresponden.

### 1.1.1 Empresas

Por el Menú - Configuración - Seguridad - Empresas se podrá acceder a crear las empresas en SAMM para el registro de los diferentes usuarios de la aplicación y la validación de información.

Usted podrá realizar una configuración Multiempresa, si en su Empresa existen varias líneas de negocio. De acuerdo a la configuración de su licencia se le permitirá ingresar determinada cantidad de Empresas, como se puede observar en la siguiente imagen.

El mensaje en rojo de la imagen indica que de acuerdo a la configuración de la licencia, �nicamente se pueden crear dos empresas adicionales a la principal. Este concepto también se puede interpretar desde la percepción de líneas operativas de la empresa. De igual forma y en el flujo organizacional de configuración inicial de SAMMWEB, se pretende que el usuario pueda inscribir en el sistema información concerniente al presupuesto que se asigna a la (s) empresa (s), en donde se solicita la siguiente información.
Empresa: Nombre de la Empresa Representante. Presupuesto Empresa: Presupuesto con el que la empresa cuenta para mantenimiento y/o su área de mantenimiento. Código: Código con el que se identifica el presupuesto de la empresa. Fecha Inicio: Fecha inicio de ejecución del presupuesto Fecha Fin: Fecha fin de ejecución del presupuesto Valor: Monto de presupuesto asignado. Seleccione la empresa o línea operativa, así, habilitará el modo nuevo de la creación de presupuesto. Cuando haya finalizado de ingresar la información, confirme su acción con el botón Aceptar

Importante: Si dentro de la configuración de la sección de Empresa, ingresa más líneas operativas, cuando salga del aplicativo y vuelva a la pantalla de acceso a SAMMWEB, en la sección de Empresa se habilitará la selección de multiempresa..

### 1.1.2 SincronizaciÓn

Por el Menú - Configuración - Seguridad - Sincronización, puede configurar los diferentes tipos de acceso que tendrá SAMM en el sistema, según la versión SAMM adquirida, usted podrá intercambiar información en otras empresas que cuenten con el sistema SAMM y evitar redigitación de información. Para activar esta configuración debe consultar a los proveedores de su aplicación y su licencia.

Accesos SAMM: Accesos que permiten la entrada en SAMM. Accesos SAMM Código: Código que Valida los Accesos en SAMM. Dirección IP: Dirección Ip del equipo con el que desea conectarse. Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

### 1.1.3 Cargos

Por la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Cargos pueden crearse los cargos de los usuarios que interactúan en SAMM. Para realizar la creación de los usuarios es necesario especificar el cargo que desempe�an en la compa�ía para identificación dentro del sistema.

#### 1.1.3.1 Carpeta Formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Cargo: Descripción y/o titulo del cargo

Código: El código del cargo puede ser tomado teniendo como base la codificación usada por el departamento de recursos humanos para identificación del cargo.

Selección de tipo cargo: Las opciones de verificación de si es un cargo técnico, comercial, coordinador o administrativo aplican:

En el caso del cargo tipo técnico: Para que aparezcan los usuarios con ese cargo, al momento de realizar registros de horas y pueda visualizarse en la grilla de programación de trabajos igualmente para que puedan ser asignados como personal de servicio que puede atender a un cliente eterminado, un cargo tipo comercial permitirá clasificar a los usuarios tipo comercial para que puedan vincularse y a un cliente como contacto principal con la empresa y como asesores al momento de realizar una cotización.

En el caso que se active el check de coordinador, el usuario con este cargo, se cargar� en el formulario de la OT, con la finalidad que se escoga en el momento de la generación del documento de la OT.

Valor hora: Este valor es muy importante para usuarios tipo técnico ya que según este valor se liquidarán los costos de las horas de trabajo que reporten los usuarios de este cargo, sin embargo si existen varios usuarios para un cargo especifico pero cada uno maneja un valor por hora diferente, este valor se puede determinar en la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Usuarios, que se especifica en la este manual.

Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

#### 1.1.3.2 Carpeta Envío de Correos

SAMM cuenta con unas opciones pre-configuradas para realizar envío de correos con información de la operación de mantenimiento a los usuarios de la aplicación. Para activar una opción de envío, selecciónela de la lista chequeando la casilla correspondiente, para tomar los cambios, use el botón Aceptar. Para tomar los cambios del registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

#### 1.1.3.3 Carpeta Imagen

En esta carpeta puede seleccionar la imagen para este cargo específico, SAMM cuenta con un stock de imágenes predise�adas para los cargos de mayor influencia en la aplicación, la imagen que se seleccione aparecerá en el carnet de identificación de los usuarios para este cargo en la aplicación.

### 1.1.4 Perfil

Por la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Perfil, puede ingresar a crear los perfiles del sistema, los perfiles o grupos se configuran para establecer los privilegios o accesos a diferentes opciones de SAMM ón.

SAMM tiene unos grupos predeterminados, configurados desde la instalación, puede eliminarlos, modificarlos, o crear nuevos perfiles, de acuerdo a las necesidades y estructura organizacional de su empresa en el á rea de mantenimiento.

Los Perfiles predeterminados en SAMM son:

Administrador: Es el perfil que tiene acceso a todas las opciones de SAMM, este es el perfil que tiene asignado el usuario predeterminado en SAMM "admin".

Almacén: es el perfil que tiene acceso a administración del Almacén, realiza entradas de repuestos, realiza órdenes de compra, recibe órdenes de compra, despacha las requisiciones que envía el departamento técnico. Etc.

Comercial: Genera aprueba o cancela las cotizaciones.

Coordinador: Perfil encargado de programar o asignar las órdenes de trabajo, programa la asignación de contratos de mantenimiento, aprueba las OTs.

Técnico: Es quien realiza los trabajos de mantenimiento, en SAMM, puede realizar el reporte diario de turno, donde consigna cada una de las tareas que ejecuta en el día.

Gerencial: Tiene acceso a los reportes, indicadores generados por las acciones de mantenimiento.

Asistente: Este perfil es el encargo de realizar registros de las solicitudes de trabajo y consulta de la información general de las ordenes de trabajo (OT).

El perfil Cliente, no aparece en la selección del Perfil de los usuarios de SAMMWEB, dado que la creación de usuario de este tipo se realiza desde el Menú Maestros - Terceros - Tercero Cliente - Contactos Cliente.

#### 1.1.4.1 Carpeta Formulario

En la carpeta Formulario se especifica los diferentes tipos de perfiles que estarán registros en SAMM y con los cuales se identifica la empresa. En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro la siguiente información:

Perfil: Nombre del perfil (Asistente, Técnico, Cliente etc.)

Código: Código asociado para identificar el perfil del usuario.

Descripción: Descripción de las funciones a realizar por el perfil determinado.

Mostrar Botones: Este bit tiene la siguiente funcionalidad: Si esta en SI, permite ver los botones y tabs / carpetas, así estos este deshabilitados según permisos. Si esta en NO, oculta para el perfil seleccionado los botones y tabs / carpetas que estén deshabilitados según permisos.

Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón aceptar.

#### 1.1.4.2 Carpeta permisos

Una vez creado el perfil, debemos asignar las funciones a las cuales este perfil tiene acceso en SAMM, en esta carpeta aparecerán entonces las opciones para configurar cada uno de los accesos, según la necesidad o las capacidades que desea entregarle al perfil. Para habilitar un acceso en el perfil, despliegue el árbol de opciones, seleccione la casilla correspondiente y confirme los cambios con el botón aceptar. Para la asignación de permisos en esta carpeta puede dar los accesos que desee permitir para cada perfil, la asignación de perfiles se realiza por agrupación de funciones principales en SAMM, que están relacionadas con cada opción del menú, al igual que con las funcionalidades de (menú, formulario y tabs) que se muestran en cada una de las opciones de la aplicación. Es recomendable antes de realizar una definición de perfiles, que el administrador del sistema conozca a fondo la aplicación para que pueda parametrizar correctamente los perfiles de los diferentes usuarios de la compa�ía.

#### 1.1.4.3 Carpeta bloques home

Cada perfil�en SAMM, puede manejar una página de inicio donde encontrara alarmas referentes a su trabajo, en esta carpeta se encuentran los bloques disponibles de consulta de información en SAMM, para cada perfil, debe habilitar aquellos que se incluirán en el home del mismo. Seleccione los bloques que desea y confirme con el botón aceptar.

### 1.1.5 Usuarios

Por la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Usuarios, puede ingresar a administrar las cuentas de usuarios en SAMM, allí se encontrarán los usuarios actuales, puede modificarse su información personal o ser agregados nuevos usuarios, la idea de una buena configuración de esta información es poder contar con un directorio actualizado del personal de la compa�ía, especialmente de la parte administrativa y de operación de mantenimiento.

#### 1.1.5.1 Carpeta Formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Login usuario: Este es el identificador con el cual el usuario ingresara a SAMM, usualmente se usa el mismo de la configuración de la red, se recomienda asignar la primera letra del nombre adicionando el apellido, Ejem. CARLOS GUTIERREZ, su Login podría ser cgutierrez.

Usuario código: Este código es el interno del empleado si aplica, en algunos casos puede ser el mismo número de cedula.

Perfil del usuario: En este listado se mostraran los perfiles creados en el Menú Configuración - Seguridad - Perfiles y le asignara los permisos configurados para el perfil seleccionado. Ver sección Perfiles.

Cargo: En este listado se mostraran los cargos que han sido creados en el sistema por la opción de Menú Configuración - Seguridad - Cargos. Ver sección Cargos.

Grupo: En este listado se mostraran los grupos de usuarios creados por la opción de Menú Configuración - Seguridad - grupos. Para indicar el grupo de técnicos o de usuarios al que pertenece el usuario determinado.

Zona: Ciudad o zona principal de ubicación del usuario.

Nombre: Es el nombre del usuario; este nombre aparecerá en los reportes donde el usuario intervenga.

Cedula: Número de cedula del usuario.

Profesión: Profesión del usuario. Ejem. Soldador

Email: Email del usuario

Dirección: Recomendable diligenciar la dirección del domicilio del usuario, en caso de necesitar envío de repuestos o elementos del área de mantenimiento.

Teléfono: Recomendable el celular o el número de la casa para facilitar la ubicación del usuario fuera del horario laboral.

Costo hora: Este costo es el relativo a una hora de trabajo del empleado, útil para costear los servicios una vez sean reportados los tiempos de mano de obra, debe ingresar este valor sin puntos de miles. Calcule el costo teniendo en cuenta el salario del empleado y su carga prestacional en los días laborables.

Comisión (%): Ingrese este valor si se cuenta con algún tipo de comisión para el usuario una vez se facture el servicio, puede cargarse en este campo el porcentaje de comisión que le será asignado.

Acceso activo: Seleccione esta opción si el usuario esta activo y puede ingresar a la aplicación, los usuarios en SAMM no pueden ser eliminados, ya que con su eliminación, parte de la historia de servicio en los equipos se eliminaría, los usuarios cuando se retiran de la compa�ía pasarían a un estado de inactivación.

Cambiar clave: Habilite esta opción si desea que al próximo ingreso del usuario a la aplicación este pueda cambiar su clave.

Aplica recargo: Habilite esta opción si para ese usuario se aplica el recargo de horas extras, festivos y recargos.

Sexo: Genero del usuario.

Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

#### 1.1.5.2 Carpeta cambiar clave

En esta carpeta puede definir la clave para el usuario determinado, en el campo email se cargara el mail que fue registrado en el campo de email en el formulario del usuario, en el campo clave digite la clave y debe confirmarla en el campo de texto siguiente, para actualizar los cambios confirme con el botón Aceptar. En SAMM usted puede parametrizar el nivel de seguridad que desea para el control de claves de acceso de usuarios al sistema.

| Email: Email del Formulario del Usuario Clave: Clave del Usuario Confirmar Contrase�a: Confirmar Clave del Usuario
Clave aleatoria: Envía al mail del usuario una clave aleatoria generada por el sistema SAMMWEB. |

El Usuario de SAMMWEB no debe preocuparse por el envío de contrase�as de acceso al aplicativo vía mail, esto, por la seguridad en cuanto a encriptación de claves se refiere.

#### 1.1.5.3 Carpeta competencias

En esta carpeta deben seleccionarse las competencias de los usuarios en las diferentes familias de equipos y sus modelos, determinando a su vez para que tipo de servicio están calificados en el proceso, esta funcionalidad se usa para la herramienta de programación automática de técnicos para que SAMM pueda sugerir el técnico con el conocimiento adecuado para realizar esta labor.

#### 1.1.5.4 Barra de herramientas

##### 1.1.5.4.1 Cambiar de empresa

| Usted puede asociar a uno de sus usuarios a otra de las empresas de la compa�ía, con este parámetro, ese usuario podrá visualizar la información de otra empresa, esta opción es aplicable para la versión multiempresa o multisucursal SAMM.

### 1.1.6 Grupo

Por la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Grupos, puede ingresar a crear los grupos de usuarios del sistema.

#### Carpeta formulario

Esta carpeta contiene los diferentes grupos de trabajo, esto permite cargar grupos en dos vías: - Brigadas de técnicos: Grupos de técnicos que atienden rutas de servicio, - Grupos por horario de trabajo: Nocturnos, Diurnos. Grupo: Nombre del Grupo de Trabajo Grupo Código: Código del Equipo de Trabajo Activo: Permite Activar el Grupo o Desactivarlo.

#### Carpeta usuarios

Esta Carpeta contiene los usuarios, cuyos cargos corresponden a perfil técnico, en esta opción podrá configurar los usuarios que pertenecen al grupo determinado.

### 1.1.7 AuditorÍa

El módulo de Auditoría le permite al usuario identificar todos los eventos de manipulación del aplicativo.

Usuario: Seleccione el usuario por el que desea filtrar la búsqueda.

Tablas:Si quiere buscar todos los eventos hechos por el aplicativo, deje la selección en TODAS. Si particularmente desea reducir la búsqueda a cierta sección del aplicativo, seleccione la tabla a filtrar.

Desde/Hasta: Campo obligatorio, seleccione el rango de fechas por el cual quiere filtrar la búsqueda

Tipo de operación: Indica que tipo de evento/operación se realizó sobre el aplicativo o sección. p.ej. Buscar todas las adiciones de información hechas por el usuario admin.

Ver: La búsqueda de información se puede reducir a todas las sesiones de usuario que existen sobre SAMMWEB o solamente las que actualmente están como activas.

A continuación se muestra un ejemplo del manejo del módulo de Auditoria.

## 1.2 SERVICIO

En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú servicio como son:

### 1.2.1 Centros de costo

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Centros de costo, puede ingresar a crear los diferentes centros de costo que se pueden configurar en SAMM.

Estos centros de costo serán los que pueden ser asociados al momento de elaborar una orden de compra al proveedor en SAMM, es decir, que centro de costo será el encargado de la orden de compra elaborada.

#### 1.2.1.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Centro de costo: Nombre del centro de costo. Ejem. Servicio técnico. Centro costo código: Código asociado al centro de costo definido. Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón aceptar.

### 1.2.2 Tipos de servicio

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Tipos de servicio, puede ingresar a crear los diferentes tipos de servicio que se pueden configurar en SAMM.

Un tipo de servicio se crea para clasificar las órdenes de trabajo (OT) y poder generar reportes para toma de decisiones sobre la evolución de los trabajos por tipos de servicio.

#### 1.2.2.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Tipo servicio: Nombre del tipo de servicio. Ejem. Correctivo, preventivo, garantía Tipo servicio código: Código asociado al tipo de servicio. Aplica garantía: Si para órdenes de trabajo a las cuales se les aplica este tipo de servicio tienen garantía. Días garantía: Si el tipo de servicio tiene garantía, el número de días que aplica se cargara a la orden de trabajo al momento de realizar el cierre y preliquidación de la misma.

### 1.2.3 Departamentos

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Departamentos, puede ingresar a crear los diferentes departamentos de la compañía que pueden canalizar solicitudes en SAMM o que pueden asumir alguna porción de costo sobre los servicios realizados en la compañía. Estos departamentos en un determinado momento pueden atender algún tipo de servicio, de esta manera, al departamento le podrá ser asignada una Solicitud para que sea el encargado de atender el servicio.

En el home de SAMM, aparecen las alertas correspondientes de las nuevas solicitudes creadas para cada departamento de atención.

#### 1.2.3.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Departamento: Nombre del departamento. Ejem. comercial, compras, servicio técnico. Departamento código: Código del departamento seleccionado Recibe solicitudes: Habilitar esta opción si el departamento seleccionado puede recibir solicitudes de servicio, los departamentos que tengan habilitada esta opción aparecerán en la lista al momento de crear una solicitud de servicio. Si un departamento no recibe solicitudes, estos podrán salir al momento de pre liquidar una orden de trabajo al momento de definir el quien paga los diferentes Ítems de la orden.

### 1.2.4 Medio Solicitud

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Medio solicitud, puede ingresar a crear los diferentes medios por los que puede recibir una solicitud de servicio, este registro nos permitirá identificar las solicitudes que recibimos mensualmente por vía telefónica, presencial, email etc�

#### 1.2.4.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Medio solicitud: Nombre del medio por el que se recibe la solicitud. Ejem. teléfono, email, presencial. Medio solicitud código: Código para el medio creado Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón aceptar.

### 1.2.5 Motivos de CancelaciÓn

Por la opción de menú Configuración - Servicio - Motivos de Cancelación puede crear los motivos por los cuales usted podrá cancelar una solicitud de servicio o una orden de trabajo, cuando cancele alguno de estos documentos debe especificar el motivo para posterior análisis, soporte o estadística.

Una solicitud cuando es cancelada, cambia su estado a cancelada y podrán consultarse por su estado en el Menú Servicio - Solicitudes canceladas.

#### 1.2.5.1 Carpeta Motivos de Cancelación

Motivo Cancelación: Motivo por el cual se cancela el servicio Motivo Código Cancelación: Código del motivo de la cancelación Responsable Servicio: Especifica si hay alguien encargado de los posibles motivo de cancelación.

### 1.2.6 EvaluaciÓnes

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Evaluaciónes, puede crear las diferentes Evaluaciónes que podrán aplicarse a los diferentes documentos generados en SAMM para seguimiento de nuestro departamento de servicio. Por ejemplo podrán crearse las diferentes encuestas que les serán aplicadas a los clientes una vez se culmine el proceso de servicio y sean entregadas las ordenes de trabajo para cada uno de los clientes. Pueden crearse tantas encuestas como se quiera y estas podrán aplicarse en la orden de trabajo.

#### 1.2.6.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro: Tema evaluación: Descripción del tópico que se quiere evaluar en el documento. Ejem. Calidad del servicio Evaluación código: Código del tópico a evaluar. Activa: Indica si la evaluación se encuentra activa o no Subtipo Documento: Documento al cual se le puede aplicar esta evaluación Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

#### 1.2.6.2 Carpeta preguntas

##### 1.2.6.2.1 Nuevo :

| Creación de una nueva pregunta para el tópico en edición.

Pregunta: Pregunta que se desea aplicar a los usuarios. Ejem. Como evalúa nuestro tiempo de servicio? Pregunta código: Código de la pregunta para identificación. Orden: Orden en el que se presentara la pregunta dentro de la evaluación. Activa: Indica si la pregunta esta activa o no dentro de la evaluación. Valor: Valor de importancia de la pregunta en la evaluación. Evaluación: Evaluación para la cual se esta creando la pregunta.

##### 1.2.6.2.2 Editar registro

| Modificar la información base de la pregunta.

##### 1.2.6.2.3 Opciones de respuesta

| Crear las diferentes opciones de respuesta a la pregunta usando el botón de nuevo, la opción aparecerá en la grilla inferior para cargar la información de:

Opción: Opción de repuesta para el usuario a la pregunta. Ejem. Excelente, Bueno, Regular

Valor: Valor de importancia de la opción en la pregunta.

Orden: Orden en el que se presentara la opción dentro de la pregunta.

Activo: Permite Activar o Desactivar el tipo de opción en la pregunta.

##### 1.2.6.2.4 Actualizar grilla

| Actualizar la grilla para ver los cambios realizados.

### 1.2.7 Tipos de Contrato

Creación de tipos de contrato de venta de la compañía, con repuestos, sin repuestos, top, plus etc..

### 1.2.8 Periodos de Contratos

Periodos de cobro de contratos, periodos en los que debe generarse la facturación para los contratos a crear.

## 1.3 APLICACION

En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú aplicación y contiene los accesos a las funciones de configuración de la aplicación como son:

### 1.3.1 ParÁmetros generales

Por la opción de Menú Configuración - Aplicación - parámetros generales, puede configurar las opciones de administración que desea para el entorno de trabajo SAMM.

#### 1.3.1.1 Carpeta general

Nivel por defecto: Configure el nivel que desea obtener para la creación de las zonas, ciudades, localidades en las cuales su compañía clasifica sus clientes y su parque de equipos. Decimales en el precio: Indique el número de decimales a manejar en los campos de la aplicación tipo precio. Decimales en los números: Indique el número de decimales a manejar en los campos de la aplicación tipo número.

#### 1.3.1.2 Carpeta seguridad

Configure los niveles de seguridad de claves para acceso a la aplicación, la clave con mayor nivel de seguridad contiene caracteres tipo Mayúscula, número y símbolo, seleccione las opciones de acuerdo al nivel de seguridad en claves que desee. Longitud de la clave: Puede parametrizar el nivel de caracteres, para la clave los niveles están determinados de la siguiente manera, baja, media, alta, esta longitud indicara con un mínimo o con un máximo permitido la cantidad de caracteres a utilizar, recomendable emplear claves de longitud media. Días de expiración de la clave: Configure el número de días para que le sea recordado a los diferentes usuarios, realizar el cambio de su clave para el ingreso a SAMM.

#### 1.3.1.3 Carpeta OTS

En esta carpeta puede configurar los parámetros modificables en la gestión de su departamento de servicio como:

Recargo Nocturno: Corresponde al % extra de pago de bonificación del pago que se hace al empleado por las horas de su jornada trabajadas en horario nocturno. Recargo Festivo: Corresponde al % extra de pago de bonificación del pago que se hace al empleado por las horas de su jornada trabajadas en horario festivo. Recargo Sábado: Corresponde al % extra de pago de bonificación del pago que se hace al empleado por las horas de su jornada trabajadas en días sábados. Hora Inicio nocturno: Hora de inicio del horario nocturno, las horas reportadas a partir de esta hora se tomaran para calcular los trabajos de recargo nocturno. Hora Fin Nocturno: Hora de fin del horario nocturno, las horas reportadas a partir de esta hora se tomaran para calcular los trabajos de recargo nocturno. Reportes Numerados: Permite cargar para cada OT un número adicional del reporte generado por los técnicos en campo, normalmente ocurre cuando se manejan reportes preimpresos. Cierre de Evaluación: Bit que permite configurar si las OT pueden cerrarse con la Evaluación de servicio diligenciada. Hora Inicio Programación: Hora en la que inicia la Programación de los técnicos o es decir, horario de inicio del horario laboral. Hora Fin Programación: Hora en la que finaliza la Programación de los técnicos o es decir, horario de inicio del horario laboral. Se Cobra la Actividad por hora: Permite configurar si el cobro de los servicios a clientes se realiza por hora o no. Preliquidación Cliente: Define si se le podrá generar una preliquidación de una OT con pago a el cliente. Preliquidación Distribuidor: Define si se le podrá generar una preliquidación de una OT con pago a el cliente. Preliquidación Fabricante: Define si se le podrá generar una preliquidación de una OT con pago a el cliente.

#### 1.3.1.4 Carpeta documentos

Días de alarma: Días en los cuales se mostraran las cotizaciones que están por vencer

% administración: Si la cotización se liquida con AIU, este será el porcentaje asociado a la administración

% Imprevistos: Si la cotización se liquida con AIU, este será el porcentaje asociado a los imprevistos.

% Utilidad: Si la cotización se liquida con AIU, este será el porcentaje asociado a la utilidad.

#### 1.3.1.5 Carpeta catalogo

Estrategia de costo: forma de costeo de repuestos en el modulo de inventario usando estrategias de Costo promedio, maximo costo o ultimo costo

Maneja almacen: Bit para indicar si en la compañía se usara el modulo de inventario.

#### 1.3.1.6 Carpeta contrato

Días alarma: Días de alarma para vencimiento de contratos

#### 1.3.1.7 Carpeta sucursales

En esta carpeta pueden crearse las diferentes sucursales de su compañía, determinando cuales tienen servicios de Alquiler, Venta, o Soporte.

### 1.3.2 Tipo documento

Por la opción de menú Configuración - Aplicación - Tipo documento, puede configurar los diferentes estados para los documentos que se manejan en el entorno SAMM, estados que le permitirán realizar un seguimiento de los mismos y llevar una correcta trazabilidad del proceso.

#### 1.3.2.1 Carpeta info básica

Esta carpeta contiene la información básica del tipo de documento que se utilizara en todo el especio de trabajo de SAMM, junto con su respectivo código y la opción para determinar si ese documento genera una salida de inventario o de equipos.

Tipo Documento: Nombre del documento generado en SAMM

Tipo Documento Código: Código para el tipo de documento.

#### 1.3.2.2 Carpeta Estados

Esta carpeta contiene los posibles estados que pueda tener el documento seleccionado, estos estados son� designados por la empresa, con el fin de tener seguimiento y trazabilidad en cada parte de su proceso.

##### 1.3.2.2.1 Nuevo

| Creación de un estado para el documento.

Estado: Nombre del estado que se usara para el documento actual

Estado Código: Código para el estado.

Tipo documento: Documento para el cual se esta creando el estado, por defecto es el documento que se esta editando.

Afecta indicador: Este bit indica si al momento de pasar el documento a ese estado puede verse afectado el indicador de servicio, es decir si el tiempo que transcurra el documento en ese estado se tendrá en cuenta para la generación del indicador.

Edita documento: Este bit indica si cuando el documento se encuentre en este estado puede ser editable por el usuario.

Orden: El orden del estado nos el orden en el que aparecerá ese estado en la lista de estados posibles.

Color: Este color, será la identificación grafica, cuando el documento cambia de estado,r puede adicionarse un color para el mismo, este color debe registrarse en código hexadecimal. Ejem (00FF33)

Afecta inventario: �Esta opción se refiere a si el documento en ese estado afecta de el�inventario, con cargue de elementos al almacén o descargue.

Permisos Para Perfiles:�Indica de acuerdo a la selección si el nuevo estado del tipo documento aplica para ser utilizado dentro de un perfil de usuario. (Configuración - Seguridad - Perfil - Permisos)

Descripción: �Esta opción se refiere a si el documento en ese estado afecta de el�inventario, con cargue de elementos al almacén o descargue.

##### 1.3.2.2.2 Editar

| Seleccionado el estado tipo documento, de click sobre el botón editar.

##### 1.3.2.2.3 Actualizar

| Cuando halla realizado los cambios necesarios (creación / edición) de click sobre este botón para actualizar la grilla de información.

#### 1.3.2.3 Carpeta motivos de cambio

En esta carpeta puede crear la parametrización de los motivos por los cuales puede un documento pasarse a un estado, esto con el objeto de un mayor análisis de información en SAMM. Ejem: cuando una orden de trabajo pasa a un estado cancelada, podemos registrar diferentes motivos de cancelación para que sean registrados por los usuarios, algunos de estos motivos pueden ser falsa alarma, cancelación por el cliente o no disponibilidad técnica.

##### 1.3.2.3.1 Nuevo

| Creación de un nuevo motivo

Motivo: Descripción del motivo de cambio Motivo código: Código para el motivo. Estado documento: Estado para el cual aplica ese motivo de cambio en el documento.

#### 1.3.2.4 Carpeta prioridad

En esta carpeta puede crear las diferentes prioridades para los documentos. Ejem: las solicitudes de servicio pueden tener configuradas diferentes prioridades según la complejidad del problema presentado en un equipo (critica, alta, media, baja).

##### 1.3.2.4.1 Nuevo

| Creación de una nueva prioridad.

Prioridad documento: Nombre de la prioridad del documento (Alta, media, baja, emergencia)

Prioridad documento código: Código asociado a la prioridad del documento. Las prioridades para los documentos en la grilla se identifican con un ICONO de color para indicar visualmente al usuario la importancia de cada solicitud, si usted desea agregar una nueva prioridad a las creadas por defecto en SAMM, en este campo deberá definir según la siguientes convenciones el código de la imagen que desea para su prioridad.

| Nombre prioridad | Código Imagen | Observaciones
| Emergencia | EMER | Imagen con destellos
| Alta | ALTA |
| Media | MEDIA |
| Baja | BAJA |

Tipo documento: Documento para el cual se esta creando la prioridad.

Tiempo respuesta: Tiempo en horas para atención de requerimientos con esta�prioridad.

Estrategia prioridad:

7 x 24: estará preestablecido por el tipo de documento seleccionado.

6 x 8: establece el número de horas durante las que se debe dar respuesta para el tipo del documento.

5 x 8: Establece si el tiempo estará calculado como horario hábil

5 x 8 - 1 x 4: Establece si el tiempo estará calculado como horario hábil

#### 1.3.2.5 Carpeta subtipos

Para un tipo de documento podrán crearse varios subtipos del mismo para realizar diferenciación, Ejem: Si en su compañía se manejan cotizaciones por países, se pueden crear dos subtipos de cotización para (Colombia, Venezuela) y para cada uno de estos subtipos crear un bloque home especial para prefiltrar la informacion mas fácilmente.

### 1.3.3 Textos defecto

Por la opción de menú Configuración - Aplicación - Textos defecto, puede crear los diferentes textos para los documentos principales de la aplicación, Ejem: El encabezado de una cotización o las condiciones comerciales de la misma. Las condiciones de una orden de compra etc.

#### 1.3.3.1 Carpeta formula

Texto defecto: Nombre del texto que aparecerá para ser seleccionado en el control. Texto defecto código: Código del texto por defecto. Campo texto: Lista de textos base que pueden ser agregados para una opción de documento. Texto: Texto que se incluirá en el documento. Ejem: De acuerdo a su solicitud, cotizamos los elementos necesarios para el mantenimiento de su equipo.

### 1.3.4 Consecutivos

Por la opción de menú Configuración - Aplicación - Consecutivos, puede conocer y modificar los prefijos para los principales documentos de SAMM, y verificar cual es el consecutivo siguiente a generarse para cada uno de ellos, si desea realizar algún cambio puede realizarlo en esta misma ventana y confirmar con el botón Aceptar.

### 1.3.5 Festivos

Por la opción de menú Configuración - Aplicación - Festivos, puede configurar los festivos del año, estos se mostraran en área gris dentro de la grilla de programación de técnicos y también serán tenidos en cuenta en el momento de liquidar las horas que sean reportadas como festivos en una orden de trabajo.

Los festivos aparecen en el calendario en color rojo sobre el mes de selección.

Para crear un festivo, seleccione el día festivo y especifique el motivo del mismo, por el contrario si desea eliminarlo puede dar clic sobre el día y usar el botón de eliminar.

## 1.4 COMERCIAL

En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú comercial como son:

### 1.4.1 Impuestos

Por la opción de menú Configuración - Comercial - impuestos, puede crear los impuestos que podrán ser agregados a la liquidación de una OT, a una cotización en SAMM o a una remisión de repuestos, al momento de realizar cualquiera de las operaciones puede seleccionar el impuesto a aplicar de los creados en este modulo.

#### 1.4.1.1 Carpeta Info Básica

Impuesto: Nombre del impuesto. Ejem. IVA Impuesto código: Código del impuesto Valor: Valor dado en (%) para el impuesto. Ejem. IVA= 0.16

### 1.4.2 Monedas

Por la opción de menú Configuración - Comercial - Monedas, puede crear las monedas que usara en SAMM para elaborar cotizaciones, una vez creada la cotización puede seleccionarse la moneda para liquidar la cotización según la tasa representativa configurada en SAMM.

#### 1.4.2.1 Carpeta Info Básica

Moneda: Nombre de la moneda Moneda código: Código de la moneda Abreviatura: Abreviatura para identificar la moneda Cambio: Tasa de cambio hacia la moneda local.

### 1.4.3 Incoterm

Por la opción de menú Configuración - Comercial - Incoterm, puede crear los diferentes Incoterms que usara dentro de su modulo de importaciones.

#### 1.4.3.1 Carpeta Info Básica

Incoterm: Nombre de la forma de pago Incotermcódigo: Código para la forma de pago

### 1.4.4 Tarifas

Por la opción de menú Configuración - Comercial - Tarifas, puede crear las tarifas para cobro de las ordenes de trabajo según la zona, el tipo de servicio etc...

#### 1.4.4.1 Carpeta Info Básica

### 1.4.5 Listas de precio

Por la opción de menú Configuración - Comercial - Listas de precio, puede crear las diferentes listas de precio de su catalogo de productos, si solo maneja una lista de precios no es necesario que realice esta configuración.

#### 1.4.5.1 Carpeta Info Básica

Al realizar la creación de su lista de precios puede definir un % de descuento que se aplicara a todos los elementos creados en el catalogo de productos.

#### 1.4.5.2 Carpeta Excepciones

En la carpeta excepciones podrá configurar los elementos del catalogo que tendrán valores diferentes al descuento general de la lista de precios.

#### 1.4.5.3 Carpeta Descuentos

En esta carpeta podrá configurar por tipo de catalogo de productos los descuentos que aplican a cada uno de ellos en caso que no desee realizar la aplicación de un descuento general a la lista.

## 1.5 INVENTARIO

En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú aplicación como son:

### 1.5.1 Bodegas

Por la opción de menú Configuración - Inventario - Bodegas, puede crear las diferentes bodegas para manejo de inventario en SAMM.

#### 1.5.1.1 Carpeta Info Básica

Bodega: Nombre de la bodega Bodega código: Código de la bodega.

##### 1.5.1.1.1 Saldos

Por medio de este botón puede subir a la Base de datos de SAMMWEB todos los saldos iniciales que maneja el inventario de la empresa. Normalmente este procedimiento se realiza en el momento en que se parametriza el aplicativo y toda la información inherente al flujo de proceso que se desea llevar a cabo. Seleccione la bodega a la cual va a cargar los saldos iniciales y de click en el botón , se abrirá la siguiente ventana.

Nota: El proceso de carga de saldos iniciales, es similar al proceso de importación que se explicó en la p�gina de inicio. Para mayor información consulte la página de inicio sección Descripcion de la Barra de Herramientas general"

Pasos:

- Dar click en el botón "Examinar" y buscar el archivo físico a cargar,

- Ingresar el nombre de la hoja en la que se encuentra la información a importar.

- Seleccionar las columnas del archivo de Excel que contienen la informacióacute;n a cargar, cotejadas con el correpondiente título de la fila de la ventana de importación de saldos iniciales.

- Por seguridad de proceso, es conveniente selecceionar la bodega a la cual se le cargarán los saldos iniciales. Para finalizar de click en el botón aceptar.

### 1.5.2 Unidades

Por la opción de menú Configuración - Inventario - Unidades, puede crear las diferentes unidades que manejan sus repuestos o consumibles en SAMM. Ejem. Galón, paquete, unidad, estas unidades las podrá seleccionar al momento de crear una remisión de repuestos de almacén.

#### 1.5.2.1 Carpeta Info Básica

Unidad: Nombre de la unidad Unidad código: Código de la unidad

## 1.6 ZONAS

En esta opción de menú puede crear la estructura de Zonas - Ciudades - Regiones - Localidades que en las cuales tienen equipos instalados o en las que prestán servicio, de esta forma podrá crear una ciudad asignada a una zona y facilitar el proceso de zonificación de servicios, use la opción nuevo dentro del árbol según la ubicación de la zona a crear. Estas ciudades serán las ubicaciones de clientes, equipos o proveedores. Los códigos de las ciudades, podrán crearse con la siguiente configuración: 2 primeras letras código país (CO) Colombia, 4 siguientes código departamento (ATLN) Atlántico y las 4 siguientes la ciudad (BQLL) Barranquilla, el código para la ciudad Barranquilla quedaría así: COATLNBQLL

Importante: Tener en cuenta la jerarquía en la estructura de Zonas Padre y Zonas Hijas o Ciudades, SAMMWEB mostrar� un mensaje de error si se asigna a una Zona Padre una Zona Hija. La estructura de Zonas y Ciudades est� definida dentro de la organización logística de cada empresa. Otra restricción al crear Zonas y Ciudades corresponde a la asignación de Zona padre de la misma Zona actual.

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# 2. MAESTROS

2.1. TERCEROS

2.2. FAMILIAS

2.3. MARCAS

2.4. ELEMENTOS

2.5. DETALLE EQUIPO

2.6. DETALLE REPUESTO

## 2.1. TERCEROS

En este menú podrá crear toda la información referente a los terceros de SAMM, las condiciones de los mismos y los diferentes tipos de terceros que se encontraran en la aplicación.

### Naturaleza tercero

Por la opción de menú Maestros - Terceros - Naturaleza del tercero, puede crear las diferentes naturalezas para los mismos según su creación comercial.

#### Carpeta Info Básica

Naturaleza tercero: Nombre de la naturaleza comercial del tercero Naturaleza código: Código de la naturaleza asociada al tercero.

### Estados tercero

Por la opción de menú Maestros - Terceros - Estados tercero, puede crear los diferentes estados en los que puede estar un tercero y al que se podría cambiar según sea el caso.

#### Carpeta Info Básica

Estado tercero: Nombre del estado en el que puede clasificarse el tercero. Estado código: Código del estado del tercero

### Tercero cliente

Por la opción de menú Maestros - Terceros - Tercero cliente, puede crear los diferentes estados en los que puede estar un Tercero.

#### Carpeta Info Básica

Tercero: Nombre de la empresa. Ejem. Compañía Nacional de Autopartes

Código: Código del cliente, puede usarse el mismo Nit o el código que asigna la compañía para el cliente.

Nombre corto: Sigla con la cual se identifica la empresa eje: CNA

Zona: Zona/ciudad/localidad de ubicación del cliente.

NIT: Permite definir el NIT o número de identificación tributaria de las personas naturales o jurídicas. La validación del NIT se realiza por medio de la expresión regular (Validación NIT) que hay en el menú Configuración - Aplicación - Parámetros Generales.

Estado: Estado en que se encuentra el cliente. Ejem. Si el cliente esta bloqueado, al momento de abrir una solicitud de servicio, se informara que no puede ser abierta hasta que el cliente se desbloquee. Los estados de esta lista pueden configurarse en el menú Maestros - Terceros - Estados tercero.

Lista de precio: Lista que aplica para el cliente determinado. Las listas de precio de esta lista pueden configurarse en el menú Configuración - Comercial - Listas de precios. La lista de precio de la Sucursal tiene mayor prioridad que la lista de Precio del tercero cliente.

Naturaleza: Naturaleza comercial del tercero. Las opciones de naturaleza del tercero pueden configurarse en el menú Maestros - Terceros - Naturaleza tercero.

Tipo tercero: Cliente/Proveedor/Fabricante/Transportador - El tipo tercero nos indica si el tercero que estamos creando es cliente, proveedor, fabricante o transportador, un tercero puede aplicar a varios de los tipos, puede chequear las opciones que considere.

Complemente la información del cliente con los demás datos de interés Dirección, Nit, Teléfonos, Mail.

#### Carpeta contactos cliente

En esta carpeta podrá crear los diferentes contactos de la compañía, en cada una de las áreas de trabajo. Si el Tercero Cliente tiene varias Sucursales, podrá seleecionar al cual de ellas pertenece y dar en el botón aceptar.

##### Nuevo

| Creación de un nuevo contacto Una vez es creado el tercero en la parte inferior de la grilla de resultados, si el cliente posee sucursales, puede seleccionar la sucursal a la que pertenece el contacto, para que sus cambios queden realizados, debe confirmar con el botón Aceptar.

##### Eliminar Registro

| Eliminar un contacto Seleccionando el Contacto puede dar click en el botón de eliminar registro.

##### Editar Registro

| Editar una contacto Debe escoger el contacto a editar y dar click en el botón "Editar Registro", lo cual abrira una nueva ventana que permitirá la edición del registro.

##### Nuevo usuario

| Modificar la información de un nuevo contacto Con esta opción, puede configurar el Login del usuario para acceso a la aplicación, los contactos de un tercero podrán consultar sus órdenes de trabajo, las solicitudes realizadas a los diferentes equipos y demás opciones de interés que quiera configurar.

##### Actualizar Grilla

| Actualiza Grilla Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se debe dar click en el botón actualizar, para que los cambios se vean reflejados.

#### Carpeta personal asignado

En esta carpeta puede asociar a este cliente, el personal de su compañía que se encargado de la atención de este cliente.

El control para seleccionar el usuario tiene la posibilidad de filtrar por grupos de usuarios. Además la grilla muestra información referente a si el contacto es de tipo técnico, comercial, coordinador o administrativo.

##### Nuevo Contacto (Personal)

| Creación de un nuevo contacto Para asociar un contacto, selecciónelo de la lista correspondiente, en caso de no estar creado en la lista, ingrese por el botón nuevo a realizar su creación. Una vez es creado el usuario, en la parte inferior de la grilla de resultados, si el cliente posee sucursales, puede seleccionar la sucursal a la que atiende el usuario, para que sus cambios queden realizados, debe confirmar con el botón Aceptar.

##### Eliminar Registro

| Seleccionando el Contacto puede dar click en el botón de eliminar registro.

##### Actualizar Grilla

| Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se debe dar click en el botón actualizar, para que los cambios se vean reflejados.

#### Carpeta sucursales

En esta carpeta puede crear las diferentes sucursales de un cliente. Ejem. Cali, Medellín, Bogotá

Nota:

Cuando la cantidad de Sucursales para el tercero Cliente exceden en 5 veces la paginación de la grilla, se genera un filtro para encontrar la Sucursal.

##### Nueva Registro

| Creación de una sucursal Al momento de la creación de la sucursal puede configurar para cada sucursal el contacto comercial y técnico que se encargan de atenderle.

Sucursal: Nombre de la sucursal Sucursal Codigo: Codigo con el cual se va a identificar la sucursal Tercero: Nombre del tecero al cual se le asocia la sucursal Zona: La ubicación de la sucursal Usuario Asesor: Contacto del área comercial Usuario Tecnico: Contacto del área tecnica Contacto: Persona con quien se establece comunicacion directa Telefono: numero telefonico de la sede Fax: numero de fax de la sede Email: correo electronico Dirección: Direccion de la sede

##### Editar Registro

| Editar una sucursal Debe escoger la Sucursal a editar y dar click en el botón "Editar Registro", lo cual abrira una nueva ventana que permitirá la edición del registro.

##### Eliminar Registro

| Eliminar una sucursal Seleccionando la Sucursal puede dar click en el botón de eliminar registro. Si el tercero sólo cuenta con una Sucursal, no se permitirá la eliminación del registro.

##### Actualizar Grilla

| Actualiza Grilla Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se debe dar click en el botón actualizar, para que los cambios se vean reflejados.

#### Carpeta Equipos tercero

En esta carpeta puede visualizar todos los equipos o componentes de un tercero, listados por número de serie y por sucursal, en la parte superior de la tabla se puede encontrar un buscador de equipos del cliente por diferentes parámetros de selección.

Por medio de los filtros de búsqueda puede encontrar la información con un mayor nivel de detalle. Ingrese la información correspondiente a la descripción del equipo y/o serial, para encontrar un equipo en particular y de click en el botón aceptar. El filtro de Sucursal le permite ver los equipos ubicados únicamente en determina sede/sucursal del cliente. El filtro de Subtipo Catalogo, permite seleccionar si el elemento es de tipo Componente, Herramienta o Equipo. Por último los campos con una lupa a la derecha permiten buscar un registro en particular, ingresando el dato, dando click en la lupa y luego en el botón aceptar o buscando todo el catalogo de datos del buscador de Modelo de Equipo y de Equipos.

##### Nuevo Registro

| Creación de un Nuevo Equipo Puede crear un nuevo equipo para el Tercero Cliente actual.

##### Editar Registro

| Editar un Equipo Debe escoger el Equipo a editar y dar click en el botón "Editar Registro", lo cual abrira una nueva ventana que permitirá la edición del registro.

##### Actualizar Grilla

| Actualiza Grilla Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se debe dar click en el botón actualizar, para que los cambios se vean reflejados.

#### Carpeta Resumen tercero

Carpeta con informacion de interés acerca del tercero seleccionado. En esta carpeta se cuenta con links hacia las Solicitudes, OT y Cotizaciones que tiene el Tercero Cliente, además del link hacia la página de contratos, en el número de Contratos que hay para el Tercero Cliente.

#### Barra de herramientas

| Unificar terceros: Esta función puede utilizarla en el caso de clientes que se encuentren duplicados en la base de datos con Nits diferentes y se quiera consolidar la información de contactos cliente, personal asignado, sucursales y equipos, igualmente puede ser muy útil en caso de fusiones de compañías.

Para realizar la migración seleccione en la primera casilla, la empresa de la que quiere extraer la información y en la segunda casilla la empresa a donde desea sea migrada, confirme con el botón aceptar, en este caso la ventana se cerrara y podrá verificar la migración de los equipos en la empresa que corresponda.

| Hoja Vida Permite ver la información del Tercero, en cuanto a los documentos que tiene, los repuestos, los trabajos realizados y las visitas hechas.

| Archivos Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opción de examinar busque su archivo en su PC, y confirme su carga con el botón aceptar, los archivos adjuntados por esta vía son los que quedaran asociados a este Tercero Cliente, para determinar una imagen como principal del Tercero Cliente, use el botón de selección, la imagen que seleccione quedara como predefinida para el Tercero Cliente que usted empiece a cargar en SAMM.

### Tercero Proveedor

Ingreso al listado de terceros con filtro de terceros por tipo proveedor.

### Tercero Fabricante

Ingreso al listado de terceros con filtro de terceros por tipo fabricante.

### Tercero Transportador

Ingreso al listado de terceros con filtro de terceros por tipo transportador.

### Terceros

Listado completo de terceros sin tener en cuenta los filtros de cliente, proveedor, fabricante y transportador.

### Sucursal

Por la opción de menú Maestros - Terceros - Sucursal, puede crear las diferentes sucursales de los Clientes.

#### Carpeta Info Básica

En la Carpeta de Información Básica del menú Sucursal, se encuentra toda la información referente a la sucursal a la cual se desea acceder.

Es importante tener en cuenta el estado que configura para la Sucursal. Si la Sucursal se encuentra Bloqueada, cuando se seleccione. en los documentos de la Solicitud, OTT y Cotización, aparecerá el mensaje , que es de caracter informativo (alarma) para la persona que genere este tipo de documentos.

Tenga en cuenta que SAMMWEB crea la Sucursal por defecto para cada Cliente cuando este se crea, si se requiere ingresar más Sucursales para el mismo Cliente se debe seleccionar el tercero y cargar los datos correspondientes a la información de la nueva Sucursal.

#### Carpeta Contactos Sucursal

En la carpeta Contacto Sucursal ira insertada toda la información referente a los contactos de la sucursal del cliente, seleccione el contacto de la lista y agréguelo por medio de la flecha. En esta carpeta se podrá editar el estado del la sucursal, si la sucursal estuviera en estado inactivo o bloqueada, en los documentos de Solicitud, Orden de Trabajo y Cotización cuando se seleccione, saldrá un mensaje que indica la inhabilidad de uso dado el estado actual de la Sucursal.

##### Nuevo Contacto sucursal

| Crear un Nuevo Registro del contacto, permitirá llevar toda la información correcta y ordenada de la sucursal.

##### Actualizar Grilla

| Cuando se agregue, edite o elimine un registro de la grilla, se debe dar click en el botón actualizar, para que los cambios se vean reflejados.

##### Eliminar Registro

| Seleccionando el Contacto, puede dar click en el botón de eliminar registro.

##### Crear Usuario en SAMM

| Seleccionando el Contacto, puede dar click en el botón "Crear Usuario en SAMM", para asignar el login y la contraseña al contacto del tercero cliente. Este usuario, podrá ingresar a SAMM y tendrá perfil tipo Cliente.

#### Carpeta Personal Asignado

Personal de la compañía que se encarga de la atención a este cliente en esta sucursal, selecciónelo de la lista y agréguelo por medio de la flecha.

#### Carpeta Equipos Sucursal

Listado de equipos creados en la sucursal del cliente.

#### Barra de Herramientas

| Ver Tercero En este Icono podrá ver la información del tercero al que pertenece la sucursal.

| Hoja de Vida Permite ver la información de la Sucursal, en cuanto a los documentos que tiene, los repuestos, los trabajos realizados y las visitas hechas.

| Unificar Cuando existan Sucursales duplicados en la base de información SAMM, podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un modelo origen y un modelo destino, SAMM consolidara la información del modelo en el que usted seleccione como destino.

### Contactos

Por la opción de menú Maestros - Terceros - Contacto, puede crear los diferentes contactos de sus clientes.

#### Carpeta Info Básica

En esta sección de contactos se pueden ingresar diferentes contactos para la empresa, en algunas ocasiones cada área de la empresa maneja una persona encargada de las operaciones de mantenimiento de su área.

#### Carpeta Sucursales Contactos

En esta carpeta estarán relacionadas las sucursales del cliente a los cuales pertenece el contacto.

## 2.2. FAMILIAS

En muchos casos las familias son llamadas también, Clases de Productos, Grupos, Líneas, Sublineas, Categorías, Subcategorías, técnicas etc. Estas son una de las bases principales para conformar el catalogo de productos, a clasificar de forma correcta sus productos, para así generar indicadores de ventas por producto. Las familias de producto, pueden ser organizadas como una jerarquía con familia - hijos, es decir, pueden tener varias familias y cada familia tener subfamilias o subgrupos, que a su vez pueden tener muchos productos asignados. La importancia de las familias de productos, esta en los siguientes puntos: Cada familia de productos, tiene un grupo de características que definen cada producto. Generación de reportes para análisis del comportamiento del negocio. Como Ejemplo su empresa puede tener la siguientes Familias: En este ejemplo vemos 3 familias principales (Equipos, Repuestos, Temparios) que a su vez manejan cada una subfamilias, por ejemplo Equipos tiene 2 familias (Maquinaria Pesada y Aire Comprimido) y estas a su vez manejan subfamilias. Es importante ver como Existe una familia de Maquinara Pesada y una de Aire Comprimido, se separan de esta forma, pues los equipos de Maquinaria Pesada tienen características diferentes a los equipos de Aire Comprimido.

#### Carpeta Info Básica

Familia: Nombre de la familia Familia código: Código asociado a la familia, si se esta creando una familia hija aparece en el cuadro de texto el código de su familia padre. Familia: Familia padre (si aplica), si es una familia raíz, este campo va en cero.

#### Carpeta fallas configuradas

En esta carpeta se mostraran las fallas que aplican para este tipo de familia de equipos, de tal manera que cuando en una orden de trabajo se deseen reportar las fallas de un equipo, se pueda seleccionar de las que aplican específicamente. Estas fallas se configuran en el menú Maestros - Detalle equipo - Falla.

## 2.3. MARCAS

Por la opción de menú Maestros - Marcas, puede crear las diferentes marcas de su catálogo, deben crearse las marcas de equipos, repuestos, componentes etc.

#### Carpeta Info Básica

Marca: Nombre de la marca que desea crear.

Marca código: Código de la marca

Fabricante: Seleccione con el icono de búsqueda el fabricante de la marca, para que pueda ser seleccionado este debe ser creado en el menú Maestros - Terceros, como tercero tipo fabricante.

#### Barra de herramientas

| Unificar: Cuando existan familias duplicados en la base de información SAMM, podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un modelo origen y un modelo destino, SAMM consolidara la información del modelo en el que usted seleccione como destino.

Importante: Tener en cuenta la jerarquía en la estructura de Familias Padre y Familias Hijas, SAMMWEB mostrará un mensaje de error si se asigna a una Familia Padre una Familia Hija. La estructura de Familias está definida dentro de la organización logística de cada empresa.

## 2.4. ELEMENTOS

Por la opción de menú Maestros - Elementos, puede realizar el registro de todos los elementos que conformaran el catalogo de trabajo en SAMM (Repuestos, productos, componentes, actividades, temparios, herramientas, servicios de terceros y consumibles) esta estructura será la base para alimentar correctamente la información del departamento de mantenimiento.

Para empezar a ingresar información del catalogo, previamente debe crearse la información referente a marcas por el menú (Maestros - Marcas) y las familias de productos por el menú (Maestros - Familias) para que puedan ser enlazados a un elemento del catalogo.

### Modelos de Equipo

Por la opción de menú Maestros - Elementos - Modelos de equipo, puede crear los elementos del catalogo tipo equipo.

#### Carpeta Info Básica

Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo equipo, ingrese la información referente a:

Descripción modelo: Nombre del modelo según fabrica. Ejem. PLANTA ELECTRICA C275 275KW

Código: Código o referencia del modelo de equipo. Ejem. C275

Código alterno: Código opcional para identificación del modelo de equipo

Marca: Marca del modelo. La marca previamente debe encontrarse creada en la db (Maestros - Marcas). Ejem. CUMMINS POWER GENERATION

Familia: De acuerdo a la clasificación realizada en las familias de productos, seleccione la línea, sublínea y grupo si aplica, donde estará catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificación especial para equipos para que puedan ser ubicados mas rápidamente por esta configuración.

Subtipo catalogo: Elemento del catalogo que se esta creando.

Precio venta: Valor de venta del modelo de equipo.

Garantía meses: Número de meses de garantía que aplican como distribuidor para el equipo

Garantía horas: Número de horas de garantía que aplican como distribuidor para el equipo.

Tiempo consecución: Número de días para ubicación del modelo en importación o compra local.

Es nacional: Seleccione el bit que corresponda si el modelo es de ubicación nacional o importada.

Control horómetro: Seleccione la opción que corresponda si el modelo de equipo maneja horómetro. Esta opción aplica para modelos con una variable de control diferente al tiempo. Ejem. Horas, kilómetros, impresiones por minuto.

Descripción larga: En este campo se debe incluir la descripción comercial del Modelo del Equipo.

#### Carpeta Atributos

En esta carpeta pueden definirse los atributos que maneja el modelo de equipo, los atributos pueden ser medibles o de características del equipo, estos atributos se crean en el menú Maestros - Detalle equipo - Atributos. Para mostrar los atributos que aplican para este modelo, despliegue el árbol correspondiente y chequee los atributos a utilizar, confirme sus cambios con el botón Aceptar.

##### Configurar atributos

Configure los rangos de aplicación del atributo para este modelo de equipo, únicamente podrá configurar rangos en los atributos tipo variable, cuando se registren los valores de las variables en una orden de trabajo y se encuentren fuera de este rango establecido, la orden de trabajo no podrá ser cerrada, si no chequea la opción cerrar OT.

##### Valores defecto atributos

Determine el valor por defecto para el atributo seleccionado, confirme con el botón aceptar.

#### Carpeta competencias

En esta carpeta puede seleccionar de su personal de servicio quien es apto para ejecutar un tipo de servicio en este modelo de equipo, esta matriz de información se genera de la tabla maestra de usuarios (Configuración - Seguridad - Usuarios y de la tabla maestra tipos de servicio.

#### Carpeta versiones

En esta carpeta puede crear las diferentes versiones en el caso que apliquen para el modelo que esta configurando. Ejem. Si su modelo de equipo es Luv 4x4 sus versiones podrían ser diesel, gasolina

##### Nueva versión de Equipo

| Crear una versión de equipo.

Versión equipo: Nombre de la versión de equipo. Versión equipo código: Código de la versión Modelo equipo: Modelo para el cual aplica la versión, por defecto se carga el modelo seleccionado en la grilla.

Seleccione los check list que aplican para este modelo de equipo, estos check list puede crearlos por la opción de menú Maestros - Detalle Equipo - Listas de chequeo.

#### Carpeta Sistema Equipo

En esta carpeta puede seleccionar de la lista de sistemas de equipo cargada en la tabla maestra sistemas (Maestros - Detalle equipo - Sistemas), los que aplican para este modelo de equipo, es decir si para el modelo determinado se realizan operaciones de mantenimiento a un sistema especifico de equipo o también se pueden montar diferentes tipos de repuestos. Ejem. Sistema inyección, chasis.

Para seleccionar un sistema use la opción de búsqueda y agréguelo con la flecha de selección, en la parte inferior se cargaran los sistemas que usted eligió como asociados a ese modelo de equipo si desea eliminar alguno de ellos, puede deseleccionarlo de la lista y confirmar con el botón aceptar.

#### Carpeta plan de mantenimiento

En esta carpeta se pueden enlazar los temparios que aplican a este modelo de equipo, los temparios deben ser creados previamente como por el menú (Maestros - Elementos - Temparios) para seleccionar el tempario use la opción de búsqueda, una vez seleccionado este tempario quedara asociado al modelo de equipo y podrá una vez asignado editarlo o eliminarlo según sea el caso.

#### Barra de herramientas

| Unificar Cuando existan equipos duplicados en la base de información SAMM, podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un modelo origen y un modelo destino, SAMM consolidara la información del modelo en el que usted seleccione como destino.

| Serializar Con esta función a partir de un modelo de equipo, podrá crear equipos como seriales asignando un cliente y una sucursal quedando asociados al modelo de equipo correspondiente.

| Equipos: En este menú podrán consultarse los equipos existentes de ese modelo especifico de equipo, y validar el nombre del cliente donde se encuentran, su serial y demás información complementaria.

| V Lista: En este menú podrán consultarse los equipos existentes de ese modelo especifico de equipo, y validar el nombre del cliente donde se encuentran, su serial y demás información complementaria.

| V Lista: En este menú podrán consultarse los equipos existentes de ese modelo especifico de equipo, y validar el nombre del cliente donde se encuentran, su serial y demás información complementaria.

| Archivos: Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opción de examinar busque su archivo en su PC, y confirme su carga con el botón aceptar, los archivos adjuntados por esta vía son los que quedaran asociados a este modelo de equipo, para determinar una imagen como principal del modelo, use el botón de selección, la imagen que seleccione quedara como predefinida para los equipos que usted empiece a cargar en SAMM.

### Componentes

Por la opción de menú Maestros - Elementos - Componentes, puede crear los elementos del catalogo tipo componentes. Los componentes son definidos como elementos mayores de un equipo y pueden ser sujetos de planes de mantenimiento específicos.

Importante: Los componentes son partes que forman un equipo, deben crearse componentes si cada uno de estos componentes esta sujeto a operaciones de mantenimiento o si desea llevar un seguimiento de los trabajos realizados a cada uno de ellos.

#### Info Básica

Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo componente, ingrese la información referente a:

Descripción modelo: Nombre del modelo según fabrica. Ejem. GENERADOR DE 1750 KW

Código: Código o referencia del modelo de componente. Ejem. GEN17MG

Código alterno: Código opcional para identificación del modelo de componente

Marca: Marca del modelo. La marca previamente debe encontrarse creada en la Ejem. STAMFORD

Familia: De acuerdo a la clasificación realizada en las familias de componentes, seleccione la línea, sublínea y grupo si aplica, donde estará catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificación especial para componentes para que puedan ser ubicados mas rápidamente por esta configuración.

Subtipo catalogo: Elemento del catalogo que se esta creando, en este caso es importante aclarar que es subtipo Componente.

Precio venta: Valor de venta del componente.

Garantía meses: Número de meses de garantía que aplican como distribuidor para el equipo

Garantía horas: Número de horas de garantía que aplican como distribuidor para el equipo.

Tiempo consecución: Número de días para ubicación del modelo en importación o compra local.

Es nacional: Seleccione el bit que corresponda si el modelo es de ubicación nacional o importada.

Control horómetro: Seleccione la opción que corresponda si el modelo de equipo maneja horómetro. Esta opción aplica para modelos con una variable de control diferente al tiempo. Ejem. Horas, kilómetros, impresiones por minuto.

#### Carpeta Atributos

En esta carpeta pueden definirse los atributos que maneja el modelo de equipo, los atributos pueden ser medibles o de características del equipo, estos atributos se crean en el menú Maestros - Detalle equipo - Atributos. Para mostrar los atributos que aplican para este modelo, despliegue el árbol correspondiente y chequee los atributos a utilizar, confirme sus cambios con el botón Aceptar.

##### Configurar atributos

Configure los rangos de aplicación del atributo para este modelo de equipo, únicamente podrá configurar rangos en los atributos tipo variable, cuando se registren los valores de las variables en una orden de trabajo y se encuentren fuera de este rango establecido, la orden de trabajo no podrá ser cerrada, si no chequea la opción cerrar OT.

##### Valores defecto atributos

Determine el valor por defecto para el atributo seleccionado, confirme con el botón aceptar.

#### Carpeta competencias

En esta carpeta puede seleccionar de su personal de servicio quien es apto para ejecutar un tipo de servicio en este modelo de equipo, esta matriz de información se genera de la tabla maestra de usuarios (Configuración - Seguridad - Usuarios y de la tabla maestra tipos de servicio.

#### Carpeta versiones

En esta carpeta puede crear las diferentes versiones en el caso que apliquen para el modelo que esta configurando. Ejem. Si su modelo de equipo es Luv 4x4 sus versiones podrían ser diesel, gasolina

##### Nueva versión de Equipo

| Crear una versión de equipo.

Versión equipo: Nombre de la versión de equipo. Versión equipo código: Código de la versión Modelo equipo: Modelo para el cual aplica la versión, por defecto se carga el modelo seleccionado en la grilla.

#### Carpeta check list

Seleccione los check list que aplican para este modelo de equipo, estos check list puede crearlos por la opción de menú Maestros - Detalle Equipo - Listas de chequeo.

#### Carpeta Sistema Equipo

En esta carpeta puede seleccionar de la lista de sistemas de equipo cargada en la tabla maestra sistemas (Maestros - Detalle equipo - Sistemas), los que aplican para este modelo de equipo, es decir si para el modelo determinado se realizan operaciones de mantenimiento a un sistema especifico de equipo o también se pueden montar diferentes tipos de repuestos. Ejem. Sistema inyección, chasis.

Para seleccionar un sistema use la opción de búsqueda y agréguelo con la flecha de selección, en la parte inferior se cargaran los sistemas que usted eligió como asociados a ese modelo de equipo si desea eliminar alguno de ellos, puede deseleccionarlo de la lista y confirmar con el botón aceptar.

#### Carpeta plan de mantenimiento

En esta carpeta se pueden enlazar los temparios que aplican a este modelo de equipo, los temparios deben ser creados previamente como por el menú (Maestros - Elementos - Temparios) para seleccionar el tempario use la opción de búsqueda, una vez seleccionado este tempario quedara asociado al modelo de equipo y podrá una vez asignado editarlo o eliminarlo según sea el caso.

#### Barra de herramientas

| Unificar: Cuando existan equipos duplicados en la base de información SAMM, podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un modelo origen y un modelo destino, SAMM consolidara la información del modelo en el que usted seleccione como destino.

| Serializar: Con esta función a partir de un modelo de equipo, podrá crear equipos como seriales asignando un cliente y una sucursal quedando asociados al modelo de equipo correspondiente.

| Equipos: En este menú podrán consultarse los equipos existentes de ese modelo específico de equipo, y validar el nombre del cliente donde se encuentran, su serial y demás información complementaria.

| Archivos: Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opción de examinar busque su archivo en su PC, y confirme su carga con el botón aceptar, los archivos adjuntados por esta vía son los que quedaran asociados a este modelo de equipo, para determinar una imagen como principal del modelo, use el botón de selección, la imagen que seleccione quedara como predefinida para los equipos que usted empiece a cargar en SAMM.

### Repuestos

Por la opción de menú Maestros - Elementos - Repuestos, puede crear los elementos del catalogo tipo repuesto.

#### Carpeta Info Básica

Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo repuesto, ingrese la información referente a:

Catalogo repuesto: Descripción del repuesto. Ejem. PORTALEVA

Marca: Marca del repuesto, debe seleccionar una de las marcas registradas en SAMM.

Garantía días: Número de días de garantía que dan a los clientes por este repuesto.

Garantía horas: Número de horas de garantía que dan a los clientes por este repuesto.

Vigente: Si el repuesto se encuentra vigente, es decir aun no obsoleto.

Código alterno: Código opcional para identificación del modelo de equipo

Familia: De acuerdo a la clasificación realizada en las familias de productos, seleccione la línea, sublínea y grupo si aplica, donde estará catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificación especial para repuestos para que puedan ser ubicados mas rápidamente por esta configuración.

Subtipo catalogo: Elemento del catalogo que se esta creando.

Código: Código o referencia del modelo de equipo. Ejem. 256897

Precio venta: Valor de venta del modelo de equipo.

Tiempo consecución: Número de días para la ubicación del repuesto

Es nacional: Seleccione el bit que corresponda si el modelo es de ubicación nacional o importada.

Si el repuesto esta conformado por diferentes piezas, puede seleccionar de la búsqueda los elementos que lo componen y agregarlos como detalle del repuesto principal.

#### Carpeta Reemplazos

En esta carpeta puede crear los diferentes reemplazos del repuesto, en caso de no contar con el repuesto seleccionado en el momento de realizar el servicio, para crear el reemplazo del repuesto, puede crearlo con el botón nuevo

#### Carpeta supercedidos

En esta carpeta podrá crear los elementos supercedidos que tiene esta referencia de repuesto que esta alimentando o si esta referencia supercede a otro parte número creado en el sistema.

#### Barra de herramientas

| Unificar Cuando existan repuestos duplicados en la base de información SAMM, podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un repuesto origen y un repuesto destino, SAMM consolidara la información del repuesto en el que usted seleccione como destino.

| Agrupar Cuando este repuesto forma parte de un grupo de elementos puede realizar agrupaciones de los mismos para que samm traiga los repuestos incluidos al momento de realizar una solicitud de repuesto.

| Desagrupar Para quitar o modificar las agrupaciones de repuestos usamos la función desagrupar.

| Archivos Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opción de examinar busque su archivo en su pc, y confirme su carga con el botón aceptar, los archivos adjuntados por esta vía son los que quedaran asociados a este repuesto, para determinar una imagen como principal del repuesto, use el botón de selección, la imagen que seleccione quedara como predefinida para este repuesto que usted empiece a cargar en SAMM.

### Actividades

Por la opción de Menú - Maestros - Elementos - Actividades, puede crear los elementos del catalogo tipo actividad.

Todas las actividades que pueden realizar los técnicos de mantenimiento, deben ser definidas en este tipo de productos y servicios. Pueden existir 2 dos tipos de actividades en SAMM:

Actividades facturables: por ejemplo reparación de motor, desmontar motor, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, cambio de baterías, etc.

Actividades No facturables: por ejemplo; reunión del departamento, aseo de taller, consecución de repuestos, etc.

Aunque las actividades facturables, no son requeridas en SAMM, pueden ser de gran ayuda para evaluar la productividad de los técnicos, y para verificar cuales son las actividades que son mas exigentes en tiempos, para así tomar decisiones.

#### Carpeta Info Básica

Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo actividad, ingrese la información referente a: Catalogo actividad: Descripción de la actividad a realizar. Ejem. DESM/MONTAR CAJA TIPO LIVIANO Es facturable: Si es una actividad que por defecto se factura, seleccione la opción, dentro de las actividades no facturables, pueden catalogarse por Ejem. Capacitación, tiempo de espera, desplazamiento etc. Duración estimada: Para cada actividad debe especificar la duración estimada de la misma, esto permitirá hacer retroalimentación con base en la información reportada por los técnicos. Esta duración esta dada en horas, es decir si una actividad tiene una duración de 15 minutos, en SAMM debe registrarse el tiempo como 0,25. Código: Código definido para la actividad. Código alterno: Código alterno para la actividad. Precio venta: Valor de cobro por la actividad seleccionada. Familia: De acuerdo a la clasificación realizada en las familias de productos, seleccione la línea, sublínea y grupo si aplica, donde estará catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificación especial para actividades para que puedan ser ubicados mas rápidamente por esta configuración. Subtipo catalogo: Elemento del catalogo que se esta creando. Procedimiento: Puede agregar el detalle del procedimiento de la actividad, ingrese la descripción del procedimiento, si se desea, puede realizarse una vista del procedimiento de la actividad usando el botón impresión de la barra de herramientas izquierda, este procedimiento podrá imprimirse para ser entregado al técnico encargado de realizar la actividad.

#### Barra de herramientas

| Unificar Cuando existan actividades duplicadas en la base de información SAMM, podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando una actividad origen y una actividad destino, SAMM consolidara la información de la actividad en el que usted seleccione como destino.

| Archivos Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opción de examinar busque su archivo en su PC, y confirme su carga con el botón aceptar, los archivos adjuntados por esta vía son los que quedaran asociados a esta actividad, para determinar una imagen como principal de la actividad, use el botón de selección, la imagen que seleccione quedara como predefinida para esta actividad.

### Temparios

Por la opción de menú Maestros - Elementos - Temparios, puede crear los elementos del catalogo tipo tempario.

Un tempario es una relación de repuestos, actividades y herramientas que se emplearan en ciertos mantenimientos (generalmente mantenimientos preventivos), son llamados también rutinas o protocolos de mantenimiento.

Los temparios se crean, para facilitar la asignación de tareas de mantenimiento

#### Carpeta Info Básica

Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo actividad, ingrese la información referente a:

Descripción Tempario: Descripción del tempario a realizar. Ejem. MTTO TRIMESTRAL

Código: Código para realizar la identificación del tempario. Ejem. MTPG350

Código alterno: Código alterno para el tempario seleccionado.

Tipo servicio: Tipo de servicio que generara esta orden de trabajo. Ejem. Preventivo, en esta opción podrá seleccionar de los tipos de servicio creados.

Familia: De acuerdo a la clasificación realizada en las familias de productos, seleccione la línea, sublínea y grupo si aplica, donde estará catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificación especial para temparios para que puedan ser ubicados mas rápidamente por esta configuración.

Subtipo catalogo: Elemento del catalogo que se esta creando.

Impuesto: Elemento del catalogo que se esta creando.

Porc Garantía: Normalmente aplica para procesos de Mantenimiento que vienen predefinidos desde el fabricante del equipo. Cuando se ejecuta un tempario de esta caracterpirstica, regularmente la fabrica responde por un porcentaje en la ejecución de la rutina de mantenimiento.

Porc Tropicalización: Corresponde al porcentaje de tiempo adicional que se usa en la ejecución de una rutina de mantenimiento, cuando al ejecutarlo, se emplea herramienta o personal de servicio que no esta completamente adecuado al proceso del tempario. Ej. Un técnico de servicio de mi empresa emplea 20% de tiempo más que un técnico del fabricante del equipo.

Duración estimada: Si se tiene un estándar para este tempario, en esta casilla digite la cantidad (en horas) estimada de duración.

En taller: Si el servicio que se generará de este tempario se á externo, es decir, si tenemos que realizar la visita al lugar donde se encuentra el equipo, o por el contrario, si el servicio se debe realizar en el taller será de laboratorio.

Detiene equipos: Si para ejecutar el tempario es necesario realizar la parada del equipo.

Horas detención: Duración estimada de la parada de equipo, esta duración esta dada en horas, es decir si el equipo se detiene 15 minutos, en SAMM debe registrarse el tiempo como 0,25.

Precio venta: Valor de cobro para el tempario seleccionado.

Factura todo: Si se facturara todo el valor de las actividades y repuestos que incluya el tempario.

Descripción larga: Incluya el texto que describe de forma completa y específica el tempario que está creando.

Bloquear Costear: Permite determinar si el tempario se va a ver incluido dentro del costeo de la OT, cuando se enmarca en la planeación o ejecución de la Orden de Trabajo..

Proyectar: Marque SI, si con base en este tempario se generarán visitas en un contrato de mantenimiento y desea que se tenga en cuenta para generarlas basadas en el tempario creado. Si marca NO, los parámetros correspondientes a Periodo Días, Periodo Horas, Es cíclico, Incluir Menores y Modo Ajuste se ocultarán del formulario.

Periodo días: Número de días en las que se debe ejecutar el tempario. P.ej. Cada 365 Días se debe ejecutar el tempario.

Periodo horas: Número de horas en las que se debe ejecutar el tempario. Aplica cuando se toma en cuenta el horómetro del equipo.

Es cíclico: Si el tempario se repite cada cierto tiempo definido o solo se realiza una vez. Ejem. Solo se aplica para las primeras 50 horas del equipo o si se debe ejecutar cada 3 meses.

Proyectar divisores: De acuerdo a la estructura con que se crea el tempario y la aplicación que se quiere dar del mismo, existe la dependencia a si se va a aplicar por Periodo de Días o Periodo de Horas. Es común que se deba aplicar un tempario cada cierta cantidad de tiempo estándar (Días / Horas), es decir, cada 300 hrs, 600 hrs, 900 hrs, etc, o cada 30 días, 60 días, 90 días.

El usuario de samm tiene la opción de escoger cual de las dos estrategias usar, y de acuerdo a eso de proyectarán las visitas si se establece un tempario como divisor de otro. Si se ve como necesario aplicar las dos estrategias, la proyección de las visitas se hará de acuerdo a cual estrategia se cumpla primero.

Modo Ajuste: El usuario de samm debe seleccionar como desea que se ajusten las visitas que se programan. Existen tres estrategias:

- Por horómetro exacto: Se proyecta la visita cada vez que el equipo tenga un horómetro determinado.

- Por horómetro tempario: Se proyecta la visita cada vez que se cumpla en el equipo el periodo de días o de horas que se define en el tempario asignado al Modelo de Equipo.

- Por ciclo tempario: Si el bit de "Es ciclico" esta en SI, se proyectan las visitas cada vez que el periodo días o periodo horas se encuentre en determinado valor, el cual se considera ciclico, es decir, se repite.

Nota: En la defición del tempario se debe llenar como campo obligatorio el campo de Periodo Horas o Periodo Días o los dos, dependiendo del caso.

Nota 1: Tenga en cuenta que si en la afiliación de equipos al contrato de mantenimiento escoge la estrategia tipo tempario, el cronograma de mantenimiento se ajustará de acuerdo de acuerdo al MODO AJUSTE que escoga para el tempario que va ligado al modelo del equipo.

#### Carpeta Modelos equipo

Nota: El botón le permite importar los modelos de equipos asignados a determinado tempario. Ver ayuda Importar: Descripción de la Barra de Herramientas General.

Puede seleccionar los modelos de equipo a los cuales aplica este tempario, para seleccionar un modelo ubíquelo en la casilla de búsqueda y se agregará al modelo seleccionado. A continuación se presenta la ventana de búsqueda avanzada, en la cual se podrá seleccionar el modelo de equipo que aplica al tempario actual.

#### Barra de herramientas

| Unificar Cuando existan temparios duplicados en la base de información SAMM, podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un tempario origen y un tempario destino, SAMM consolidara la información del tempario en el que usted seleccione como destino.

| Ajustar Ajuste de los tiempos de duración del tempario de acuerdo a la historia de ejecución de los mismos, se puede dar un ajuste por % de ejecución o basados en el histórico de fechas.

| Detalle (Tempario) Con esta opción podrá crear el detalle del tempario o rutina de mantenimiento, cargar los diferentes elementos que lo componen como repuestos, actividades y herramientas

Para cargar un elemento seleccione la categoría de catalogo que quiere adicionar. Ejem. Actividades, repuestos. Busque el elemento que desea agregar, si aplica seleccione el sistema del equipo y la cantidad estándar, confirme con el botón aceptar. En la columna Cantidad estándar, y de acuerdo a los permisos de usuario, podrá editar la cantidad estándar del repuesto que se requiere utilizar para el tempario.

Podrá regresar a la página de temparios dando click en el nombre del tempario ubicado en el encabezado del de detalle, como se puede ver a continuación,

| Archivos Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opción de examinar busque su archivo en su PC, y confirme su carga con el botón aceptar, los archivos adjuntados por esta vía son los que quedaran asociados a esta actividad, para determinar una imagen como principal de la actividad, use el botón de selección, la imagen que seleccione quedara como predefinida para esta actividad.

### Productos

Por la opción de menú Maestros - Elementos - Productos, puede crear los elementos del catalogo tipo producto.

Importante: Los productos son aquellos que pueden generarse de la operación de los equipos Ejem. Pilotes, carbón, gravilla, estos productos podrán usarse en el modulo de producción, donde se llevara el registro de la producción diaria de cada equipo.

#### Info Básica

#### Barra de herramientas

| Unificar Cuando existan productos duplicados en la base de información SAMM, podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un producto origen y un producto destino, SAMM consolidara la información del producto en el que usted seleccione como destino.

| Archivos Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opción de examinar busque su archivo en su pc, y confirme su carga con el botón aceptar, los archivos adjuntados por esta vía son los que quedaran asociados a este producto, para determinar una imagen como principal del producto, use el botón de selección, la imagen que seleccione quedara como predefinida para este producto que usted empiece a cargar en SAMM.

### OTROS

Por la opción de menú Maestros - Elementos - Otros, puede crear los elementos del catalogo tipo servicios de terceros y/o otros gastos. Estos elementos serán utilizados al momento de realizar una orden de compra o cuando se realice una relación de gatos sobre una orden de trabajo (OT).

#### Info Básica

Para crear un nuevo elemento del catalogo tipo otros, ingrese la información referente a: Catalogo otro: Nombre o descripción del Servicio de tercero o consumible. Costo: Costo del servicio o consumible. Código: Código del Servicio de tercero o consumible Código alterno: Código alterno del Servicio de tercero o consumible. Precio venta: Valor de cobro para el Servicio de tercero o consumible. Tiempo consecución: Número de días para la ubicación del Servicio de tercero o consumible. Es nacional: Seleccione el bit que corresponda si el Servicio de tercero o consumible es de ubicación nacional o importada. Familia: De acuerdo a la clasificación realizada en las familias de productos, seleccione la línea, sublínea y grupo si aplica, donde estará catalogado el elemento que esta ingresando, se aconseja crear una clasificación especial para temparios para que puedan ser ubicados mas rápidamente por esta configuración. Subtipo catalogo: Elemento del catalogo que se esta creando.

#### Barra de herramientas

| Unificar Cuando existan Servicio de tercero o consumible duplicados en la base de información SAMM, podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un Servicio de tercero o consumible origen y un Servicio de tercero o consumible destino, SAMM consolidara la información del Servicio de tercero o consumible en el que usted seleccione como destino.

| Archivos Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opción de examinar busque su archivo en su pc, y confirme su carga con el botón aceptar, los archivos adjuntados por esta vía son los que quedaran asociados a este producto, para determinar una imagen como principal del producto, use el botón de selección, la imagen que seleccione quedara como predefinida para este producto que usted empiece a cargar en SAMM.

### Subtipos de Catalogo

Por la opción de menú Maestros - Elementos - Subtipos de catalogo, puede crear demás subtipos de elementos para cargar en su base maestra SAMM.

#### Carpeta Info Básica

Para crear un nuevo subtipo catalogo, ingrese la información referente a:

Sub tipo catalogo: Nombre del subtipo catalogo.

Sub tipo catalogo código: Código asociado al subtipo de catalogo.

Tipo catalogo: Catalogo padre donde va a ser creado este subtipo.

## 2.5. DETALLE EQUIPO

Por la opción de menú Maestros - Detalle equipo, puede realizar el registro de todos los elementos que son características especiales de los tipos de catalogo equipo.

### Sistemas

Por la opción de menú Maestros - Detalle equipo - Sistemas, puede crear los diferentes sistemas que componen un equipo, Ejem. Sistema de controles de encendido, Sistema de lubricación de motor.

#### Carpeta Info Básica

Para crear un nuevo sistema, ingrese la información referente a: Sistema: Nombre del sistema. Ejem. Sistema Eléctrico Sistema código: Código del sistema

### Secciones de Atributos

Por la opción de menú Maestros - Detalle equipo - Secciones de atributos, pueden crearse los grupos de atributos que nos interesa contar como información complementaria del equipo. Ejem. Condiciones de operación, Parámetros de funcionamiento, Medición de baterías. Dentro cada una de estas secciones, pueden crearse diferentes atributos a medir o a configurar como información base del equipo.

#### Carpeta Info Básica

Para crear una nueva sección de atributos, ingrese la información referente a: Sección atributo: Nombre de la sección de atributos. Ejem. Pa ámetros de funcionamiento Sección atributo código: Código para la sección de atributos. Orden: Orden en el que debe aparecer esta sección en la información del equipo.

#### Carpeta Atributos

En esta carpeta puede crear los atributos que están incluidos dentro de esta sección de atributo.

##### Nuevo

Crear un nuevo atributo Atributo: Nombre del atributo. Ejem. Voltaje, Amperaje, Peso, Frecuencia. Atributo código: Código del atributo asociado. Sección atributo: Sección en la cual se agregara el atributo definido. Tipo atributo: Seleccione el tipo de atributo que esta creando, puede configurar diferentes tipos dependiendo la característica del atributo. Fecha: Si el atributo es tipo fecha. Ejem. Fecha póliza, Fecha revisión técnico mecánica. Lista: Si el atributo tiene selección de campos de una lista de opciones. Ejem. Tipo carrocería puede tener solo dos opciones de selección: Compacta, articulada. Múltiple selección: Si el atributo puede aplicar a varias opciones de la selección. Número: Si el atributo es de tipo número, Ejem. Número de baterías. Texto: Si el atributo es de tipo texto. Unidad: Unidad en la cual es medido el atributo. Ejem. Voltios, Kilos, Hz. Nombre control: Nombre del control que aparecerá al momento de cargar la información correspondiente. Es variable: Seleccione la opción si, si el atributo que esta creando es tipo variable, es decir si los técnicos pueden realizar mediciones de este parámetro en campo. Resaltado: Seleccione la opción si, si el atributo es importante en la información del equipo y desea que aparezca en la barra de información de cada uno de sus equipos para conocer esta información rápidamente. Modelo equipo: Modelo para el cual aplica la versión, por defecto se carga el modelo seleccionado en la grilla. Valor mínimo: Valor mínimo permitido para el atributo, este campo aplica para los atributos tipo variable. Valor máximo: Valor máximo permitido para el atributo, este campo aplica para los atributos tipo variable.

### Atributos

Por la opción de menú Maestros - Detalle equipo - Atributos, pueden crearse los diferentes atributos que aplican para los diferentes modelos de equipos.

#### Carpeta Info Básica

Para crear un nuevo atributo ingrese la información correspondiente a:

Atributo: Nombre del atributo. Ejem. Voltaje, Amperaje, Peso, Frecuencia.

Código: Código del atributo asociado.

Sección: Sección en la cual se agregara el atributo definido.

Tipo: Seleccione el tipo de atributo que esta creando, puede configurar diferentes tipos dependiendo la característica del atributo.

##### Nota:

Si el Tipo escogido es Lista o Múltiple Selección se genera una carpeta adicional que permite configurar las "opciones" que contiene dicho atributo, como se puede observar a continuación:

##### Carpeta Opciones:

En esta carpeta se pueden configurar todas las opciones que contiene el atributo tipo Lista o Múltiple Selección, como se puede observar a continuación:

Para crear un nuevo opción para el atributo tipo listado o Múltiple selección ingrese la información correspondiente a:

Opción atributo: Corresponde a la descripción de la opción que se asigna al atributo tipo Lista o Múltiple Selección.

Código: Código de la opción atributo creada.

Atributo: Se debe seleccionar el atributo al cual pertenece la opción atributo creada.

Orden: Establece el orden en el cual aparecerá la opción atributo creada en la lista o en la selección múltiple.

Fecha: Si el atributo es tipo fecha. Ejem. Fecha póliza, Fecha revisión técnico mecánica.

Lista: Si el atributo tiene selección de campos de una lista de opciones. Ejem. Tipo carrocería puede tener solo dos opciones de selección: Compacta, articulada.

Múltiple selección: Si el atributo puede aplicar a varias opciones de la selección.

Número: Si el atributo es de tipo número, Ejem. Número de baterías.

Texto: Si el atributo es de tipo texto.

Unidad: Unidad en la cual es medido el atributo. Ejem. Voltios, Kilos, Hz.

Nombre control: Nombre del control que aparecerá al momento de cargar la información correspondiente.

Es variable: Seleccione la opción si, si el atributo que esta creando es tipo variable, es decir si los técnicos pueden realizar mediciones de este parámetro en campo.

Resaltado: Seleccione la opción si, si el atributo es importante en la información del equipo y desea que aparezca en la barra de información de cada uno de sus equipos para conocer esta información rápidamente.

Modelo equipo: Modelo para el cual aplica la versión, por defecto se carga el modelo seleccionado en la grilla.

Valor mínimo: Valor mínimo permitido para el atributo, este campo aplica para los atributos tipo variable.

Valor máximo: Valor máximo permitido para el atributo, este campo aplica para los atributos tipo variable.

#### Carpeta modelos equipo

Para asociar el modelo al cual aplica el atributo, seleccione primero en la búsqueda avanzada la familia a la cual quiere asignar el atributo. Cuando se halla seleccionado apareceran los Modelos de Equipo pertenecientes a la familia escogida, donde de acuerdo al atributo, el usuario seleccionará el Modelo de Equipo que se ajuste, como se ilustra a continuación,

##### Aplicar a todos

El botón "Aplicar a Todos" permite asignar una atributo génerico a todos los Modelos de Equipo que existen en SAMM.

Al dar click sobre el botón "Aplicar a Todos", el atributo aplicará a todos los modelos de equipos ingresados en SAMM, mostrando el siguiente mensaje para que el usuario certifique el proceso.

Cuando el usuario de click en aceptar se habrá completado el proceso.

### Lista de chequeo

Por la opción de menú Maestros - Detalle equipo - Lista de chequeo, pueden crearse diferentes listas de chequeo, la lista de chequeo son una serie de actividades que pueden realizarse de verificación general en un equipo o para un procedimiento, una vez vinculadas, pueden asociarse a un trabajo especifico.

#### Carpeta Info Básica

Para crear una nueva lista de chequeo ingrese la información referente a:

Prueba lista chequeo: Nombre de la lista de chequeo. Ejem. Ingreso vehiculo taller.

Prueba lista chequeo código: Código de la lista de chequeo.

### Fallas

Por la opción de menú Maestros - Detalle equipo - Fallas, puede crear diferentes fallas, estas serán las fallas en las que usted podrá clasificar una orden de trabajo, puede usar las fallas generadas por los diferentes tipos de equipo con los códigos que el fabricante maneja.

#### Carpeta Info Básica

Para crear una falla ingrese la información referente a:

Falla: Nombre de la falla. Ejem. Alta presión

Falla código: Código asociado a la falla. Ejem. 005

Tipo Falla: Seleccione el tipo de falla que esta creando.

Procedimiento: Agregue el detalle del procedimiento a realizar en caso de esta falla, si se desea, puede realizarse una vista del procedimiento de la falla usando el botón impresión de la barra de herramientas izquierda, este procedimiento podrá imprimirse para ser entregado al técnico encargado de realizar el ajuste de la falla.

#### Carpeta familias

En esta carpeta puede seleccionar las familias a las cuales aplica la falla seleccione, confirme sus cambios con el botón aceptar.

#### Barra de herramientas

| Archivos Usted puede adjuntar cualquier tipo de archivos, con la opción de examinar busque su archivo en su PC, y confirme su carga con el botón aceptar, los archivos adjuntados por esta vía son los que quedaran asociados a esta falla, para determinar una imagen como principal de la falla, use el botón de selección, la imagen que seleccione quedara como predefinida para esta falla.

## 2.6. DETALLE REPUESTO

Por la opción de menú Maestros - Detalle Repuesto, puede realizar el registro de todos los elementos que son características especiales de los tipos de catalogo repuesto.

### REEMPLAZOS

Podrá registrar los reemplazos que se realizan de un repuesto a otro.

### SUPERCEDIDOS

Podrá registrar el repuestos que superceden a otro, dado un cambio de referencia o salida del mercado.

SAMM - Sistema de Administración de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES - www.idaesoluciones.com - 3381691 - samm.soporte@idaesoluciones.com

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# 3. SERVICIO

3.1 EQUIPOS

3.2 SOLICITUDES

3.3 OTS

3.4 CONTRATOS

3.5 CRONOGRAMA

3.6 PROGRAMACIÓN

3.7 PRELIQUIDACIÓN

3.8 CIERRE MASIVO OTS

3.9 REPORTE DIARIO

3.10 GASTO

3.11 ACCESO CLIENTES

## 3.1. EQUIPOS

En este menú podrá crear toda la información referente a los equipos SAMM, las configuraciones y características de los mismos.

### EQUIPOS

Por la opción de menú Servicio - Equipos - Equipos, puede crear los diferentes equipos que conforman su parque de servicio.

#### Carpeta Info Básica

Serial: Número serial del equipo a ingresar, si no conoce el serial del equipo puede usar el botón al lado de esta casilla de texto, SAMM generara un serial provisional para su equipo.

Equipo código: Código alterno para identificación del equipo, en algunos casos puede usarse como código alterno el número de activo con el que cuenta el elemento en la compañía.

Modelo: Seleccione el modelo de equipo al que pertenece el equipo, para buscarlo rápidamente utilice la lupa al lado derecho de la casilla y ubique el modelo con su código o descripción. En la grilla de resultados aparecerán los registros de los modelos encontrados, para asociar el modelo al equipo de doble click sobre el producto en la grilla de resultados.

Equipo: Existen dos formas de ingresar la información en este campo.

| Con el check de "Auto Generar CMM" activo: Así, de acuerdo a la configuración hecha en el botón "Orden CMM", se cargará la información de este campo y no se podrá modificar. Con el check de "Auto Generar CMM" inactivo: El usuario podrá editar este campo.

Versión: Versión del equipo que esta creando en caso que aplique, estas versiones se configuran para el modelo de equipo.

Tercero: Cliente al cual pertenece el equipo, para buscarlo rápidamente utilice la lupa al lado derecho de la casilla y ubique el cliente con su nit o nombre. En la grilla de resultados aparecerán los registros de los clientes encontrados, para asociar el cliente al equipo de doble click sobre el cliente en la grilla de resultados.

Sucursal: Si al cliente se le han cargado sucursales aparecerán en la lista para asociar el equipo a una sucursal y ubicarlo posteriormente más rápidamente. Si en la sucursal usted creo correctamente los datos de la dirección, teléfono, contacto y ciudad, se traerán automáticamente para el equipo. Esta información debe corresponder a la ubicación actual del equipo.

Zona: Ciudad de ubicación del equipo.

Ubicación: Dirección donde se encuentra el equipo.

Tercero comprador: Use esta casilla cuando, su cliente final para servicio es una empresa determinada, pero el cliente para facturación es por ejemplo un Leasing, así tendrá la información de los dos terceros asociados al equipo.

Tercero servicio: Use esta casilla cuando, para ese equipo usted cuenta con un tercero adicional que se encarga del mantenimiento del mismo. Como tercero servicio se entiende una compañía ajena a su compañía.

Nombre contacto: Contacto del equipo, contacto que debe ubicar el técnico al momento de realizar el mantenimiento, en ocasiones puede registrarse también el operador del equipo.

Teléfono contacto: Teléfono de ubicación del contacto.

Garantía cancelada: Cuando se cancela la garantía de fabrica por cualquier motivo, en esta opción podrá registrar el motivo de cancelación de la misma para tenerlo en cuenta al momento de realizar la prestación del servicio.

Fecha de puesta en marcha: Fecha en la que se realizo la instalación del equipo.

Venc. Garantía Fabrica: Fecha en la que vence la garantía de Fabrica del equipo.

Venc. Garantía distribuidor: Fecha en la que vence la garantía del distribuidor del equipo.

Horómetro actual: Valor del horómetro basado en la última lectura.

Última lectura: Fecha de la última lectura del horómetro.

Horas garantía: Horas en la cuales es detallado el tiempo de la garantía.

Promedio horas: Promedio de horas de trabajo del equipo.

Estado EQ: Seleccione esta opción de acuerdo al estado en que se encuentra el equipo funcionalmente. SAMMWEB por defecto carga el estado Activo e Inactivo.

Costo: establece el costo del elemento u equipo, debe ser de tipo numérico.

Fecha importación: Fecha de importación del equipo.

Observaciones: Espacio para diligenciar un texto alusivo al equipo, comentarios importantes a agregarse.

#### Carpeta Datos

Esta carpeta contiene los datos adicionales que complementan los equipos, en esta carpeta encuentra los datos de características básicas del equipo, como: funcionamiento (voltaje, amperaje), características físicas (peso, color, dimensiones.)

Si no existen atributos asociados al modelo de equipo del equipo actual seleccionado, la carpeta datos no mostrará ningún tipo de información.

Nota: Recuerde que los atributos se asigna al Modelo de Equipo, en el menú Maestros - Detalle Equipo - Atributos - Modelo Equipo y que la información inscrita en ésta carpeta se guarda con un permiso independiente respecto a la carpeta info básica.

#### Carpeta Variables

Esta carpeta permite realizar los registros de los parámetros y variables de funcionamiento del equipo. Pueden crearse las variables que pueden ser medibles del equipo o que son una característica como tal del mismo. Estas variables medibles pueden ser variables de tipo (Temperaturas, voltajes, amperajes, Presiones, Etc.)

#### Carpeta Horómetros

La carpeta de horómetros tiene como objetivo llevar el control de los horómetros del equipo. La carpeta estará en tres estados, nuevo, edición y búsqueda. Inicialmente estará en estado búsqueda, los controles de rangos tendrán la información del primer y el último registro de la tabla de datos, los cuales serán los últimos 20 horómetros registrados.

En la tabla de datos aparece información de cada uno de los horómetros, según el motivo del horómetro hay un link al que lo originó, por ejemplo si el que origino ese horómetro fue un reporte técnico el link lo lleva a la carpeta variables de la página de reportes, si por otro lado el horómetro fue generado por un evento, el link lo lleva a la página de registro de eventos.

El botón nuevo (), deja la carpeta en el estado nuevo, se utiliza para agregar un nuevo horómetro para ese equipo, el botón buscar (), deja la carpeta en modo búsqueda para establecer los rangos que el usuario desea ver en la tabla de datos, estos rangos pueden ser por horómetro o por fecha, por último el botón eliminar (), borra el registro que se ha seleccionado en la tabla de datos.

#### Carpeta Componentes

Los componentes son repuestos especiales a los cuales se implementan en los equipos.

Cada equipo, puede tener varios sub equipos o componentes, que tienen la posibilidad que se les preste servicio de mantenimiento, traslados, cambio de equipo padre, etc. Este tipo de elementos son registrados como componentes.

#### Carpeta Contratos

�sta ventana permite al usuario ver las fechas de las visitas al equipo, cuando éste está incluido en un contrato de mantenimiento. Además muestra las OT que ya se han generado a partir del contrato. Si la visita tiene asignada una OT, se muestra la fecha de Compromiso proveniente del documento.

#### Carpeta Overhalls

La carpeta Overhalls da al usuario la vía de ingreso de información para las reparaciones los suficientemente relevantes e importantes en los equipos, que hacen que el horómetro del mismo deba ser re-iniciado desde ceros.

Ingrese el horómetro del equipo, antes de realizarse la reparación y la fecha y hora en la cual se toma ésta medición o se realiza la reparación.

El check de restauración de horómetro de componente, tiene la utilidad, de si es "checkeado", restaurar a cero el horómetro de los componentes que tiene el equipo.

#### Carpeta Movimientos

Los equipos pueden trasladarse de una sucursal del cliente a otra, este registro se puede ver en el tab "Movimientos" de los equipos, donde se muestra la fecha en que el equipo se traslada, la sucursal de origen y la de destino, además de la OT de la cual proviene el movimiento.

La columna "No. Trazas", muestra las notas anexas a la trazabilidad del equipo, mostrándose cuando se coloca el cursor sobre el dato (Número que se quiere ver) de la columna "No. Trazas", mostrando el tipo de trazabilidad, la fecha en que se realiza el traslado/movimiento, el cliente, la sucursal del cliente, el equipo padre (si forma parte del un equipo padre) y el documento (OTT) que sustenta la traza.

Para crear un nuevo movimiento de click en el botón , lo cual lo llevará a la siguiente pantalla.

Seleccione el Tercero (Cliente), la Sucursal y la fecha donde se registra el movimiento y de click en el botó aceptar.

#### Barra de Herramientas

| Unificar Cuando existan equipos duplicados en la información de SAMMWEB, se podrá usar la función de unificar la información de los mismos, seleccionando un equipo origen y un equipo destino, SAMMWEB consolidara la información del equipo en el que usted seleccione como destino.

| Buscar Con esta opción podrá ampliar las opciones de búsqueda de sus equipos con filtros de familia y por marca del equipo.

| Duplicar Permite crear un nuevo equipo basado en los datos actuales. Para crear un equipo duplicado, se debe ingresar el serial del equipo, y hacer clic en botón duplicar, se presentara un mensaje de verificación de la duplicación, al confirmar la duplicación se creara un equipo idéntico al equipo actual pero identificado con un nuevo número.

| Variables Permite registrar las lecturas de las variables teniendo en cuenta la Fecha de la toma de los datos realizados en el equipo.

| Hoja de Vida Permite ver la historia completa del equipo, que tipo de mantenimiento o tipos de operaciones que ha recibido desde el momento que se inserto en la base de datos.

| Ver OTS Permite ver, editar y crear las Ordenes de trabajo correspondientes a el equipo que se este visualizando, esto a partir de la barra de herramientas.

| Consultar En este menú podrá enviar correo /e-mail al tercero fabricante del equipo/componente.

| Eventos Un evento es una acción que ocurre sobre el equipo, por ejemplo (normalmente se usan para reportar paros de maquina, por varada, por tanqueo, por lluvia), otras veces un evento se usa para hacer reportes de producción.

| Soporte Este icono me indica la disponibilidad de equipos con el cual cuenta la empresa soporte, cuando a el cliente se le daña o avería su equipo.

| Archivos Permite adjuntar archivos, relacionados con el equipo, archivos como fotos, manuales, planos, documentos. El botón irá actualizando y mostrando la cantidad de archivos que se han ido adjuntando al registro seleccionado.

| Orden CMM Este botón da al usuario la opción de organizar la información directa del equipo, con el fin de lograr verla en un solo campo Equipo), como se puede apreciar a continuación,

| El usuario debe escoger cuales son los elementos y cual es el orden en que se mostrará la información del campo "Equipo" del formulario y escoger a cual o cuales equipos aplicará esta configuración y luego dar click en el botón aceptar. Luego de cerrar la ventana de "Orden CMM", el usuario debe actualizar la página del formulario de Equipos, con el fin de ver los cambios registrados.

| Nueva Solicitud Permite generar una nueva Solicitud de Servicio para el equipo seleccionado.

| Nueva OT Permite generar una OT para el equipo seleccionado.

#### Formatos / Reportes / Indicadores del formulario de Equipos

### COMPONENTES

Por la opción de menú Servicio - Equipos - Componentes, puede crear los diferentes componentes pertenecientes a los equipos los cuales conforman su parque de servicio.

Los componentes son creados en esta opción de menú y posteriormente podrán asociarse a un equipo y podrán ser editados o eliminados. Como componente se consideran los componentes mayores de un equipo, en SAMM están catalogados como equipos pero subtipo componente. Cada componente que se ha adicionado se le especificará un número serial puesto que este tomara la información de el equipo padre. Los componentes solo pueden crearse desde un equipo, esto quiere decir que tienen un padre desde su creación y si se desea, se puede hacer un traslado a diferentes padres.

Un equipo puede estar compuesto por componentes que estén dispuestos a planes de mantenimiento, se podrá agregar los componentes que pertenecen a un equipo especifico.

Los componentes insertados aparecen en el listado respectivo, en el Menú - Servicio - Equipos - Componentes y podrán ser editados o eliminados según sea el caso, a cada componente que sea adicionado se le deberá especificar Básicamente el nombre del Equipo, un número de Equipo código, un Número de Equipo Serial y este tomara la información de su ubicación y datos de contacto. Un componente que sea creado por esta opción se comportará como un equipo y tiene las mismas funcionalidades de este, La diferencia es que los componentes solo pueden crearse desde un equipo, es decir tienen un padre desde su creación y pueden trasladarse a diferentes padres en su historia.

### PRESTAMOS

Use esta función para realizar préstamos de herramientas a técnicos y llevar un control de los inventarios de las mismas.

#### Carpeta Info Básica

Por la opción de Menú - Servicio - Equipos - Préstamo, puede realizar el registro de todos los préstamos.

#### Carpeta Herramientas

La carpeta de herramientas contiene las herramientas que están en préstamo como (osciloscopios, multímetros, prensas, alicates, pinzas, etc), las cuales se desean devolver una o todas las herramientas a su estado inicial, para llevar a cabo una ordenada y sistematizada devolución se realiza un seguimiento en el cumplimiento del tiempo, como tal, cada herramienta tiene un Horómetro y una fecha de devolución.

##### Devolver un Elemento

Devuelve el elemento o la Herramienta que se encontraba en estado de préstamo, a su estado inicial.

##### Devolver todos los Elementos

Devuelve los elementos o las Herramientas que se encontraban en estado de préstamo, a su estado inicial.

### HORÓMETROS

La primera sección de la ventana de horómetros, corresponde a los filtros de búsqueda de equipo. De igual forma el primer botón aceptar ejecuta la instrucción dada en los filtros de búsqueda. Luego de ejecutar la búsqueda de equipos, se mostrará el listado de éstos, en donde el usuario de SAMMWEB puede editar el horómetro registrado para cada equipo en la fecha actual. Se mostrará en la grila toda la semana actual. Los únicos registros que se pueden editar son aquellos en que la fecha es igual o menor a la fecha actual.

Inserte en la casilla correspondiente al equipo y en la fecha de lectura, el horómetro de registro. SAMMWEB adicionalmente le pedirá ingresar la hora en que se registra el horómetro. Por último de click en el botón aceptar de la parte inferior de la ventana.

Nota: Tenga en cuenta que a medida que se registran los horómetros del equipo, si éste, está incluido en un contrato de mantenimiento, el cronograma de mantenimiento se irá ajustando de acuerdo a este parámetros, si en el tempario del modelo del equipo el bit de proyectar esta en SI y en el MODO AJUSTE está seleccionada la opción "Por Horómetro Exacto".

### CAMPAÑAS

## 3.2. SOLICITUDES

Las solicitudes de servicio, son esencialmente la definición de una necesidad por parte de un cliente, es un documento temporal donde definimos el cliente, el equipo (en caso de ser un equipo), la sucursal, el motivo de la solicitud, el departamento encargado, junto con otros datos adicionales, las solicitudes de servicio pueden ser abiertas por las siguientes causas:

1. Requerimiento de una cotización por parte de un comercial, o de un cliente

2. Llamada, mail, fax por parte de un cliente o un prospecto, para realizar una reparación, o un mantenimiento preventivo correctivo.

3. Inicio de un nuevo proyecto, para instalación, o desarrollo de un producto.

4. El número de la solicitud, es un consecutivo, que nos interesa únicamente hasta el momento en que es creada una OT, Cotización, o Diagnostico, a partir de ese momento, se transforma esta solicitud, y el número del nuevo documento, es el que importara para el cliente y la empresa. Sin embargo, para casos de Soluciones Telefónicas, el único documento que se creara es, y por ello se tiene este número de solicitud para llevar el registro de llamadas. En cualquier caso, se podrá consultar la solicitud, y ver el estado y que O.T o Cotizaciones se le han creado.

### SOLICITUDES

Para la creación de una solicitud, existen dos opciones de creación, que se describen a continuación.

Ingreso por la opción de Menú - Servicio - Solicitudes

Link de "Solicitudes" en accesos Rápidos de la pantalla Principal, o en el bloque home respectivo.

#### Carpeta Info Básica

La carpeta Info Básica especifica la información de las Solicitudes de Servicio. La carpeta Info Básica contiene los datos básicos necesarios, los cuales permitirán garantizar la mejor atención a cada una de las solicitudes.

Documento: Tipo de Documento sobre el cual se trabajara, en este caso es en la Solicitud de Servicio.

Código: SAMM, genera un auto numérico para las solicitudes, este código, es un número alterno que puede registrarse en la solicitud como otro número de identificación de la llamada, en algunas compañías pueden reportar un número de caso, que para sus efectos seria este número.

Fecha: indica la fecha y la hora de la recepción de la solicitud; al momento de la creación de una solicitud de servicio, esta fecha es establecida con la fecha y la hora, actual del sistema. Una vez creado el documento, la fecha no puede ser cambiada por el usuario.

Prioridad: Indica el nivel de importancia que tiene la Solicitud de servicio al momento de ser generada, este nivel de importancia esta caracterizado por: Baja, Media, Alta y de Emergencia, estas prioridades pueden crearse en SAMM en el menú Configuración - Aplicación - Tipo Documento y definir los tiempos de respuesta.

F. Límite: Esta fecha se carga automáticamente según la prioridad del documento de acuerdo configuración de los mismos en la definición de prioridades.

F. Sugerida: Es la fecha que el cliente sugiere o propone para la realización y ejecución del servicio.

F. Cierre: Es la fecha en la cual se cierra la solicitud de servicio, esta fecha se carga automáticamente cuando el cierre se realiza desde la solicitud, o se cierra cualquiera de los documentos generados de la solicitud como la orden de trabajo o cotización, cerrando de esta manera el ciclo de servicio.

Cliente: Indica el cliente que realiza la solicitud del servicio. El cliente se puede seleccionar dando Click en el icono de buscar (), aquí se encontrará toda la lista de sus clientes actuales. Al ingresar puede buscar por el nombre del tercero, el código, el nit o el nombre Corto. Si en determinado caso el Cliente al cual queremos asignar la Solicitud de servicio no se encuentra en la lista de tercero Cliente, se podrá crear uno nuevo () y ingresar los datos para su creación.

Sucursal: Indica la sucursal del cliente que solicita el servicio, al igual que el cliente, la sucursal puede seleccionarse dando Click en el icono de buscar (), aquí se encontrará toda la lista que se muestra en pantalla de las posibles sucursales, a la cual se le asignará una Solicitud de Servicio. Al entrar en la pantalla de posibles sucursales se podrá buscar por el nombre de la sucursal o por el código de la sucursal. Si en determinado caso la sucursal a la cual queremos asignar la Solicitud de servicio no se encuentra en la lista de sucursales, se podrá crear una nueva () y ingresar los datos para su creación.

Equipo: Indica el equipo para el cual se solicita el servicio, en algunos casos como en una solicitud de cotización de partes o repuestos, no existe un equipo definido, se deberá seleccionar el equipo "no definido". El equipo se puede seleccionar dando Click en el icono de buscar (), aquí se encontrará toda la lista que se muestra en pantalla de los posibles equipos, los cuales se asignarán una Solicitud de Servicio. Al entrar en la pantalla de posibles equipos, se podrá buscar por el nombre del equipo, por el Serial del equipo o por el código del mismo. Si en determinado caso el equipo a el cual queremos asignar la Solicitud de servicio no se encuentra en la lista de equipos, se podrá crear uno nuevo () e ingresar los datos para su creación.

Nota: Si en el momento de realizar la solicitud no se conoce el número serial o el equipo sobre el cual se esta realizando la solicitud, podrá crearse la solicitud con el equipo creado en la base de datos como no definido, posteriormente se podrá modificar la información de la solicitud con el serial del equipo que se atendió.

Algunas veces pueden crearse solicitudes que no están ligadas a un equipo específico, por ejemplo una capacitación o una cotización, en estos casos, deberá crearse la solicitud con este equipo no definido.

Zona: (ciudad, región) de Ubicación actual del equipo.

Contactos: Personas a las cuales se podrá contactar con la empresa en algún momento determinado.

Solicitante: Persona que realiza la solicitud.

Cargo: Cargo de la persona que realiza la solicitud.

Dirección: Dirección de ubicación actual del equipo.

Teléfono: Teléfono del cliente

Fax: Fax del cliente.

Email: Email de la persona que realiza la solicitud

Departamento: Departamento interno en su compañía, el cual será encargado de la atención de la solicitud de servicio. Estos departamentos pueden ser creados en SAMM en el menú Configuración - Servicio - Departamentos de este manual.

Medio: Medio por el cual fue recibida la solicitud, el usuario podrá seleccionar de la lista uno de los siguientes medios (Teléfono, Fax, Interna, E-mail, Web)

Motivo Servicio: Descripción del problema reportado por el cliente.

Proveedor: Si el equipo es atendido por un tercero prestador de servicios, se selecciona el tercero encargado de procesar esa solicitud.

Solución: Si el motivo por el cual se esta pidiendo una solicitud de servicio no requiere de un servicio técnico presencial y este se puede solucionar con un servicio de soporte telefónico, puede realizarse el cierre por medio del botón de la barra de herramientas Solucionar, allí podrá registrar la respuesta dada al cliente para el cierre de la solicitud y se activara este bit, indicando que ese documento tuvo una solución telefónica.

Estado: Es el estado actual en el cual se encuentra el documento, puede estar en proceso, aceptada, cancelada.

Una vez se ha diligenciado la información de la solicitud de servicio, esta se crea mediante el botón aceptar, estas solicitudes quedan en estado nuevas hasta que se determine el proceso a seguir según la solicitud.

#### Carpeta Info adicional

En info adicional se verán los atributos adicionales creados de tipo documento para la Solicitud de Servicio.

Nota: Si existen atributos marcados como obligatorios, cuando se crea el documento, SAMMWEB solicita el ingreso de estos datos, direccionando a la carpeta info adicional. Si existe información marcada como obligatoria en esta carpeta y no se ingresa datos, SAMMWEB no permitirá crear el documento.

#### Carpeta Comentarios

En esta carpeta podrá introducirse información concerniente a la solicitud de servicio, comentarios importantes del requerimiento del cliente, estos comentarios pueden ser editados independientemente del estado del documento, además se án siempre disponibles para consulta interna del departamento de servicio.

| Nuevo Con el Botón de Nuevo, se podrá crear un nuevo comentario, para consultarlo posteriormente en la solicitud.

| Actualizar grilla Con el Botón podrá Actualizar la grilla después de haber ingresado el comentario.

Documento comentario: Descripción corta del comentario a la solicitud

Comentario: Notas en detalle de la solicitud, observaciones internas acerca de la misma.

Recordar: Con esta opción SAMM recordara el comentario en todos los puntos de seguimiento del proceso y en los nuevos documentos generados para que sea tenida en cuenta.

#### Carpeta Documentos

En la Carpeta de Documentos, se pueden visualizar los documentos posteriores generados de la solicitud de servicio, cada uno con la información clave para su identificación y seguimiento, el número del documento, el estado y su fecha de creación. Para consultar el documento, puede hacer link sobre el número del documento y este se abrirá en la ventana correspondiente.

### Barra de Herramientas

| Solucionar Cuando se le da una solución inmediata al cliente, puede hacer click en el botón solucionar. Aquí digitara la respuesta que le fue dada al cliente en el momento de solicitar una Solución rápida, esto soportara todas las solicitudes recibidas, cuando se ingresa por esta solución rápida y se confirma con el botón aceptar, la solicitud queda cerrada automáticamente.

| Histórico Es el Icono que me permite ver la información de historia de la solicitud de servicio, indica el estado o los estados por los cuales ha pasado esa solicitud desde el momento de su creación, las fechas en las que fue cambiada a cada uno de los estados, con el usuario responsable y el número de días en el estado determinado.

| Estado Estado en el cual se desea poner la Solicitud de servicio, con el fin de tener un mayor control Organizacional de la parte de servicio técnico. Los estados son definidos por el empresa, por defecto una solicitud tiene los estados de cancelada, Nueva y en proceso. Para realizar la acción de cambio de estado a cancelada, se realiza una validación y se debe especificar la causa de cancelación de la solicitud. Esta solicitud quedara entonces en estado cancelada y podrán consultarse por su estado en el menú Servicio - Solicitudes canceladas y podrá generarse un reporte de las solicitudes que han sido canceladas y el detalle de sus causas por la opción de menú Reportes, carpeta solicitudes, solicitudes canceladas.

Nota: Tenga en cuenta que si la solicitud solo tiene un documento hijo, y éste últmo pasa a estado cerrado, automáticamente la solicitud también se cierra.

Nota 1: Desde SAMMWEB se puede configurar el envío de correo en el momento en que se crea o se cambia de estado la solicitud de servicio.

### SOLICITUDES ABIERTAS

Permite filtrar y ver únicamente las Solicitudes que se encuentran en estado Abiertas.

### SOLICITUDES CERRADAS

Permite filtrar y ver únicamente las Solicitudes que se encuentran en estado Cerradas.

### SOLICITUDES CANCELADAS

Permite filtrar y ver únicamente las Solicitudes que se encuentran en estado Canceladas.

## 3.3.ORDENES DE TRABAJO

Las ordenes de trabajo, las cuales se les define como OT, son el corazón del sistema de administración de mantenimiento SAMM, es el documento que contiene toda la información necesaria para atender correctamente las necesidades de un servicio. La Orden de trabajo puede iniciar por varias vías como son:

- - Solicitud de servicio

- - Cotización

- - Contrato de mantenimiento

- - Orden de trabajo

Pasa por los requerimientos del cliente, reportes de actividades, repuestos, programación de técnicos o terceros y finaliza con el reporte o comprobante de servicio para realizar el cierre.

La orden de trabajo nos permite administrar toda la información relacionada con el servicio como:

Información General de la O.T:

- Información Básica del Cliente

- Información del tipo de trabajo (Diagnostico, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, Etc.)

- Información de lugar de ejecución del servicio

- Información del objeto de servicio y de la posible causa

- Fecha y Hora de creación de la O.T

- Fechas de compromisos de entrega de los trabajos a realizar.

- Prioridad del servicio.

- Detalle de las entradas y salidas del equipo en caso de ser un servicio de taller.

Información de Planeación: (elemento opcional, que se asignara automáticamente, si la Orden de trabajo proviene de una cotización o de una visita de contrato de Mantenimiento):

- Detalle de cada una de las actividades a realizar y tiempo presupuestado.
- Detalle de repuestos necesarios y cantidades a emplear.
- Detalle de Servicios de terceros, con cantidades y costos generados.
- Detalle de consumibles.
- Detalle de Herramientas a emplear.

Información de Programación:

- Información de los técnicos asignados, con sus fechas y horas.
- Reprogramaciones.

Información del reporte de servicio

- Detalle de actividades realizadas.
- Tiempos invertidos por el departamento de servicio, indicando, ingeniero o técnico y detalle de horas y de actividades realizadas y Actividades pendientes.

Información de repuestos solicitados y entregados

- Requisiciones de repuestos que detallan fechas de solicitud, cantidades solicitadas, cantidades entregadas, Fechas de entrega, y elementos pendientes

Otra información relacionada:

- Definición de traslados de equipo (como equipos de respaldo entregado mientras se soluciona la falla, alquiler de equipo, traslado de cliente, traslados de componentes entre equipos).
- Tiempos Down (Tiempos de parada de equipo).
- Documentos Anexos: (fotografías, Planos estructurales, manuales, detalles técnicos, cartas, etc).
- Pruebas y Evaluaciones (Test de equipo como pruebas de autonomía, vibración, etc evaluaciones de calidad posteriores al servicio).
- Detalle de costos y liquidación del servicio.
- Motivos de Stanby de OT.
- Variables de Equipos tomadas en la ejecución del servicio. (Temperaturas, voltajes, amperajes, Presiones, Etc.)
- Registro de Horometros.
- Detalle de fallas reales detectadas.

Con todos estos elementos se conformaran los diferentes informes de gerencia, y se generaran excelentes soportes sobre el historial de cada equipo.

### VÍas de creaciÓn de Ordenes de trabajo

#### Nueva OT a partir de una solicitud de servicio

Una vez creada una solicitud de servicio. Desde allí podemos crear la orden de trabajo, empleando la barra de herramienta de la solicitud con el botón "OT".

Orden de trabajo de Diagnostico: Para crear una orden de trabajo de diagnostico se deberá hacer clic en el botón de "OT" Que se encuentra en la solicitud y finalizar seleccionando el tipo de servicio Diagnostico. Para este tipo de órdenes de trabajo debemos tener en cuenta las siguientes indicaciones.

Las ordenes de trabajo de diagnostico son ordenes de trabajo especiales que permiten realizar una evaluación al equipo, y así determinar su estado, las actividades que se deben realizar y los repuestos que se necesitan cambiar. y posteriormente realizar una cotización de servicio, o determinar la creación de una orden de trabajo de servicio.

Orden de trabajo de servicio: Este tipo de ordenes tiene la misma estructura de las ordenes de trabajo de diagnostico, su diferencia radica en que el tipo de servicio no es Diagnostico. Para crear una orden de trabajo de servicio se deberá hacer clic en el botón de "OT" Que se encuentra en la solicitud y finalizar seleccionando uno de los tipos de servicio disponibles (Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento correctivo, Etc.)

Nota: Para una solicitud abierta podemos crear varias órdenes de trabajo y de esta manera llevar control sobre múltiples ordenes de trabajo para una solicitud.

Usted puede crear los diferentes tipos de servicio que presta su compañía en la opción de menú Configuración - Servicio - Tipos de servicio

#### Nueva OT desde contrato de mantenimiento

Otra forma de crear las órdenes de trabajo, es mediante las visitas definidas dentro de un contrato de mantenimiento.

Los contratos de mantenimiento permiten definir las fechas de las visitas programas para cada servicio, como estas visitas fueron previamente acordadas con el cliente, no es necesario tener una solicitud para la creación de la orden de trabajo.

Para crear las órdenes de trabajo, a partir de un contrato de mantenimiento, debemos ingresar a consultar el cronograma de visitas, cronograma que podemos visualizar en la opción de menú Servicio - Contratos - Cronograma, allí podremos realizar búsquedas por Cliente, Sucursal, Equipo, Tempario y Número de Contrato.

En el cronograma se podrá ver la fecha de las visitas programadas a realizar en los meses que usted elija visualizar. Este cronograma presenta un control calendario, donde podrá observar con cuadros naranjas las visitas listas a ejecutarse. Ubicándose en la semana deseada y en el día especifico, podrá generar la OT de uno o varios equipos.

Nota: Para las ordenes de trabajos creadas desde contratos de mantenimiento la planeación de repuestos, actividades y herramientas se realiza de forma automática. Tomando los datos del tempario detallado en la visita. Además estas ordenes inician en estado "Aprobadas".Tenga en cuenta que tendra que asignar los permisos necesarios para crear la OT.

#### Nueva OT desde cotización de servicio

Desde un documento cotización puede igualmente generar una orden de trabajo cuando se requiera intervención del personal técnicos, la orden de trabajo que se genera contara con la planeación de los trabajos cotizados, asegurando que se cumpla completamente el presupuesto entregado al cliente y adicionalmente calcular la rentabilidad de cada uno de los servicios cotizados, comparando el valor cotizado vs el valor real invertido por los ítems que pueden ser cargados a la orden de trabajo como son los trabajos, repuestos, servicios de terceros, consumibles y viáticos.

#### Nueva OT desde otra orden de trabajo

La última forma de crear una Orden de Trabajo, es realizarla a partir de una orden de trabajo existente. Éste proceso se podrá realizar desde el botón "Orden de trabajo OT" de la barra de herramientas de la OT.

Crear una OT desde una OT existente tiene las siguientes ventajas:

A partir de una Orden de trabajo de diagnostico:

Crear una OT desde una OT de diagnostico existente, permite completar mas fácil y rápido el ciclo de servicio convencional de diagnostico - reparación, permitiendo al usuario crear la OT de servicio, una vez se finaliza el diagnostico. Muy útil en casos en donde no es necesario realizar una cotización para iniciar a realizar los trabajos.

Crear la OT desde la orden de trabajo de diagnostico permite, alimentar automáticamente el campo de Diagnostico o Posibles causas de la nueva OT creada.

Importante: Para crear una nueva OT desde una OT de diagnostico, esta debe estar finalizada. De esta forma toma el reporte de servicio del diagnostico como diagnostico y posibles causas de la nueva OT.

A partir de una Orden de trabajo de servicio:

Al igual que las OTS de diagnostico, desde una OT de servicio, podemos crear una nueva OT, proceso recomendado en servicios en donde se requieren varias OTS para completar el servicio. Un ejemplo común de este tipo de procedimiento se ve en la ejecución de OTS de contratos de mantenimiento preventivo, OTS de trabajo que al ejecutarlas pueden generar OTS de mantenimiento correctivo.

Al crear una OT a Partir de una OT de servicio existente, la nueva OT tomara los datos de la OT desde la que se origina.

Importante: A diferencia de las OTS de diagnostico, en las ordenes de trabajo de servicio podemos crear OTS desde cualquier estado.

### TODAS LAS OT

#### Carpeta Info Básica

De todos los procesos administrados por SAMM, la orden de trabajo es el documento mas importante y de mas relevancia, puesto que es el documento que gestiona toda la información para llevar una correcta metodología de trabajo en el departamento de servicio, por esta razón al momento de la creación de la orden de trabajo se debe entregar la mayor cantidad de información que se logre adjuntar, debido a que esto nos ayudara a crear la base de información técnica de equipos, comportamientos de fallas los cuales nos brinden soluciones rápidas y efectivas a la hora de realizar la labores diarias.

En la carpeta de información Básica se encontrará los parámetros de mas importancia y mas relevantes en una OT, se sugiere adjuntar en lo mas posible la mayor información puesto que servirá para llevar un mayor control en las operaciones y generaciones de servicios.

Todas las opciones de consulta, o búsqueda de órdenes de trabajo, presentan los registros encontrados en una ventana desde la que podemos conocer toda la información relacionada con la OT. En la parte izquierda se encuentran los registros resultantes de la búsqueda diferenciando la prioridad de cada OT con un color diferente, esta prioridad se indica en la imagen al inicio de cada registro en la tabla. De la siguiente forma:

- Rojo con intermitencia: Indica que la OT es de prioridad Urgente
- Rojo: Indica que la OT es de prioridad Alta
- Amarillo: Indica que la OT es de prioridad Media
- Naranja: Indica que la OT se de prioridad Baja

Para su creación, la orden de trabajo cuenta con los siguientes datos clave:

- Documento: Identifica el tipo de Documento en el cual se esta trabajando.
- Código: Código adicional al generado por SAMM para identificar la orden de trabajo, puede ser el caso de un código diferente en formatos preimpresos.
- Fecha: Este parámetro indica la Fecha y la hora en la que se genera la OT al momento de su creación, esta fecha es establecida con la fecha y la hora actual del sistema. Una vez creada la OT la fecha no podrá ser modificada por el usuario.
- Tipo Servicio: Indica el tipo de servicio que se va ha realizar en la OT, de acuerdo al tipo de servicio seleccionado. Puede crear los diferentes tipos de servicio por la opción de menú Configuración - Servicio - Tipos de servicio
- Departamento: Departamento al que será asignado la Solicitud de Servicio (técnico, Comercial, etc). Puede crear los diferentes departamentos de servicio por la opción de menú Configuración - Servicio - Departamentos
- Coordinador: Persona Encargada de coordinar que se lleve a cabo la OT, desde que se genera la Solicitud de OT hasta el cierre de la misma.
- Cliente: Indica el cliente al que se le realizará el servicio de la OT. Puede seleccionar el cliente por dos métodos, de acuerdo a la configuración en Parámetros Generales y a la cantidad de datos

1. Mediante la selección del cliente.

2. Mediante el ingreso de NIT o razón Social de Cliente en el botón de búsqueda.

Lo cual al dar click en la lupa del buscador lo llevara al suguiente filtro de búsqueda.

- En la primera casilla Digitando la razón social del cliente y presionando en el icono Buscar()para realizar la búsqueda.
- Digitando el código del tercero en la segunda casilla, y presionando en el icono Buscar() para realizar la búsqueda
- Digitando el NIT en la tercera casilla, y presionando en el icono Buscar() para realizar la búsqueda.
- Digitando el Nombre Corto en la cuarta casilla, y presionando en el icono Buscar() para realizar la búsqueda.
- Haciendo clic en el botón de selección de cliente (), y seccionándolo de la lista que se mostrara en pantalla.
- Si el cliente no se encuentra registrado en la base de datos, se deberá crear haciendo clic en el botón de nuevo cliente () y llenar los campos correspondientes.
- Sucursal: Indica la sucursal para el cual se va a realizar el servicio. La sucursal se selecciona haciendo click en la pestaña. SAMM carga las sucursales que tiene el cliente, esto hace que sea mucho mas fácil la selección de la sucursal.
- Si el cliente requiere editar algún dato de la Sucursal, el la parte deracha del campo "Sucursal" aparece el botón (), lo cual lo llevará al "Modo Edición" de la Sucursal.
- Equipo: Indica el equipo para el cual se solicita el servicio de la OT. SAMM carga los equipos que tiene el cliente en determinada Sucursal, esto hace que sea mucho mas practico escoger el equipo objeto de servicio.

Sino no existe el equipo para la Sucursal seleccionada, puede crearlo dando click en el botón "nuevo" con el icono de nuevo () y llenando los campos correspondientes a la información del equipo.

- Sistema: Si la orden de trabajo se realizara para un componente de un equipo, puede especificar el sistema donde se encuentra montado y/o instalado.
- Prioridad Documento: Prioridad para la atención de la OT, (Baja, media y alta).
- F. Límite: Establece la fecha límite de entrega de los trabajos sugeridos en la OT.
- F. Sugerida: Es la fecha sugerida por el cliente para la ejecución del servicio, Caso frecuente en que el equipo se detiene para realizar los trabajos.
- F. Compromiso: Establece la fecha de compromiso de entrega de los trabajos o cierre de la OT. Basado en esta fecha SAMM realiza el cálculo del indicador de oportunidad de entrega de las OTS.
- F. Garantía: Indica la fecha de vencimiento de la garantía por el trabajo que se realizo en la OT.
- F. Cierre: indica la fecha de cierre de la OT, esta fecha no puede ser modificada posteriormente.
- Zona: Es la Zona o Ciudad de Ubicación actual del equipo, el listado de ciudades se generara de acuerdo a lo previamente configurado en el Configuración | Zonas.
- Contactos: Personas que realizan la solicitud de OT.
- Contacto: Indica o establece el nombre de la persona contacto, que solicita el servicio.
- Cargo: Cargo de la persona contacto que solicita el servicio.
- Dirección Ubicación: Dirección de ubicación donde se realizará el servicio.
- Teléfono: Teléfono del cliente
- Fax: Fax del cliente.
- Email: Email de la persona que realiza la solicitud.
- Proveedor: Si el equipo es atendido por un tercero prestador de servicios, se selecciona el tercero encargado de procesar esa orden de trabajo.
- Motivo Servicio: Indica o establece el motivo del servicio por el cual se origino la OT, en este espacio podemos describir los trabajos a realizar, la Descripción del problema reportado por el cliente que presenta el equipo, etc, esta información se precarga de acuerdo a la configurada en la solicitud de servicio con la llamada del cliente.

Nota: los datos de Motivo del servicio de la OT es auto llenado con el campo "Motivo Objeto del servicio" si esta procede de una solicitud, en caso que se genere por un contrato de mantenimiento se llenara con el nombre de la visita, y en caso de ser generado por una cotización se llenara con el campo "Descripción" de la cotización.

- Diagnostico Inicial: Indica o establece las posibles causas por las que falla un equipo o podría describirse el diagnostico inicial del mismo. Es de bastante importancia es de bastante importancia a la hora de ejecutar la OT, pues podemos planear mas fácil el servicio.
- Duración: Duración de la OT en fracción de hora.
- N. Reclamación: Número de la reclamación a fabrica en el caso equipos nuevos con registro cargado en el fabricante o distribuidor del equipo.
- En Taller: Para el caso de una empresa de servicios, indica si la orden de trabajo se ejecutara en los talleres de la empresa o se ejecutara en las instalaciones del cliente. Para el caso de una empresa de manufactura, indica si la orden de trabajo se ejecutara en los talleres de la empresa o se ejecutara por un tercero fuera de las instalaciones de la empresa.
- Estado: Es el estado actual en el cual se encuentra el documento, puede estar en proceso, aceptada, cancelada etc.
- Nueva: la OT no ha iniciado su proceso de ejecución, indica que la OT esta en estudio para ser aprobada.
- Aprobada: indica que la OT fue aprobada, pero aun no se ha programado un técnico para su ejecución.
- Programada: Indica que para la OT ya ha sido programado técnico
- Aplazada: indica que la orden de trabajo inicialmente fue programada y luego fue aplazada su programación, y aun no se ha reprogramado nuevamente.
- Reprogramada: Indica que la orden fue aplazada por lo menos una ves y que ya ha sido programada nuevamente
- Stand By: Indica que la orden de trabajo ha detenido su curso, por algún motivo (ejemplo: espera de repuestos por importación) y que se retomara nuevamente, cuando se logre solucionar la causa del Stand By.
- Cerrada o Finalizada: Indica que la OT ha culminado su proceso de ejecución y el motivo del servicio fue solucionado satisfactoriamente
- Cancelada: Indica que por algún motivo la OT se cancelo y no se realizo.

Importante: Las ordenes de trabajo, que se crean desde contratos de mantenimiento, inician su proceso desde estado "Aprobada".

Una vez se ha diligenciado la información de la orden de trabajo, esta se crea mediante el botón aceptar, estas órdenes de trabajo quedan en estado nuevas hasta que se determine el proceso a seguir según la orden.

#### Info adicional

#### Carpeta Trabajos

En la Carpeta de Trabajos podrá encontrar los trabajos de mantenimiento realizados con sus respectivos técnicos, la Fecha, la Duración, Horas Hombre y Actividades, ésta carpeta es el resumen de los trabajos realizados a la orden de trabajo y es alimentada por cada uno de los reportes técnicos que se realicen sobre la orden de trabajo.En la parte de arriba de la grilla aparecerá el cálculo total de la duraci�n de la OT y el c�lculo total de las horas hombre reportadas para esa OT.

#### Carpeta Info Básica - Nuevo Reporte de Trabajo

| Dando Click en el Icono de Nuevo podrá insertar la información requerida para generar un nuevo registro de Trabajos. En la Carpeta de Info Básica irán los registros Básicos para gestionar los trabajos que se ejecutaron en la orden de trabajo :

Técnicos: Si se programaron técnicos para la orden de trabajo, estos serán desplegados para chequear sobre el que se desea realizar el registro de tiempos, seleccionando la opción de programados, vera los que han sido asignados para ejecutar esa orden de trabajo para reportar sobre los mismos, si se desea reportar sobre cualquier otro técnico que no se encuentre programado, puede seleccionar la opción de ver todos y realizar la búsqueda por nombre en la casilla correspondiente.

Actividades: Seleccione la actividad realizada por el técnico en su mantenimiento, estas actividades, previamente deben ser cargadas en el maestro de actividades, en la según lo definido en la opción de menú Maestros - Elementos - Actividades. Puede seleccionar las actividades por los siguientes parámetros:

- Planeadas: Actividades que se encuentran planeadas para esa orden de trabajo, por ejemplo que vienen de una cotización, un tempario de contrato o una planeación realizada a la orden.
- En Temparios: Actividades que se encuentran incluidas en temparios o rutinas de mantenimiento.
- Todas: Listado de todas las actividades definidas para seleccionar las realizadas en este mantenimiento.

Desde: Fecha en la que se realizo el trabajo en la OT correspondiente

Duración: Número de horas que el técnico empleo para la actividad o proceso de mantenimiento especificado

Trabajos: Descripción de los trabajos realizados para la orden de trabajo, información ampliada de la actividad seleccionada. Por ejemplo: Se realizo la actividad de acuerdo al plan estimado dejando el equipo con funcionamiento normal.

Compromisos: Registro de compromisos que se adquirieron con el cliente para una siguiente visita, SAMM podrá alertar la información contenida en este campo para posterior seguimiento

Recomendaciones: Descripción de las recomendaciones dadas al cliente en este servicio.

#### Carpeta Tiempos

En la carpeta de tiempos se cargaran las actividades reportadas en el reporte del técnico, si desea agregar alguna actividad adicional podrá hacerlo en esta carpeta, seleccionando la actividad a adicionar mediante el buscador y chequeando la opción agregar tiempo, especificar el tiempo en horas de duración de la actividad.

Tener en cuenta que al momento de eliminar una actividad o de cambiar la duración de la misma, se afectara la cantidad ejecutado de esa actividad en la orden de trabajo que se está reportando.

#### Carpeta Técnicos

En esta opción se cargaran los técnicos reportados en el informe técnico, si desea agregar o eliminar un técnico podrá hacerlo mediante la opción de búsqueda.

#### Carpeta Variables

En esta carpeta podrá cargar el valor de las variables definidas para el equipo de la orden de trabajo, estas pueden registrarse en cada uno de los reportes técnicos realizados por su personal de servicio, estas variables pueden ser registradas como una Variable de Proceso SAMM, por ejemplo: variables ambientales como temperatura y humedad o variables de desempeño del equipo como, torque, voltaje de entrada, voltaje de salida, corriente, presión, etc, estas variables en SAMM se pueden catalogar en categorías como variables Ambientales, como Sistema de entrada, Sistema de salida, o cualquier clasificación que se tenga dentro de la empresa. Para crear las diferentes variables de medición que aplican a cada uno én Maestros - Detalle Equipo - Atributos.

Para los valores de las variables registradas, a parte de ingresar la fecha de toma de datos, se le pedirá ingresar el valor del horómetro en el momento de la medición.

#### Carpeta Fallas

Selección de la falla que aplica para esta orden de trabajo, esta información posteriormente nos permitirá identificar fallas recurrentes en equipos determinados, tiempo medio entre fallas etc. El maestro de fallas previamente debe alimentarse en el sistema en la opción de menú Maestros - Detalle Equipo - Fallas. Para Asociar la falla a la orden de trabajo, seleccione de su listado cual aplica para asociarse a este servicio.

#### Carpeta Pendientes

#### Carpeta Gastos

| Botón Editar Seleccione el registro a editar y de click sobre el botón editar. SAMMWEB lo direccionará al reporte técnico.

| Botón Eliminar Seleccione el registro y de click en el botón eliminar.

##### Botón Informe Cliente

El Icono/botón de Informe Cliente (), servirá como guía para genera un reporte el cual será enviado al cliente, con fines de informar cuales fueron los alcances obtenidos en el trabajo realizado. Puede construir este reporte basado en los diferentes reportes técnicos que contiene la orden de trabajo.

Importante: El botón le permite al usuario realizar y configurar el informe de cliente de manera general y más ágil, de acuerdo a los textos ingresados en el reporte técnico.

#### Carpeta Comentarios

Permite ingresar y conocer los comentarios o aclaraciones que se han realizado parala Orden de Trabajo.

Puede adicionarse también comentarios del documento padre, que en el caso de la orden puede ser la solicitud de servicio, la información adicional del comentario se despliega en un cuadro de texto para una mejor lectura.

##### Ingresar un nuevo comentario

Ingrese por medio del botón nuevo para generar un nuevo comentario.

Documento Comentario: Descripción o idea principal del comentario.

Comentario: Descripción del comentario general para la orden de trabajo.

Recordar: Opción para activar que recuerde lo descrito en el comentario para cada documento generado.

Documento: Número de la OT en la que se realiza el comentario.

#### Carpeta Documentos

Esta carpeta contiene la información relacionada a Documentos generados de la orden de trabajo seleccionada, aquí podrá consultar las cotizaciones generadas, ordenes de trabajo hijas o requisiciones generadas, en la tabla encontrara una información base del documento y podrá consultarlo haciendo clic en el número del documento correspondiente.

#### Carpeta Detalle

En la Carpeta de detalle se muestran todos los ítems cargados a la orden de trabajo, con el código de cada uno de ellos, su descripción y los porcentajes planeados y ejecutados en cantidades y valores. Con su total respectivo para la valorización de la orden en cualquier momento del proceso.

#### Carpeta Check List

Los llamados Check List, son pruebas que se le hacen a los equipos, están pruebas estarán registradas en una listas de verificación administradas por cuestionarios que se pueden realizar en el momento de ingreso de una O.T o en el momento de la salida de un equipo, con el principal motivo de verificar que todos los elementos estén en el lugar que se desea, y que se hayan logrado los objetivos planteados en el mantenimiento. Los diferentes check list pueden ser cargados y configurados por la opción de menú opción Maestros - Detalle Equipo - Lista de Chequeo.

#### Carpeta Pendientes

En esta carpeta puede determinar de los diferentes elementos del catalogo cuales se encuentran pendientes para entregarse o montarse a la orden de trabajo determinada.

#### Carpeta Evaluaciones

Esta carpeta permite realizar evaluaciones sobre cada orden de trabajo, como evaluaciones de calidad. Para realizar la evaluación respectiva, puede seleccionarla de la lista, cargar la fecha de realización de la encuesta y la persona encuestada, esta información es muy importante a la hora de generar indicadores y estadísticas que evalúen cada servicio realizado, y basados en los resultados de las evaluaciones implementar estrategias encaminadas al mejoramiento continuo del departamento de servicio técnico y en general de la compañía.

Para realizar el registro de las evaluaciones se debe ingresar al menú Configuración - Servicio - Evaluaciones.

### Barra de Herramientas

El Menú de Orden de Trabajo contiene una barra de herramientas, desde la cual se puede administrar el proceso de evolución de la OT. A continuación se realiza una breve descripción de cada una de las funciones que se puede administrar desde allí.

#### Aprobar OT

| Permite realizar la aprobación de la OT, para así poder iniciar su proceso y seguimiento

Las ordenes de trabajo generadas a partir de una Solicitud de servicio, inician su proceso en estado "Nueva", la orden de trabajo debe ser aprobada, antes de iniciar su proceso, una vez aprobada la orden de trabajo, podemos proceder a realizar la programación, registro de los reportes de servicio, Etc.

Nota: Las ordenes de trabajo que sen encuentren en estado Canceladas, o Cerradas, las podemos reabrir, utilizando el botón aprobar; SAMM solicitara la confirmación de la aprobación de la de OT, y una vez aprobada, podremos continuar con el proceso de ejecución.

#### Planear OT

| Permite realizar la aprobación de la OT, para así poder iniciar su proceso y seguimiento Uno de los procesos mas importantes en SAMM es la planeación del desarrollo de una OT, esta planeación, incluye actividades, Repuestos, Otros gastos, Etc, y permite que realicemos seguimiento de lo planeado frente a lo real ejecutado.

La planeación de una orden de trabajo en SAMM puede establecerse de diferentes formas como se describe a continuación:

Automática: La planeación se efectúa de forma automática cuando las OTS se crean a partir de una cotización o mediante un contrato de mantenimiento apoyados en el cronograma de visitas. Las ordenes de trabajos generadas desde una cotización, toman todo el detalle de actividades, repuestos y servicios cotizados como planeación de la OT; en el caso de las OTS generadas desde una visita de un contrato de mantenimiento, la planeación estará sujeta al tempario correspondiente a la visita.

Manual: Cuandola Orden de trabajo se crea a partir de una solicitud de servicio, para la cual no existe una cotización establecida, tendremos que realizar la planeación de las OT de forma manual, es decir, debemos indicar las actividades a realizar, junto con los repuestos o partes, y los gastos adicionales que generara la ejecución de la OT.

##### Carga de ítems a la planeación de la OT

En la Carpeta Item Documento se ingresan los diferentes Items que se incluirán en la orden de trabajo OT, estos ítems pueden componerse de repuestos, actividades, temparios etc.

Los ítems pueden clasificarse en categorías que pueden ser creadas, mediante el botón nuevo, una vez es creada la categoría pueden adicionarse los ítems correspondientes.

Para adicionar un item seleccione el elemento que desea adicionar según el tipo de catalogo (Actividades, equipos, repuestos, otros, productos, temparios), seleccionado el tipo de catalogo, seleccione por medio del buscador el elemento a cargar.

Los ítems se cargaran en la grilla correspondiente y dentro de la categoría que se creo, en esta grilla podrá editar el nombre del elemento, la cantidad, el valor y su porcentaje de descuento.Para confirmar los cambios use el botón aceptar.

Si desea editar información complementaria de un elemento de la grilla, seleccione la fila por medio de la columna () y utilice el botón de editar para modificar la información correspondiente al elemento.

#### Carpeta Quien Paga

La carpeta quien paga es en la que se determina quien va a asumir el pago de repuestos, equipos, tipos de mantenimiento y actividades a los cuales se le realice mantenimiento, esto es posible indicando los porcentajes que se les asigna a cada responsable, como a el distribuidor, el Fabricante, o el Cliente.

Importante: realizar la planeación de una Orden de trabajo, permite realizar seguimiento continuo a los costos que esta generando una OT, y detectar fácilmente sobre costos que estén generando. Adicional la planeación permite crear las requisiciones de repuestos mas fácil y rápido.

##### Botón Programar OT

| Cuando la OT es aprobada, El siguiente paso es la asignación del personal Técnico o de Operación que va ha a ejecutar los trabajos, esta asignación la podemos efectuar mediante el botón "Programar" de la barra de herramientas.

Para realizar la programación de la orden de trabajo SAMM presenta una ventana con cuatro secciones, la primera contiene un calendario el cual se presenta como un filtro útil al momento de la programación y de la búsqueda de programación de técnicos los cuales realizaran las tareas del respectivo servicio, la segunda contiene un buscador de OTS, la tercera contiene un buscador de Técnicos y la cuarta la grilla de programación en donde se presentan en las columnas los 7 días de la semana actual y en las filas los técnicos los cuales pueden ser programados para la ejecución de la orden de trabajo. Para mayor facilidad en el momento de la consulta de la programación, los días festivos establecidos en SAMM, se presentaran de color Rojo, así puede diferenciar rápidamente los días festivos que existen en la semana de programación actual.

##### Buscadores Programación.

SAMMWEB incluye dos buscadores con diferente objetivo de búsqueda de información ubicado en la parte superior de la grilla de técnicos. El primero corresponde a la búsqueda por OT, de acuerdo a parámetros de Tercero, Sucursal, Equipo, Departamento, Zona o para las OT que ya cuentan con un reporte técnico. Tiene el objetivo de facilitar la búsqueda de la OT que se va a programar, cuando no se realiza desde el documento.

Nota 1: La importación de datos a SAMMWEB se realiza mediante una platilla de Excel .xls (97 - 2003).

El otro buscador, corresponde a la búsqueda por técnico que se desea programar.

Para realizar la programación se debe ubicar en la en la fila del técnico al cual se le desea asignar un trabajo. Haciendo click sobre el nombre del técnico, se abrirá la venta de crear programación, ventana que define todos los parámetros de datos de la programación del técnico.

Nota 1: Las líneas de color negro que aparecen en la imagen de la vista "Crear Programación" corresponden a los datos que trae por defecto SAMMWEB desde la OT. (Tercero, Sucursal, Desde)

Nota 2: Dado que SAMMWEB permite agrupar los usuarios de acuerdo a criterios estructurales de la empresa, en la programación de OT, si el usuario coordinador que programa a los técnicos pertenece a uno de estos grupos, la información de técnicos que aparece en pantalla, se reducirá a los que pertenecen al mismo usuario coordinador. Esta parametrización se realiza desde el Menú Configuración - Seguridad - Grupo.

#### Barra de Herramientas de programación

##### Disponibilidades de Técnicos. Esta en una de las opciones mas importantes en la grilla de programación debido a la creación y consulta de Turno y no disponibilidad de técnico, el cual establece un periodo de tiempo para el cual el técnico no tiene disponibilidad para realizar trabajos, por causas como vacaciones, capacitación, permisos, cita medica, Etc. Estos periodos de tiempo pueden estar configurados para todo el día o solo para un periodo del día. Este Icono es muy importante debido a que en el se abrirá una ventana la cual se especificará la Fecha, la Hora, los días, el motivo y los técnicos por lo cual estará Disponible o no Disponible para realizar una función o un determinado tipo de trabajo. De igual forma se puede administrar los registros de no disponibilidad creados para un técnico con la opción de "ver no disponibilidad" desde allí podremos crear, editar o eliminar los registros para el técnico de la casilla actual.

Importante: Tenga en cuenta que cuando realice un reporte técnico sobre una No dispobibilidad o Disponiblidad de un técnico, hecha desde el botón Turnos y Disponibilidades de la Programación, se mostrará el siguiente mensaje de advertencia, que no restringe la creación del reporte.

Adicionalmente sobre esta ventana generada a partir del botón de Turnos y No Disponibilidades, se puede realizar la programación de una OT para varios técnicos. Está opción solo estará habiiitada cuando se realiza la programación desde el botón programar de la OT.

Los campos solicitados por esta ventana son los siguientes: Fecha Desde - Fecha Hasta, Hora Inicial - Hora Final, la selección de los días de la semana que se va a programar, el campo "cada tantas semanas", correspondiente a la cantidad de semanas intermedias en las que no se hace programación, Comentarios adicionales y por último la búsqueda avanzada múltiple de la selección de técnicos a programar.

Cuando se quiera editar la programación se debe dar click en la casilla de la programación del técnico. En la parte inferior de la ventana se muestran tres opciones La primera (Programación para otros días y otras horas) si se activa, corre la programación hecha para un día y hora escogida. La segunda (Programación para otros técnicos) corre la programación hecha para un día y hora escogida de los técnicos filtrados por grupo. La tercera (No programar Domingos y Festivos) cuando se activa impide que se realice programación de técnicos en días domingos y días festivos.

##### Impresión de formatos

Genera la impresión de las diferentes vistas de la programación de técnicos por día o semana, para uno o todos los técnicos. La impresión de los reportes para la programación va ligada a los permisos de perfil de usuario de impresión de reportes. (Configuración - Seguridad - Perfil - Permisos)

##### Visualización de variables en la grilla de programación

No Disponibles: Muestra los horarios Laborales con el día y la hora de los técnicos que no estarán disponibles para ser programados por una causa ajena a la compañía, esta información saldrá de color Rojo. Como ejemplo el técnico Enoc morea no esta disponible el día martes 2 de 11:00am a 1:00pm y el miércoles 3 de 10:00am a 1:00pm.

Disponibles: Muestra los horarios Laborales con el día y la hora de los técnicos que pueden y están disponibles en un horario especifico para realizar una función, esta información saldrá de color café claro.

Programadas: Muestra los horarios Laborales con el día y la hora de los técnicos tienen programado hacer una función o un tipo de trabajo, esto en un horario especifico para realizar una función, esta información saldrá de color Amarillo.

Reportadas: Muestra los horarios Laborales con el día y la hora de los técnicos tienen reportadas función o un tipo de trabajo, esto en un horario especifico para realizar una función, esta información saldrá de color Verde.

##### Programación Automática OT

| En SAMM usted puede generar una programación automática de sus ordenes de trabajo, para generar una programación Automática de los técnicos, con Fecha, duración, cuando acepte la Programación automática, SAMM ubicara de los técnicos competentes para atender el equipo de la orden para que usted pueda decidir a quien le asigna el trabajo o servicio, una vez definido el técnico el proceso se completa exitosamente y será visualizado en la grilla de programación.

#### Reportar Trabajos sobre la OT

| Para realizar reportes técnicos sobre la orden de trabajo, ingrese por la opción de reportar, aquí podrá registrar los técnicos encargados del servicio, el tiempo invertido y el reporte de actividades realizadas. Cuando desde la OT se ingresa al reporte, SAMMWEB carga por defecto los datos de la OT, los técnicos programados, las actividades planeadas y la fecha sugerida de la OT (todos estos campos, menos el de la OT, estan sujetos a los cambios del usuario).

De acuerdo a las actividades planeadas, usted podrá seleccionar cuales de esas actividades quiere ingresar dentro del reporte.

##### Carpeta Info Básica - Nuevo Reporte de Trabajo

| Dando Click en el Icono de Nuevo podrá insertar la información requerida para generar un nuevo registro de Trabajos.

En la Carpeta de Info Básica irán los registros Básicos para gestionar los trabajos que se ejecutaron en la orden de trabajo:

Técnicos: Si se programaron técnicos para la orden de trabajo, estos serán desplegados para chequear sobre el que se desea realizar el registro de tiempos, seleccionando la opción de programados, vera los que han sido asignados para ejecutar esa orden de trabajo para reportar sobre los mismos, si se desea reportar sobre cualquier otro técnico que no se encuentre programado, puede seleccionar la opción de ver todos y realizar la búsqueda por nombre en la casilla correspondiente.

Actividades: Seleccione la actividad realizada por el técnico en su mantenimiento, estas actividades, previamente deben ser cargadas en el maestro de actividades, en la según lo definido en la opción de menú Maestros - Elementos - Actividades. Puede seleccionar las actividades por los siguientes parámetros:

Planeadas: Actividades que se encuentran planeadas para esa orden de trabajo, por ejemplo que vienen de una cotización, un tempario de contrato o una planeación realizada a la orden.

En Temparios: Actividades que se encuentran incluidas en temparios o rutinas de mantenimiento.

Todas: Listado de todas las actividades definidas para seleccionar las realizadas en este mantenimiento.

Desde: Fecha en la que se realizo el trabajo en la OT correspondiente

Duración: Número de horas que el técnico empleo para la actividad o proceso de mantenimiento especificado

Trabajos: Descripción de los trabajos realizados para la orden de trabajo, información ampliada de la actividad seleccionada. Por ejemplo: Se realizo la actividad de acuerdo al plan estimado dejando el equipo con funcionamiento normal.

Compromisos: Registro de compromisos que se adquirieron con el cliente para una siguiente visita, SAMM podrá alertar la información contenida en este campo para posterior seguimiento

Recomendaciones: Descripción de las recomendaciones dadas al cliente en este servicio.

##### Carpeta Tiempos

En la carpeta de tiempos se cargaran las actividades reportadas en el reporte del técnico, si desea agregar alguna actividad adicional podrá hacerlo en esta carpeta, seleccionando la actividad a adicionar mediante el buscador y chequeando la opción agregar tiempo, especificar el tiempo en horas de duración de la actividad.

##### Carpeta Técnicos

En esta opción se cargaran los técnicos reportados en el informe técnico, si desea agregar o eliminar un técnico podrá hacerlo mediante la opción de búsqueda.

Usted podrá buscar el técnico por login de usuario, por código usuario o por el nombre.

##### Carpeta Fallas

Selección de la falla que aplica para esta orden de trabajo, esta información posteriormente nos permitirá identificar fallas recurrentes en equipos determinados, tiempo medio entre fallas etc. El maestro de fallas previamente debe alimentarse en el sistema en la opción de menú Maestros - Detalle Equipo - Fallas. Para Asociar la falla a la orden de trabajo, seleccione de su listado cual aplica para asociarse a este servicio. Tenga en cuenta que existe una asociación entre Familias de equipos y fallas.

Cuando active el "check" "Ver todas las Familia" se mostrarán todas las fallas que esten asociadas a Familias de equipos. Esa asociación la puede hacer desde dos lugares en samm. 1. Maestros - Familia - Fallas Configuradas. 2. Maestros - Detalle Equipo - Fallas - Familias. Si la familia del Modelo de Equipo de la OT tiene fallas configuradas, estas aparecerán por defecto en la carpeta fallas.

##### Carpeta Variables

En esta carpeta podrá cargar el valor de las variables definidas para el equipo de la orden de trabajo, estas pueden registrarse en cada uno de los reportes técnicos realizados por su personal de servicio, estas variables pueden ser registradas como una Variable de Proceso SAMM, por ejemplo: variables ambientales como temperatura y humedad o variables de desempeño del equipo como, torque, voltaje de entrada, voltaje de salida, corriente, presión, etc, estas variables en SAMM se pueden catalogar en categorías como variables Ambientales, como Sistema de entrada, Sistema de salida, o cualquier clasificación que se tenga dentro de la empresa. Para crear las diferentes variables de medición que aplican a cada uno de sus modelos de equipo, ingrese por la opción Maestros - Detalle Equipo - Atributos.

##### Carpeta Pendientes

Carpeta Pendientes Cargue de elementos pendientes a la orden de trabajo en la visita actual, para que sean recordados por SAMM en un próximo servicio para este equipo.

##### Carpeta Gastos

La relación de gastos hace referencia a los elementos que se han consumido para la OT pero que no han salido de almacén, como viáticos, alimentación, Transporte, etc. Cuando ingrese a la carpeta de gastos de reporte técnico se mostrará la ventana con la búsqueda del catalogo y el nombre del técnico que reporta. Seleccione del catalogo (dando click en la lupa) el subtipo OTROS GASTOS) y seleccionado el gasto a reportar.

Nota: Usted puede ingresar al catalogo de información de sammweb los gastos en el menú Maestros - Elementos - Otros.

Luego de seleccionar el gasto, éste quedará registrado en el reporte técnico de la OT y en el costeo de la misma como cantidad ejecutada, luego de haber legalizado el gasto con el botón .

Nota: Los campos con fondo blanco del registro de catalogo de gastos, permiten editar la información, si no se ha legalizado el gasto.

Por último legalizar un gasto implica que este quede costeado como ejecutado dentro de la OT, al dar click sobre el botón de legalizar gasto, se mostrará la siguiente ventana, en donde para terminar el proceso debe dar click sobre el botón aceptar

#### Crear Alquiler desde una OT

#### Variables

| Este Icono indica la fecha de Registro y lectura de las variables o parámetros medidos durante la ejecución del servicio que son características del equipo. El registro de la fecha permite recopilar el histórico del comportamiento de cada variable en determinado tiempo, y basados en esta fecha se podrá llegar a analizar el estado del equipo, y determinar fácilmente posibles fallas que se presentaran en el futuro.

#### Cerrar

| Con esta opción podrá realizar el cierre la orden de trabajo, indicando fecha de garantía de la OT.

Nota: Cuando se cierra un OT con reporte Técnico, se considera como fecha de cierre, la fecha y hora final del último reporte hecho.

Nota 1: Si el equipo asignado a la OT no tiene horómetro registrado, se encuentrra en un contrato de mantenimiento y el modelo del equipo tiene en SI el aplica horómetro, cuando se cierre la OT se mostrará un mensaje de advertencia.

Nota 2: La fecha de cierre de la OT, solo se mostrará en el formulario cuando el documento ya se encuentre en estado cerrado.

#### Archivos

| Con esta opción, usted podrá adjuntar diferentes archivos a una orden de trabajo, como la foto del daño del equipo, la digitalización del reporte de servicio firmado por el cliente, los resultados de parámetros del equipo, en SAMM se almacena el link para visualizar posteriormente los archivos adjuntos y centralizarlos en un solo lugar en su compañía. Para visualizar los archivos correctamente usted deberá contar con los aplicativos necesarios instalados para su visualización.

Importante: Tenga en cuenta que si la OT está en estado "nueva" no se podrán cargar archivos.

#### Agenda

| El Icono Agenda muestra la Programación de los Técnicos asignados para la realización de diferentes tipos de trabajo, contiene esta agenda una información vital e importante la cual será como base de referencia para la ejecución de las actividades, contiene el nombre del técnico encargado.

La búsqueda por tipo de programación le permite filtrar la agenda de los técnicos asignados. Seleccione el tipo de programación y SAMMWEB mostrará la información ligada al registro seleccionado.

#### Buscar

| Con esta opción, podrá contar con una búsqueda avanzada de OTS en diferentes parámetros como la zona, la técnica, la marca, el número de reporte y búsquedas de Ots por atributos de los equipos.

Nota: Cuando ingresa a la página de Orden de Trabajo y ésta se encuentra en mobos Buscar, por defecto en la Barra de Herramientas solamente se muestra éste botón. Cuando de click en el botón buscar, se abrirá una nueva ventana en donde todos los campos son campos clave de búsqueda. Ingrese los parámetros de búsqueda en los campos requeridos y de click en el botón aceptar.

#### Hoja de Vida

| Consulta de la hoja de vida del equipo de la OT en pantalla, para validar los documentos generados a este equipo, solicitudes, ordenes de trabajo requisiciones y listado de trabajos realizados.

#### Enviar mail

#### Traslado

El Icono de traslados se utiliza para hacer realizar de equipos, el traslado es un cambio definitivo en la ubicación del equipo, lo que implica que el equipo tendrá una nueva ubicación.

Hay dos formas de hacer los traslados, la primera es cuando un equipo cambia de un cliente, a otro cliente, y la segunda cuando el mismo cliente solicita traslados de equipos entre sus propias sucursales. El proceso de creación de un movimiento de tipo traslado se deberá realizar, relacionando el Icono "Traslado" de la barra de herramientas.

El traslado se define en cuatro secciones, en la sección 1 se define la fecha en que se crea el traslado, en la sección 2 se define el motivo - causa del traslado, en la sección 3 se define el Cliente o tercero a el cual será destinado el traslado y en la sección 4 se define la sucursal donde se hará el traslado y la nueva ubicación del equipo.

#### Soporte

| La herramienta de soporte indica que si se tiene un equipo original y que estaba en constante funcionamiento es reparado, se entrega otro equipo a la compañía como respaldo, este equipo será devuelto a su ubicación original cuando se realice la reparación del otro equipo.

En otras palabras la función de soporte permite realizar movimientos de equipos de reemplazo en donde se desea ubicar otro equipo de respaldo que reemplace el original, con el fin de evitar olvidos de equipos. Para realizar un movimiento de tipo de soporte debemos seleccionar el Icono "Soporte" de la barra de herramientas, Se cargara en pantalla una ventana con 2 secciones, La primera sección contiene el Equipo que se desea seleccionar como soporte o respaldo, puede seleccionar el icono de buscar () para seleccionar un equipo, la segunda sección es la fecha de compromiso de entrega.

#### Componentes

| Cuando se crea una OT para el montaje o desmontaje del componente en un equipo y se quiere tener el registro de la operación realizada (Montaje / desmontaje), se debe dar click en el botón Componentes de la barra de herramientas de la OT.

Cuando se realiza el proceso de desmontaje y montaje desde la OT el componente ya se debe encontrar montado en un equipo, esto implica que cuando se hace el desmontaje se deben tener en cuenta datos de horómetro del equipo y fecha al momento de desmontaje..

Antes de hxacer el desmontaje, se debe seleccionar el moviemiento del Equipo/Componente a un Tercero y Sucursal, para después efectuar el desmontaje, dando click en el botón aceptar. Éste proceso habilitará la sección inferior de la ventana del botón componente de la OT.

SAMMWEB le pedirá ingresar los datos correspondientes a la sucursal en donde se encuentra el componente que va a reemplazar el componente que se desmontó, el componente/equipo a montar, el horómetro del equipo padre al momento del montaje, las horas de trabajo esperadas del equipo con el componente que se monta, el promedio de horas de trabajo diario que se espera trabaje el equipo con el nuevo componente y el tempario a aplicar cuando se cumpla el tiempo para hacer mantenimiento al componente. Por último se debe dar click en el botón aceptar para terminar el proceso.

Importante: El proceso de montaje y de desmontaje de un componente/equipo genera un movimiento (traza). Si en el formulario del componente, equipo o de la OT se realiza el cambio del cliente y sucursal del componente/equipo, no se generar registro de movimiento (traza)

#### Requisición

| Una función muy importante que se puede efectuar desde una orden de trabajo, es la requisición de repuestos, la cual se puede seleccionar con el Icono "repuestos" presentado en la Barra de Herramientas disponible en la OT.

La requisición de repuestos es un documento con el que se realiza la solicitud de repuestos a almacén, en la requisición se detallan las referencias de Equipos, Productos o Repuestos, junto con las cantidades Planeadas.

##### Carpeta Info Básica

Una vez ingresamos a la ventana de requisición de repuestos, Identificamos la Carpeta Info Básica, esta carpeta se podrá identificar toda la información referente a el documento de Requisición de la OT, Como la Fecha en la que se hace el pedidos de los repuestos, el cliente el cual se le hace el pedido de los repuestos, la sucursal, los contactos y Dirección, estos datos se cargan desde la orden de trabajo generada.

##### Carpeta Info Adicional

En info adicional se verán los atributos adicionales creados de tipo documento para la Requisición.

Nota: Si existen atributos marcados como obligatorios, cuando se crea el documento, SAMMWEB solicita el ingreso de estos datos, direccionando a la carpeta info adicional. Si existe información marcada como obligatoria en esta carpeta y no se ingresa datos, SAMMWEB no permitirá crear el documento.

##### Carpeta Documentos

##### Carpeta Evaluaciones

##### Carpeta Comentarios

#### Barra de Herramientas

En la barra de herramientas irá establecida información aun mas completa sobre las requisiciones que se han hecho y el estado de cada una de ellas.

##### Entregar

##### Items

| En el Icono Items podemos crear los parámetros mas importantes a la hora de generar una requisición de repuestos; al seleccionar la pestaña de tipo documento se cargara en la grilla la información de las categorías de tipo repuestos, Equipos y productos. En la casilla de catálogo podrá identificar y escoger el tipo de repuesto que desea seleccionar para así ubicarlo dentro de la lista de requisiciones. Automáticamente se creara los parámetros iníciales de una requisición de repuestos que contiene todo el detalle de la categoría de la planeación, podrá seleccionar la cantidad y el Iva de Cada Repuesto.

##### Histórico Requisición

| Carga de los diferentes estados por los que ha pasado la requisición, con fecha de cambio estado, usuario encargado del cambio y días en el estado.

##### Estado Requisición

| Para facilitar el manejo y el control de las requisiciones, SAMM maneja estados en los que podrá tener diferentes tipos de estado, como (Nueva, Aprobada, En Proceso, Cancelada, Cerrada), esto permitirá administrar una requisición de acuerdo con su evolución. En todo cambio de estado de Requisición saldrá una ventana de cuadro de Dialogo en la cual es recomendable informar el porque del cambio de estado de la Requisición. Los estados de Requisición se describen a continuación.

Nueva: Indica que la requisición no ha sido enviada y aun se puede modificar o agregar mas repuestos.

Cancelada: indica que la requisición ha sido cancelada. (En la Ventana Principal podemos identificar estas requisiciones por el color Gris).

En Proceso: Indica que ya se inicio el proceso de entrega de los repuestos solicitados, pero aun están pendientes algunos repuestos. (En identificar estas requisiciones por el color Verde Claro).

Aprobada: indica que la requisición ha sido aprobada a almacén. (En la grilla podemos identificar estas requisiciones por el color Verde).

#### Cotización

#### Entrada

#### Orden Compra

#### Histórico

| Una Gran ventaja de SAMM es poder manejar históricos de las OT, así podrá saber con exactitud que tipo de proceso se le ha hecho o realizado a la OT, como los estados de la OT, la Fecha de modificaciones y los días en que lleva la OT en un respectivo estado, desde que se genero la solicitud hasta que se cerro la OT.

#### Estado

| El Icono de Estado es el último Icono de la barra de herramientas de la sección de OT, con este Icono podemos cambiar el estado de la OT. Para cambiar el estado de la OT, hacemos click sobre el Icono "estado" de la barra de herramientas esto hará que se despliegue un menú con los estados creados por el usuario, para establecer el estado deseado podemos seleccionar el estado indicado de la lista.

El Icono de estado de orden de trabajo indica el estado actual de la orden de trabajo, cada uno de los estados posee un color diferente, para su rápida identificación, los estados en los que puede encontrase una OT son:

Nueva: La OT no ha iniciado su proceso de ejecución, indica que la OT esta en estudio para ser aprobada.

En Curso: Las OT en curso muestra las OTS que se encuentran en estado de ser aprobada en cualquier momento y que ya ha iniciado un proceso, pero que también en cualquier momento puede ser programada.

Cancelada: Muestra las ordenes de trabajo que se encuentran en estado canceladas (servicio que se cancelo por algún motivo, es decir este servicio no se realizo).

Aprobada: indica que la OT fue aprobada, pero aun no se ha programado un técnico para su ejecución.

Programada: Indica que para la OT ya ha sido programado técnico.

Cerrada: Las OT que están en estado cerradas indican que las ordenes de trabajo finalizaron en su totalidad o que han culminado su proceso de ejecución y el motivo del servicio fue solucionado satisfactoriamente.

## 3.4 CONTRATOS

Un contrato de mantenimiento debe crearse cuando en mi empresa ocurre una de las siguientes opciones:

Existen contratos de mantenimiento preventivo, bajo los cuales existen unas fechas de visitas programadas para revisión de los equipos.

Los equipos cuentan con una serie de planes de mantenimiento y debe generarse la relación de visitas de los mismos mediante un contrato de mantenimiento.

Creación de contratos de mantenimiento, fechas de creación de contrato, equipos asociados a un contrato de mantenimiento

### Contratos

Creación de los contratos por clientes, con la informacion referente al detalle de su contrato, para crear un nuevo contrato ingrese por la opción nuevo:

#### Info Básica

Contrato: Nombre del contrato

Número: Número del contrato a generar, este número es el consecutivo interno para los contratos

Código: Permite establecer un código alterno para el contrato que se crea.

Tercero: Cliente con el que estamos generando el contrato de mantenimiento

Tipo Contrato: Tipo de contrato comercial establecido con el cliente

Periodo Contrato: Periodo de facturación del contrato de servicio

Fecha de Inicio: Fecha inicio de contrato, a partir de esta fecha samm, realizara la proyección de visitas según los periodos definidos.

Fecha Fin:Fecha fin de contrato, fecha de finalización del contrato de servicio, samm genera una fecha fin automática de un año y hasta esa fecha realizara proyección de visitas

Tercero Servicio: En caso que como empresa no prestemos el servicio directamente sino a través de un tercero, podemos vincularlo al contrato, para ser vinculado este tercero previamente debe ser cargado por el menú Terceros, como un tercero tipo proveedor.

Condiciones: Texto para cargar las condiciones especiales del contrato.

Días Cumplimiento: Número de días que tenemos para atender una visita programada, asociado a la holgura en la ejecución de esta actividad.

Total Contrato: Monto acordado de facturación con el cliente

Presupuesto: Si se cuenta con un presupuesto de mantenimiento asociado al contrato de servicio

Documento: Se debe escoger el tipo de documento al que corresponde el contrato, que normalmente es la Orden de Trabajo.

Tipo Servicio: Se selecciona el tipo de servicio para el cual aplica el contrato que se genera.

Coordinador: Se selecciona el coordinador de servicio a cargo del contrato de mantenimiento que se genera.

Departamento Solicitud: Se debe escoger el departamento o área funcional de la empresa al cual se le asigna el contrato.

Confirme la creación del contrato mediante el botón Aceptar.

#### Equipos

Cuando se afilien los equipos al contrato, en esta pestaña aparecerán los equipos afiliados para validación.

#### Visitas

Al momento de realizar la afiliación de los equipos al contrato, SAMM genera de manera automática las visitas según la periodicidad deseada, en esta pestaña se podrán

##### Nuevo

| El botón nuevo, le permite crear un nuevo registro de visita, como se puede ver en la siguiente ventana, seleccionando el equipo, el tempario, y la fecha de visita.

##### Editar

| Seleccione el registro de la grilla de visitas que desea editar, de click en el botón "editar", lo cual abrirá la ventana del detalle de la visita. En esta ventana podrá editar el registro del campo de Visita Fija, ejecutar un corrimiento por fecha a la visita, ajustar el cronograma a partir de la fecha de última lectura del horómetro, ajustando el horómetro del equipo o realizando el ajuste por medio de la fecha de ejecución de la visita. Por último, podrá seleccionar del catalogo, los elementos a utlizar en el momento de ejecución de la visita.

Nota: Tenga el cuenta que el tempario se puede editar, si la visita se genero por la estrategia tipo periodica.

##### Actualizar

| Seleccione el botón actualizar cuando quiera ver un cambio realizado en la grilla de visitas.

##### Eliminar

| Seleccione el un registro de la grilla de visitas y de click en el botón "eliminar" Esta opción solo aplica para las visitas que han sido creadas manualmente.

#### Repuestos

En caso que aplique, en esta carpeta usted podrá adjuntar al contrato los repuestos incluidos para servicio y soportados bajo el contrato de mantenimiento creado.

#### Tiempos de Respuesta

En esta carpeta podrá configurar los tiempos de respuesta para el contrato de mantenimiento seleccionado.

#### Barra de Herramientas

##### Afiliar Equipos

| Para asociar los equipos a un contrato de mantenimiento, use el botón de la barra de herramientas Afiliar equipos.

##### Carpeta Estrategia de Generación

Para realizar la generación de visitas para un contrato de mantenimiento, seleccione una de las estrategias de visitas, para el caso, seleccione la estrategia de generación por Periodo.

Fecha: Fecha desde la que desea que sean generadas las visitas

Frecuencia:Frecuencia de generación de visitas (Mensual)

Cada N: Escriba el número de unidades de la frecuencia en la cual desea que sean generadas las visitas, por ejemplo si su selección en frecuencia fue mensual, en esta casilla debe digitar 3 en caso que desee visitas trimestrales, cada 6 en caso que desee visitas semestrales

Estrategia: Selección del día en cual desea que se genere la visita

Día calendario: selección de un día especifico para que sean generadas las visitas por ejem. Los días 15 de cada mes, si realiza esta selección, en la lista siguiente de Día, deberá seleccionar el número 15.

1ro, 2do, 3ro: Selección del primero, segundo, tercero o ultimo día del mes, en la lista siguiente de día deberá seleccionar el día de la semana para realizar la visita, Ejem, el primer lunes del mes se generara la visita o el primer martes según sea el caso.

Descripción Tempario: Rutina que va a aplicar en los equipos que se encuentra afiliando.

Para confirmar los cambios use el botón de siguiente

##### Carpeta Buscador Equipos

El segundo paso en la creación del contrato es la selección de equipos del cliente del contrato, en la parte izquierda cuenta con un buscador de equipos del cliente y en la parte derecha la grilla con los resultados de la búsqueda para seleccionar los equipos a afiliar, seleccione la casilla de la izquierda del equipo y confirme con el botón aceptar, cuando tenga sus equipos seleccionados, en la parte superior aparecerá en un texto con los equipos a afiliar, para confirmar la afiliación use el botón siguiente.

##### Carpeta Información Equipos

El tercer paso para la afiliación de los equipos es la confirmación de los equipos cargados con las rutinas asociadas a los mismos, este paso es de validación antes de realizar las visitas automáticas, para confirmar esta generación use el botón aceptar.

En el costado izquierdo de la grilla del paso 3 (Información Equipos) aparece la columna "Catalogo Tempario", la cual muestra por cada equipo

Aquí puede seleccionar los temparios que proyecten las visitas para el Modelo de equipo actual.

##### Consultar Equipo

##### Archivos

| Da la opción al usuario de anexar archivos al registro del contrato de mantenimiento.

##### Renovar Contrato

Permite renovar la fecha de finalización del contrato de mantenimiento a través de una visita manual, y da al usuario la opción de ajustar las visitas por horómetro/horas o fecha/periodo de días de acuerdo al tempario. Seleccione la nueva fecha de finalización del contrato y el tipo de ajuste que se requiere y de click en el botón aceptar.

## 3.5. CRONOGRAMA.

La información de las visitas generadas en las contratos las podrá visualizar en el menú servicio - contratos - cronograma, en la parte izquierda cuenta con un el control de calendario que mediante colores le indicara los días en los que tiene visitas programadas según el contrato de mantenimiento las convenciones de este calendario son:

Rojo: Ninguna visita tiene asignada OT.

Nota: Si el color de la convención de la visita en el calendario se encuentra en color rojo, usted puede generar la OT de la visita dando click en el botón que se encuentra encerrado en un cuadro rojo "Generar OT".

Naranja: Al menos una visita no tiene OT asignada.

Amarillo: Al menos queda una OT sin cerrar.

Verde: Todas las visitas del día tienen la OT cerrada Letra.

Día resaltado en azul: Día festivo. El tooltip de cada día festivo contiene la decripción del motivo de ser día festivo.(Colombia)

El tooltip de cada dia contiene los equipos que tienen visita para ese dia, con el fin de optimizar el tiempo de su búsqueda. Ubique el cursor del mouse sobre el día a consultar y se mostrarán los equipos asignados para la visita.

En la parte superior encontrara un buscador de programación de contratos, para validar las fechas de programación de visitas, para confirmar su búsqueda use el botón aceptar.

Para ver el detalle de la visita de su cronograma de mantenimiento, seleccione una semana de su calendario mediante el símbolo ">", seleccione el día de la semana y la visita, esto, le mostrará la siguiente ventana de edición de parámetros de la visita.

Si requiere unificar en una sola fecha la programación de dos o mas visitas, debe marcar el check "unificar", esto, dará una única fecha de visita a cada registro seleccionado. La configuración hecha para cada item del tempario anexo a la OT creada, mantendrá su integridad, respecto a la visita inicialmente creada.

Proceso: Seleccione las visitas a unificar en el check ubicado a la izquierda de cada registro. Posteriormente active el check de la parte superior de las visitas llamado "unificar" y luego de click en el botón a la izquierda del check "unificar" , lo cual creará una sola OT con todos lo temparios de las visitas unificadas.

## 3.6. PROGRAMACION.

Cuando la OT es aprobada, El siguiente paso es la asignación del personal Técnico o de Operación que va ha a ejecutar los trabajos, esta asignación la podemos efectuar mediante el botón "Programar" de la barra de herramientas en la Sección de OT o SAMM puede realizar un filtro de búsqueda para localizar solo la programación de Técnicos de la empresa, así que podrás acceder por Menu - Servicio - Programación, para más información en la forma operativa de cómo asignar tareas, trabajos o funciones, con fechas preestablecidas se siguiere ir a la sección de Programar OT, de este manual.

## 3.7. PRELIQUIDACION.

## 3.8. CIERRE MASIVO OTS

## 3.9. REPORTE DIARIO

Para generar un reporte de Técnicos más rápido y eficiente, SAMM también posee un filtro para el reporte de Técnicos el cual administra aun más eficientemente el manejo de tiempo y de los recursos de personal de la empresa de las OT, haciendo que la operación de mantenimiento sea mas optima. Podrás acceder por Menú - Servicio - Reporte Diario; Este filtro llevará al usuario a mostrar información referente a los Reportes Generales, indicando la Fecha para realizar el mantenimiento, Los tiempos, los técnicos que realizan el mantenimiento, las Posibles fallas, las variables que a la hora de hacer un mantenimiento son determinantes en las diversas operaciones, toda esta información hará reportes de actividades y de los trabajos realizados en la OT, para mas información del flujo de operación de los Reportes de Técnico ir a la Sección Reportar de OT de este manual.

La ventana básica de acceso al reporte diario a través del menú y no de la OT es la siguiente. Existen varias diferencias, no en cuanto al la funcionalidad, si en cuanto a la información que se muestra. En este caso, el usuario puede realizar un reporte que no este ligado a una OT y seleccionar e ingresar los datos que son solicitados por SAMMWEB indistintamente de si se realizaron actividades que provienen de una OT.

SAMMWEB incluye la funcionalidad de poder realizar un solo reporte por varias OT.

Pasos:

1. En el campo O.T.s, seleccionar las OT involucradas en el reporte.

2. Seleccionar de la búsqueda del Técnicos, el (los) Técnicos asignados o que estan involucrados en el proceso de las OT.

3. Seleccionar la (s) actividades realizadas.

Nota: Las actividades que ya ha sido reportadas sobre la (s) OT, aparecerán en color rojo.

4. Ingresar el dato de la fecha y duración de la (s) actividad (es) realizada (s).

5. Si existen gastos ligados al reporte de la OT, se pueden seleccionar desde el campo "Gasto", haciendo click en la lupa. SAMMWEB direcciona a la ventana de búsqueda de la información cargada en el catalogo.

6. Seleccione del Subtipo Catalogo "Otros gastos" y de click en la lupa del buscador. La información que se muestra corresponde a los gastos que ingresa el usuario desde el Menú Servicio - Gasto.

7. Ingresar el texto que describe los trabajos realizados en la ejecución de los trabajos de las OT. para facilitar el proceso se pueden generar textos por defecto para un manejo más ágil del ingreso de información en el campo de trabajos.

8. Dar click en el botón aceptar.

Al dar click sobre el detalle de cada OT, SAMMWEB redirecciona, mostrando el reporte, discriminado por la OT seleccionada y dividiendo el tiempo general del reporte entre todas las OT reportadas. Si en la signación de una fecha y hora de reporte técnico existe un cruce con otra asignación anterior, SAMMWEB mostrará un mensaje de error Corresponde a la alerta que le indica que no puede realizar un reporte sobre una fecha y hora ya reportada para un técnico. De igual forma sucede cuando el usuario quiere reportar sobre fechas u horas futuras, SAMMWEB, muestra un mensaje de advertencia, indicando que "no se puede reportar sobre ".

Despues de haber realizado un reporte diario, podremos usar las opciones ubicadas en la parte superior derecha, las cuales corresponden a:

| Permite tomar la misma OT del reporte actual para realizar un reporte distinto.
| Permite crear un nuevo reporte desde la pantalla actual.
| Permite modificar la OT relacionada al reporte actual. Aplicara para asignar una OT cuando el reporte no tiene ninguna OT asignada o para cambiar la OT actual por otra OT con el mismo equipo.
| Permite firmar el reporte actual para su posterior impresion.
| Permite imprimir la informacion relacionada al reporte actual.

Para el caso en el que se quiera asignar o cambiar una OT a un reporte ya existente, se haran uso de los siguientes pops, dependiendo el caso.

En el caso en el que el reporte no tenga OT asignada, al dar click en el boton de cambio de OT, se mostrara un pop como el siguiente en el que se permitira hacer una busqueda de OTs teniendo en cuenta campos como Número de OT, Cliente, Sucursal, Zona, Fecha y Tipo de Servicio.

En el caso en el que el reporte actual ya tenga una OT asignada, se permitirá realizar un cambio de OT solamente con OTs que tengan el mismo equipo de la OT actual, para garantizar esto, aparecerá una grilla que contenga solamente las OTs que cumplan con tal condición. Cualquier OT de esa grilla podrá ser seleccionada.

En el caso en que no exista ninguna OT que tenga el mismo equipo de la OT actual, aparecerá el siguiente pop:

Solamente se podrán seleccionar OTs que no estén en estado nuevo, cerrado ni cancelado.

## 3.10. GASTO

Este Item hace referencia al registro de la relación de gastos, los cuales incidieron y fueron efectuados en una OT. Esta relación de gastos hace referencia a los elementos que se han consumido para la OT pero que no han salido de almacén, como viáticos, alimentación, Transporte. Para acceder y trabajar en el área de Gastos dar click en Menu - Servicio - Gastos de este manual.

Nota: Cuando se aprueba un gasto el valor del gasto queda registrado en el costo planeado del item.

## 3.11. ACCESO CLIENTES

SAMMWEB presenta el perfil de acceso a clientes de la empresa. No solo los usuarios registrados de la empresa pueden ingresar al aplicativo. Los Terceros Clientes, también pueden ingresar, de acuerdo a los permisos del perfil tipo cliente.

El usuario de tipo administrador es quien regularmente debe asignar el acceso al Tercero Cliente, por medio de la generación de un contacto cliente y del login y contraseña del mismo.

#### Creación Contacto Cliente

El usuario de perfil administrador es el que regularmente debe asignar los contactos y accesos del Tercero Cliente de la empresa.

Pasos:

1. Ir al Menú MAESTROS - TERCEROS - TERCERO CLIENTE.

2. Seleccionar o buscar el Tercero Cliente al cual se la va a asignar el Contacto Cliente.

3. Ir a la carpeta Contactos Cliente. Si ya existen contactos cliente para el tercero aparecerá un menú similar a que se muestra a contuación.

Nota: De acuerdo a la cantidad de Sucursales que existen por Tercero Cliente, se puede seleccionar una y crear contacto, activando el "check", junto al nombre de la sucursal.

- Para crear el Contacto de click en el botón Nuevo. Saldrá la siguiente ventana. Luego de llenar los datos de click en el botón aceptar.

- En la barra de botones de Contactos Clientes, encontrará el botón de actualizar grilla , luego de dar click en este botón se verá el registro creado en la grilla de contactos.

- Seleccione el registro creado y de click en el botón . Esto le permitirá crear el login (usuario) y password (contraseña) del contacto cliente. Se verá la siguiente ventana.

Ingrese los datos solicitados por SAMMWEB. Tenga en cuenta que la clave solo debe ser de conocimiento del contacto cliente que se creó y que una contraseña segura tiene una extensión de 8 a 20 caracteres, usando npúmeros y letras.

SAMMWEB le brinda la posibilidad de enviar vía mail los datos de usuario y contraseña, llenando el campo "Email" y activando el check de "Envio Correo".

Nota: Cuando ingresa por primera vez a SAMMWEB, el aplicativo le sugiere un cambio de contraseña.

El Tercero Cliente cuenta con ciertos permisos especiales. Principalmente permisos con la finalidad que pueda ver y consultar información referente a las Solicitudes, OTs, Equipos (incluye reportes) y en general información referente al proceso de servicio en función del tercero Cliente.

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# 4. ALQUILER

4.1 INFORMACION BASICA

4.2 TAB EQUIPOS

4.3 TAB PAGOS

4.4 BOTON VER OT

4.5 BOTON AFILIAR EQUIPOS

4.6 BOTON GENERAR PAGOS

Permitir realizar alquileres, realizar facturas mensualmente u ocasionalmente, además darle al usuario la opción de ver donde están los equipos y cuando tiene que ir por ellos. Antes de iniciar la operación de alquiler, todos los equipos disponibles deben estar en la sucursal de mi empresa y esta debe estar configurada para alquiler. Para configurar las sucursales deben ir a la página de parámetros generales, desde el menú aplicación; en el tab sucursales pueden ver las sucursales y activar las sucursales de alquiler.

El proceso normal del alquiler inicia en la cotización, allí se establece el posible precio de los equipos que se van a alquilar, cuando es aprobada la cotización se crea una orden de trabajo, en esta se especifica la información del cliente, una vez creada la orden de trabajo, se utiliza el botón "Crear Alquiler", aquí es donde procedemos a crear el alquiler.

Cuando pulsamos este botón, nos lleva al formulario de alquileres, la información de la orden de trabajo sale pre cargada y pulsamos aceptar. Una vez creado el alquiler, se habilitan los siguientes botones y tabs.

Cada uno de ellos juega un papel muy importante en el ciclo de vida del alquiler.

Ver OT: Nos lleva a la orden de trabajo que generó el alquiler.

Afiliar Equipos: Se utiliza para registrar en el alquiler cada uno de los equipos que se van a alquilar.

Generar Pagos: Esta funcionalidad permite generar los cobros por cada equipo del alquiler.

Futuras Devoluciones: En esta pantalla se pueden observar las fechas en las que los equipos se van a devolver. Es un listado de todos los equipos (sin importar el alquiler).

Devolver Equipos: Es la funcionalidad que permite realizar la devolución de cada equipo, a partir de este se puede generar una OT y hacer el cobro respectivo.

Proyectar Pagos: En el caso en que un alquiler se cobre mensual o cada semana, en esta pantalla se pueden generar los cobros por cada periodo.

Información Básica: Se presenta la información del alquiler, por ejemplo el cliente, la fecha de despacho, la fecha de devolución y la orden de trabajo que generó el alquiler.

Equipos: En este tab se pueden ver los equipos que están en este alquiler.

Pagos: Se ven los pagos que se han hecho a lo largo del alquiler.

## 4.1 INFORMACION BASICA

En este tab se encuentra la información básica del alquiler, se puede crear un nuevo alquiler, editarlo, eliminarlo. Se sugiere no realizar cambios en este formulario una vez se hayan afiliado equipos.

Alquiler: El titulo del alquiler, se utiliza para identificar el alquiler.

Alquiler Código: Es un código que se le desee poner al alquiler, normalmente se establece el identificador del alquiler para la empresa.

Tercero: Es cliente al cual se le van a alquilar los equipos.

Sucursal: La sucursal del cliente a la cual se van a enviar los equipos, si los equipos se van a enviar a diferentes sucursales se recomiendo establecer la sucursal a la que se van a enviar la mayoría de los equipos.

Fecha Compromiso: La fecha en la que se espera entregar los equipos al cliente, es una fecha esperada, la fecha de la entrega real de cada equipo se puede modificar.

Fecha Fin: La fecha en la que se espera se haga la devolución de los equipos, es una fecha esperada, al fecha de devolución real de cada equipo se puede modificar.

Documento Ot:Es la orden de trabajo que origino el alquiler.

Subtipo Documento: Es el Subtipo de documento de orden de trabajo que se generará durante el alquiler.

Tipo de Facturación: Establece si es mes vencido o mes anticipado, esto ayudara en el proceso de cobro a lo largo del alquiler.

Botón Aceptar: Confirma la información registrada.

## 4.2 TAB EQUIPOS

En este tab se ve la información de los equipos que se afiliaron al alquiler.

Las opciones que se ven al inicio del tab son:

- En alquiler: Mostrara los equipos que aun se encuentren alquilados

- Reservados: Mostrara los equipos de ese alquiler que ya están en las sucursales para alquiler y que estén en algún alquiler

- Devueltos: Mostrara los equipos que ya se devolvieron

- Todos: mostrara todos los equipos de este alquiler

Botones de izquierda a derecha:

Cuando se seleccioné un equipo se habilitan los siguientes botones:

- Editar: Permite cambiar información del equipo alquilado, como la sucursal y la fecha de despacho.

- Devolver: Permite realizar la devolución del equipo seleccionado. (En el Botón Devolver equipos se mostrará mas detalles)

- Imprimir: Lo lleva a las opciones de impresión para ese alquiler.

- Crear OT: Lo direcciona a crear una nueva orden de trabajo para el equipo seleccionado.

- Actualizar: Actualiza los datos mostrados en la tabla.

## 4.3 TAB PAGOS

En esta tab se pueden ver los pagos que se han hecho o que se han planificado para todo el proceso de alquiler.

En el inicio del tab se ven tres opciones, y una fecha, son filtros para visualizar de manera más organizada los pagos.

- Facturados: Los pagos que ya se le cobraron.

- No facturados: Los pagos que no se han cobrado.

- Todos: El total de los pagos del alquiler.

La fecha desde el cual se quieren ver los pagos.

Una vez se le ha aplicado el filtro y se ha seleccionado el pago, se habilitaran los siguientes botones (De izquierda a derecha).

Editar: Se puede cambiar información del pago, por ejemplo, la fecha esperada de pago.

Eliminar: Solo se pueden eliminar los pagos proyectados.

Actualizar: Actualiza la información de la tabla de datos.

Detallar Pagos: Se ve el detalle de los equipos que se van a cobrar en el pago seleccionado.

Facturar: Lo lleva a la pantalla de cobrar, estará pre seleccionado el equipo. Más detalles en el Botón de generar Pagos. Este botón está habilitado únicamente para los pagos que tienen algún valor por cobrar.

## 4.4 BOTON VER OT

Un link que lo direcciona al detalle de la orden de trabajo que generó el alquiler.

## 4.5 BOTON AFILIAR EQUIPOS

En esta pantalla, se afilian los equipos que se van a alquilar.

Primero informa los equipos que se cotizaron contra los que ya están afiliados.

Luego es necesario establecer el periodo de cobro del alquiler. Según el contrato que se hablo con el cliente, si se va a cobrar el alquiler por hora, por día o por mes.

Aparece una tabla con la información de los equipos que están en las sucursales configuradas para el alquiler y que coinciden con los que se cotizaron anteriormente para ese alquiler. Esta agrupado por familia y por modelo de equipo.

Se tiene la opción de seleccionar cuales equipos se van a afiliar al alquiler, también se pueden seleccionar todos con el check en la parte superior de la tabla.

En la columna sucursal, inicialmente aparece la sucursal que se configuró al momento de crear el alquiler, es posible cambiarla, en caso que un equipo se vaya a alquilar en una sucursal diferente.

La fecha de despacho, en este campo se establece la fecha real en la que el equipo le será entregado al cliente, inicialmente aparece la fecha de despacho que se configuró al momento de crear el alquiler.

En la columna fecha compromiso devolución se establece la fecha esperada en la que se va a devolver cada equipo, inicialmente aparece la fecha de compromiso devolución que se configuró al momento de crear el alquiler.

El valor periodo es lo que se va a cobrar al cliente por cada equipo, por ejemplo, se va a cobrar por el "EquipoA" 10,000 por día, entonces en la parte superior, el periodo debe ser "Día" y en valor se digita 10,000.

En Stand By se establece el valor por cada lapso del periodo en stand by (Toma el periodo configurado en la parte superior). Con el ejemplo anterior se puede decir que por día de inactividad le cobra 1,000, ese valor debe estar en ese campo.

EL horómetro del equipo al momento de entregarlo y la fecha en la que se leyó el horómetro.

El check de crear OT, se activa si el usuario desea crear una orden de trabajo para entregar estos equipos. Solo estará habilitado si ya existe una orden de trabajo para ese alquiler.

El botón aceptar se pulsa para realizar la entrega de los equipos.

## 4.6 BOTON GENERAR PAGOS

En esta pantalla se realizan los cobros del alquiler.

Primero pide el numero, la fecha y el valor de la factura que se le va a pasar al cliente, el valor de la factura se puede dejar en blanco y se calcula automáticamente en un paso más adelante.

En la tabla de datos se puede activar los equipos que se van a cobrar y también la opción de seleccionar todos.

Se puede ver información de cada uno de los equipos alquilados, como la fecha de despacho, la fecha en la que se realizó la ultima factura (si aun no se ha facturado, aparecerá la fecha de despacho), la fecha de devolución (si aun no se ha devuelto aparece 01/01/1900).

La fecha factura es la fecha en la cual se va a facturar, el periodo facturado es desde la última factura hasta la fecha ingresada en este campo.

El valor periodo es el valor que se le cobra al cliente, inicialmente aparecerá el valor establecido al momento de afiliar los equipos.

El valor de multa que se vaya aplicar por cada equipo y el periodo de tiempo que estuvo en stand by

Botón Calcular Parciales: Si se tiene el total de la factura, se digita este valor en el campo valor factura y se pulsa el botón, automáticamente se calculan los valores parciales por cada equipo que este seleccionado.

Botón calcular Total: Calcula el total de la factura a partir de los valores parciales de cada equipo seleccionado.

El botón Aceptar ejecuta el pago y hace las siguientes operaciones, crea un pre liquidación y por cada equipo seleccionado se crea un elemento en la planeación, crea o actualiza un pago del alquiler con los datos ingresados.

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# 5. COMERCIAL

5.1 COTIZACION

5.2 COMISIONES

5.3 CONDICION

5.4 OPCION DE CONDICION

## 5.1 COTIZACION

Corresponde al documento de caracter comercial que genera sammweb, que permite realizar una negociación entre la empresa que oferta productos/servicios y el cliente. La pantalla base del formulario de cotización se presenta a contiuación

### Carpetas

#### Carpeta Información Básica

Se encuentra la información básica de la cotización, como la fecha, el número, el cliente, el asunto, etc.

Documento: Tipo documento Cotización este será usado por el area comercial.

Versión: Cuando desee hacer una nueva versión de cotización para su cliente, cambiar elementos, variar las opciones para que el cliente tome una decisión, puede apartir de una cotización elaborada, generar la nueva por medio del botón COTIZACION, ubíquese en la cotización que desea generar en nueva versión y haga clic en el botón COTIZACION.

Se pegaran los datos de su cotización actual y confirmando con el botón aceptar se generara la versión 2 de la misma. Si desea generar otra versión, deberá ubicarse en la cotización versión 2 y desde allí generar una 3 y así sucesivamente. Las tres cotizaciones quedaran activas hasta que reciba la aprobación por parte de su cliente.

Fecha: Fecha de elaboración de la cotización.

Fecha sugerida: Fecha en la que el cliente requiere la cotización.

Fecha cierre: Fecha de cierre de la cotización, esta se llena automáticamente cuando la cotización se aprueba o es cancelada.

Prioridad: Prioridad de la cotización

Cliente: Cliente que requiere la cotización.

Sucursal: Sucursal del cliente que requiere la cotización.

Asesor: Asesor que esta elaborando la cotización.

Asunto: Descripción de la cotización Ej: Monitoreo Residencial.

Contacto: Contacto al que va dirigida la cotización.

Cargo: Cargo del contacto.

Encabezado: Encabezado de la cotización, se cuenta con un encabezado por defecto, seleccionando en el icono de la flecha el texto que se desea cargar, este puede modificarse según sea el caso.

Notas 1: Puede ingresar las condiciones de la cotización que está diligenciando.

Notas 2: Notas adicionales que requiera ingresar para el documento que está creando.

Código: Si la empresa posee códigos internos para las cotizaciones, puede diligenciarlos en éste campo.

Contactos: Seleccione el contacto que ha sido asignado al cliente al cual se le elabora la cotización.

Es A.I.U: Seleccione esta opción si la cotización se incluye dentro del campo de Contratos de Construcción o Servicios prestados por cooperativas. Cuando lo active en "SI" se mostrarán los campos PORCENTAJE A, PORCENTAJE I, PORCENTAJE U, al igual que VALOR A, VALOR I, VALOR U, que corresponden al porcentaje y valor de gastos indirectos para la operación del contrato. (A = ADMINISTRACIÓN, I = IMPREVISTOS, U = GASTOS QUE AFECTAN LA UTILIDAD DEL CONTRATO)

Moneda: Moneda en la que se esta elaborando la cotización.

Para que la cotización sea creada, confirmar con el botón aceptar, en este momento SAMM generara un consecutivo para su cotización.

#### Carpeta Documentos

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la cotización seleccionada, además puede observar los documentos que poseen elementos derivados de los elementos de la cotización actual.

#### Carpeta Evaluaciones

Se visualizan las evaluaciones que se le han realizado a la cotización seleccionada.

Las evaluaciones, las preguntas y las opciomes de repuesta, las puede ingresar desde el Menú CONFIGURACIÓN - SERVICIO - APLICACIONES.

Luego de haber asignado una evaluación a la cotización, de click sobre la carpeta evaluaciones, se mostrará una ventana similar a la que se ve a continuación. Seleccione el tema de la evaluación que aplica, la fecha en la que se realiza la encuesta y el nombre de la persona encuestada. Cuando halla ingresado las opciones de repuesta, de cada pregunta, de click en el botón aceptar para finalizar el proceso.

#### Carpeta Comentarios

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de esa cotización, además está la opción de ver los comentarios del documento padre. Ingrese un comentario dando clieck en el botón "nuevo". Luego de ingresar la información finalice el proceso dando click en el botón aceptar, el cometario será asignado a la cotización actual.

#### Carpeta Condiciones

Se establecen cuáles son las condiciones para la cotización, además se puede seleccionar cuales serán impresas en el formato de impresión.

Si la condición es de tipo texto se mostrará un cuadro de texto, con el fin, que el cliente ingrese la información requerida.

#### Carpeta Info adicional

Se completa la información de la cotización, esta agrupado por secciones.

### Barra de Herramientas

#### Aprobar Cotización

| Después de pasar a estado enviadas, el usuario puede aprobar la ejecución de la cotización mediante el botón Aprobar Cotización. Una vez haga click en este botón, se mostrará la siguiente ventana.

Encontrará varias opciones y de acuerdo a la que seleccione un proceso diferente.

Si selecciona "NO CARGAR ITEMS A LA OT", simplemente se aprobará el documento actual y pasará a estado Aprobado. Si selecciona "CARGAR ITEMS A UNA NUEVA OT", se generará una nueva OT hija de la cotización actual y los items también se copiarán a la OT. Se activarán las opciones de tipo de servicio, Subtipo Documento, en taller (si, no) y el departamento, estos, son datos de la OT que se crea a partir de la cotización.

La opción "CARGAR ITEMS A LA OT ACTUAL", se verá activa si la cotización actual es hija de un documento OT. Adicional a esto los items de la cotización se cargarán a la OT.

Usted puede crear un Requisición (RQ) a partir de la cotización actual, activando el "check" de "CREAR REQUISICIÓN" y seleccionando (si existe) el subtipo de requisición.

#### Botón Copiar Cotización

| Este botón permite al usuario identificar cotización previas a la cotización actual que se está generando, con el fin de copiar los items que se ha cotizado en un documento anterior. Regularmente aplica cuando se va a copiar items cotizados a un cliente particular, y que se requieren para el cliente de la cotización actual.

Busque la cotización por medio de los filtros presentados, puede buscar mediante el dato que más reconozca como parámetro de información. Normalmente se considera más importante filtrar la información por el cliente al cual se le ha realizado una cotización previamente. Cuando halla ingresado el parámetro de búsqueda de click en el botón aceptar.

Luego de haber filtrado la información, en la parte inferior del formulario de búsqueda, se mostrarán los resultados de las cotizaciones hechas previamente, de acuerdo al criterio de búsqueda seleccionado.

Seleccione el registro al cual requiere hacer la copia, dando click en la flecha de la primera columna de cada fila. se mostrarán en la parte inferior los items que tiene asignado el documento.

Seleccione del listado de items generado, los elementos que desea copiar a la nueva cotización.

#### Botón ITEMS

La ventana de los ítems permite cargar una serie de elementos al registro de determinados documentos y formularios de SAMMWEB. De ésta forma se designan los elementos dentro del catalogo de información dentro del aplicativo.

Cuando encuentre el botón , y de acuerdo a los permisos del perfil de usuario, podra incluir items dentro de la información de un documento. Al momento de dar click sobre el botón "items", se encontrará con la siguiente ventana,

Pasos para incluir items a la cotización:

Del campo "tipo catalogo" seleccionar el tipo de catalogo que aplica a la carga de items. SAMMWEB filtrará la información de acuerdo al tipo catalogo escogido. Seleccione de la búsqueda avanzada del campo catalogo el item a incluir. Luego de seleccionarlo, éste quedará cargado a la grilla de items. Tenga en cuenta que si desea crear una categoria (titulo) para los items a incluir debe dar click en el botón nuevo. Teniendo seleccionada la categoria puede incluir los items de la misma.

- Si el tipo catalogo a escoger es un Tempario, se mostrará la siguiente ventana.

- De acuerdo a los permisos de perfil de usuario, usted podrá editar el detalle de tempario si el "check" de editar el detalle del tempario está activo (Cada una de las actividades dentro del tempario), en cuanto a la cantidad planeada.

#### Facturar

Establece la información de la factura asociada a la cotización, la fecha, el monto.

#### Histórico

Se puede visualizar el histórico de los estados por los que ha pasado la cotización, adicional a cada estado está el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que transcurrió para llegar a ese estado.

Seguimiento a cotizaciones: En el home de la aplicación, al que usted podrá acceder mediante un clic en la Palabra SAMM Web (Parte superior del aplicativo), podrá ver sus cotizaciones en los diferentes estados que se encuentran para realizar el seguimiento correspondiente.

#### Estado

La cotización se crea como nueva, se pasa a estado enviada y luego se aprueba cuando se decide aceptar la negociación, por esta razón, al momento de aprobar la cotización se puede crear una nueva orden de trabajo o se puede asignar a una orden de trabajo existente. Además la cotización puede pasar a estado cancelada o cancelada por versión, cuando se crea una nueva versión del documento.

Vea información más detallada del botón Histórico y Estado, en la sección "Descripción de la barra de herramientas general - Adicionales (Botones Formularios)".

## 5.2 COMISIONES

### InformaciÓn BÁsica

Se define la comisión y los rangos de descuento por cada cargo y por cada tipo de catálogo.

Comisión: Descripción de la comisión.

Código Comisión: Código que identifica la comisión que se crea.

Descuento Máximo:Porcentaje máximo de descuento que aplica para el documento comercial.

Descuento Mínimo: Porcentaje mínimo de descuento que aplica para el documento comercial

Cargo: Cargo para el que aplica la comisión que se crea.

Subtipo Catalogo: Dependiendo de lo que se esté ofertando, se debe seleccionar el subtipo de catalogo que aplica para la comisión.

Porcentaje Comisión: Porcentaje de comisión que se asigna al cargo de la comisión creada..

Condición: Condición que aplica para la comisión actual.

Opción Condición: Opción que se asigna a la condición seleccionada previamente.

Zona: Zona en la que aplica la comisión.

## 5.3 CONDICIÓN

### InformaciÓn BÁsica

Se configuran las condiciones adicionales a criterio de quien genera el documento de cotizaciones. Por ejemplo, una condición puede ser la forma de pago o el tiempo de entrega. Ingrese los datos correspondientes a la condición, al código y seleccione el bit correspondiente a si la condición es de tipo texto o no. Si es de tipo texto el usuario tendrá la opción de digitar el asunto de la condición en la carpeta "condición" de la cotización. De lo contrario, el usurio tendrá que ir al Menú Comercial - Opción condición e ingresar las opciónes asignadas a cada condición.

## 5.4 OPCION CONDICIÓN

### InformaciÓn bÁsica

Para cada condición deben existir opciones que se aplican para cada cotización. Por ejemplo algunas opciones para la condición �"forma de pago" pueden ser: 100% anticipado o 4 cheques o 100% contra entrega, etc. En la carpeta Condición de la cotización el usuario debe seleccionar la opción condición del listado asignado a la condición seleccionada.

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# 6. INVENTARIO

6.1 HERRAMIENTAS

6.2 REQUISICION

6.3 ENTRADA

6.4 SALIDA

6.5 TRASLADO

## 6.1 HERRAMIENTAS

En samm web las herramientas tienen el mismo tratamiento que los equipos serializados, véase "EQUIPOS"

## 6.2 REQUISICI�N

### Carpetas

#### Carpeta Horómetros

Se encuentra la información básica de la requisición, como la fecha, el número, el cliente, el asunto, etc. más información en el botón ayuda del formulario.

#### Carpeta Documentos

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la requisición seleccionada, además puede observar los documentos que poseen elementos derivados de los elementos de la requisición actual.

#### Carpeta Evaluaciones

Se visualizan las evaluaciones que se le han realizado a la requisición seleccionada.

#### Carpeta Informacion Adicional

Se completa la información de la requisición, esta agrupado por secciones.

#### Carpeta Comentarios

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de esa requisición, además está la opción de ver los comentarios del documento padre.

### Barra de herramientas

#### Boton Solicitud

Crear una solicitud a partir de la requisición actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón O.T.

Crear una Orden de Trabajo a partir de la requisición actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Requisición

Crear una requisición a partir de la requisición actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Cotización

Crear una cotización a partir de la requisición actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Entrada

Crear una Entrada de inventario a partir de la requisición actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Salida

Crear una Salida a partir de la requisición actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Orden Compra

Crear una Orden de Compra a partir de la requisición actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Traslado

Crear un Traslado a partir de la requisición actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón ITEMS

Configurar los elementos necesarios

#### Botón Entregar

Se utiliza para hacer efectiva la entrega de elementos configurados en la requisición. Se puede hacer varias entregas para una misma requisición.

#### Botón Historial de Estados

Se puede visualizar el histórico de los estados por los que ha pasado la requisición, adicional a cada estado está el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que transcurrió para llegar a ese estado.

#### Botón Cambiar de Estados

Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado. En esta pantalla se escribe las notas del cambio de estado así como el motivo del cambio.

## 6.3 ENTRADA

### Carpetas

#### Carpeta Información Básica

#### Botón Requisición

Se encuentra la información básica de la entrada, como la fecha, el número, el cliente, el asunto, etc. más información en el botón ayuda del formulario.

#### Carpeta Documentos

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la entrada seleccionada, además puede observar los documentos que poseen elementos derivados de los elementos de la entrada actual.

#### Carpeta Información adicional

Se completa la información de la entrada, esta agrupado por secciones.

#### Carpeta Comentarios

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de esa entrada, además está la opción de ver los comentarios del documento padre.

### Barra de herramientas

#### Botón Solicitud

Crear una solicitud a partir de la entrada actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón O.T.

Crear una Orden de Trabajo a partir de la entrada actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Requisición

Crear una requisición a partir de la entrada actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos

#### Botón Cotización

Crear una cotización a partir de la entrada actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Entrada

Crear una Entrada de inventario a partir de la entrada actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Salida

Crear una Salida a partir de la entrada actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Orden Compra

Crear una Orden de Compra a partir de la entrada actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Traslado

Crear un Traslado a partir de la entrada actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón ITEMS

Configurar los elementos necesarios.

#### Botón Historial de Estados

Se puede visualizar el histórico de los estados por los que ha pasado la requisición, adicional a cada estado está el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que transcurrió para llegar a ese estado.

#### Botón Cambiar de Estado

Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado. En esta pantalla se escribe las notas del cambio de estado así como el motivo del cambio.

## 6.4 SALIDA

### Carpetas

#### Carpeta Información Básica

Se encuentra la información básica de la salida, como la fecha, el número, el cliente, el asunto, etc. más información en el botón ayuda del formulario.

#### Carpeta Documentos

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la salida seleccionada, además puede observar los documentos que poseen elementos derivados de los elementos de la salida actual.

#### Carpeta informacion adicional

Se completa la información de la salida, esta agrupado por secciones.

#### Carpeta Comentarios

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de esa salida, además está la opción de ver los comentarios del documento padre.

### Barra de herramientas

#### Botón Solicitud

Crear una solicitud a partir de la salida actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón O.T.

Crear una Orden de Trabajo a partir de la salida actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Requisición

Crear una requisición a partir de la salida actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Cotización

Crear una cotización a partir de la salida actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Entrada

Crear una Entrada de inventario a partir de la salida actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Salida

Crear una Salida a partir de la salida actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Orden Compra

Crear una Orden de Compra a partir de la salida actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Traslado

Crear un Traslado a partir de la salida actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón ITEMS

Configurar los elementos necesarios.

#### Botón Historial de Estados

Se puede visualizar el histórico de los estados por los que ha pasado la requisición, adicional a cada estado está el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que transcurrió para llegar a ese estado.

#### Botón Cambiar de Estado

Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado. En esta pantalla se escribe las notas del cambio de estado así como el motivo del cambio.

## 6.5 TRASLADO

### Carpetas

#### Carpeta Información Básica

Se encuentra la información básica del traslado, como la fecha, el número, el cliente, el asunto, etc. más información en el botón ayuda del formulario.

#### Carpeta Documentos

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir del traslado seleccionado, además puede observar los documentos que poseen elementos derivados de los elementos de la salida actual.

#### Carpeta Información adicional

Se completa la información del traslado, esta agrupado por secciones.

#### Carpeta Comentarios

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de ese traslado, además está la opción de ver los comentarios del documento padre.

### Barra de herramientas

#### Botón Solicitud

Crear una solicitud a partir del traslado actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón O.T.

Crear una Orden de Trabajo a partir del traslado actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Requisición

Crear una requisición a partir del traslado actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Cotización

Crear una cotización a partir del traslado actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Entrada

Crear una Entrada de inventario a partir del traslado actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Salida

Crear una Salida a partir del traslado actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Orden Compra

Crear una Orden de Compra a partir del traslado actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Traslado

Crear un Traslado a partir del traslado actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón ITEMS

Configurar los elementos necesarios.

#### Botón Historial de Estados

Se puede visualizar el histórico de los estados por los que ha pasado el traslado, adicional a cada estado está el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que transcurrió para llegar a ese estado.

#### Botón Cambiar de Estado

Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado. En esta pantalla se escribe las notas del cambio de estado así como el motivo del cambio.

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# 7. COMPRAS

7.1 ORDEN DE COMPRA

7.2 TERCERO PROVEEDOR

7.3 SOLICITUD COTIZACION

7.4 FORMAS DE PAGO

## 7.1 ORDEN DE COMPRA

#### Carpeta Información Básica

Se encuentra la información básica de la orden de compra, como la fecha, el número, el cliente, el asunto, etc. más información en el botón ayuda del formulario.

#### Carpeta Documentos

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la orden de compra seleccionada, además puede observar los documentos que poseen elementos derivados de los elementos de la requisición actual.

#### Carpeta Evaluaciones

Se visualizan las evaluaciones que se le han realizado a la orden de compra seleccionada.

#### Carpeta Información adicional

Se completa la información de la orden de compra, esta agrupada por secciones.

#### Carpeta Comentarios

Se pueden crear, editar y eliminar los comentarios de esa orden de compra, además está la opción de ver los comentarios del documento padre.

### 7.1.2 Barra de Herramientas

#### Botón Solicitud

Crear una solicitud a partir de la orden de compra actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos

#### Botón O.T.

Crear una Orden de Trabajo a partir de la orden de compra actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos

#### Botón Requisición

Crear una requisición a partir de la orden de compra actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos

#### Botón Cotización

Crear una cotización a partir de la orden de compra actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Entrada

Crear una entrada de inventario a partir de la orden de compra actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos

#### Botón Salida

Crear una Salida a partir de la orden de compra actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Orden Compra

Crear una Orden de Compra a partir de la orden de compra actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón Traslado

Crear un traslado a partir de la orden de compra actual, para realizar esta operación debe estar configurado en el flujo de los documentos.

#### Botón ITEMS

Configurar los elementos necesarios

#### Botón Historial de Estados

Se puede visualizar el histórico de los estados por los que ha pasado la orden de compra, adicional a cada estado está el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que transcurrió para llegar a ese estado.

#### Botón Cambiar de Estado

Se utiliza para cambiar el estado del documento seleccionado. En esta pantalla se escribe las notas del cambio de estado así como el motivo del cambio.

## 7.2 TERCERO PROVEEDOR

Tiene el mismo tratamiento de los clientes, pero en pantalla solo se pueden ver y modificar los que son de tipo proveedor. Mas información en Clientes.

## 7.3 SOLICITUD COTIZACION

Tiene el mismo tratamiento de la orden de compra, la diferencia es que el formulario está en estado "nuevo", para crear una nueva orden de compra.

## 7.4 FORMAS DE PAGO

Se utiliza para configurar las diferentes formas de pago que admite la empresa.

### Carpetas

#### Carpeta Información Básica

Se encuentra la información básica de la forma de pago.

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# 8. PRODUCCION

8.1 MOTIVO DE EVENTO

8.2 OBRAS

8.3 EVENTOS

8.4 REGISTRO DE EVENTOS

## 8.1 MOTIVO DE EVENTO

### Carpetas

#### Carpeta Información Básica

Se encuentra la información básica del motivo de evento, más información en el botón ayuda del formulario.

## 8.2 OBRAS

### Carpetas

#### Carpeta Información Básica

Se encuentra la información básica de las obras, como la fecha inicial, la fecha final y la sucursal. más información en el botón ayuda del formulario.

#### Carpeta Equipos

Configura los equipos que aplican para cada obra con su respectivo promedio esperado.

#### Carpeta Cantidades

Configura los elementos de catálogo que se necesitan para la obra, la cantidad y el valor de cada uno de ellos.

## 8.3 EVENTOS

### Carpetas

#### Carpeta Información Básica

Se encuentra la información básica del evento, como la fecha, el equipo, el horómetro, etc. más información en el botón ayuda del formulario.

#### Carpeta Detalle

Se presentan los elementos de catálogo que se utilizaron durante ese evento, la cantidad y el valor unitario por cada uno.

## 8.4 REGISTRO DE EVENTOS

Esta página está dise�ada para hacer un seguimiento rápido a equipos que necesitan ser monitoreados constantemente, se registra entre otras cosas, todas las paradas que tienen, los horómetros en cada una de las paradas y los suministros que se utilizan en cada parada. En seguida se dará una explicación de los elementos que se utilizan para el registro y edición de esta información.

### Información del Equipo y Fecha

En la parte superior de la pantalla, se presentan dos controles, uno para el equipo y otro para la fecha, el primero es un control de búsqueda para seleccionar el equipo al cual se le va a hacer seguimiento; el segundo es un selector de fecha, para seleccionarla es necesario pulsar el botón que esta al lado, en el momento de seleccionar la fecha y el equipo, se muestra el estado del equipo, el horómetro inmediatamente anterior a la fecha seleccionada y el horómetro siguiente a la fecha seleccionada.

Los botones de la izquierda son el botón nuevo y el botón imprimir. El botón nuevo limpia la página y la deja lista para crear un nuevo registro, sería necesario volver a seleccionar el equipo y la fecha; el botón de imprimir abre las opciones de impresión del evento que este seleccionado.

### EdiciÓn de Turnos

Una vez se ha seleccionado el equipo, se muestra en pantalla la sección de turnos, se utiliza para registrar el tiempo y los horómetros que el equipo trabajo en el lapso de tiempo establecido. Por ejemplo, el equipo A-001 trabajo desde el 01/09/2010 a las 6:00 am hasta el 02/09/2010 a las 6:00 am, cuando inicio el turno el equipo tenía como horómetro 32186 y al final del turno 32196, trabajo un total de 20 horas, esto significa que deben haber eventos o "paradas" de un total de 4 horas en ese turno (en la siguiente sección se registran los eventos). Solamente estará visible, si el equipo seleccionado tiene horometro.

La opción de "Registrar Turno" es para que el usuario confirme si se va a guardar o no el turno (véase botón Guardar en la parte inferior).

### Registro de Eventos

Los eventos son todas aquellas paradas que hace el equipo, la información que se debe diligenciar para crear el evento es

Motivo del Evento, establece el motivo de la parada, estos se pueden configurar en el formulario de "motivos de evento", a la derecha del control de búsqueda del motivo hay una caja de texto para completar la información de la parada.

Notas, es para hacer una completa descripción del evento.

La hora de inicio, la hora fin y la duración se establecen para saber el tiempo del evento, es la hora de la fecha que se seleccionó en la parte superior del formulario. La idea es que la suma de los eventos de ese día con los registrados en el turno den como resultado el promedio de horas trabajadas para ese equipo.

Horómetro, se registra el horómetro que tiene la maquina en el momento de la parada.Solamente estará visible, si el equipo seleccionado tiene horometro.

El usuario turno, es el usuario que está encargado de la maquina durante esa parada.

El estado del equipo, se puede establecer el estado del equipo una vez se ha terminado la parada.

En caso que ese evento se haya trabajado con una orden de trabajo, esta se debe establecer en este campo.

La tabla que está en la parte derecha se utiliza para registrar los elementos que se utilizaron en el evento, por ejemplo el ACPM, aceite, etc.

El botón Aceptar, guarda la información tanto de los turnos como del evento y la tabla de elementos, en este momento es donde es relevante las opciones de "registrar turno" y "registrar evento", solo se guardaran las secciones que estén seleccionadas, si estas opciones no se seleccionan la información no se guardará.

Esta pantalla variara dependiendo del motivo evento seleccionado. Si al motivo evento seleccionado se le puede asociar una falla, visualizaremos una pantalla como la siguiente, en la que se podrá diligenciar la falla, la causa y el método de detección de la falla:

En el caso en que al motivo evento no se le pueda asociar una falla, visualizaremos la pantalla mostrada desde un inicio:

Podremos imprimir el actual evento con el botón que aparece en la esquina superior derecha, siempre y cuando este evento ya haya sido guardado y estemos en modo editar.

### Calendario

| En el calendario se puede ver fácilmente los eventos que ha tenido el equipo seleccionado, se muestran 4 meses, con la opción de buscar por mes y a�o en la parte superior, también de desplazarse a la derecha o izquierda, en azul, están los días que tienen registro de eventos, en rojo, los eventos que están abiertos, cuando se selecciona un día que tenga eventos registrados se mostrara una tabla con la información de cada evento. En esta tabla esta la información básica de cada evento, está el motivo de la parada, un texto corto con las notas, el usuario de turno, la hora y el horómetro, además con la opción de eliminar el evento, el botón de la derecha; esta tabla es seleccionable, al momento de hacer click sobre un evento este queda en modo edición en el formulario de evento.

### Eventos Abiertos

En los eventos abiertos podremos ver aquellos eventos relacionados con fallas a los cuales no se les ha diligenciado H.Fin, esto quiere decir que la falla aun no ha sido solucionada. En pantalla nos aparecerán los eventos abiertos, sus fechas de inicio y al lado de estas un campo para diligenciar las hora de cierre. Al oprimir el botón �Aceptar� serán cerrados únicamente los eventos que tengan diligenciada la hora de fin y el equipo cambiara de estado según se haya diligenciado el campo �Estado EQ� ubicado en la parte inferior de la sección.

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# 9. MOBILE

9.1 NUEVA SOL

9.2 SOLICITUDES ABIERTAS

9.3 MIS ORDENES DE TRABAJO

9.4 REPORTAR SIN OT

9.5 PROGRAMACION

Cuando se accede al módulo Mobile la pantalla de inicio es la siguiente.

A continuación se explicará con más detalle cada una de las opciones del módulo Mobile.

## 9.1. NUEVA SOL

En esta pantalla se pueden crear nuevas solicitudes de manera rápida, si se necesitan configurar otros detalles de la solicitud es necesario ir a la versión completa de samm web.

Con el link menú, se va a la pantalla inicial del módulo Mobile.

El primer control funciona similar al búsqueda avanzada de samm web, con la diferencia que efectúa la búsqueda al elemento que este seleccionado, cliente o equipo; por ejemplo si quiero buscar al cliente "medica", selecciono la opción cliente, escribo la palabra "medica" en el campo de texto y pulsa el botón Buscar, una vez pulsado el botón Buscar, en el control de selección de cliente aparecerán los clientes que coincidan con la palabra "medica"; para la búsqueda de equipos se hace el mismo proceso pero debe seleccionar la opción equipo.

La información que se pide a continuación es:

- El subtipo de documento, es el tipo de solicitud que se quiere crear.

- La prioridad de la solicitud.

- El departamento de atención, es el departamento de la empresa que debe atender la solicitud.

- Las observaciones de la solicitud, es la información complementaria de la solicitud.

Con el botón crear, se confirma la creación de la solicitud.

## 9.2 SOLICITUDES ABIERTAS

Se presenta un listado de solicitudes, las cuales están abiertas, pero también está la opción de ver todas las solicitudes.

En la tabla de datos de solicitudes se ve la siguiente información:

- Un link con el prefijo y el número de la solicitud, este link lo lleva al detalle de la solicitud, más adelante se revisara con detalle esta información.

- Un link con el prefijo y el número de la orden de trabajo generada a partir de la solicitud.

- El cliente el cual solicito el servicio.

- El equipo al cual se le debe hacer el servicio especificado en la solicitud.

- En la parte inferior esta la navegación por páginas de la tabla de datos.

### Detalle de la Solicitud

Una vez se pulsa el link de solicitud en la tabla de datos, lo lleva al detalle la solicitud.

En esta pantalla se ve la siguiente información:

- El prefijo y el número de la solicitud

- El cliente de la solicitud

- La sucursal de la solicitud

- El equipo

- La dirección

- La zona

- El teléfono

- El contacto

- El motivo del servicio

- El estado

- La prioridad

- El departamento de atención

- Los documentos generados a partir de la solicitud.

En la parte superior, están los botones:

- Crear OT, lo lleva a crear una orden de trabajo a partir de la solicitud actual. (ver 9.3.9)

- Imprimir, lo dirige a las opciones de impresión de la solicitud.

## 9.3 MIS ORDENES DE TRABAJO

Aparece un listado de órdenes de trabajo en las cuales el usuario actual tiene programaciones.

Existe la opción de buscar una orden de trabajo específica, bien sea con el prefijo y el número o por el estado.

En la tabla de datos se encuentra:

- El prefijo y el número de la orden de trabajo, es un link que lo lleva al detalle de la orden de trabajo.

- El cliente para el cual se hizo la orden de trabajo.

- El equipo de la orden de trabajo.

- La sucursal.

### Detalle de La Orden de Trabajo

En esta pantalla se pueden configurar muchas cosas de la orden de trabajo, primero se va a describir cual es la información que se muestra.

El documento padre, es el documento que genero la orden de trabajo actual.

- El prefijo y el número de la orden de trabajo

- El código

- El cliente

- La sucursal

- El equipo

- El diagnóstico Inicial

- La dirección

- La zona

- El teléfono

- El contacto

- El motivo del servicio

- El estado de la orden de trabajo

- La prioridad

- El departamento de atención.

De arriba hacia abajo se va a describir que hace cada link.

- [RP] Reportar la Orden de trabajo, lo lleva a la pantalla del reporte del técnico. (ver 9.3.2)

- [RQ] Crear una Requisición, lo lleva al formulario de requisición.(ver 9.3.3)

- [ENT] Crear una Entrada. Funciona de la misma manera que la requisición.

- Docs, un link donde se pueden observar los documentos generados a partir de la orden de trabajo actual. (ver 9.3.4)

- Imprimir, lo lleva a las opciones de impresión de esa orden de trabajo

- Reporte, el detalle de los reportes que se le han hecho a la orden de trabajo. (ver 9.3.5)

- Los links de cliente, sucursal y equipo; lo llevan a una página donde pueden observar otras ordenes de trabajo hechas para el mismo cliente o para la mismo sucursal o para el mismo equipo. (ver 9.3.6)

- Editar la información del equipo actual. (ver 9.3.7)

- Cambiar el equipo de la orden de trabajo. (ver 9.3.8)

El botón guardar, confirma la edición de la orden de trabajo.

### Reporte del TÉcnico

Para reportar en el módulo Mobile es necesario hacerlo en 5 pasos, el primero consiste en establecer la fecha del reporte y las actividades que se realizaron.

#### Paso 1. Crear el reporte

Se debe establecer en que día se realizaron los trabajos, también la hora de inicio y de fin.

Por defecto aparecen las actividades que se planearon para esa orden de trabajo, si se necesita reportar alguna actividad que no se ha programado, se pulsa la opción de ver todas, así se puede seleccionar cuales actividades se realizaron.

Es necesario escribir el detalle de los trabajos que se realizaron para completar la información del reporte.

El botón aceptar crea el reporte y lo lleva al paso 2 del reporte.

#### Paso 2. Ajustar tiempo de cada actividad

En este paso se ajusta cuanto tiempo le tomo hacer cada actividad que reporto

Con el botón aceptar confirma la actualización de los datos y lo lleva al siguiente paso.

#### Paso 3. Definir las fallas

En este paso, se establecen las fallas que se presentaron en el equipo de la orden de trabajo, también tiene la opción de ver todas las fallas que están configuradas en samm web.

#### Paso 4. Configurar los Técnicos

En este paso se configuran los gastos que hubo en el reporte, se escribe el elemento que se desea agregar, pulsa el botón buscar y selecciona el elemento junto con el usuario que solicito dicho elemento.

Se Pulsa el botón siguiente para ir al último paso del reporte.

#### Paso 5. Confirmar el estado de la OT

Una vez esté terminado el reporte, el usuario puede cambiar el estado de la orden de trabajo, dependiendo el resultado del servicio.

Si pulsa el botón terminar, vuelve a la pantalla de detalle de la orden de trabajo.

Con el botón [Firmar] va al informe del cliente, para firmarlo.

### Crear una Requisición

En esta pantalla se confirma la creación de una requisición.

Cuando se pulsa el botón aceptar, se crea una requisición y nos muestra la siguiente información.

El botón [estado], nos lleva a cambiar el estado de la requisición.

Con los controles de repuestos, se pueden agregar repuestos a la requisición.

Con la opción [nuevo repuesto], nos lleva a la pantalla de creación de repuestos, al confirmar con el botón crear, este se agrega a la requisición que se estaba editando.

En la tabla de datos se observa el nuevo repuesto, con la opción de configurar la cantidad del elemento o de eliminarlo.

### Documentos Hijos

En esta pantalla se pueden ver todos los documentos que se generaron a partir de la orden de trabajo en la que se está trabajando.

Cada documento, prefijo y número, es un link al detalle del mismo.

### Reportes

Se observan los reportes que se han hecho.

Con el link RP, se va al detalle del reporte del técnico para su edición.

### Ver Trabajos por Equipo, Cliente o Sucursal

Se puede ver el listado de órdenes de trabajo que se han realizado para el cliente, la sucursal o el equipo; con el botón detalle se va al detalle de la orden de trabajo seleccionada.

### EdiciÓn del Equipo

En esta pantalla se edita alguna información del equipo, por ejemplo el contacto, el teléfono, la dirección y alguna observación complementaria.

Con el botón guardar se confirma la edición del equipo.

Si se necesita cambiar otro tipo de información del equipo debe hacerlo en la versión completa de samm web.

### Cambiar el Equipo de la Orden de Trabajo

En algunos casos se necesita cambiar el equipo al cual se le está haciendo el servicio, en esta página se busca y se selecciona el nuevo equipo.

En la opción de �Buscar en:� es para que en la tabla de equipos aparezcan los equipos que estén en la misma sucursal o sean del mismo cliente del equipo actual de la orden de trabajo.

Los otros controles son para hacer una búsqueda más específica del equipo, se puede buscar por el número de serial, el código o por modelo de equipo.

### Crear una orden de Trabajo

En esta pantalla se crea una orden de trabajo, el cliente, la sucursal y el equipo lo carga de la solicitud padre, el usuario puede escoger el tipo de orden de trabajo, el tipo de servicio y el diagnóstico inicial del servicio.

## 9.4 REPORTAR SIN OT

En la versión Mobile, está la opción de hacer un reporte de actividades sin necesidad de una orden de trabajo, solamente se pide la información del número del reporte, la fecha y la duración.

## 9.5. PROGRAMACI�N

En el calendario de programación, se pueden ver los trabajos o las programaciones que tiene el usuario actual, por ejemplo, el día 8 de septiembre tiene programado un trabajo, si se hace clic en dicho día se muestra el detalle de las programaciones o de los trabajos que tiene para ese día.

En el detalle, se muestra la información de la programación del técnico, con la opción de reportarlo, esto pulsando el link REP, el cual lo lleva a la página de reporte del técnico.

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# 10. FORMATOS, REPORTES E INDICADORES

10.1 FORMATOS

10.2 REPORTES

10.3 INDICADORES

10.4 CONSULTAS

| Para acceder a las opciones de impresión, hay dos maneras. Entrando por el menú mis accesos, se pulsa el link reportes o el botón que está al lado de los controles de ayuda, este abrirá todos los reportes e indicadores que se pueden utilizar en samm. Si se pulsa el botón de la parte izquierda de la pantalla debajo del botón eliminar, abre las opciones de impresión para el registro seleccionado, por ejemplo, si está en la página de órdenes de trabajo, este abrirá los formatos, reportes e indicadores para las ordenes de trabajo. Para las cuatro maneras de ver la información, los archivos se exportaran con el prefijo, número y el cliente, en caso que sea un documento, para los otros casos se exportara con el nombre del reporte o indicador. A continuación se explicará con más detalle cómo se accede y como se debe interpretar cada reporte.

## 10.1. FORMATOS

Los formatos de samm web, se utilizan cuando se necesita ver con detalle un elemento del sistema, por ejemplo si queremos ver información detallada de una orden de trabajo, debemos acceder a la página de órdenes de trabajo, seleccionar en la tabla de datos la que queremos ver y pulsamos el botón imprimir en la parte izquierda de la pantalla.

Nota: De acuerdo al reporte que seleccione, solo se quedará abierta la ruta del reporte seleccionado, quedando las demás carpetas cerradas..

Se hace clic en el formato que se necesita visualizar, recuerde que un formato es para ver informacion detallada de un solo elemento del sistema, en este caso de una sola orden de trabajo.

Una vez pulsado sobre el formato que se necesita, pulsamos el boton (+) para abrir las opciones del formato.

Las opciones del formato, son las diferentes secciones en las que se divide el formato, las que estan seleccionadas son las que apareceran en la impresión final.

Una vez seleccionado las secciones que se quieren ver se da clic en el botón aceptar.

El formato aparece en la página, con este formato se tienen estas opciones

Exportar a PDF: El formato se guardara en formato pdf, para su impresión o archivamiento.

Exportar a Excel: El formato se guardara en formato xls, para su edición o archivamiento.

Formato en Blanco: En caso que se necesite imprimir el formato pero sin información, solo mostrara los espacios para que el usuario llene la información por otro medio.

## 10.2. REPORTES

Los reportes son informes no tan detallados acerca de un conjunto de elementos del sistema, por ejemplo un listado de órdenes de trabajo o un listado de equipos o un listado de cotizaciones.

A los reportes se puede acceder de las dos maneras mencionadas al inicio, si se pulsa el boton que esta en el menu, se veran todos los reportes que tiene samm web, si se accede por el boton que�esta en la izquierda del formulario, se veran los reportes para la seccion que esta en pantalla.

Nota: De acuerdo al reporte que seleccione, solo se quedará abierta la ruta del reporte seleccionado, quedando las demás carpetas cerradas..

Los reportes se encuentran dentro de la seccion reportes, estan clasificados por temas, debe seleccionar el que se desee observar por ejemplo el de las fallas por OT.

Al seleccionar el reporte, aparecen los filtros que se pueden aplicar al reporte.

En este caso es un listado de órdenes de trabajo, y se puede filtrar por el cliente o por la sucursal o el equipo o la fecha, etc. Cuando se tengan definidos los filtros para este reporte, se pulsa el botn aceptar. El reporte se mostrara en la pantalla y al igual que para los indicadores aparecen estas opciones. Lo más seguro es que el reporte sea extenso y tenga varias páginas, para poder visualizar el reporte en su totalidad se usan los siguientes controles.

Se puede ir página por página o a la primera o la última o escribir a cual se desea ir.

## 10.3. INDICADORES

Los indicadores son resúmenes de la información contenida en samm web, suelen hacerse a partir de bastantes datos para darle al usuario una idea general de cuál fue el comportamiento de dicha información.

Los Indicadores están en la sección de Indicadores

Nota: De acuerdo al reporte que seleccione, solo se quedará abierta la ruta del reporte seleccionado, quedando las demás carpetas cerradas..

En este caso, los indicadores de órdenes de trabajo. Cuando se selecciona un� indicador, al igual que los reportes aparecen las posibilidades de filtros, ya sea un rango de fechas o por cliente o por tipo de servicio.

Además tenemos tdos opciones que permiten que los indicadores se puedan analizar de diferentes maneras, la primera es para seleccionar un top de registros, con el fin de ver en la gráfica los más relevantes o los que tuvieron más movimiento.

La otra opción es para seleccionar el tipo de gráfico, se puede ver en columnas, pie o líneas, las columnas y el pie tienen una forma de mostrar los datos muy parecido, es una agrupación de datos. Las líneas son para ver la información por meses, de esta manera se puede ver los movimientos de los elementos a lo largo del tiempo.

Por ejemplo para el caso de los documentos, el indicador de promedio de duracion de documentos por estado, aporta mucha informacion acerca del comportamiento de los documentos, diciendo en promedio cuanto tiempo estuvo cada uno en un estado especifico.

Una vez se haga clic en el botón aceptar aparecerá la gráfica, cada una de ellas con su respectiva tabla de datos.

Columnas.

Pie

Líneas

Al igual que los dos anteriores se puede llevar la información a Excel o PDF.

Aparece una opción mas, editar el texto del indicador sirve para que el usuario complete o justifique la información que está viendo en el indicador.

El usuario tiene la opción de cambiar el título, la descripción, el encabezado y las demás secciones del indicador.

## 10.4. CONSULTAS

Las consultas no son propiamente reportes, aunque funcionan muy similar, son listados de información, los cuales no se encuentran en las diferentes páginas de samm web, la idea es se pueda ver con mucho detalle la información proveniente de varias partes del programa, por ejemplo ver en un solo listado solicitudes y ordenes de trabajo u órdenes de trabajo y contratos. Se encuentran en la sección� de Consultas.

Nota: De acuerdo al reporte que seleccione, solo se quedará abierta la ruta del reporte seleccionado, quedando las demás carpetas cerradas..

Al igual que los reportes, una vez seleccionada la consulta, se abre la opción de los filtros y el botón aceptar para ver el listado, también aparece la opción de exportar a Excel.

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