SAMMWEB funciona sobre los siguientes navegadores: Mozilla Firefox, Internet Explorer 8 - 9 y Google Chrome.
El módulo de ayuda de SAMMWEB le facilita la búsqueda de información en cuanto a la descripción generalizada del manejo del aplicativo. Si no logra encontrar la respuesta a la solicitud de búsqueda en la ayuda, puede consultar el equipo de Soporte y Consultoría de SAMMWEB.
Como utilizar la ayuda:
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Cuando ingrese la cadena de texto o palabra clave y de click en la lupa 
, SAMM lo llevará a la siguiente pantalla.
Por defecto, SAMM redirecciona a la pestaña "Buscar", que le muestra el texto de búsqueda encontrado dentro de la ayuda.
Cuando se da click sobre uno de los registros de búsqueda el texto se vuelve de color violeta y redirecciona a la pantalla donde se encuentra el registro de búsqueda.
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La siguiente pestaña de la "ayuda" permite ver el árbol de opciones que contiene cada una de las pestañas del menú de SAMMWEB, el cual al ingresar la cadena de caracteres o palabra clave, y dar click en el botón. |
El menú de SAMMWEB se presenta en la parte superior del aplicativo de forma horizontal y contiene.
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Esta pestaña guarda los acceso más visitados por cada usuario. Así el usuario de SAMMWEB, puede ir al acceso más visitado de forma más rápida y sencilla. Los dos primeros ítems INICIO y REPORTES son fijos y van, respectivamente, a la página de inicio o Home de la aplicación y a la ventana de reportes e indicadores. Tenga en cuenta que se crearán hasta máximo 10 accesos, siendo estos los de mayor consulta a través del menú principal de la aplicación. |
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Esta pestaña permite al usuario realizar la parametrización de eventos de acceso y uso del aplicativo. Normalmente lo realiza el usuario de perfil Administrador en la compañía. La parametrización se realiza de acuerdo al módulo afectado como son seguridad, servicio, comercial, inventario. El submenú de aplicación permite configuraciones generales de programa y que afectan cualquiera de los módulos. |
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Esta pestaña permite crear y consultar la información de uso general de la compañía, encontrando los accesos referentes a los terceros, así como todo el menú de catalogo del aplicativo. Las familias y las marcas son maestros de categorización de elementos de catálogo y los menús de detalle equipo y detalle repuesto contienen las entradas para la creacíon y edicíon de las caracteristicas y rutinas que tiene un equipo. |
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En esta opción de menú se encuentra el centro de operación de la aplicación, que corresponde a nuestro módulo de servicio. Encontramos aquí: Los equipos, u objetos de servicio, que son la razón de ser de nuestra aplicación, pues para ellos es que está orientada toda la gestión que realizamos a través del Software. Se encuentran aquí los accesos a las solicitudes de servicio, normal punto de inicio de los procesos controlados en la aplicación. También encontramos las órdenes de trabajo, que resulta ser el documento central de la operación. Los contratos, que son el punto de administración de nuestros mantenimientos preventivos, así como el cronograma de mantenimiento, que es el tablero de control de los mismos. La programación, que es el tablero de control del recurso humano: los técnicos y/o ingenieros. Las funciones derivadas de la operación, como el control de las actividades realizadas para el servicio. Asimismo el registro y control de los gastos. Tambié se encuentra una funcionalidad para cerrar de forma rá los documentos implicados en el servicio. |
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Esta opción del menú encuentra los elementos componentes de la gestión comercial de SAMMWEB, la cual se realiza básicamente a través del control del proceso de las cotizaciones de servicio. |
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En este menú se ubican los elementos correspondientes a la gestión de inventario y almacén. Es el módulo utilizado para el registro de actividades de modificación y listado actual que posea la empresa, la creación de registros de traslados de equipos,repuestos,componentes, también permite realizar aquellas salidas y entradas de equipos que presente en la empresa. |
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El menú de compras le permite al usuario de SAMMWEB definir y consultar los elementos relacionados con las compras que se deben realizar como parte del proceso de servicio. |
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El menú de Alquiler define los documentos y parámetros para la transferencia temporal de uso de un equipo de un arrendador a un arrendatario. |
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Este menú aplica para empresas que producen ciertos elementos, permite seleccionar los elementos que se producen, el lugar del que se obtienen y los eventos relacionados a este proceso. |
La barra de herramientas de SAMMWEB aparece en casi todos los formularios. Tiene utilidades generales para el usuario de creación, edición, eliminación y visualización de información. Esta barra se desplaza con el movimiento del scroll del navegador
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De arriba abajo en su orden: Nuevo: Establece el ambiente de ingreso de datos nuevos al aplicativo, en cada uno de los formularios del Menú de SAMMWEB. Duplicar: Seleccione de la grilla de datos el registro el cual desea duplicar y de click sobre el botón "Duplicar", esto le mostrará en el formulario la información del registro original. Luego que el usuario edite la información del formulario y de click en el botón aceptar se creará el nuevo registro.. Buscar: Por defecto, cuando se ingresa a un formulario, SAMMWEB redirecciona al modo Buscar. Cada registro del formulario es una campo de búsqueda y filtro de información. Eliminar: Cuando se selecciona un registro, se habilita el botón de eliminar. Este botón se encuentra activo de acuerdo a los permisos de usuario que puedan eliminar información ya registrada. Imprimir: Permite visualizar cada uno de los formatos / reportes / indicadores para el formulario en que se encuentra actualmente. La visualización de formatos / reportes / indicadores esta activa de acuerdo a los permisos de usuario. Editar columnas (grilla): La información que se ve en la grilla de registros puede variar de acuerdo a las preferencias del usuario. De click sobre el botón |
Seleccione en su orden cuales son las columnas que desea ver en la grilla de datos. Notará que en la parte inferior de la ventana, existen registros que tiene por mensaje "Ocultar", si desea verlos en la grilla de datos, asígnele un consecutivo (número).
Importar: La importación de información a SAMMWEB, es uno de los procesos más importantes dentro de la implementación inicial del aplicativo. Permite cargar a la Base de datos de SAMMWEB datos en gran cantidad, que se ajuste a los parámetros del aplicativo y los requerimientos de coherencia y organización de información por parte del usuario.
No cualquier persona puede realizar este proceso, se debe tener un conocimiento básico del procedimiento de carga de información a una base de datos y de estructura de información.
Inicialmente el Consultor de SAMMWEB le proveerá de una plantilla en Excel, con las columnas en donde se debe ingresar la información a importar.
Nota 1: La importación de datos a SAMMWEB se realiza mediante una platilla de Excel .xls (97 - 2003).
Nota 2: Normalmente este proceso solo se realiza una vez y sobre el Menú de Maestros, que es donde se encuentra la parametrización incial de Maestros y del Catalogo que se usa en el ciclo de servicio de cada empresa.
De acuerdo a las indicaciones de estructura de información dadas por el consultor de SAMMWEB, el usuario debe ingresar la información en cada una de las hojas y las respectivas columnas del archivo de Excel.
Luego de la validación de información por parte del Consultor de SAMMWEB, se empieza el proceso de importación de datos.
Pasos: (Para la muestra del proceso se tomará como ejemplo la importación de Terceros (Cliente))
Ir al Menú MAESTROS - TERCEROS - TERCERO CLIENTE.
Seleccionar el botón
, que lo llevara a la ventana de importación.
Ésta ventana contiene 5 secciones, inicialmente se revisarán 4 de ellas.
3.1. Descargue desde SAMMWEB: Cuando usted de click sobre el símbolo de Excel frente al Descargar y Plantilla Avanzada, el importador descargará un archivo de Excel con todas las columnas que existen en la Base de Datos para el Menú Tercero Cliente.
3.2. Seleccione su archivo: En el "nombre de archivo" indique dando click en el botón EXAMINAR, la ruta de ubicación del archivo de Excel que contiene los datos a importar. Recuerde que debe ser un libro de excel con extensión .xls (97-2003).
En el campo " nombre Hoja", indique el nombre exacto con el cual llamo la hoja del archivo de Excel que contiene los datos a importar. Por último finalice el proceso dando click en el botón ACEPTAR.
Si el proceso se completo exitosamente, SAMM mostrará la ventana con cada una de las columnas que deben corresponder a los datos de las columnas del archivo de Excel a importar.
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3.3. Elegir Columnas: Notará que el importador de SAMM cargará por defecto los títulos de las columnas que se hallan llamado igual en el archivo de Excel y que corresponde al título de la primera columna (Columna Origen), que el importador muestra en el costado derecho Además, tenga en cuenta que similar al funcionamiento de los formularios de SAMMWEB, el importador también maneja campos obligatorios que deben ser cargados en el momento en que se importan los datos desde el archivo de Excel, estos se resaltan de color rojo y normalmente corresponden a las llaves primarias y secundarias de la tabla a la cual se va a cargar de datos. Si la segunda columna del importador (En el archivo), no carga por defecto los campos del archivo del excel, el usuario de SAMMWEB, debe desplegar la pestaña frente al campo y seleccionar la correspondencia con la columna del archivo de Excel que contiene los datos a cargar. La columna "Columna relacionada", establece el cruce o relación entre los datos que se van a importar, ubicados en cada columna del archivo de Excel con la información que se encuentra en otras hojas del mismo archivo o que ya esta cargada en SAMMWEB. De acuerdo a como se halla estructurado la información, usted puede hacer el cruce de datos por el código del campo o por el valor del campo. |
Importante: No haga cruce de datos por id, a menos que cuente con la asesoría del consultor de SAMMWEB.
Importante: Las dos últimas columnas de la grilla de importación muestran el tipo de dato y la longitud de éste, el cual es aceptado por cada campo de SAMMWEB.
3.4. Seleccione una opción: Tiene tres opciones de gestión de ingreso y actualización de información a SAMMWEB.
1. "Actualización de registros existentes y crear nuevos registros": Esta opción, primero, valida los registros existentes y actualiza la información correspondiente a la llave primaria única existente y segundo, si no encuentra un dato referente a la llave primaria o código único, crea el registro dentro de SAMMWEB.
2. "Solo crear los registros": Solo realiza la inserción de nuevos datos a SAMMWEB.
3. "Solo actualiza registros existentes": únicamente actualiza los registros que ya existen dentro de SAMMWEB.
El "check" de establecer código como único permite al usuario marcar si el código de una fila del archivo de excel se va a considerar dentro de SAMMWEB como único, lo cual impedirá importar datos que tengan el mismo código.
Importante: La columna de llave primaria o código que se define, no debe ser vacía, si esto sucede, SAMMWEB mostrará un mensaje de error y no permitirá la importación.
Para continuar con el proceso de click en el botón ACEPTAR que se encuentra en la sección 5 de la ventana de importación.
Si se ha realizado el proceso correctamente, se mostrará el siguiente mensaje,
Sin embargo, que el proceso se halla realizado correctamente, no implica que los datos se importaran con la coherencia requerida por el usuario. Esta validación se puede ver dando click en el texto encerrado en el cuadro en negro "Ver registro de resultados de la importación", lo cual abrirá una nueva pestaña dentro del navegador en donde se este ejecutando SAMMWEB.
Esta ventana contiene un resumen del proceso realizado en la importación, respecto a la cantidad de registros insertados, registros actualizados, y si existen registros duplicados que no fueron cargados dentro de la importación.
En el ejemplo: [1] representa el número de la línea en el Excel. 7 representa el ID que generó SAMM para dicho registro. En caso de error, aquí se presentará el mensaje. codigo tercero=1 representa el código del registro en el Excel, es decir que la identificación principal del tercero para el sistema, será el número 1 (para terceros, normalmente aquí va el NIT).
Acerca del LOG: El log resultante se genera tras cada importación de datos, se guarda en la carpeta física de SAMMWEB [sitio]/plantillas/temp.
Este resultado permite al usuario realizar las verificaciones sobre errores de datos dentro del archivo origen de Excel.
Otros lugares para importar: En la sección de Temparios (Menó Maestros - Elementos - Temparios), también encontrará el botón de Importación, dentro del botón Detalle al igual que en la carpeta Modelos Equipo. Estas dos características corresponden a la asociación del Modelo de Equipo al Tempario y al contenido de los elementos del catalogo en el tempario.
Exportar: El usuario de SAMMWEB, tiene la posibilidad de sacar información que se encuentra en la grilla de cada uno de los formularios, adicional a cada uno de los formatos/reportes e indicadores con los cuales se cuenta. De click en el botón 
, SAMMWEB descargará un archivo .xls con el nombre del formulario donde se este generando la exportación. De acuerdo con el navegador, se le sugerirá Abrir el archivo o Guardarlo dentro del disco del equipo. Este archivo contiene la misma información que se configura para ser vista desde la grilla de datos de cada uno de los formularios de SAMMWEB.
Disposición de la pantalla: Dando click en el penúltimo botón (de arriba a abajo) de la barra de herramientas se acomodará la grilla de datos y el formulario de cada uno de los submenús de SAMMWEB. A continuación se verán las dos disposiciones de pantalla.
Ayuda: Cuando el usuario de click sobre el último botón de la barra de herramientas 
, se redirecciona al menú de la ayuda que corresponde al formulario en donde se encuentra ubicado.
Adicional a la barra de herramientas general (vertical) que aparece en cada uno de los formularios, en SAMMWEB por cada formulario de documento (Solicitud, OT, Orden Compra, Remisión Entrada, Remisión Salida, Requisición, Cotización, Repuesto, Modelo de Equipo y Equipos) existen tres botones más que permiten cargar archivos, ver el histórico del registro / documento y cambio de estado del mismo.
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Archivos: El usuario de SAMMWEB y de acuerdo a la configuración de los permisos podrá cargar cualquier tipo de archivo adjunto a un documento o registro. Normalmente esta carga se realiza en secciones que facilita la visualización y reconocimiento de elementos, (fotos), p.ej. Modelos de equipo, repuestos o para archivos o documentos adicionales, p.ej. Cotización, OT. Para referencia de que cantidad de archivos tiene determinado registro, el botón tiene un contador que le permitirá conocer si se tiene algún elemento adjunto. |
De click en el botón de archivos, se le abrirá una pequeña ventana, en donde debe seleccionar la ruta física donde se encuentra el archivo.
De click sobre el botón "Seleccionar archivo", debe seleccionar el archivo a cargar y luego dar click en el botón aceptar.
Importante: Si desea dejar una imagen como predeterminada de un modelo de equipo, Repuesto o Equipo, primero debe cargarla y segundo, debe dar click sobre la flecha (Encerrada en un cuadro en color rojo) frente al archivo cargado, así SAMMWEB lo mostrará en el espacio del formulario destinado al control de información. El cuadro en amarillo representa la imagen predeterminada del registro si esta activo.
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Histórico:De acuerdo a los estados que defina el usuario para cada uno de los documentos de SAMMWEB, en este botón se puede ver el paso de estado en estado, en un cuadro discriminado de la siguiente forma: |
Nota: La columna "Notas", puede ser editada únicamente por el último usuario que hizo el último cambio de estado.
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Estado: De acuerdo la configuración definida conjuntamente por el consultor de SAMMWEB y el usuario, en cuanto al flujo documento (Cambio de estados de documento), en esta ventana se realiza el cambio de estado de documentos. Seleccione el estado documento destino, el motivo estado (definido en Configuración - Aplicación - Tipo Documento - Motivos Cambio) y agregue (a criterio de usuario) las notas adicionales. Por último para generar el cambio de click en el botón aceptar. |
Regularmente los mensajes de SAMMWEB se presentan en color rojo e indican una alarma o alerta de acuerdo al procedimiento que se este realizando sobre el aplicativo.
5.1. En la pantalla de inicio de sesión:
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5.1.1. Mensaje funcionamiento Mozilla Firefox: SAMMWEB, por defecto presenta su mejor funcionalidad en el navegador de internet MOZILLA FIREFOX, esto no quiere decir que no funcione sobre otros navegadores, sin embargo, cuando se ejecute SAMMWEB sobre otro navegador (Google Chrome o Internet Explorer) se mostrará el siguiente mensaje. |
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5.1.2. Mensaje de inicio de sesión incorrecto: Cuando el usuario ingresa un login o contraseña incorrecta, SAMMWEB mostrará el mensaje de inicio de sesión incorrecto. Tenga en cuenta que en el login de usuario no hay restricción de uso de mayúsculas o minúsculas, pero la contraseña debe digitarse tal cual se creo. |
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5.1.3. Mensaje de configuración de licencia inválida: Dado que SAMMWEB realiza la validación de la licencia de uso del aplicativo mediante la conexión al Web Service de Idae Soluciones, cuando aparece este mensaje, el usuario debe comunicarse inmediatamente al equipo de soporte y consultoría (3381691). Se le indicará n las causas y el procedimiento de solución para el ingreso al aplicativo. |
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5.1.4. Mensaje de campos obligatorios: En cada uno de los formularios de SAMMWEB cuando se estan ingresando los datos existen campos de caracter obligatorio para que el registro se cree. Estos se pueden reconocer por que se encuentran subrayados. Si uno de esotos campo no es diligenciado puede aparecer el siguiente mensaje: |
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5.1.5. Mensaje de texto largo: Cada campo de SAMMWEB en el cual el usuario puede digitar información tiene una longitud máxima de caracteres. |
El ingreso al SAMMWEB se da por medio de la pantalla de login de usuario. Se le pedirá que digite el usuario y contraseña que le ha asignado el administrador del sistema.
Resaltado en un cuadro en rojo, se muestra la versión en la que está actualmente el aplicativo (En cada uno de los clientes) y en amarillo la versión de la Base de Datos, estas dos versiones deben coincidir, en caso de no coincidir debe contactar al equipo de Soporte de Idae Soluciones. Resaltado en un cuadro de color blanco se muestra el nombre de la empresa, que se configura desde el Menú Configuración - Seguridad - Empresa. También por este nombre puede identificar si se encuentra en el entorno de pruebas o en el entorno operativo de SAMMWEB, ya que cuando se realiza la instalación del aplicativo, en cada cliente, se deja una versión de pruebas y una versión en donde se ubica toda la información del funcionamiento operativo de la empresa.
Si el usuario no recuerda su contraseña debe hacer click en el link de "Recordar Contraseña"; este link muestra los siguientes campos:
Login Usuario: Nombre con el cual inicia sesión.
Email: Correo electr´nico del usuario.
Al hacer clic en el botón Aceptar SAMM genera una contraseña aleatoriamente y la envía al correo del usuario. Al ingresar al sistema con la nueva contraseña SAMM lo enviará automáticamente a la página de cambiar contraseña. En caso de que el usuario no tenga un correo asignado en su información básica debe remitirse con el Administrador del sistema para que le sea asignada una nueva contraseña.
Luego de ingresar por primera vez el usuario y contraseña de usuario, SAMMWEB redirecciona a la página de cambio de contraseña, esto, dado que las credenciales de acceso iniciales pudieron ser dadas por el administrador del sistema y por seguridad es importante que la única persona que tenga conocimiento de las credenciales de acceso sea el propio usuario.
Para el cambio de contraseña se le pedirá ingresar la contraseña anterior, y por seguridad de integridad de la nueva contraseña, se le pide registrarla en dos ocasiones, para luego dar click en el botón aceptar. Si el proceso se ha realizado correctamente se mostrará el siguiente mensaje: 
Automáticamente SAMMWEB lo redirecciona a la pantalla de los "Bloque Home", aquí y de acuerdo a las preferencias de usuario puede encontrar la información resumida de los documentos y eventos sobre SAMMWEB, en donde, dando click en uno de los registros, lo llevará a la información filtrada.
Importante: Si el usuario que ingresa a SAMMWEB tiene un perfil Cliente, únicamente se mostrará la información filtrada de los documentos que hacen referencia a este cliente.
Si el usuario está ubicado dentro de la página principal, y requiere volver al Menú de cambio de contraseña, dando click sobre el nombre de usuario, ubicado en la parte superior derecha, se redireccionará a esta página.
6.1. Otras carpetas de la página principal:
6.1.1. Mis datos: En esta carpeta puede definir la información personal y de contacto de usuario actual que se encuentra dentro de SAMMWEB. (Los datos en color gris no se pueden editar, ya vienen precargados de la configuración del usuario en Configuración -Seguridad - Usuarios).
6.1.1. Preferencias: En esta carpeta el usuario puede configurar varios parámetros de visualización de información dentro de los formularios de SAMMWEB. La primera sección corresponde a la configuración de la cantidad de registros que se pueden en una sola página en la grilla de datos de cada uno de los formularios. Si la grilla está sobre el formulario, se debe configurar el campo Num. horizontal. Si la grila está al costado izquierdo del formulario se debe configurar el campo Num. Vertical.
La sección de Calendario de programación y Detalle cronograma le permite al usuario definir las preferencias de visualización de datos. Activando el check en cada sección, activa la visualización de ese parámetro en el menú correspondiente (Servicio - Cronograma y Servicio - Programación).
Las dos últimas secciones corresponden a la vista por defecto de los subtipos de documento; es decir, el usuario puede escoger cual es el subtipo de documento que quiere que aparezca inicialmente cuando se quiere crear un nuevo documento o editar uno ya existente.
Así, y de acuerdo a la selección hecha en la imagen, cuando el usuario de click sobre el botón nuevo o de editar de la Barra de Herramientas principal (ubicada al costado izquierdo de cada formulario), en la OT el documento que se muestra en el campo documento es "Orden de Trabajo", al igual que en el documento de la Remisión de Entrada "Devolución" y en la Requisición "Servicio". Para este ejemplo en los demás documentos aparecerá el texto de "-seleccione-".
La siguiente sección nos muestra dos checks, el primero de "Autofoco al seleccionar un registro", si esta activa, cuando se da click sobre el botón nuevo o de editar de la Barra de Herramientas principal (ubicada al costado izquierdo de cada formulario) el cursor se ubicará sobre el primer campo de cada formulario. (El campo aparecerá encerrado en un cuadro gris). La siguiente check es "Edición desde nueva pestaña" permite editar la informacion desde Ventanas emergentes con la información básica del registro o desde una nueva pestaña del navegador para editar toda la información del registro.
Por último la sección de Reportes nos da la opción de escoger a que carpeta nos queremos mover luego de realizar un reporte técnico. La lista de selección nos ofrece las opciones de Volver a la OT desde la cual se creó el reporte técnico, ir al tab tiempos, ir al tab fallas, ir al tab variables y finalmente ir al tab de gastos (Las carpetas fallas, variables y tiempos se encuentran dentro de Equipos). El Check de "Ingresar un nuevo reporte técnico" permite que en caso de que este seleccionado luego de realizar un reporte técnico si no se han reportado todas las actividades planeadas en la OT el usuario quede ubicado en la ventana de reporte técnico con la OT precargada para que el Usuario seleccione las actividades que hacen falta por reportar.
En caso de que el usuario seleccione una de las opciones de la lista y el Check "Ingresar un nuevo reporte técnico", la aplicación primero va a tener en cuenta la preferencia del Check, luego en caso que no queden actividades por reportar se dirigirá al usuario a la ventana seleccionada en la lista. Si no se ha configurado esta preferencia por defecto al realizar el reporte técnico la aplicación redirigirá el usuario al tab variables.
Existen dos tipo de búsqueda avanzada en SAMMWEB, los puede identificar cuando frente a un registro encuentre el símbolo .
La primera corresponde al búsqueda avanzada que le permite seleccionar un registro a la vez. De click sobre el registro a incluir en el formulario de donde origina la búsqueda o filtre los datos de acuerdo a los campos que aparecen en cada una de las búsquedas.
La ultima imagen genera el búsqueda avanzada múltiple, básicamente cuando se incluye mayor cantidad de información que en un búsqueda avanzada sencillo, que implica solo traer al formulario de origen un solo dato. El búsqueda avanzada múltiple aplica para formularios como el reporte técnico o el cronograma de mantenimiento en el que se pueden incluir dentro del reporte varios técnicos o actividades. Activando los "check" en cada una de las filas, se selecciona el registro. En la parte superior se genera un contador de acuerdo a la cantidad de registros que se van seleccionando.
El primer "check", permite seleccionar todos los registros por cada una de las hojas que genere el búsqueda avanzada múltiple. Usted puede seleccionar registros de hoja en hoja, SAMMWEB irá generando el contador de registros. Adicional a esto, cuando la búsqueda que se genera solo encuentra un sólo registro, éste queda cargado inmediatamente.
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Desde la parte superior derecha del aplicativo, encontrará, junto al botón de "Reportes" 
el lugar donde puede escribir el texto o palabra clave que desea buscar dentro de la ayuda de SAMMWEB.
En este campo puede ingresar el texto o palabra clave que desea buscar. Si el usuario ingresa una cadena de texto, ésta, debe estar dentro de comillas ("...").
mostrará en el árbol del menú el texto de búsqueda ingresado.
, SAMMWEB abrirá la siguiente ventana.
