# 5. COMERCIAL

5.1 COTIZACION

5.2 COMISIONES

5.3 CONDICION

5.4 OPCION DE CONDICION

## 5.1 COTIZACION

Corresponde al documento de caracter comercial que genera SAMMWEB, que permite realizar una negociación entre la empresa que oferta productos/servicios y el cliente. La pantalla base del formulario de cotización se presenta a contiuación

### Carpetas

#### Carpeta Información Básica

Se encuentra la información básica de la cotización, como la fecha, el número, el cliente, el asunto, etc.

Documento: Tipo documento Cotización este será usado por el area comercial.

Versión: Cuando desee hacer una nueva versión de cotización para su cliente, cambiar elementos, variar las opciones para que el cliente tome una decisión, puede apartir de una cotización elaborada, generar la nueva por medio del botón COTIZACION, ubíquese en la cotización que desea generar en nueva versión y haga clic en el botón COTIZACION.

Se pegaran los datos de su cotización actual y confirmando con el botón aceptar se generara la versión 2 de la misma. Si desea generar otra versión, deberá ubicarse en la cotización versión 2 y desde allí generar una 3 y así sucesivamente. Las tres cotizaciones quedaran activas hasta que reciba la aprobación por parte de su cliente.

Fecha: Fecha de elaboración de la cotización.

Fecha sugerida: Fecha en la que el cliente requiere la cotización.

Fecha cierre: Fecha de cierre de la cotización, esta se llena automáticamente cuando la cotización se aprueba o es cancelada.

Prioridad: Prioridad de la cotización

Cliente: Cliente que requiere la cotización.

Sucursal: Sucursal del cliente que requiere la cotización.

Equipo: Equipo que se desea asociar a la cotización de ser necesario. SAMM carga los equipos que tiene el cliente en determinada Sucursal, esto hace que sea mucho mas practico escoger el equipo objeto de servicio. Al seleccionar un Equipo SAMM nos muestra información adicional como el número de OTs y Solicitudes que están asociadas al Equipo elegido. En caso que el Equipo tenga un estado diferente a Activo o el Tercero sea diferente al Tercero Comprador aparecerá un link color rojo para ver estos datos según sea el caso.

Asesor: Asesor que esta elaborando la cotización.

Asunto: Descripción de la cotización Ej: Monitoreo Residencial.

Contacto: Contacto al que va dirigida la cotización.

Cargo: Cargo del contacto.

Encabezado: Encabezado de la cotización, se cuenta con un encabezado por defecto, seleccionando en el icono de la flecha el texto que se desea cargar, este puede modificarse según sea el caso.

Notas 1: Puede ingresar las condiciones de la cotización que está diligenciando.

Notas 2: Notas adicionales que requiera ingresar para el documento que está creando.

Código: Si la empresa posee códigos internos para las cotizaciones, puede diligenciarlos en éste campo.

Contactos: Seleccione el contacto que ha sido asignado al cliente al cual se le elabora la cotización.

Es A.I.U: Seleccione esta opción si la cotización se incluye dentro del campo de Contratos de Construcción o Servicios prestados por cooperativas. Cuando lo active en "SI" se mostrarán los campos PORCENTAJE A, PORCENTAJE I, PORCENTAJE U, al igual que VALOR A, VALOR I, VALOR U, que corresponden al porcentaje y valor de gastos indirectos para la operación del contrato. (A = ADMINISTRACIÓN, I = IMPREVISTOS, U = GASTOS QUE AFECTAN LA UTILIDAD DEL CONTRATO)

Moneda: Moneda en la que se esta elaborando la cotización.

Para que la cotización sea creada, confirmar con el botón aceptar, en este momento SAMM generara un consecutivo para su cotización.

#### Carpeta Documentos

En esta carpeta se pueden encontrar todos los documentos creados a partir de la cotización seleccionada, además puede observar los documentos que poseen elementos derivados de los elementos de la cotización actual.

#### Carpeta Evaluaciones

Se visualizan las evaluaciones que se le han realizado a la cotización seleccionada.

Las evaluaciones, las preguntas y las opciomes de repuesta, las puede ingresar desde el Menú CONFIGURACIÓN - SERVICIO - APLICACIONES.

Luego de haber asignado una evaluación a la cotización, de click sobre la carpeta evaluaciones, se mostrará una ventana similar a la que se ve a continuación. Seleccione el tema de la evaluación que aplica, la fecha en la que se realiza la encuesta y el nombre de la persona encuestada. Cuando halla ingresado las opciones de repuesta, de cada pregunta, de click en el botón aceptar para finalizar el proceso.

#### Carpeta Comentarios

En esta carpeta se ingresan los comentarios mas importantes referente a la negociación entre la empresa y el cliente. Estos comentarios estan disponibles en todo momento para su consulta.

| Con este botón se crea el nuevo comentario.
| Documento Comentario: Nombre con el que se identificara el comentario. Comentario: Las observaciones que se desean añadir. Documento: Es el número de Documento al cual se le creará el comentario. SAMM automáticamente señala el documento actual. Contacto: Nombre del contacto del cliente con quien esta relacionado el comentario (este campo no es obligatorio para crear el comentario). Recordar: Al seleccionar la opción de No, se creará un comentario sin que se le recuerde a ningún usuario. Al seleccionar la opción Si aparecerá otro campo para seleccionar si se desea recordar para una fecha específica o recordar en los siguientes documentos, es decir, a los documentos hijos del documento actual. Si se selecciona recordar en una fecha el sistema nos muestra un campo para buscar todos los usuarios a los que queremos que el comentario se les recuerde. Por defecto el usuario actual aparece seleccionado.
| Con este botón se Actualiza la grilla después de haber creado un comentario.

#### Carpeta Detalle

En la carpeta detalle se muestran todos los items agregados a la cotización, con la información más importante para su identificación y las cantidades planeadas y ejecutados.

#### Carpeta Condiciones

Se establecen cuáles son las condiciones para la cotización, además se puede seleccionar cuales serán impresas en el formato de impresión.

Si la condición es de tipo texto se mostrará un cuadro de texto, con el fin, que el cliente ingrese la información requerida.

#### Carpeta Info adicional

Se completa la información de la cotización, esta agrupado por secciones.

### Barra de Herramientas

#### Aprobar Cotización

| Después de pasar a estado enviadas, el usuario puede aprobar la ejecución de la cotización mediante el botón Aprobar Cotización. Una vez haga click en este botón, se mostrará la siguiente ventana.

Encontrará varias opciones y de acuerdo a la que seleccione un proceso diferente.

Si selecciona "NO CARGAR ITEMS A LA OT", simplemente se aprobará el documento actual y pasará a estado Aprobado. Si selecciona "CARGAR ITEMS A UNA NUEVA OT", se generará una nueva OT hija de la cotización actual y los items también se copiarán a la OT. Se activarán las opciones de tipo de servicio, Subtipo Documento, en taller (si, no) y el departamento, estos, son datos de la OT que se crea a partir de la cotización.

La opción "CARGAR ITEMS A LA OT ACTUAL", se verá activa si la cotización actual es hija de un documento OT. Adicional a esto los items de la cotización se cargarán a la OT.

Usted puede crear un Requisición (RQ) a partir de la cotización actual, activando el "check" de "CREAR REQUISICIÓN" y seleccionando (si existe) el subtipo de requisición.

#### Botón Copiar Cotización

| Este botón permite al usuario identificar cotización previas a la cotización actual que se está generando, con el fin de copiar los items que se ha cotizado en un documento anterior. Regularmente aplica cuando se va a copiar items cotizados a un cliente particular, y que se requieren para el cliente de la cotización actual.

Busque la cotización por medio de los filtros presentados, puede buscar mediante el dato que más reconozca como parámetro de información. Normalmente se considera más importante filtrar la información por el cliente al cual se le ha realizado una cotización previamente. Cuando halla ingresado el parámetro de búsqueda de click en el botón aceptar.

Luego de haber filtrado la información, en la parte inferior del formulario de búsqueda, se mostrarán los resultados de las cotizaciones hechas previamente, de acuerdo al criterio de búsqueda seleccionado.

Seleccione el registro al cual requiere hacer la copia, dando click en la flecha de la primera columna de cada fila. se mostrarán en la parte inferior los items que tiene asignado el documento.

Seleccione del listado de items generado, los elementos que desea copiar a la nueva cotización.

#### Botón ITEMS

La ventana de los ítems permite cargar una serie de elementos al registro de determinados documentos y formularios de SAMMWEB. De ésta forma se designan los elementos dentro del catalogo de información dentro del aplicativo.

Cuando encuentre el botón , y de acuerdo a los permisos del perfil de usuario, podra incluir items dentro de la información de un documento. Al momento de dar click sobre el botón "items", se encontrará con la siguiente ventana,

Pasos para incluir items a la cotización:

Del campo "tipo catalogo" seleccionar el tipo de catalogo que aplica a la carga de items. SAMMWEB filtrará la información de acuerdo al tipo catalogo escogido. Seleccione de la búsqueda avanzada del campo catalogo el item a incluir. Luego de seleccionarlo, éste quedará cargado a la grilla de items. Tenga en cuenta que si desea crear una categoria (titulo) para los items a incluir debe dar click en el botón nuevo. Teniendo seleccionada la categoria puede incluir los items de la misma.

- Si el tipo catalogo a escoger es un Tempario, se mostrará la siguiente ventana.

- De acuerdo a los permisos de perfil de usuario, usted podrá editar el detalle de tempario si el "check" de editar el detalle del tempario está activo (Cada una de las actividades dentro del tempario), en cuanto a la cantidad planeada.

#### Facturar

Establece la información de la factura asociada a la cotización, la fecha, el monto.

#### Histórico

Se puede visualizar el histórico de los estados por los que ha pasado la cotización, adicional a cada estado está el usuario que hizo el cambio de estado y el tiempo que transcurrió para llegar a ese estado.

Seguimiento a cotizaciones: En el home de la aplicación, al que usted podrá acceder mediante un clic en la Palabra SAMM Web (Parte superior del aplicativo), podrá ver sus cotizaciones en los diferentes estados que se encuentran para realizar el seguimiento correspondiente.

#### Estado

La cotización se crea como nueva, se pasa a estado enviada y luego se aprueba cuando se decide aceptar la negociación, por esta razón, al momento de aprobar la cotización se puede crear una nueva orden de trabajo o se puede asignar a una orden de trabajo existente. Además la cotización puede pasar a estado cancelada o cancelada por versión, cuando se crea una nueva versión del documento.

Vea información más detallada del botón Histórico y Estado, en la sección "Descripción de la barra de herramientas general - Adicionales (Botones Formularios)".

#### Botón Buscar

| El botón buscar permite realizar una búsqueda de los documentos por catálogo. Si se desea también se puede combinar la búsqueda por catálogo con la realizada en el formularío del documento directamente seleccionando el check "Combinar búsqueda en el formularío".

## 5.2 COMISIONES

### InformaciÓn BÁsica

Se define la comisión y los rangos de descuento por cada cargo y por cada tipo de catálogo.

Comisión: Descripción de la comisión.

Código Comisión: Código que identifica la comisión que se crea.

Descuento Máximo:Porcentaje máximo de descuento que aplica para el documento comercial.

Descuento Mínimo: Porcentaje mínimo de descuento que aplica para el documento comercial

Cargo: Cargo para el que aplica la comisión que se crea.

Subtipo Catalogo: Dependiendo de lo que se esté ofertando, se debe seleccionar el subtipo de catalogo que aplica para la comisión.

Porcentaje Comisión: Porcentaje de comisión que se asigna al cargo de la comisión creada..

Condición: Condición que aplica para la comisión actual.

Opción Condición: Opción que se asigna a la condición seleccionada previamente.

Zona: Zona en la que aplica la comisión.

## 5.3 CONDICIÓN

### InformaciÓn BÁsica

Se configuran las condiciones adicionales a criterio de quien genera el documento de cotizaciones. Por ejemplo, una condición puede ser la forma de pago o el tiempo de entrega. Ingrese los datos correspondientes a la condición, al código y seleccione el bit correspondiente a si la condición es de tipo texto o no. Si es de tipo texto el usuario tendrá la opción de digitar el asunto de la condición en la carpeta "condición" de la cotización. De lo contrario, el usurio tendrá que ir al Menú Comercial - Opción condición e ingresar las opciónes asignadas a cada condición.

## 5.4 OPCION CONDICIÓN

### InformaciÓn bÁsica

Para cada condición deben existir opciones que se aplican para cada cotización. Por ejemplo algunas opciones para la condición "forma de pago" pueden ser: 100% anticipado o 4 cheques o 100% contra entrega, etc. En la carpeta Condición de la cotización el usuario debe seleccionar la opción condición del listado asignado a la condición seleccionada.

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