1. ALQUILERES
1.1 ALQUILERES.
1.1 Empresas
1.2 Sincronización
1.3 Cargos
1.4 Perfil
1.5 Grupo
1.6 Usuarios
á
Una de las tareas principales que debemos realizar para inicializar la configuración de SAMM, es configurar los diferentes perfiles o grupos de usuarios, asignándoles accesos y restringiéndoles los permisos a las diferentes opciones de SAMM,.
Cada perfil debe configurarse para permitir que cada usuario ingrese única y exclusivamente a las opciones que les corresponden.
1.1.1 Empresas.
Las empresas pueden crearse en SAMM para el registro de los diferentes usuarios de la aplicación y la validación de información.
1.1.2 Sincronización
1.1.3 Cargos
Por la opción de menú Configuración – Seguridad - Cargos pueden crearse los cargos de los usuarios que serán creados en SAMM, para realizar la creación de los usuarios es necesario especificar el cargo que desempeñan en la compañía para identificación dentro del sistema.
1.3.1 Carpeta Formulario
En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:
- Nombre del cargo: Descripción y/o titulo del cargo
- Código del cargo: El código del cargo puede ser tomado teniendo como base la codificación usada por el departamento de recursos humanos para identificación del cargo.
- Selección de tipo cargo: Las opciones de verificación de si es un cargo técnico, comercial o coordinador aplican en el caso del cargo tipo técnico para que aparezcan los usuarios con ese cargo, al momento de realizar registros de horas y pueda visualizarse en la grilla de programación de trabajos igualmente para que puedan ser asignados como personal de servicio que puede atender a un cliente determinado, un cargo tipo comercial permitirá clasificar a los usuarios tipo comercial para que puedan vincularse y a un cliente como contacto principal con la empresa y como asesores al momento de realizar una cotización.
- Valor hora: Este valor es muy importante para equ_equipo.aspx usuarios tipo técnico ya que según este valor se liquidaran los costos de las horas de trabajo que reporten los usuarios de este cargo, sin embargo si existen varios usuarios para un cargo especifico pero cada uno maneja un valor por hora, este valor se puede determinar en la opción de menú usuarios que se especifica en la seccion
Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.
1.3.2 Carpeta Envío de correos
SAMM cuenta con unas opciones pre-configuradas para realizar envío de correos con información de la operación de mantenimiento a los usuarios de la aplicación, estas opciones son:
- Próximas visitas
- Visitas vencidas
- Programaciones no cumplidas
- Cambiar clave
Para activar una opción de envío, selecciónela de la lista chequeando la casilla correspondiente, para tomar los cambios, use el botón Aceptar.
En esta carpeta puede seleccionar la imagen par<>a este cargo específico, SAMM cuenta con un stock de imágenes prediseñadas para los cargos de mayor influencia en la aplicación, la imagen que se seleccione aparecerá en el carnet de identificación de los usuarios para este cargo en la aplicación.
1.4 Perfil
Por la opción de menú Configuración – Seguridad – Perfiles, puede ingresar a crear los perfiles del sistema, los perfiles o grupos se configuran para establecer los privilegios o accesos a diferentes opciones de SAMM a varios usuarios, que cumplen funciones similares en la organización.
SAMM tiene unos grupos predeterminados, configurados desde la instalación, puede eliminarlos, modificarlos, o crear nuevos perfiles, de acuerdo a las necesidades y estructura organizacional de su empresa en el área de mantenimiento.
Los Perfiles predeterminados en SAMM son:
- Administrador: Es el perfil que tiene acceso a todas las opciones de SAMM, este es el perfil que tiene asignado el usuario predeterminado en SAMM “admin”.
- Almacén: es el perfil que tiene acceso a administración del Almacén, realiza entradas de repuestos, realiza órdenes de compra, recibe órdenes de compra, despacha las requisiciones que envía el departamento técnico. Etc.
- Comercial: Genera aprueba o cancela las cotizaciones.
- Coordinador: Perfil encargado de programar o asignar las órdenes de trabajo, programa la asignación de contratos de mantenimiento, aprueba las OTs.
- Técnico: Es quien realiza los trabajos de ma equ_equipo.aspx ntenimiento, en SAMM, puede realizar el reporte diario de turno, donde consigna cada una de las tareas que ejecuta en el día.
- Gerencial: Tiene acceso a los reportes, indicadores generados por las acciones de mantenimiento.
- Asistente: Este perfil es el encargo de realizar registros de las solicitudes de trabajo y consulta de la información general de las ordenes de trabajo (OT)
1.4.1 Carpeta formulario
En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:
- Perfil: Nombre del perfil (Asistente, Técnico, Cliente etc.)
- Perfil código: Código asociado para identificar el perfil del usuario
- Descripción: Descripción de las funciones a realizar por el perfil determinado
Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón actualizar.
1.4.2 Carpeta permisos
Una vez creado el perfil, debemos asignar las funciones a las cuales este perfil tiene acceso en SAMM, en esta carpeta aparecerán entonces las opciones para configurar cada uno de los accesos, según la necesidad o las capacidades que desea entregarle al perfil.
Para habilitar un acceso en el perfil, despliegue el árbol de opciones, seleccione la casilla correspondiente y confirme los cambios con el botón aceptar. Describir los permisos
1.4.3 Carpeta bloques home
Cada perfil en SAMM, puede manejar una página de inicio donde encontrara alarmas referentes a su trabajo, en esta carpeta se encuentran los bloques disponibles de consulta de información en SAMM para que usted habilite aquellos que se incluirán en el home del perfil determinado.
Seleccione los bloques que desea y confirme con el botón aceptar.
1.5 Grupo
Por la opción de menú Configuración – Seguridad – Grupos, puede ingresar a crear los grupos de usuarios del sistema
1.5.1 Carpeta formulario
1.5.2 Carpeta usuarios
1.6 Usuarios
Por la opción de menú Configuración – Seguridad – Usuarios, puede ingresar a administrar las cuentas de usuarios en SAMM, allí se encontrarán los usuarios actuales, puede modificarse su información personal o ser agregados nuevos usuarios, la idea de una buena configuración de esta información es poder contar con un directorio actualizado del personal de la compañía, especialmente de la parte administrativa y de operación de mantenimiento.
1.6.1 Carpeta Formulario
- Login usuario: Este es el identificador con el cual el usuario ingresara a SAMM, usualmente se usa el mismo de la configuración de la red, se recomienda asignar la primera letra del nombre adicionando el apellido, Ejem. CARLOS GUTIERREZ, su Login podría ser cgutierrez.
- Usuario código: Este código es el interno del empleado si aplica, en algunos casos puede ser el mismo numero de cedula.
- Perfil: Perfil del usuario, en este listado se mostraran los perfiles creados en el menú Configuración – Seguridad – Perfiles y le asignara los permisos configurados para el perfil seleccionado. Ver sección
- Cargo: En este listado se mostraran los cargos que han sido creados en el sistema por la opción de menú Configuración – Seguridad – Cargos. Ver sección
- Grupo: En este listado se mostraran los grupos de usuarios creados por la opción de menú Configuración – Seguridad – grupos. Para indicar el grupo de técnicos o de usuarios al que pertenece el usuario determinado.
- Zona: Ciudad o zona principal de ubicación del usuario.
- Nombre: Es el nombre del usuario; este nombre aparecerá en los reportes donde el usuario intervenga.
- Cedula: Numero de cedula del usuario.
- Profesión: Profesión del usuario. Ejem. Soldador
- Email: Email del usuario
- Dirección: Recomendable diligenciar la dirección del domicilio del usuario, en caso de necesitar envío de repuestos o elementos del área de mantenimiento.
- Teléfono: Recomendable el celular o el numero de la casa para facilitar la ubicación del usuario fuera del horario laboral.
- Costo hora: Este costo es el relativo a una hora de trabajo del empleado, útil para costear los servicios una vez sean reportados los tiempos de mano de obra, debe ingresar este valor sin puntos de miles. Calcule el costo teniendo en cuenta el salario del empleado y su carga prestacional en los días laborables.
- Comisión (%): Ingrese este valor si se cuenta con algún tipo de comisión para el usuario una vez se facture el servicio, puede cargarse en este campo el porcentaje de comisión que le será asignado.
- Acceso activo: Seleccione esta opción si el usuario esta activo y puede ingresar a la aplicación, los usuarios en SAMM no pueden ser eliminados, ya que con su eliminación, parte de la historia de servicio en los equipos se eliminaría, los usuarios cuando se retiran de la compañía pasarían a un estado de inactivación.
- Cambiar clave: Habilite esta opción si desea que al próximo ingreso del usuario a la aplicación este pueda cambiar su clave.
- Aplica recargo: Habilite esta opción si para ese usuario se aplica el recargo de horas extras, festivos y recargos.
- Sexo: Genero del usuario.
Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.
1.6.2 Carpeta cambiar clave
En esta carpeta puede definir la clave para el usuario determinado, en el campo email se cargara el mail que fue registrado en el campo de email en el formulario del usuario, en el campo clave digite la clave y debe confirmarla en el campo de texto siguiente, para actualizar los cambios confirme con el botón Aceptar. En SAMM usted puede parametrizar el nivel de seguridad que se debe crear los diferentes usuarios, Ver sección
Clave aleatoria 
Usando este botón, se le enviara al mail del usuario una clave aleatoria generada por el sistema SAMM.
1.6.3 Carpeta competencias
En esta carpeta deben seleccionarse las competencias de los usuarios en las diferentes familias de equipos y sus modelos, determinando a su vez para que tipo de servicio están calificados en el proceso, esta funcionalidad se usa para la herramienta de programación automática de técnicos para que SAMM pueda sugerir el técnico con el conocimiento adecuado para realizar esta labor.
1.6.4 Barra de herramientas
Cambiar de empresa: Con esta opción cambiamos un usuario de empresa a la cual pertenece, con esta función puede cambiar la información que consultara el usuario en el sistema.
2 SERVICIO.
En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú servicio como son:
2.1 Centros de costo
Por la opción de menú Configuración – Servicio – Centros de costo, puede ingresar a crear los diferentes centros de costo que se pueden configurar en SAMM.
Estos centros de costo serán los que pueden ser asociados al momento de elaborar una orden de compra al proveedor en SAMM, es decir, que centro de costo será el encargado de la orden de compra elaborada.
2.1.1 Carpeta formulario
En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:
- Centro de costo: Nombre del centro de costo. Ejem. Servicio tecnico.
- Centro costo código: Código asociado al centro de costo definido.
Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón aceptar.
2.2 Tipos de servicio
Por la opción de menú Configuración – Servicio – Tipos de servicio, puede ingresar a crear los diferentes tipos de servicio que se pueden configurar en SAMM.
Un tipo de servicio se crea para clasificar las Órdenes de trabajo (OT) y poder generar reportes para toma de decisiones sobre la evolución de los trabajos por tipos de servicio.
2.2.2 Carpeta formulario
En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:
- Tipo servicio: Nombre del tipo de servicio. Ejem. correctivo, preventivo, garantía
• Tipo servicio código: Código asociado al tipo de servicio.
• Aplica garantía: Si para órdenes de trabajo a las cuales se les aplica este tipo de servicio tienen garantía.
• Días garantía: Si el tipo de servicio tiene garantía, el número de días que aplica se cargara a la orden de trabajo al momento de realizar el cierre y preliquidación de la misma.
2.3 Departamentos
Por la opción de menú Configuración – Servicio – Departamentos, puede ingresar a crear los diferentes departamentos de la compañía que pueden canalizar solicitudes en SAMM o que pueden asumir alguna porción de costo sobre los servicios realizados en la compañía. Estos departamentos en un determinado momento pueden atender algún tipo de servicio, de esta manera, al departamento le podrá ser asignada una Solicitud para que sea el encargado de atender el servicio.
En el home de SAMM, aparecen las alertas correspondientes de las nuevas solicitudes creadas para cada departamento de atención.
2.2.3 Carpeta formulario
En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:
- Departamento: Nombre del departamento. Ejem. comercial, compras, servicio tecnico.
- Departamento código: Código del departamento seleccionado
- Recibe solicitudes: Habilitar esta opción si el departamento seleccionado puede recibir solicitudes de servicio, los departamentos que tengan habilitada esta opción aparecerán en la lista al momento de crear una solicitud de servicio. Si un departamento no recibe solicitudes, estos podrán salir al momento de preliquidar una orden de trabajo al momento de definir el quien paga los diferentes ítems de la orden.
2.4 Medio solicitud
Por la opción de menú Configuración – Servicio – Medio solicitud, puede ingresar a crear los diferentes medios por los que puede recibir una solicitud de servicio, este registro nos permitirá identificar las solicitudes que recibimos mensualmente por vía telefónica, presencial, email etc …
2.4.1 Carpeta formulario
En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:
- Medio solicitud: Nombre del medio por el que se recibe la solicitud. Ejem. teléfono, email, presencial.
- Medio solicitud código: Código para el medio creado
Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón aceptar.
2.5 Evaluaciones
Por la opción de menú Configuración – Servicio – Evaluaciones, puede crear las diferentes evaluaciones que podrán aplicarse a los diferentes documentos generados en SAMM para seguimiento de nuestro departamento de servicio. Por ejemplo podrán crearse las diferentes encuestas que les serán aplicadas a los clientes una vez se culmine el proceso de servicio y sean entregadas las ordenes de trabajo para cada uno de los clientes. Pueden crearse tantas encuestas como se quiera y estas podrán aplicarse en la orden de trabajo.
2.5.1 Carpeta formulario
En la carpeta se debe especificar para creación o edición de un registro:
- Tema evaluación: Descripción del tópico que se quiere evaluar en el documento. Ejem. Calidad del servicio
- Evaluación código: Código del tópico a evaluar.
- Activa: Indica si la evaluación se encuentra activa o no
- Subtipo Documento: Documento al cual se le puede aplicar esta evaluación
Para crear el registro en la grilla, confirmar con el botón Aceptar.
2.6 Carpeta preguntas
En esta carpeta puede crear las preguntas que aplicaran al tópico a evaluar, encontrara la barra de botones de edición.
2.6.1 Nuevo
- Pregunta: Pregunta que se desea aplicar a los usuarios. Ejem. ¿ Como evalúa nuestro tiempo de servicio?
- Pregunta código: Código de la pregunta para identificación.
- Orden: Orden en el que se presentara la pregunta dentro de la evaluación.
- Activa: Indica si la pregunta esta activa o no dentro de la evaluación.
- Valor: Valor de importancia de la pregunta en la evaluación.
- Evaluación: Evaluación para la cual se esta creando la pregunta.
2.6.2 Editar registro
2.6.3 Opciones de respuesta
Crear las diferentes opciones de respuesta a la pregunta usando el botón de nuevo, la opción aparecerá en la grilla inferior para cargar la información de:
- Opción: Opción de repuesta para el usuario a la pregunta. Ejem. Excelente, Bueno, Regular
- Valor: Valor de importancia de la opción en la pregunta.
- Orden: Orden en el que se presentara la opción dentro de la pregunta.
- Activo:
2.6.4 Actualizar grilla
Actualizar la grilla para ver los cambios realizados.
3. APLICACION.
En esta opción de menú se encuentran las tablas maestras del menú aplicación como son:
3.7.1 Parámetros generales
Por la opción de menú Configuración – Aplicación – parámetros generales, puede configurar las opciones de administración que desea para el entorno de trabajo SAMM.