# 1. CONFIGURACION

1.1 SEGURIDAD

1.2 SERVICIO

1.3 APLICACIÓN

1.4 COMERCIAL

1.5 INVENTARIO

1.6 ZONAS

## 1.1 SEGURIDAD

Una de las tareas principales que debemos realizar para inicializar la configuración de SAMM, es configurar los diferentes perfiles o grupos de usuarios, asignándoles accesos y restringiéndoles los permisos a las diferentes opciones de SAMM.

Cada perfil debe configurarse para permitir que cada usuario ingrese única y exclusivamente a las opciones que les corresponden.

### 1.1.1 Empresas

Por el Menú Configuración - Seguridad - Empresas se podrá acceder a crear las empresas en SAMM para el registro de los diferentes usuarios de la aplicación y la validación de información.

Se podrá realizar una configuración Multiempresa, si en su Empresa existen varias líneas de negocio. De acuerdo a la configuración de su licencia se le permitirá ingresar determinada cantidad de Empresas, como se puede observar en la siguiente imagen.

| El mensaje en rojo de la imagen indica que de acuerdo a la configuración de la licencia, únicamente se pueden crear dos empresas adicionales a la principal. Este concepto también se puede interpretar desde la percepción de líneas operativas de la empresa. De igual forma y en el flujo organizacional de configuración inicial de SAMMWEB, se pretende que el usuario pueda inscribir en el sistema información concerniente al presupuesto que se asigna a la (s) empresa (s), en donde se solicita la siguiente información.

Empresa: Nombre de la Empresa Representante.

Presupuesto Empresa: Presupuesto con el que la empresa cuenta para mantenimiento y/o su área de mantenimiento.

Código: Código con el que se identifica el presupuesto de la empresa.

Fecha Inicio: Fecha inicio de ejecución del presupuesto

Fecha Fin: Fecha fin de ejecución del presupuesto

Valor: Monto de presupuesto asignado.

Seleccione la empresa o línea operativa, así, habilitará el modo nuevo de la creación de presupuesto.

Cuando haya finalizado de ingresar la información, confirme su acción con el botón Aceptar

Importante: Si dentro de la configuración de la sección de Empresa, ingresa más líneas operativas, cuando salga del aplicativo y vuelva a la pantalla de acceso a SAMMWEB, en la sección de Empresa se habilitará la selección de multiempresa..

### 1.1.2 Sincronización

Por el Menú - Configuración - Seguridad - Sincronización, puede configurar los diferentes tipos de acceso que tendrá SAMM en el sistema, según la versión SAMM adquirida, usted podrá intercambiar información en otras empresas que cuenten con el sistema SAMM y evitar redigitación de información. Para activar esta configuración debe consultar a los proveedores de su aplicación y su licencia.

Accesos SAMM: Accesos que permiten la entrada en SAMM. Accesos SAMM Código: Código que Valida los Accesos en SAMM. Dirección IP: Dirección Ip del equipo con el que desea conectarse. Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

### 1.1.3 Cargos

Por la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Cargos pueden crearse los cargos de los usuarios que interactúan en SAMM. Para realizar la creación de los usuarios es necesario especificar el cargo que desempeñan en la compañía para identificación dentro del sistema.

### Carpetas

#### 1.1.3.1 Carpeta Formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Cargo: Descripción y/o titulo del cargo

Código: El código del cargo puede ser tomado teniendo como base la codificación usada por el departamento de recursos humanos para identificación del cargo.

Selección de tipo cargo: Las opciones de verificación de si es un cargo técnico, comercial, coordinador o administrativo aplican:

En el caso del cargo tipo técnico: Para que aparezcan los usuarios con ese cargo, al momento de realizar registros de horas y pueda visualizarse en la grilla de programación de trabajos igualmente para que puedan ser asignados como personal de servicio que puede atender a un cliente determinado, un cargo tipo comercial permitirá clasificar a los usuarios tipo comercial para que puedan vincularse y a un cliente como contacto principal con la empresa y como asesores al momento de realizar una cotización.

En el caso que se active el check de coordinador, el usuario con este cargo, se cargará en el formulario de la OT, con la finalidad que se escoga en el momento de la generación del documento de la OT.

Valor hora: Este valor es muy importante para usuarios tipo técnico ya que según este valor se liquidarán los costos de las horas de trabajo que reporten los usuarios de este cargo, sin embargo si existen varios usuarios para un cargo especifico pero cada uno maneja un valor por hora diferente, este valor se puede determinar en la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Usuarios, que se especifica en la este manual.

Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

#### 1.1.3.2 Carpeta Envío de Correos

SAMM cuenta con unas opciones pre-configuradas para realizar envío de correos con información de la operación de mantenimiento a los usuarios de la aplicación. Para activar una opción de envío, selecciónela de la lista chequeando la casilla correspondiente, para tomar los cambios, use el botón Aceptar. Para tomar los cambios del registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

#### 1.1.3.3 Carpeta Imagen

En esta carpeta puede seleccionar la imagen para este cargo específico, SAMM cuenta con un stock de imágenes prediseñadas para los cargos de mayor influencia en la aplicación, la imagen que se seleccione aparecerá en el carnet de identificación de los usuarios para este cargo en la aplicación.

#### 1.1.3.4 Carpeta Descuentos

En esta carpeta se definen las deducciones que los usuarios pueden ofrecer por tipo de catálogo en las cotizaciones.

### 1.1.4 Perfil

Por la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Perfil, puede ingresar a crear los perfiles del sistema, los perfiles o grupos se configuran para establecer los privilegios o accesos a diferentes opciones de SAMM

SAMM tiene unos grupos predeterminados, configurados desde la instalación, puede eliminarlos, modificarlos, o crear nuevos perfiles, de acuerdo a las necesidades y estructura organizacional de su empresa en el área de mantenimiento.

#### Los Perfiles predeterminados en SAMM son:

Administrador: Es el perfil que tiene acceso a todas las opciones de SAMM, este es el perfil que tiene asignado el usuario predeterminado en SAMM "admin".

Almacén: es el perfil que tiene acceso a administración del Almacén, realiza entradas de repuestos, realiza órdenes de compra, recibe órdenes de compra, despacha las requisiciones que envía el departamento técnico. Etc.

Comercial: Genera aprueba o cancela las cotizaciones.

Coordinador: Perfil encargado de programar o asignar las órdenes de trabajo, programa la asignación de contratos de mantenimiento, aprueba las OTs.

Técnico: Es quien realiza los trabajos de mantenimiento, en SAMM, puede realizar el reporte diario de turno, donde consigna cada una de las tareas que ejecuta en el día.

Gerencial: Tiene acceso a los reportes, indicadores generados por las acciones de mantenimiento.

Asistente: Este perfil es el encargo de realizar registros de las solicitudes de trabajo y consulta de la información general de las ordenes de trabajo (OT).

El perfil Cliente y Proveedor, no aparece en la selección del Perfil de los usuarios de SAMMWEB, dado que la creación de usuario de este tipo se realiza desde el Menú Maestros - Terceros - Tercero Cliente - Contactos Tercero.

### Carpetas

#### 1.1.4.1 Carpeta Formulario

En la carpeta Formulario se especifica los diferentes tipos de perfiles que estarán registros en SAMM y con los cuales se identifica la empresa. En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro la siguiente información:

Perfil: Nombre del perfil (Asistente, Técnico, Cliente etc.)

Código: Código asociado para identificar el perfil del usuario.

Descripción: Descripción de las funciones a realizar por el perfil determinado.

Mostrar Botones: Este bit tiene la siguiente funcionalidad: Si esta en SI, permite ver los botones y tabs / carpetas, así estos este deshabilitados según permisos. Si esta en NO, oculta para el perfil seleccionado los botones y tabs / carpetas que estén deshabilitados según permisos.

Cliente: Este bit tiene la siguiente funcionalidad: Si esta en SI, permite entrar con los permisos que estan dados en cliente.

Proveedor: Este bit tiene la siguiente funcionalidad: Si esta en SI, permite entrar con los permisos que estan dados en proveedor.

#### 1.1.4.2 Carpeta permisos

Una vez creado el perfil, debemos asignar las funciones a las cuales este perfil tiene acceso en SAMM, en esta carpeta aparecerán entonces las opciones para configurar cada uno de los accesos, según la necesidad o las capacidades que desea entregarle al perfil.

Para habilitar un acceso en el perfil, despliegue el árbol de opciones, seleccione la casilla correspondiente y confirme los cambios con el botón aceptar.

Para la asignación de permisos en esta carpeta puede dar los accesos que desee permitir para cada perfil, la asignación de perfiles se realiza por agrupación de funciones principales en SAMM, que están relacionadas con cada opción del menú, al igual que con las funcionalidades de (menú, formulario y tabs) que se muestran en cada una de las opciones de la aplicación. Es recomendable antes de realizar una definición de perfiles, que el administrador del sistema conozca a fondo la aplicación para que pueda parametrizar correctamente los perfiles de los diferentes usuarios de la compañía.

Los permisos para los formatos de impresión se encuentran en CONFIGURACIÓN - Aplicación - Indicador - Reportes. Dentro de reportes se pueden apreciar los siguientes grupos de formatos:

Si se desea dar permiso para uno de estos formatos basta con seleccionarlo y tener el permiso también para el formulario. En la siguiente imagen se muestran los permisos necesarios para dar el permiso para imprimir la Hoja de vida de la OT.

Los permisos que están dentro de un cuadro rojo son los necesarios para ver la Hoja de vida de la OT. El primer permiso es el que permite ver la pantalla donde cargan todos los formatos (este permiso es obligatorio tenerlo si se dese ver cualquier formato) y el segundo ya es el permiso para la Hoja de vida.

#### 1.1.4.3 Carpeta bloques home

Cada perfil en SAMM, puede manejar una página de inicio donde encontrara alarmas referentes a su trabajo, en esta carpeta se encuentran los bloques disponibles de consulta de información en SAMM, para cada perfil, debe habilitar aquellos que se incluirán en el home del mismo.

Seleccione los bloques que desea y confirme con el botón aceptar.

#### 1.1.4.4 Carpeta Estados

En esta carpeta es donde se da el permiso al perfil de cambiar de estados a los documentos. Si el perfil no cuenta con el permiso necesario para cambiar el estado no podrá verlo en la ventana emergente de estados del documento.

| Nos muestra una lista de chequeo con todos los estados con los que cuenta el documento seleccionado en la grilla. Al darle click en Aceptar aquellos que esten marcados serán a los que tendra permiso los usuarios que pertenezcan al perfil.

### 1.1.5 Usuarios

Por la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Usuarios, puede ingresar a administrar las cuentas de usuarios en SAMM, allí se encontrarán los usuarios actuales, puede modificarse su información personal o ser agregados nuevos usuarios, la idea de una buena configuración de esta información es poder contar con un directorio actualizado del personal de la compañía, especialmente de la parte administrativa y de operación de mantenimiento.

### Carpetas

#### 1.1.5.1 Carpeta Formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Login usuario: Este es el identificador con el cual el usuario ingresara a SAMM, usualmente se usa el mismo de la configuración de la red, se recomienda asignar la primera letra del nombre adicionando el apellido, Ejem. CARLOS GUTIERREZ, su Login podría ser cgutierrez.

Usuario código: Este código es el interno del empleado si aplica, en algunos casos puede ser el mismo número de cedula.

Perfil del usuario: En este listado se mostraran los perfiles creados en el Menú Configuración - Seguridad - Perfiles y le asignara los permisos configurados para el perfil seleccionado. Ver sección Perfiles.

Cargo: En este listado se mostraran los cargos que han sido creados en el sistema por la opción de Menú Configuración - Seguridad - Cargos. Ver sección Cargos.

Grupo: En este listado se mostraran los grupos de usuarios creados por la opción de Menú Configuración - Seguridad - grupos. Para indicar el grupo de técnicos o de usuarios al que pertenece el usuario determinado.

Zona: Ciudad o zona principal de ubicación del usuario.

Nombre: Es el nombre del usuario; este nombre aparecerá en los reportes donde el usuario intervenga.

Cedula: Número de cedula del usuario.

Profesión: Profesión del usuario. Ejem. Soldador

Email: Email del usuario

Dirección: Recomendable diligenciar la dirección del domicilio del usuario, en caso de necesitar envío de repuestos o elementos del área de mantenimiento.

Teléfono: Recomendable el celular o el número de la casa para facilitar la ubicación del usuario fuera del horario laboral.

Costo hora: Este costo es el relativo a una hora de trabajo del empleado, útil para costear los servicios una vez sean reportados los tiempos de mano de obra, debe ingresar este valor sin puntos de miles. Calcule el costo teniendo en cuenta el salario del empleado y su carga prestacional en los días laborables.

Comisión (%): Ingrese este valor si se cuenta con algún tipo de comisión para el usuario una vez se facture el servicio, puede cargarse en este campo el porcentaje de comisión que le será asignado.

Acceso activo: Seleccione esta opción si el usuario esta activo y puede ingresar a la aplicación, los usuarios en SAMM no pueden ser eliminados, ya que con su eliminación, parte de la historia de servicio en los equipos se eliminaría, los usuarios cuando se retiran de la compañía pasarían a un estado de inactivación.

Cambiar clave: Habilite esta opción si desea que al próximo ingreso del usuario a la aplicación este pueda cambiar su clave.

Aplica recargo: Habilite esta opción si para ese usuario se aplica el recargo de horas extras, festivos y recargos.

Sexo: Genero del usuario.

Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

#### 1.1.5.2 Carpeta cambiar clave

En esta carpeta puede definir la clave para el usuario determinado, en el campo email se cargara el mail que fue registrado en el campo de email en el formulario del usuario, en el campo clave digite la clave y debe confirmarla en el campo de texto siguiente, para actualizar los cambios confirme con el botón Aceptar. En SAMM usted puede parametrizar el nivel de seguridad que desea para el control de claves de acceso de usuarios al sistema.

| Email: Email del Formulario del Usuario Clave: Clave del Usuario Confirmar Contraseña: Confirmar Clave del Usuario
Clave aleatoria: Envía al mail del usuario una clave aleatoria generada por el sistema SAMMWEB. |

El Usuario de SAMMWEB no debe preocuparse por el envío de contraseñas de acceso al aplicativo vía mail, esto, por la seguridad en cuanto a encriptación de claves se refiere.

#### 1.1.5.3 Carpeta competencias

En esta carpeta deben seleccionarse las competencias de los usuarios en las diferentes familias de equipos y sus modelos, determinando a su vez para que tipo de servicio están calificados en el proceso, esta funcionalidad se usa para la herramienta de programación automática de técnicos para que SAMM pueda sugerir el técnico con el conocimiento adecuado para realizar esta labor.

#### 1.1.5.4 Barra de herramientas

##### 1.1.5.4.1 Cambiar de empresa

| Usted puede asociar a uno de sus usuarios a otra de las empresas de la compañía, con este parámetro, ese usuario podrá visualizar la información de otra empresa, esta opción es aplicable para la versión multiempresa o multisucursal SAMM.

### 1.1.6 Grupo

Por la opción de Menú - Configuración - Seguridad - Grupos, puede ingresar a crear los grupos de usuarios del sistema.

#### Carpeta formulario

Esta carpeta contiene los diferentes grupos de trabajo, esto permite cargar grupos en dos vías: - Brigadas de técnicos: Grupos de técnicos que atienden rutas de servicio, - Grupos por horario de trabajo: Nocturnos, Diurnos. Grupo: Nombre del Grupo de Trabajo Grupo Código: Código del Equipo de Trabajo Activo: Permite Activar el Grupo o Desactivarlo.

#### Carpeta usuarios

Esta Carpeta contiene los usuarios, cuyos cargos corresponden a perfil técnico, en esta opción podrá configurar los usuarios que pertenecen al grupo determinado.

### 1.1.7 Auditoría

El módulo de Auditoría le permite al usuario identificar todos los eventos de manipulación del aplicativo.

Usuario: Seleccione el usuario por el que desea filtrar la búsqueda.

Tablas:Si quiere buscar todos los eventos hechos por el aplicativo, deje la selección en TODAS. Si particularmente desea reducir la búsqueda a cierta sección del aplicativo, seleccione la tabla a filtrar.

Desde/Hasta: Campo obligatorio, seleccione el rango de fechas por el cual quiere filtrar la búsqueda

Tipo de operación: Indica que tipo de evento/operación se realizó sobre el aplicativo o sección. p.ej. Buscar todas las adiciones de información hechas por el usuario admin.

Ver: La búsqueda de información se puede reducir a todas las sesiones de usuario que existen sobre SAMMWEB o solamente las que actualmente están como activas.

A continuación se muestra un ejemplo del manejo del módulo de Auditoria.

## 1.2 SERVICIO

En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú servicio como son:

### 1.2.1 Centros de costo

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Centros de costo, puede ingresar a crear los diferentes centros de costo que se pueden configurar en SAMM.

Estos centros de costo serán los que pueden ser asociados al momento de elaborar una orden de compra al proveedor en SAMM, es decir, que centro de costo será el encargado de la orden de compra elaborada.

#### 1.2.1.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Centro de costo: Nombre del centro de costo. Ejem. Servicio técnico. Centro costo código: Código asociado al centro de costo definido. Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón aceptar.

### 1.2.2 Tipos de servicio

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Tipos de servicio, puede ingresar a crear los diferentes tipos de servicio que se pueden configurar en SAMM.

Un tipo de servicio se crea para clasificar las órdenes de trabajo (OT) y poder generar reportes para toma de decisiones sobre la evolución de los trabajos por tipos de servicio.

#### 1.2.2.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Tipo servicio: Nombre del tipo de servicio. Ejem. Correctivo, preventivo, garantía Tipo servicio código: Código asociado al tipo de servicio. Aplica garantía: Si para órdenes de trabajo a las cuales se les aplica este tipo de servicio tienen garantía. Días garantía: Si el tipo de servicio tiene garantía, el número de días que aplica se cargara a la orden de trabajo al momento de realizar el cierre y preliquidación de la misma.

### 1.2.3 Departamentos

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Departamentos, puede ingresar a crear los diferentes departamentos de la compañía que pueden canalizar solicitudes en SAMM o que pueden asumir alguna porción de costo sobre los servicios realizados en la compañía. Estos departamentos en un determinado momento pueden atender algún tipo de servicio, de esta manera, al departamento le podrá ser asignada una Solicitud para que sea el encargado de atender el servicio.

En el home de SAMM, aparecen las alertas correspondientes de las nuevas solicitudes creadas para cada departamento de atención.

#### 1.2.3.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Departamento: Nombre del departamento. Ejem. comercial, compras, servicio técnico. Departamento código: Código del departamento seleccionado Recibe solicitudes: Habilitar esta opción si el departamento seleccionado puede recibir solicitudes de servicio, los departamentos que tengan habilitada esta opción aparecerán en la lista al momento de crear una solicitud de servicio. Si un departamento no recibe solicitudes, estos podrán salir al momento de pre liquidar una orden de trabajo al momento de definir el quien paga los diferentes Ítems de la orden.

### 1.2.4 Medio Solicitud

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Medio solicitud, puede ingresar a crear los diferentes medios por los que puede recibir una solicitud de servicio, este registro nos permitirá identificar las solicitudes que recibimos mensualmente por vía telefónica, presencial, email etc…

#### 1.2.4.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:

Medio solicitud: Nombre del medio por el que se recibe la solicitud. Ejem. teléfono, email, presencial. Medio solicitud código: Código para el medio creado Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón aceptar.

### 1.2.5 Motivos de Cancelación

Por la opción de menú Configuración - Servicio - Motivos de Cancelación puede crear los motivos por los cuales usted podrá cancelar una solicitud de servicio o una orden de trabajo, cuando cancele alguno de estos documentos debe especificar el motivo para posterior análisis, soporte o estadística.

Una solicitud cuando es cancelada, cambia su estado a cancelada y podrán consultarse por su estado en el Menú Servicio - Solicitudes canceladas.

#### 1.2.5.1 Carpeta Motivos de Cancelación

Motivo Cancelación: Motivo por el cual se cancela el servicio Motivo Código Cancelación: Código del motivo de la cancelación Responsable Servicio: Especifica si hay alguien encargado de los posibles motivo de cancelación.

### 1.2.6 EvaluaciÓnes

Por la opción de Menú Configuración - Servicio - Evaluaciónes, puede crear las diferentes Evaluaciónes que podrán aplicarse a los diferentes documentos generados en SAMM para seguimiento de nuestro departamento de servicio. Por ejemplo podrán crearse las diferentes encuestas que les serán aplicadas a los clientes una vez se culmine el proceso de servicio y sean entregadas las ordenes de trabajo para cada uno de los clientes. Pueden crearse tantas encuestas como se quiera y estas podrán aplicarse en la orden de trabajo.

#### 1.2.6.1 Carpeta formulario

En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro: Tema evaluación: Descripción del tópico que se quiere evaluar en el documento. Ejem. Calidad del servicio Evaluación código: Código del tópico a evaluar. Activa: Indica si la evaluación se encuentra activa o no Subtipo Documento: Documento al cual se le puede aplicar esta evaluación Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.

#### 1.2.6.2 Carpeta preguntas

##### 1.2.6.2.1 Nuevo :

| Creación de una nueva pregunta para el tópico en edición.

Pregunta: Pregunta que se desea aplicar a los usuarios. Ejem. Como evalúa nuestro tiempo de servicio? Pregunta código: Código de la pregunta para identificación. Orden: Orden en el que se presentara la pregunta dentro de la evaluación. Activa: Indica si la pregunta esta activa o no dentro de la evaluación. Valor: Valor de importancia de la pregunta en la evaluación. Evaluación: Evaluación para la cual se esta creando la pregunta.

##### 1.2.6.2.2 Editar registro

| Modificar la información base de la pregunta.

##### 1.2.6.2.3 Opciones de respuesta

| Crear las diferentes opciones de respuesta a la pregunta usando el botón de nuevo, la opción aparecerá en la grilla inferior para cargar la información de:

Opción: Opción de repuesta para el usuario a la pregunta. Ejem. Excelente, Bueno, Regular

Valor: Valor de importancia de la opción en la pregunta.

Orden: Orden en el que se presentara la opción dentro de la pregunta.

Activo: Permite Activar o Desactivar el tipo de opción en la pregunta.

##### 1.2.6.2.4 Actualizar grilla

| Actualizar la grilla para ver los cambios realizados.

### 1.2.7 Tipos de Contrato

Creación de tipos de contrato de venta de la compañía, con repuestos, sin repuestos, top, plus etc..

### 1.2.8 Periodos de Contratos

Periodos de cobro de contratos, periodos en los que debe generarse la facturación para los contratos a crear.

## 1.3 APLICACION

En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú aplicación y contiene los accesos a las funciones de configuración de la aplicación como son:

### 1.3.1 ParÁmetros generales

Por la opción de Menú Configuración - Aplicación - parámetros generales, puede configurar las opciones de administración que desea para el entorno de trabajo SAMM.

### Carpetas

#### 1.3.1.1 Carpeta general

Nivel por defecto: Configure el nivel que desea obtener para la creación de las zonas, ciudades, localidades en las cuales su compañía clasifica sus clientes y su parque de equipos. Decimales en el precio: Indique el número de decimales a manejar en los campos de la aplicación tipo precio. Decimales en los números: Indique el número de decimales a manejar en los campos de la aplicación tipo número.

#### 1.3.1.2 Carpeta seguridad

Configure los niveles de seguridad de claves para acceso a la aplicación, la clave con mayor nivel de seguridad contiene caracteres tipo Mayúscula, número y símbolo, seleccione las opciones de acuerdo al nivel de seguridad en claves que desee. Longitud de la clave: Puede parametrizar el nivel de caracteres, para la clave los niveles están determinados de la siguiente manera, baja, media, alta, esta longitud indicara con un mínimo o con un máximo permitido la cantidad de caracteres a utilizar, recomendable emplear claves de longitud media. Días de expiración de la clave: Configure el número de días para que le sea recordado a los diferentes usuarios, realizar el cambio de su clave para el ingreso a SAMM.

#### 1.3.1.3 Carpeta OTS

En esta carpeta puede configurar los parámetros modificables en la gestión de su departamento de servicio.

Recargo Nocturno: Corresponde al % extra de pago de bonificación del pago que se hace al empleado por las horas de su jornada trabajadas en horario nocturno.

Recargo Festivo: Corresponde al % extra de pago de bonificación del pago que se hace al empleado por las horas de su jornada trabajadas en horario festivo.

Recargo Sábado: Corresponde al % extra de pago de bonificación del pago que se hace al empleado por las horas de su jornada trabajadas en días sábados.

Hora Inicio nocturno: Hora de inicio del horario nocturno, las horas reportadas a partir de esta hora se tomaran para calcular los trabajos de recargo nocturno.

Hora Fin Nocturno: Hora de fin del horario nocturno, las horas reportadas a partir de esta hora se tomaran para calcular los trabajos de recargo nocturno.

Reportes Numerados: Permite cargar para cada OT un número adicional del reporte generado por los técnicos en campo, normalmente ocurre cuando se manejan reportes preimpresos.

Cierre de Evaluación: Bit que permite configurar si las OT pueden cerrarse con la Evaluación de servicio diligenciada.

Hora Inicio Programación: Hora en la que inicia la Programación de los técnicos o es decir, horario de inicio del horario laboral.

Hora Fin Programación: Hora en la que finaliza la Programación de los técnicos o es decir, horario de inicio del horario laboral.

Se Cobra la Actividad por hora: Permite configurar si el cobro de los servicios a clientes se realiza por hora o no.

Preliquidación Cliente: Define si se le podrá generar una preliquidación de una OT con pago a el cliente.

Preliquidación Distribuidor: Define si se le podrá generar una preliquidación de una OT con pago a el cliente.

Preliquidación Fabricante: Define si se le podrá generar una preliquidación de una OT con pago a el cliente.

SMLV: Define el salario mínimo legal vigente

Aprobar al crear OT: Define si la OT será aprobada o no automáticamente en el momento de su creación.

Consolida ítems en la Preliquidación: Consolida los ítems de un mismo tipo en uno solo para evitar extenderse en los reportes.

Hora turno para eventos: Sugiere la hora que aparecerá en la toma de datos del registro del evento.

Duración sugerida en programaciones: Define la duración que el sistema sugerirá por defecto al crear una programación, si el valor ingresado en este campo es 0 (cero), el sistema no sugerirá ninguna duración ni fecha.

Validar al cerrar OT: Indica reglas que tendrá en cuenta el sistema para permitir cerrar las órdenes de trabajo, estas son:

- Flujo Documento: Verifica que el documento cumple con todas las reglas establecidas en el flujo de documento, es decir, que el documento cuente con el documento padre indicado.

- Suma quién paga: Verifica que los valores de los pagos estén completos.

- Variables: Comprueba que en la orden de trabajo ya se hayan ingresado los registros de las variables, esto se hace a través de la ventana emergente de Registro de variables.

- Equipos devueltos: Verifica que los equipos relacionados con la OT se encuentren en la sucursal original al momento de afiliarse a la OT. En caso de haberlo movido con un traslado hay que realizar otro movimiento para dejar el equipo en la sucursal original y de esta forma si se dejara cerrar la OT.

- Documentos hijos: Verifica que todos los documentos hijos del documento actual se encuentren cerrados y en caso de ser un documento comercial que esté Aprobado.

- Reporte técnico: Comprueba que existen reportes de actividades por parte de los técnicos.

- Ejecución de Ítems planteados: Confirma que todos los Ítems que fueron planeados en la OT ya se han ejecutado.

- Horómetro registrado: En caso que la OT tenga un equipo afiliado y este equipo pertenezca a un modelo que cuenta con horometro, se verifica que se halla agregado un nuevo horómetro a este equipo desde la OT, esto se hace a través de la ventana emergente de registro de variables.

- Equipo afiliado: Comprueba que la OT cuenta con un equipo asociado.

#### 1.3.1.4 Carpeta documentos

Días de alarma: Días en los cuales se mostraran las cotizaciones que están por vencer

% administración: Si la cotización se liquida con AIU, este será el porcentaje asociado a la administración

% Imprevistos: Si la cotización se liquida con AIU, este será el porcentaje asociado a los imprevistos.

% Utilidad: Si la cotización se liquida con AIU, este será el porcentaje asociado a la utilidad.

Solo Devolver Elementos en OT: (Permite establecer que se pueda hacer devoluciones en items que solo se hayan planeado desde la OT).

#### 1.3.1.5 Carpeta catalogo

Estrategia de costo: forma de costeo de repuestos en el modulo de inventario usando estrategias de Costo promedio, maximo costo o ultimo costo

Maneja almacen: Bit para indicar si en la compañía se usara el modulo de inventario.

#### 1.3.1.6 Carpeta contrato

Días alarma: Días de alarma para vencimiento de contratos

#### 1.3.1.7 Carpeta sucursales

En esta carpeta pueden crearse las diferentes sucursales de su compañía, determinando cuales tienen servicios de Alquiler, Venta, o Soporte.

### 1.3.2 Tipo documento

Por la opción de menú Configuración - Aplicación - Tipo documento, puede configurar los diferentes estados para los documentos que se manejan en el entorno SAMM, estados que le permitirán realizar un seguimiento de los mismos y llevar una correcta trazabilidad del proceso.

#### 1.3.2.1 Carpeta info básica

Esta carpeta contiene la información básica del tipo de documento que se utilizara en todo el especio de trabajo de SAMM, junto con su respectivo código y la opción para determinar si ese documento genera una salida de inventario o de equipos.

Tipo Documento: Nombre del documento generado en SAMM

Tipo Documento Código: Código para el tipo de documento.

#### 1.3.2.2 Carpeta Estados

Esta carpeta contiene los posibles estados que pueda tener el documento seleccionado, estos estados son designados por la empresa, con el fin de tener seguimiento y trazabilidad en cada parte de su proceso.

##### 1.3.2.2.1 Nuevo

| Creación de un estado para el documento.

Estado: Nombre del estado que se usara para el documento actual

Estado Código: Código para el estado.

Tipo documento: Documento para el cual se esta creando el estado, por defecto es el documento que se esta editando.

Afecta indicador: Este bit indica si al momento de pasar el documento a ese estado puede verse afectado el indicador de servicio, es decir si el tiempo que transcurra el documento en ese estado se tendrá en cuenta para la generación del indicador.

Edita documento: Este bit indica si cuando el documento se encuentre en este estado puede ser editable por el usuario.

Orden: El orden del estado nos el orden en el que aparecerá ese estado en la lista de estados posibles.

Color: Este color, será la identificación grafica, cuando el documento cambia de estado,r puede adicionarse un color para el mismo, este color debe registrarse en código hexadecimal. Ejem (00FF33)

Afecta inventario: Esta opción se refiere a si el documento en ese estado afecta de el inventario, con cargue de elementos al almacén o descargue.

Permisos Para Perfiles: Indica de acuerdo a la selección si el nuevo estado del tipo documento aplica para ser utilizado dentro de un perfil de usuario. (Configuración - Seguridad - Perfil - Permisos)

Descripción: Esta opción se refiere a si el documento en ese estado afecta de el inventario, con cargue de elementos al almacén o descargue.

##### 1.3.2.2.2 Editar

| Seleccionado el estado tipo documento, de click sobre el botón editar.

##### 1.3.2.2.3 Actualizar

| Cuando halla realizado los cambios necesarios (creación / edición) de click sobre este botón para actualizar la grilla de información.

#### 1.3.2.3 Carpeta motivos de cambio

En esta carpeta puede crear la parametrización de los motivos por los cuales puede un documento pasarse a un estado, esto con el objeto de un mayor análisis de información en SAMM. Ejem: cuando una orden de trabajo pasa a un estado cancelada, podemos registrar diferentes motivos de cancelación para que sean registrados por los usuarios, algunos de estos motivos pueden ser falsa alarma, cancelación por el cliente o no disponibilidad técnica.

##### 1.3.2.3.1 Nuevo

| Creación de un nuevo motivo

Motivo: Descripción del motivo de cambio Motivo código: Código para el motivo. Estado documento: Estado para el cual aplica ese motivo de cambio en el documento.

#### 1.3.2.4 Carpeta prioridad

En esta carpeta puede crear las diferentes prioridades para los documentos. Ejem: las solicitudes de servicio pueden tener configuradas diferentes prioridades según la complejidad del problema presentado en un equipo (critica, alta, media, baja).

##### 1.3.2.4.1 Nuevo

| Creación de una nueva prioridad.

Prioridad documento: Nombre de la prioridad del documento (Alta, media, baja, emergencia)

Prioridad documento código: Código asociado a la prioridad del documento. Las prioridades para los documentos en la grilla se identifican con un ICONO de color para indicar visualmente al usuario la importancia de cada solicitud, si usted desea agregar una nueva prioridad a las creadas por defecto en SAMM, en este campo deberá definir según la siguientes convenciones el código de la imagen que desea para su prioridad.

| Nombre prioridad | Código Imagen | Observaciones
| Emergencia | EMER | Imagen con destellos
| Alta | ALTA |
| Media | MEDIA |
| Baja | BAJA |

Tipo documento: Documento para el cual se esta creando la prioridad.

Tiempo respuesta: Tiempo en horas para atención de requerimientos con esta prioridad.

Estrategia prioridad:

7 x 24: estará preestablecido por el tipo de documento seleccionado.

6 x 8: establece el número de horas durante las que se debe dar respuesta para el tipo del documento.

5 x 8: Establece si el tiempo estará calculado como horario hábil

5 x 8 - 1 x 4: Establece si el tiempo estará calculado como horario hábil

#### 1.3.2.5 Carpeta subtipos

Para un tipo de documento podrán crearse varios subtipos del mismo para realizar diferenciación, Ejem: Si en su compañía se manejan cotizaciones por países, se pueden crear dos subtipos de cotización para (Colombia, Venezuela) y para cada uno de estos subtipos crear un bloque home especial para prefiltrar la informacion mas fácilmente.

### 1.3.3 Textos defecto

Por la opción de menú Configuración - Aplicación - Textos defecto, puede crear los diferentes textos para los documentos principales de la aplicación, Ejem: El encabezado de una cotización o las condiciones comerciales de la misma. Las condiciones de una orden de compra etc.

#### 1.3.3.1 Carpeta formula

Texto defecto: Nombre del texto que aparecerá para ser seleccionado en el control. Texto defecto código: Código del texto por defecto. Campo texto: Lista de textos base que pueden ser agregados para una opción de documento. Texto: Texto que se incluirá en el documento. Ejem: De acuerdo a su solicitud, cotizamos los elementos necesarios para el mantenimiento de su equipo.

### 1.3.4 Consecutivos

Por la opción de menú Configuración - Aplicación - Consecutivos, puede conocer y modificar los prefijos para los principales documentos de SAMM, y verificar cual es el consecutivo siguiente a generarse para cada uno de ellos, si desea realizar algún cambio puede realizarlo en esta misma ventana y confirmar con el botón Aceptar.

### 1.3.5 Festivos

Por la opción de menú Configuración - Aplicación - Festivos, puede configurar los festivos del año, estos se mostraran en área gris dentro de la grilla de programación de técnicos y también serán tenidos en cuenta en el momento de liquidar las horas que sean reportadas como festivos en una orden de trabajo.

Los festivos aparecen en el calendario en color rojo sobre el mes de selección.

Para crear un festivo, seleccione el día festivo y especifique el motivo del mismo, por el contrario si desea eliminarlo puede dar clic sobre el día y usar el botón de eliminar.

## 1.4 COMERCIAL

En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú comercial como son:

### 1.4.1 Impuestos

Por la opción de menú Configuración - Comercial - impuestos, puede crear los impuestos que podrán ser agregados a la liquidación de una OT, a una cotización en SAMM o a una remisión de repuestos, al momento de realizar cualquiera de las operaciones puede seleccionar el impuesto a aplicar de los creados en este modulo.

#### 1.4.1.1 Carpeta Info Básica

Impuesto: Nombre del impuesto. Ejem. IVA Impuesto código: Código del impuesto Valor: Valor dado en (%) para el impuesto. Ejem. IVA= 0.16

### 1.4.2 Monedas

Por la opción de menú Configuración - Comercial - Monedas, puede crear las monedas que usara en SAMM para elaborar cotizaciones, una vez creada la cotización puede seleccionarse la moneda para liquidar la cotización según la tasa representativa configurada en SAMM.

#### 1.4.2.1 Carpeta Info Básica

Moneda: Nombre de la moneda Moneda código: Código de la moneda Abreviatura: Abreviatura para identificar la moneda Cambio: Tasa de cambio hacia la moneda local.

### 1.4.3 Incoterm

Por la opción de menú Configuración - Comercial - Incoterm, puede crear los diferentes Incoterms que usara dentro de su modulo de importaciones.

#### 1.4.3.1 Carpeta Info Básica

Incoterm: Nombre de la forma de pago Incotermcódigo: Código para la forma de pago

### 1.4.4 Tarifas

Por la opción de menú Configuración - Comercial - Tarifas, puede crear las tarifas para cobro de las ordenes de trabajo según la zona, el tipo de servicio etc...

#### 1.4.4.1 Carpeta Info Básica

### 1.4.5 Listas de precio

Por la opción de menú Configuración - Comercial - Listas de precio, puede crear las diferentes listas de precio de su catalogo de productos, si solo maneja una lista de precios no es necesario que realice esta configuración.

#### 1.4.5.1 Carpeta Info Básica

Al realizar la creación de su lista de precios puede definir un % de descuento que se aplicara a todos los elementos creados en el catalogo de productos.

#### 1.4.5.2 Carpeta Excepciones

En la carpeta excepciones podrá configurar los elementos del catalogo que tendrán valores diferentes al descuento general de la lista de precios.

#### 1.4.5.3 Carpeta Descuentos

En esta carpeta podrá configurar por tipo de catalogo de productos los descuentos que aplican a cada uno de ellos en caso que no desee realizar la aplicación de un descuento general a la lista.

## 1.5 INVENTARIO

En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú aplicación como son:

### 1.5.1 Bodegas

Por la opción de menú Configuración - Inventario - Bodegas, puede crear las diferentes bodegas para manejo de inventario en SAMM.

#### 1.5.1.1 Carpeta Info Básica

Bodega: Nombre de la bodega Bodega código: Código de la bodega. Permitir salidas en rojo: Determina si la bodega permite que se hagan salidas del inventario cuando éste va a quedar con valores inferiores a 0.

##### 1.5.1.1.1 Saldos

Por medio de este botón puede subir a la Base de datos de SAMMWEB todos los saldos iniciales que maneja el inventario de la empresa. Normalmente este procedimiento se realiza en el momento en que se parametriza el aplicativo y toda la información inherente al flujo de proceso que se desea llevar a cabo. Seleccione la bodega a la cual va a cargar los saldos iniciales y de click en el botón , se abrirá la siguiente ventana.

Nota: El proceso de carga de saldos iniciales, es similar al proceso de importación que se explicó en la página de inicio. Para mayor información consulte la página de inicio sección Descripcion de la Barra de Herramientas general"

Pasos:

- Dar click en el botón "Examinar" y buscar el archivo físico a cargar,

- Ingresar el nombre de la hoja en la que se encuentra la información a importar.

- Seleccionar las columnas del archivo de Excel que contienen la informacióacute;n a cargar, cotejadas con el correpondiente título de la fila de la ventana de importación de saldos iniciales.

- Por seguridad de proceso, es conveniente selecceionar la bodega a la cual se le cargarán los saldos iniciales. Para finalizar de click en el botón aceptar.

### 1.5.2 Unidades

Por la opción de menú Configuración - Inventario - Unidades, puede crear las diferentes unidades que manejan sus repuestos o consumibles en SAMM. Ejem. Galón, paquete, unidad, estas unidades las podrá seleccionar al momento de crear una remisión de repuestos de almacén.

#### 1.5.2.1 Carpeta Info Básica

Unidad: Nombre de la unidad Unidad código: Código de la unidad

## 1.6 ZONAS

En esta opción de menú puede crear la estructura de Zonas - Ciudades - Regiones - Localidades que en las cuales tienen equipos instalados o en las que prestán servicio, de esta forma podrá crear una ciudad asignada a una zona y facilitar el proceso de zonificación de servicios, use la opción nuevo dentro del árbol según la ubicación de la zona a crear. Estas ciudades serán las ubicaciones de clientes, equipos o proveedores. Los códigos de las ciudades, podrán crearse con la siguiente configuración: 2 primeras letras código país (CO) Colombia, 4 siguientes código departamento (ATLN) Atlántico y las 4 siguientes la ciudad (BQLL) Barranquilla, el código para la ciudad Barranquilla quedaría así: COATLNBQLL

Importante: Tener en cuenta la jerarquía en la estructura de Zonas Padre y Zonas Hijas o Ciudades, SAMMWEB mostrará un mensaje de error si se asigna a una Zona Padre una Zona Hija. La estructura de Zonas y Ciudades está definida dentro de la organización logística de cada empresa. Otra restricción al crear Zonas y Ciudades corresponde a la asignación de Zona padre de la misma Zona actual.

SAMM - Sistema de Administración de Mantenimiento Moderno - IDAE SOLUCIONES - www.idaesoluciones.com - 3381691 - samm.soporte@idaesoluciones.com